ขั้นตอนการคืนห้องพักมีอะไรบ้าง

     เดี๋ยวนี้เรามักจะพบเห็นข่าวที่เกี่ยวกับการย้ายออกจากห้องเช่ากันบ่อยครั้ง ส่วนใหญ่สภาพห้องที่เป็นข่าวดัง มักจะมาจากสภาพห้องที่ไม่เรียบร้อย บางรายออกไปพร้อมกับทิ้งความเสียหายที่เกินจะบรรยาย ผลสุดท้ายเจ้าของห้องก็แทบจะเป็นลมกับค่าใช้จ่ายที่ต้องแบกรับเอง ถ้าจะไม่ให้เกิดขึ้นหรือเกิดความเสียหายให้เจ้าของห้องน้อยที่สุด ทั้งผู้เช่าและเจ้าของห้องเองก็ต้องมีการเตรียมตัวเตรียมความพร้อมสำหรับการย้ายก่อนในวันที่หมดสัญญา แต่วันนี้ผมอยากจะขอนำเสนอในมุมของผู้เช่า ว่าถ้าหากหมดสัญญาจะย้ายออกจากห้องเช่าในคอนโด จะต้องทำอะไรบ้าง?

     1.    แจ้งเจ้าของห้องล่วงหน้าว่าจะไม่ต่อสัญญาเช่า ก่อนแจ้ง ควรดูในสัญญาเช่าที่ตกลงกันก่อนครับ ว่าหากหมดสัญญาแล้ว ผู้เช่าจะต้องแจ้งกับเจ้าของห้องล่วงหน้ากี่วัน ถ้าจะให้ดีผู้เช่าควรจะต้องระบุวันที่จะ “ย้ายออกและคืนห้อง” ที่ชัดเจน จะก่อนจะหลังวันหมดสัญญาก็แจ้งให้เจ้าของห้องไปครับ เพื่อที่จะได้ตกลงและเตรียมตัวกันให้พร้อม

     2.  ใกล้ถึงวันที่จะย้ายออก ผู้เช่าจะต้องขนย้ายสัมภาระของตนเองออกให้หมด ให้เหลือไว้แต่ของเดิมที่เข้ามาอยู่แต่แรก อะไรไม่ใช่ของเราแต่แรก อย่าเอาไปนะครับ 555 ขั้นตอนนี้ต้องทำให้เสร็จล่วงหน้าก่อนวันที่จะย้ายออก หรือบางคนต้องการจะขนย้ายของออกในวันที่จะคืนห้อง ก็ได้เช่นกัน แต่จะต้องทำให้เสร็จก่อนเวลานัดหมายที่จะส่งมอบห้องคืนครับ

    3.  ตรวจสอบความเสียหายที่เกิดขึ้น เพราะโดยทั่วไปแล้ว ตามข้อตกลงในสัญญาผู้เช่าจะต้องคืนห้องในสภาพที่เข้ามาอยู่ตั้งแต่แรก แต่ในความเป็นจริงแล้ว การเข้ามาอยู่อาศัยในระยะเวลาที่ยาวนาน สภาพห้องหรือของใช้ต่างๆ อาจมีการเสื่อมสภาพตามอายุการใช้งาน ก็เป็นได้ ดังนั้น หากพบว่าอะไรที่เสียหาย ผู้เช่าควรทำการซ่อมแซมแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนล่วงหน้าครับ แต่ถ้าหากปล่อยไว้หรือตั้งใจที่จะคืนห้องในสภาพที่มีของเสียหาย เจ้าของห้องก็จะคิดค่าเสียหายแล้วนำเงินดังกล่าวไปหักออกจากเงินประกันความเสียหายของผู้เช่าแทน

     4.  ทำความสะอาดห้องให้เรียบร้อย อย่างที่บอกผู้เช่าจะต้องคืนห้องในสภาพที่เรียบร้อยเหมือนวันที่เข้ามาอยู่แต่แรก ดังนั้น ผู้เช่าก็จะต้องทำความสะอาดห้อง เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ต่างๆ ให้อยู่ในสภาพเรียบร้อย สะอาดตา รวมถึงการล้างทำความสะอาดเครื่องปรับอากาศด้วยครับ เพราะบางห้องอาจมีระบุในสัญญา ถ้าจะให้ดีอันนี้ต้องตกลงกันแต่แรก แต่ถ้าผู้เช่าไม่ทำความสะอาดหรือทำแล้วไม่เรียบร้อย เช่นกันครับ เจ้าของห้องมีสิทธิ์คิดค่าทำความสะอาดโดยนำไปหักจากเงินประกันความเสียหายได้เช่นกัน

     5.  ชำระค่าสาธารณูปโภค (ค่าไฟฟ้า/ค่าน้ำประปา) ให้เรียบร้อย จะชำระก่อนหรือในวันที่ย้ายออกก็ได้ตามแต่จะตกลงกัน แต่การคิดค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะเป็นการคำนวณแบบล่วงหน้าโดยประมาณ โดยคิดจากยอดการใช้งานล่าสุดจนถึงวันที่ย้ายออก ส่วนอัตราการใช้งานค่าไฟฟ้าและน้ำประปาของแต่ละที่ อาจจะไม่เหมือนกัน ผู้เช่าสามารถสอบถามข้อมูลนี้ได้จากนิติบุคลคลประจำโครงการครับ

     6.  ส่งคืนกุญแจ คีย์การ์ด บัตรเข้าออกประตู/ลิฟต์ บัตรจอดรถ สติ๊กเกอร์เข้าออก และอุปกรณ์ทั้งหมดให้กับเจ้าของห้อง ขั้นตอนนี้ทำเหมือนกับว่าผู้เช่าได้รับอะไรมาบ้างในวันที่ย้ายเข้า ก็ให้คืนทั้งหมดกลับไปให้เจ้าของห้อง หากมีอะไรชำรุดหรือสูญหาย ให้แจ้งเจ้าของห้องและตกลงกันถึงค่าใช้จ่ายที่อาจจะเกิดขึ้นในทันที

     7.  ตกลงและสรุปร่วมกันว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรที่เกิดขึ้นบ้างหลังจากการส่งคืนห้อง ค่าใช้จ่ายอะไรที่เจ้าของห้องจะนำไปหักออกจากเงินประกันความเสียหาย เพื่อที่จะได้ทราบถึงจำนวนเงินประกันที่จะได้รับคืน และระยะเวลาที่เจ้าของห้องจะคืนเงินประกันให้ เพราะทั้งสองฝ่ายจะได้เข้าใจตรงกันและมั่นใจว่าจะไม่เกิดประเด็นขัดแย้งหรือไม่เข้าใจกันได้ในภายหลัง

     ทั้งหมดนี้ ถือเป็นขั้นตอนง่ายๆ ที่จะทำให้ผู้เช่าและเจ้าของห้องสามารถส่งและรับมอบห้องคืนได้ด้วยสภาพที่ยินยอมพร้อมใจซึ่งกันและกัน ต่างฝ่ายก็ได้รับความสะดวกสบาย ความรวดเร็ว ความยุติธรรม ที่สำคัญคือไม่ต้องมาทุกข์ใจกันในภายหลัง เพราะไม่แน่ ทั้งสองฝ่ายอาจจะได้กลับมาเป็นผู้เช่ากับเจ้าของห้องกันอีกก็ได้ในอนาคต

📍𝗦𝗔𝗟𝗘 𝗢𝗙𝗙 𝗨𝗣 𝗧𝗢 𝟱𝟬%
𝗕𝗥 𝗔𝗚𝗘𝗡𝗧 จัดให้ช้อป 𝙊𝙉𝙇𝙄𝙉𝙀 แบบจุกๆ
กับคอนโดทำเลดี 4 ย่านสุดฮอต

✊️ ช้าหมดอด ต้องรีบจอง! ✊️

✅ 𝐒𝐮𝐤𝐡𝐮𝐦𝐯𝐢𝐭
𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸 > https://bit.ly/3ny5Qc6

✅ 𝐒𝐚𝐭𝐡𝐨𝐫𝐧
𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸 > https://bit.ly/34FkqWk

✅ 𝐏𝐡𝐚𝐲𝐚𝐭𝐡𝐚𝐢
𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸 > https://bit.ly/2GDkdLi

✅ รัชดา
𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸 > https://bit.ly/3d9x17Y

📍 เงื่อนไขเป็นไปตามที่บริษัทกำหนด

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

☎️ Call 1319
LINE@: http://line.me/ti/p/%40bkkresidence
Facebook: https://www.facebook.com/TheBangkokResidence
Instagram: https://www.instagram.com/thebangkokresidence/

ผมเชื่อว่าคนทำงานโรงแรมทุกคนต้องเคยได้ยินคำว่า “วงจรการบริการแขกของโรงแรม หรือ The Guest Service Cycle” กันมาไม่มากก็น้อยนะครับ หากใครที่เรียนวิชาบริหารจัดการโรงแรม จะพบว่าเรื่องของวงจรการบริการแขก หรือวงจรการเข้าพักโรงแรม จะแทรกอยู่ในหัวข้อ รายวิชาการดำเนินงานและการจัดการงานบริการส่วนหน้า (Front Office Department หรือ F/O) ครับ

ในการบริหารกิจการโรงแรมนั้น สิ่งแรกที่เราต้องเรียนรู้เพื่อการให้บริการที่ดีที่สุดแก่แขกที่มาพัก ก็คือ วงจรการเข้าพักและให้บริการแขกนั่นเองครับ เพราะเมื่อคุณเข้าใจวงจรนี้อย่างชัดเจน คุณจะรู้ถึงความต้องการของแขกที่มาพัก ทำให้คุณสามารถสร้างบริการที่ตอบสนองความต้องการของแขกได้อย่างดีที่สุด สิ่งที่ตามมาคือ เมื่อลูกค้าประทับใจ ก็จะเกิดการบอกต่อหรือ Reference แบรนด์ของเรา (ยุคนี้ การสร้างแบรนด์ให้ยั่งยืน สำคัญมากนะครับ) ส่งผลให้โรงแรมของคุณ มีฐานลูกค้าทั้งเก่าและใหม่เพิ่มขึ้น เมื่อคุณมีฐานลูกค้าที่ชื่นชอบในแบรนด์ของคุณแล้ว ธุรกิจบริการใหม่ๆที่เกี่ยวข้องกับโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มบริการ ร้านอาหาร สปา หรือการเพิ่มสาขาของโรงแรมก็จะกลางเป็นเรื่องที่ผู้บริหารดรงแรมจะนำมาพิจารณาเพื่อพัฒนาธุรกิจโรงแรมอย่างต่อเนื่องครับ

“วงจรการให้บริการแขกที่เข้าพักโรงแรม” คือ วิธีการและขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นของแขกตั้งแต่การค้นหาโรงแรม จนถึงการเข้าพักและจากไป และจะกลับมาพักใหม่หรือไม่ ซึ่งหนังสือ Kasavana and Brooks 1995 ระบุ วงจรการบริการแขก (The Guest Service Cycle) ว่าประกอบด้วย 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. ก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival) เป็นขั้นตอนก่อนการเข้าพักแขกยังมาไม่ถึงโรงแรม แต่แขกอาจจะต้องการบริการจากโรงแรม งานหลักๆโดยเบื้องต้นก่อนการเข้าพัก
2. การเข้าพัก (Arrival)  เป็นขั้นตอนการเข้าพักเมื่อแขกมาถึงโรงแรม หลักๆจะประกอบด้วย การลงทะเบียนเข้าพัก  (Registration) และการส่งแขกไปยังห้องพัก
3. ระหว่างการเข้าพัก (Occupancy)  เป็นขั้นตอนหลังจากการส่งแขกเข้าห้องพัก ซึ่งแผนกต้อนรับส่วนหน้ายังคงทำหน้าที่ในการประสานงาน ให้บริการต่างๆ และการจัดเตรียมข้อมูลเพื่อการบริการ
4. การออกจากโรงแรม (Departure) เป็นเรื่องของการจัดการบัญชีค่าใช้จ่ายแขกและการบันทึกประวัติข้อมูลแขกเป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรแขก

ที่นี้ เรามาลงรายละเอียดของแต่ละหัวข้อ กันครับ

1. ก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival)

ขั้นตอนก่อนการเข้าพัก (Pre-Arrival) เป็นขั้นตอนแรกของวงจรการให้บริการของโรงแรม ซึ่งเป็นขั้นตอนที่แขกยัง มาไม่ถึงโรงแรม แต่ก็มีโอกาสที่แขกจะได้ใช้บริการหรือต้องการการบริการจากจากทางโรงแรมแล้ว  โดยงานหลักๆโดยเบื้องต้นก่อนการเข้าพัก คือ

• การให้บริการด้านข้อมูลข่าวสาร (Information Service)
• งานบริการสำรองห้องพัก (Room Reservation)

ก่อนอื่น เราต้องเข้าใจก่อนว่า มีปัจจัยหลายตัวที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเลือกที่พักของแขก ไม่ว่าจะเป็น ทำเลที่ตั้งของโรงแรม ชื่อเสียง โปรโมชั่น การโฆษณา การเสนอแนะจากบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว เพื่อนและญาติ แม้กระทั้งจากประสบการณ์ในอดีตของตัวแขกเอง ทั้งหมดนี้มีผลต่อการตัดสินใจเข้าพักของแขก นอกจากนั้น การตัดสินใจของแขกมีอิทธิพลมาจากการให้บริการก่อนเข้าพัก (Pre-Arrival) ของโรงแรมด้วย เช่น ถ้าโรงแรมอำนวยความสะดวกในการสำรองห้องพักทำให้ลูกค้าสามารถเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับห้องพักได้อย่างละเอียด (มีทั้งรูปภาพและรายละเอียดชัดเจน) และสามารถจองห้องพักได้จากหน้าเว็บไซต์ของโรงแรม หรือผ่านเว็บไวต์ตัวแทนขายอื่นๆได้อย่างงายได้  หรือหากแขกติดต่อสอบถามขอข้อมูลเกี่ยวกับห้องพัก ไม่ว่าจะผ่านช่องทาง social network หรือโทรติดต่อที่หน้าฟร้อนท์ พนักงานโรงแรมของเราจะต้องสามารถอธิบายเกี่ยวกับห้องพัก การบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกและอัตราค่าห้องพักให้ลูกค้าเข้าใจได้ดี งานให้บริการด้านข้อมูลข่าวสาร (Information Service) ก่อนการจองห้องพักและงานบริการสำรองห้องพัก (Reservation Service) จึงเปรียบดังพนักงานขายของโรงแรม ซึ่งต้องมีความสามารถในการขายและนำเสนอจุดเด่น ภาพลักษณ์ที่ดีของโรงแรม

2. การเข้าพัก (Arrival)

ขั้นตอนการเข้าพัก (Arrival) เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นเมื่อแขกมาถึงโรงแรม ประกอบด้วย

• การลงทะเบียนเข้าพัก (Registration) และ
• การส่งแขกไปยังห้องพัก

พนักงานต้อนรับส่วนหน้า ควรทราบถึงข้อมูลและเงื่อนไขในการสำรองห้องพักก่อนที่แขกจะลงทะเบียนเข้าพัก สำหรับแขกที่ไม่สำรองห้องพักล่วงหน้า (Wall-in Guest) พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้องทำการเสนอขายห้องพักก่อนดังนั้นจึงต้องมีความรู้เกี่ยวกับห้องพัก ประเภทของห้องพัก อัตราค่าห้องพักและความสามารถในการเสนอขายจึงเป็นส่วนสำคัญยิ่ง การบันทึกการลงทะเบียน (Registration Record) ประกอบด้วย ข้อมูลแขกและวิธีการชำระเงิน (Method of Payment) ระยะเวลาการเข้าพัก (Length of Number) และลายมือชื่อ (Signature) ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการลงทะเบียน จากนั้นแขกจะได้รับกุญแจห้องพักและแผนที่ของโรงแรม พนักงานยกกระเป๋าจะให้ความช่วยเหลือและส่งแขกไปยังห้องพัก และพนักงานส่วนหน้าจะบันทึกรายงานสถานะห้องพัก

3. ระหว่างการเข้าพัก (Occupancy)

แผนกต้อนรับส่วนหน้า มีหน้าที่ประสานงานการให้บริการต่างๆ และการจัดเตรียมข้อมูลต่างๆเพื่อมอบแระสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับแขกที่เข้าพัก วัตถุประสงค์หลักก็เพื่อเป็นการสนับสนุนให้แขกกลับมาใช้บริการอีกครั้ง และเพื่อให้แขกแนะนำโรงแรมของเรากับคนอื่นๆที่แขกรู้จักต่อไป ซึ่งนั้นเป็นการทำการตลาดที่ดีมากอีกอย่างหนึ่งของโรงแรม เพราะเป็นการบอกเล่าประสบการณ์ของผู้ใช้อย่างแท้จริง การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต้องเกิดจากการสื่อสารที่ชัดเจน การตอบสนองอย่างรวดเร็ว และสิ่งที่สำคัญต้องตระหนักถึงการจัดการข้อตำหนิ การดูแลความปลอดภัย ในระหว่างที่แขกเข้าพัก และแผนกบริการส่วนหน้ายังมีหน้าที่บันทึกค่าใช้จ่ายกรณีที่แขกไปใช้บริการนอกเหนือจากค่าห้องพัก เช้น การเข้าใช้บริการร้านอาหาร สปา ในโรงแรม ซึ่งนอกจากเราจะใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการเรียกชำระค่าบริการจากแขกเท่านั้น แต่การบันทึกต่างเหล่านี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินแนวทางการให้บริการของโรงแรมได้อีกด้วย เช่น หากโรงแรมทราบว่าแขกส่วนมากชอบใช้บริการสปาของโรงแรม แผนกการตลาดก็จะสามารถคิด)รโมชั่นหรือแพคเกจการเข้าพักที่แทกรสปาเข้าไปได้ด้วย หรือผู้บิหารก็จะวางแผนในการขยายบริการสปาให้ดีขึ้นได้ เป็นต้น

4. การออกจากโรงแรม (Departure)

การจัดการบัญชีค่าใช้จ่ายแขกและการบันทึกประวัติข้อมูลแขกเป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรแขก กระบวนการชำระเงิน การคืนกุญแจห้องพัก หลังจากที่พนักงานรับคืนห้องพักจะต้องบันทึกสถานะห้องพักเพื่อแจง้ให้แก่แผนกแม่บ้านทราบต่อไป

4 ข้อข้างต้นนี้คือ วงจรบริการแขกที่คนทำงานโรงแรมทุกคนต้องทราบ เพื่อคุณคุณจะตัดสินใจได้ว่า คุณจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์อะไรที่จะช่วยให้พนักงานต้อนรับส่วนหน้าของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และระบบจัดการโรงแรมที่ดีนั้นไม่ใช่มีเพียงระบบจองห้องพัก แต่จะต้องช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับแขก รวมถึงสามารถทำให้คุณเห็นรายงานความเคลือนไหวของโรงแรมได้อย่างถูกต้องแม่นยำเพียงพอที่คุณจะตัดสินใจสิ่งต่างๆที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ  ในบทความหน้าเราจะพูดถึง “ตำแหน่งในงานบริการส่วนหน้าของโรงแรมว่ามีอะไรบ้าง” และ “การสร้างแผนกบริการส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office Department หรือ F/O) ที่ดี เพื่อเพิ่มความประทับใจลูกค้าตั้งแต่เช็คอิน” กันครับ