แบบฟอร์ม คำร้อง ทั่วไป คือ

ความหมายของแบบฟอร์ม

            พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ ให้ความหมายว่า แบบ หมายถึง กําหนดให้ถือเป็นหลักหรือเป็นแนวดําเนิน ส่วนคําว่า ฟอร์ม เป็นคําทับศัพท์ภาษาอังกฤษ หมายถึง รูป รูปร่าง

            สรุป แบบฟอร์ม หมายถึง เอกสารที่จัดทําขึ้นโดยเว้นช่องว่างไว้ให้บุคคลที่ประสงค์ติดต่อสื่อสาร แบบฟอร์มเป็นผู้กรอกข้อมูลลงไปในช่องว่างตามแนวคําถามในแบบฟอร์มนั้นให้ได้ใจความสมบูรณ์

ลักษณะของการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้แบบฟอร์ม

 แบบฟอร์มที่ใช้อยู่ในปัจจุบันมีหลายชนิดแตกต่างกันไป ลักษณะของการติดต่อสื่อสาร แบ่งออกเป็น ประเภท คือ

๑. แบบฟอร์มที่บุคคลทั่วไปใช้ติดต่อกับหน่วยงาน

๒. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกันภายในหน่วยงาน

๓. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกันระหว่างบุคคล

ประเภทของแบบฟอร์ม แบ่งตามลักษณะและวิธีการนําไปใช้ มีดังนี้

๑. แบบฟอร์มคําร้องทั่วไป ได้แก่ แบบฟอร์มที่เป็นคําขอเกี่ยวกับเรื่องทั่วไปที่ผู้กรอกแบบฟอร์ม สามารถขอรับบริการในด้านต่าง ๆ หรือขอใช้สิทธิ์ตามระเบียบต่าง ๆ ที่กําหนดไว้ได้ โดยต้องแสดงความ จํานงผ่านการกรอกแบบฟอร์มเสียก่อน เช่น ใบคําร้องขอมีบัตรประชาชน แบบคําขอจดทะเบียนรถยนต์ ใบคําร้องขอเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล เป็นต้น

๒. แบบฟอร์มคําขออนุญาต ได้แก่ แบบฟอร์มที่เป็นคําขอหรือร้องขอที่ผู้กรอกแบบฟอร์มสามารถใช้ สิทธิ์หรือใช้บริการได้ต่อเมื่อได้รับอนุญาตเท่านั้น เช่น ใบขออนุญาตใช้รถส่วนกลาง ใบขออนุญาตออกนอก เขตจังหวัด เป็นต้น

๓. แบบฟอร์มการทําสัญญา ได้แก่ แบบฟอร์มที่เป็นหลักฐานในการกระทําอย่างใดอย่างหนึ่งของ บุคคลอันมีผลทางกฎหมาย เช่น หนังสือสัญญา หนังสือรับมอบอํานาจหรือรับโอนกรรมสิทธิ์ต่าง ๆ ทั้งนี้ ต้องเกิดจากการยินยอมพร้อมใจกันต่อหน้าพยานบุคคล

๔. แบบฟอร์มใบสมัคร ได้แก่ แบบฟอร์มที่ผู้กรอกข้อมูลประสงค์จะขอเข้าร่วมกิจกรรมหรือเป็น สมาชิกของหน่วยงาน องค์กรหรือสมาคมที่ได้ติดต่อยื่นแบบฟอร์มนั้น เช่นใบสมัครงานใบสมัครเข้าศึกษาต่อ ใบสมัครเข้าประกวดร้องเพลง เป็นต้น

๕. แบบสํารวจ/บันทึกข้อมูล ได้แก่ แบบฟอร์มที่ผู้สํารวจกรอกข้อมูลลงไปตามข้อเท็จจริงที่ได้ ตรวจสอบหลักฐานต่าง ๆ เพื่อนําข้อมูลที่ได้ไปศึกษาวิเคราะห์และพัฒนาให้เกิดประโยชน์ต่อไป เช่น แบบ สํารวจระบบการทํางาน แบบสํารวจค่าใช้จ่ายในการดําเนินงาน แบบสํารวจสํามะโนประชากร เป็นต้น

๖. แบบสอบถาม ได้แก่ แบบฟอร์มที่ผู้กรอกข้อมูลช่วยให้ความอนุเคราะห์แก่ผู้จัดทําแบบฟอร์ม โดยยินยอมให้ข้อมูลด้วยความยินดีสมัครใจ เช่น แบบสอบถามความพึงพอใจในการทํางาน แบบสอบถาม ความคิดเห็นต่าง ๆ เป็นต้น

โครงสร้างของแบบฟอร์ม ประกอบไปด้วยส่วนสําคัญ ดังนี้

๑. เรื่อง/ข้อความที่ระบุประเภทของแบบฟอร์ม เช่น ใบขออนุญาตใช้รถส่วนกลาง แบบคําขอจด

ทะเบียนรถยนต์ ใบคําร้องขอมีบัตรประชาชน เป็นต้น

๒. ในกรณีที่แบบฟอร์มประเภทคําร้องขอ คําขออนุญาต จะต้องมีการบอกกล่าวต่อบุคคล ผู้มีอํานาจในการลงนามอนุมัติหรืออนุญาตไว้ด้วย เช่น เรียน ผู้อํานวยการ เรียน นายกเทศมนตรี เป็นต้น

๓. ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่ประสงค์จะติดต่อสื่อสาร เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์

วุฒิการศึกษา เป็นต้น

๔. ข้อความที่ระบุความประสงค์ของผู้มาติดต่อสื่อสาร เช่น ขอเปลี่ยนแปลงชื่อ-นามสกุล ขอเปลี่ยน

สถานที่ติดต่อ ขอรายงานการตรวจสภาพรถยนต์ เป็นต้น

๕. การยืนยันการรับรองในการติดต่อสื่อสาร เช่น การลงลายมือชื่อของผู้กรอกแบบฟอร์ม การลงลายมือชื่อของบุคคลอ้างอิง เป็นต้น

ข้อควรปฏิบัติในการกรอกแบบฟอร์ม

๑. ต้องอ่านข้อความทั้งหมดให้เข้าใจอย่างถ่องแท้เสียก่อน

๒. ต้องเขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย ตัวอักษรชัดเจน

๓. ตั้งใจเขียนด้วยความประณีตบรรจง มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย

๔. เวลากรอกใบสมัคร ไม่ต้องรีบจนเกินไป เนื่องจากการรีบเร่งจะทําให้เขียนผิดได้

๕. ต้องไม่มีการขุด ลบ ขีดฆ่า เพราะจะดูไม่เรียบร้อย แสดงว่าไม่ตั้งใจเขียน

๖. ต้องพยายามกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนสมบูรณ์

การกรอกแบบฟอร์มสมัครงาน

            หรือใบสมัครงาน นับเป็นเครื่องมือ ที่สําคัญในการคัดเลือกบุคลากรเข้า ทํางาน เพราะเมื่อต้องการสัมภาษณ์ ผู้สมัคร ผู้สัมภาษณ์จะพิจารณาโดย อาศัยใบสมัคร ดังนั้น ผู้สมัครจึงควร ทําความเข้าใจกับใบสมัครก่อนที่จะ กรอกเพื่อจะได้กรอกอย่างถูกต้อง เรียบร้อยและดึงดูดความสนใจของ ผู้พิจารณาใบสมัคร