ใบ งาน การใช้เครื่องใช้สำนักงาน

การใช้เครื่องใช้สำนักงาน from Prapisee Nilawongse

วา่ จะเป็นหนว่ ยงานในภาครัฐ หรือเอกชน เนอื่ งจากในการปฏิบตั ิงานของบคุ ลากรจาเปน็ จะต้องอาศัยเคร่อื งใช้

สานักงานชว่ ยในการปฏิบัติงานดา้ นตา่ งๆ ดงั นน้ั บุคลากรจึงจาเป็นตอ้ งมีความรใู้ นเร่ืองการใช้ การดูแลรกั ษา

เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานที่ควรจะมีไว้ใช้ในสำนักงาน  นอกจากที่ได้กล่าวมาแล้วจะเป็นส่วนที่ช่วยสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นไปอีก  ได้แก่

1)      เครื่องเหลาดินสอ

2)      เครื่องเปิดซองจดหมาย

3)      เครื่องจ่าหน้าซอง

4)      เครื่องสำหรับพับซองจดหมาย

5)      เครื่องเย็บกระดาษ

6)      เครื่องปิดแสตมป์

7)      เครื่องลงเลขที่รับส่งหนังสือ

8)      เครื่องลงเวลาไปกลับของพนักงาน

9)      เครื่องลงเลขที่

10)  เครื่องขยายเสียง

11)  เครื่องตัดกระดาษ

12)  เครื่องเจาะกระดาษ

13)  ตรายางต่าง  ๆ

14)  เครื่องเขียนกระดาษไข

15)  เครื่องพับกระดาษ

16)  เครื่องฉลุกระดาษ

17)  ตู้เก็บเอกสาร

18)  เครื่องรับเงิน

19)  เครื่องแยกสตางค์

20)  เครื่องพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ

21)  เครื่อง Printer

22)  เครื่อง Scanner

23)  Office Automation furniture ฯลฯ

2. ประเภทของเครื่องใช้สำนักงาน   

       เครื่องใช้สำนักงานสามารถแบ่งเป็นประเภทใหญ่  ๆ ได้ 4 ประเภท  ดังนี้

1.    อุปกรณ์เครื่องเขียน   เช่น   ปากกา ดินสอ  ยางลบ  ไม้บรรทัด น้ำยาลบคำผิด สมุด

2.    คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เครื่องใช้ประกอบ  เช่น  CPU คีย์บอร์ด  จอภาพ

3.     เฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอุปกรณ์ประกอบ  เช่น  ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางเอกสาร

4.     อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและสิ่งอำนวยความสะดวก  เช่น   กรรไกร  กาว ที่เจาะกระดาษ  

        ที่เย็บกระดาษ ฯลฯ

3.  วิธีการดูแลและบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการดูแลและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นการป้องกันการชำรุดเสียหายก่อนถึงเวลาอันสมควร อันเป็นการช่วยให้ผลงานมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ     วิธีดูแลและบำรุงรักษามีดังนี้

5.1      มีการใช้เครื่องตามคำแนะนำ ในคู่มือการใช้ประจำของเครื่องนั้น ๆ
5.2     มีการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่ใช้เครื่อง เจ้าหน้าที่ที่ใช้เครื่องทุกคนควรได้รับการฝึกนิสัยให้มีความ    ละเอียด รอบคอบ ระมัดระวัง และเรียนรู้วิธีการบำรุงรักษาเครื่องใช้ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการหยิบ การใช้ การเก็บรักษา ควรปฏิบัติอย่างระมัดระวัง ตลอดจนควรใช้อย่างถูกวิธีและอย่างทะนุถนอม เช่นการใช้นิ้วเคาะเครื่องพิมพ์ดีดหรือเครื่องคิดเลขอย่างนุ่มนวล เป็นต้น

5.3      การติดตั้งเครื่อง ควรติดตั้งในที่ที่เหมาะสม มั่นคงปลอดภัย ไม่ตกหล่นง่าย มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไม่มีความอับชื้นมากเกินไป หรือมีแดดส่องถึงได้ง่าย
5.4     การซ่อมแซม ต้องมีการตรวจสอบความเรียบร้อยและตรวจสอบเครื่องอย่างสม่ำเสมอหรือตามที่ผู้ผลิตได้แนะนำไว้
5.5      การเก็บรักษา หลังการใช้เครื่องใช้สำนักงานทุกครั้ง ต้องเก็บเข้าที่ให้เรียบร้อยทุกครั้งในสถานที่ ที่มีความปลอดภัยจากอุบัติเหตุหรือการโจรกรรม
5.6      มีการใช้เครื่องใช้สำนักงานตามวัตถุประสงค์และเหมาะสมกับชนิดของเครื่องใช้สำนักงานชนิดนั้น ๆ  เช่น ไม่นำเครื่องเจาะกระดาษ หรือเครื่องตัดกระดาษไปเจาะหรือตัดตรงที่มีลวดเย็บกระดาษ หรือเครื่องหนัง หรือวัสดุอื่นๆ ที่ไม่ใช่กระดาษเป็นต้น
5.7      การดูแลและควบคุม ต้องมีการจัดทำบัญชี หรือทะเบียนวัสดุและครุภัณฑ์ไว้ควบคุมการใช้งาน การเบิกจ่าย ตลอดจนการยืมและการเคลื่อนย้ายเครื่องใช้สำนักงานเพื่อป้องกันการสูญหาย และเมื่อเครื่องใช้สำนักงานนั้นๆ สิ้นสภาพการใช้งานแล้ว ก็สามารถตั้งคณะกรรมการพิจารณาแทงจำหน่ายให้เรียบร้อย

นอกจากการบำรุงรักษาที่บริษัทผู้จำหน่ายต้องดูแลตรวจสอบแล้ว  ในส่วนของผู้ใช้ควรจะต้องให้การบำรุงรักษาด้วยตนเอง  ดังนี้

1)      ใช้เครื่องตามคู่มือการใช้เครื่องแต่ละชนิด

2)      ทำความสะอาดด้วยน้ำยาที่ใช้เฉพาะกับเครื่องบางชนิด

3)      ปิดสวิทซ์ ถอดปลั๊กไฟทุกครั้งที่เลิกใช้งานสำหรับเครื่องบางชนิด

4)      เก็บเครื่องในที่เก็บให้เรียบร้อยเมื่อเลิกใช้งาน

5)      ระวังดูแลเรื่องอุณหภูมิความร้อนและความชื้นให้เหมาะสม

6)      อุปกรณ์ที่ใช้กับเครื่องต้องตรวจสอบให้มีความพร้อมเมื่อเครื่องทำงาน

7)      การประกอบอุปกรณ์ต่าง ๆ  ต้องใส่ให้ถูกวิธี

8)      ปัดฝุ่นรอบ ๆ เครื่อง  และคลุมผ้าหลังทำความสะอาดตัวเครื่องทุกครั้ง

9)      บำรุงรักษาเครื่อง และเปลี่ยนอะไหล่ต่าง ๆ  ตามระยะเวลาของอายุการใช้งานที่บริษัท    

         ผู้ผลิตกำหนดไว้

4.  ประเภทของเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ

ตามลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน

1.  ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน
2.  ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมีเครื่องมือเครื่องใช้ 

     เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็ว

3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร

เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ เป็นอุปกรณ์ที่มีราคาแพงและเป็นเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง ฉะนั้นผู้บริหารจะต้องควบคุมและมีแนวทางในการใช้เครื่องมือทุกชนิดให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับราคาการลงทุน อย่างไรก็ตามเครื่องมือเครื่องใช้ทุกชนิดเมื่อมีการใช้งานย่อมมีการชำรุดหรือเสื่อมสภาพ ฉะนั้นจะต้องร่วมกันบำรุงรักษาให้มีสภาพให้มีสภาพใช้งานได้ดีอยู่ตลอดเวลา