ระบบ แจ้ง เตือน เอกสาร หมดอายุ

เอกสารหมดอายุ

การสร้างพื้นที่สำหรับจัดเก็บสัญญา โดยมากแล้วมีลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาแยะมาก และ 100 ทั้ง 100 ต้องการระบบเตือนเมื่อสัญญาใกล้หมด หรือไม่ก็ระบบค้นหา ที่หาได้เจอจริง ๆ ระบบบริหารสัญญา ระบบตรวจสอบเอกสารก่อนจัดเก็บ ประมาณนี้ ซึ่งการจัดเก็บโดยใช้ File Server ปัจจุบันไม่สามารถตอบความต้องการได้ ลองมา List ปัญหาปัจจุบันกันก่อน

• หาไม่เจอ
• โครงสร้างการจัดเก็บไม่ชัดเจน ( สร้าง Folder ย่อยเต็มไปหมด )
• เอกสารหมดอายุไม่ทันรู้ตัว
• ต้องทำ Excel ไว้ควบคุมเอกสารไว้อีกขั้นนึง
• กำหนดสิทธิตามที่ต้องการไม่ได้
• ไม่มีระบบ Flow เพื่อควบคุมขั้นตอนการส่งเอกสาร

ดังนั้นหลายบริษัท จึงต้องการระบบจัดเก็บสัญญาแบบใหม่ ที่ช่วยแก้ไขปัญหาแบบนี้ ตัวเลือกที่ผมขอนำเสนอก็คือ SharePoint On Microsoft 365 ครับ ซึ่งถ้าเรามี Microsoft 365 อยู่แล้ว เราสามารถนำมาประยุกค์เป็นระบบบริหารสัญญาได้เลย ที่นี่เราลองมาดู Feature of SharePoint กันบ้าง

02-440-0406 /

Feature SharePoint Document Library

ตัว SharePoint Doc library สามารถนำมาใช้งานเป็นระบบบริหารสัญญาได้แบบง่าย ๆ แต่มีประสิทธิภาพสูง โดยที่ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องจ้างใครมาทำให้เลย แค่เข้าไปเรียนรู้การใช้งาน จากใน Youtube ที่ผมจะมีแนบไว้ให้ดูตอนท้ายก็สามารถทำเองได้แล้วครับ

• Search แบบ Full Text Search สามารถหาเอกสารได้แม้ว่า ตัวเอกสารจะไม่ได้ระบุชื่อไว้ชัดเจน เพราะสามารถค้นหาเข้าไปในเนื้อของเอกสารได้ ( File ตระกูล Office )
• โครงสร้าง เป็นการ Setup View Document จัดกลุ่มตามหัวข้อที่ต้องการ ไม่ต้องสร้าง Folder ให้ซับซ้อน
• ระบบแจ้งเตือน ผ่าน Feature Power Automate ที่สามารถสร้างการเตือนได้อิสระ
• กำหนดสิทธิ ได้ง่ายในระดับ File และสามารถทำได้เองไม่ต้องพึ่ง IT
• ระบบ Flow ผ่าน Power Automate ช่วยในการอนุมัติเอกสาร Review เอกสาร โดยไม่ต้องดึงออกมาส่ง Mail

เทียบการจัดเก็บเอกสารด้วย File Server กับ ระบบบริหารสัญญา ด้วย SharePoint

• การจัดเก็บด้วย SharePoint มีข้อได้เปรียบระบบ File Server อย่างเช่น การทำ Version Control กรณีที่มีการแก้ไขเอกสารหลายครั้งถ้าในรูปแบบเดิม ๆ ของ File Server เราจะพบว่าไม่สามารถเรียกคือใน Version ก่อนหน้ามาได้ แต่ในระบบบริหารสัญญาตัวใหม่เราสามารถเรียกคือ Version เดิมมาได้ตลอดเวลา โดยไม่จำเป็นต้องพึ่ง IT
• การความคุมการแก้ไข ในรูปแบบเดิม ๆ ใช้การกำหนดสิทธิให้กับคน เช่น view only , Edit แต่ว่าในการทำงานจริง ยังมี Level หัวหน้าที่เป็นคนตรวจสอบ ด้วยการนำเอกสารเข้าออก เพื่อขออนุมัติใช้เอกสารสัญญาเป็นเรื่องที่เสียเวลามาก ๆ และจากการส่งไปมาด้วย mail ทำให้เกิดความสับสน ซึ่งในระบบใหม่เราไม่ต้อง copy to mail แต่ให้ SharePoint ส่งเป็น Massage ไปใน Mail แทนว่ามีเอกสารขออนุมัติ และเมื่อสัญญาอยู่ในสถานะขออนุมัติ ก็จะแสดงข้อความว่า pending ให้ชัดเจนว่าตอนนี้รออนุมัติอยู่ ซึ่งผู้อนุมัติสามารถ click ได้ที่ mail ได้ทันทีซึ่งสะดวกมากเพราะทำได้บน Mobile
• การตรวจสอบสถานะสัญญา เป็นเรื่องที่ทุกคนต้องการทราบแต่ใน File Server เราไม่สามารถแสดงสถานะว่าตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหนได้เลย ซึ่งในระบบบริหารสัญญา ได้แก้ไขประเด็นนี้แล้ว ระบบสามารถแสดงสถานะของเอกสารได้ เราสามารถกำหนดได้ว่าชื่อของแต่ละสถานะุ ว่าชื่ออะไร และยังมี Filter สำหรับให้เป็นเครื่องมือในการกรอง เพื่อเลือกสถานะที่ต้องการได้อีกด้วย
• การตรวจสอบผู้ชื่อผู้แก้ไขเอกสาร ในระบบ File Server ไม่สามารถทำได้ แต่ในระบบใหม่ทำได้ ทุกครั้งที่มีการแก้ไขจะบันทึกผู้แก้ไขไว้ทุกครั้ง และ User สามารถตรวจสอบชื่อได้เองไม่ต้องเรียก IT
• การส่งต่อข้อมูลจะเปลี่ยนจากส่งผ่าน Mail เป็นการ Click Share แทนข้อดีของการ Click Share คือ ตัวเอกสารยังอยู่ในพื้นที่เดิมไม่ได้ย้ายไปไหน สิ่งที่ส่งไปให้ปลายทาง คือ Link สำหรับ เข้ามาดูเอกสารในระบบเท่านั้น

Link Reference

• สนใจระบบบริหารสัญญา สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่
• Microsoft 365
• ราคา Microsoft 365