รายงานการประชุมคือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดําเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจดอย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลําดับความคิด รู้ Show โครงสร้างความคิด รู้องค์ประกอบเนื้อหา จะทําให้เขียนได้เข้าใจง่าย ไม่สับสนวกวน รูปแบบ ให้จัดรูปแบบดังต่อไปนี้ แบบรายงานการประชุม รายงานการประชุม............................................................ ครั้งที่....................... เมื่อ.................................. ณ........................................................................................... ----- ผู้มาประชุม............................................................................................................... ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) .............................................................................................. เริ่มประชุมเวลา.......................................................................................................... (ข้อความ) ................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................. เลิกประชุมเวลา......................................................................................................... ผู้จดรายงานการประชุม รายงานการประชุม :ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น เช่น "รายงานการประชุมคณะกรรมการ................." ครั้งที่ :การลงครั้งที่ที่ประชุม มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัติได้ คือ 1. ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุมเมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้ เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2544 2. ลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 36-1/2544 เมื่อ :ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม โดยลงวันที่ พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544 ณ :ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม ผู้มาประชุม :ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด ผู้ไม่มาประชุม :ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้ ผู้เข้าร่วมประชุม :ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี) เริ่มประชุม :ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม ข้อความ :ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้ วาระที่ 1เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 2เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) วาระที่ 3เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 4เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา วาระที่ 5เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) เลิกประชุมเวลา :ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม :ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย ส่วนประกอบของข้อความในแต่ละเรื่อง ควรประกอบด้วยเนื้อหา 3 ส่วน คือ ส่วนที่ 1ความเป็นมา หรือสาเหตุที่ทำให้ต้องมีการประชุมพิจารณาเรื่องนั้น ๆ ส่วนที่ 2ความคิดเห็นหรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรือได้อภิปรายในเรื่องดังกล่าว ส่วนที่ 3มติที่ประชุม ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐาน หรือใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติต่อเรื่องต่าง ๆ ที่ได้ประชุม การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1จดรายละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 2จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 3จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุม ปรึกษาหารือกันและกำหนด การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติที่ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 2รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 3รับรองโดยการแจ้งเวียนรายงานการประชุม ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคล ในคณะที่ประชุมพิจารณารับรองภายในระยะเวลาที่กำหนด นอกจากวิธีการเขียนรายงานการประชุมแล้ว คุณสามารถหางานได้ง่ายผ่าน 3 ขั้นตอน (คลิกดูทีละขั้นตอนได้ทันที)
FutureLearn x JobsDB
คอร์สเรียนออนไลน์ ที่เกิดจากการจับมือกันระหว่าง JobsDB และ FutureLearn ภายใต้ชื่อแคมเปญ "ยกระดับความรู้ ก้าวสู่งานที่ใช่" ให้คุณปลดล็อกศักยภาพ กับคอร์สฟรี!ที่จะอัพตัวคุณให้ก้าวล้ำนำใครในทุกเกมการแข่งขันกับเรา พันธมิตรด้านการหางานที่ดีที่สุดของคุณ และ FutureLearn ผู้ให้บริการคอร์สออนไลน์จากประเทศอังกฤษที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ไร้พรมแดนที่ดำเนินการมานานกว่า 9 ปี ด้วยการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ ๆ ทั้งด้าน Emerging Skills และ Transferrable Skills ที่สามารถนำไป reskill หรือ upskill ใช้ในชีวิตการทำงานปัจจุบันได้ การจดบันทึกรายงานการประชุม ควรจดอย่างไรการจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1จดรายละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 2จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ ผู้จดรายงานการประชุมควรมีคุณสมบัติใดบ้าง จงยกตัวอย่างอย่างน้อย 3 ข้อ พร้อมอธิบาย๑. เนื้อหาถูกต้อง ครบถ้วนทุกประเด็น ไม่ตกหล่น ๒. เที่ยงตรง เขียนรายงานการประชุมอย่างปราศจากอคติ ไม่ให้ น้าหนักความเห็นฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมากหรือน้อยเพราะความชอบ หรือไม่ชอบของผู้เขียน ๓. ชัดเจนและเข้าใจง่าย แม้ผู้ไม่ได้เข้าประชุมก็สามารถอ่านเข้าใจได้ ๔. ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ ตรงประเด็นและสุภาพ รายงานการประชุมมีหัวข้ออะไรบ้างเป็นรายงานประเภทหนึ่ง ที่มีความสาคัญอย่างยิ่ง สรุปได้ดังนี้ 1. เป็นองค์ประกอบของการประชุม การประชุมอย่างเป็นทางการจะมีองค์ประกอบ 8 ประการ ได้แก่ 1. ประธาน 2. องค์ประชุม 3. เลขานุการ 4. ญัตติ 5. ระเบียบวาระการประชุม 6. มติ7. รายงานการประชุม 8. หนังสือเชิญประชุม ผู้จดรายงานการประชุมควรมีคุณสมบัติใดบ้างไม่ตกหล่น เที่ยงตรง ผู้จดต้องมีใจเป็นกลาง - ชัดเจน และเข้าใจง่าย ผู้จดต้องคำนึงถึงผู้อ่านเป็นสำคัญ - ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น - มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง เพื่อให้สะดวกแก่การกล่าวอ้างอิงภายหลัง และทำให้ผู้อ่านเข้าใจ เรื่องทันทีที่เห็นหัวข้อนั้น คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม |
ตัวอย่าง การ จด รายงานการประชุม
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.apacode Inc.
