ข้อใดเป็นเอกสารที่ใช้ภายในกิจการ

เมื่อมีรายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งในและภายนอกกิจการ จะต้องมีการจัดทำเอกสารขึ้นเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเก็บไว้

เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยตามความหมายของกรมทะเบียนการค้าแยกได้ 3 ประเภท ดังนี้

      (1) เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยบุคคลภายนอก (น่าเชื่อถือมากที่สุด)

      (2) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

      (3) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

             ซึ่งโดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทควรต้อง สอดคล้องกับเอกสารที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฎากร หรือ เพื่อการยื่นเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล อย่างถูกต้อง

โดยเอกสารต่างๆ ควรจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มๆ ตัวอย่าง ดังนี้
1.แฟ้มข้อมูลกิจการ

2.แฟ้มเอกสารซื้อ

3.แฟ้มภาษีขาย และภาษีซื้อ

4.แฟ้มจ่ายเงิน

5.แฟ้มรับชำระเงิน

6.แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

7.แฟ้มเงินเดือนและประกันสังคม

8.แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน

9.แฟ้มใบเสร็จและแบบชำระภาษีต่างๆ

10.แฟ้มกระดาษทำการ

11.แฟ้มติดต่องาน

1.แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permenent file)

- หนังสือรับรองการจดทะเบียน

- เอกสารการจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด

- รายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

- รายงานการประชุมประจำปี

- แผนผังองค์กร (Organization chart)

- งบการเงินของปีก่อน

- ภ.ง.ด.50 / ภ.ง.ด.51 ของปีก่อน

- ภ.พ.01, ภ.พ.09, ภ.พ.20

- สัญญาต่างๆ

2.แฟ้มเอกสารซื้อ  ประกอบด้วย

2.1 ใบขอซื้อ – Purchase request (pr)

2.2 ใบสั่งซื้อ – purchase order (po) หรือ ใบเสนอราคาผู้มีอำนาจอนุมัติ

2.3 สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี

2.4 สำเนาใบลดหนี้ กรณีราคาผิด คืนสินค้า

2.5 สัญญาการจ้าง การรับประกัน

2.6 จดหมายหรืออีเมลสนทนาสั่งซื้อ สั่งจ้าง เป็นต้น

3. แฟ้มภาษีขายและภาษีซื้อ

แฟ้มภาษีขาย ประกอบด้วย

-  สำเนาใบกำกับภาษีขาย

-  รายงานภาษีขาย

แฟ้มภาษีซื้อ ประกอบด้วย

-  ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ

-  รายงายภาษีซื้อ

4. แฟ้มจ่ายเงิน

มี 2 แบบ คือ

payment voucher ใบสำคัญจ่าย

2. Petty cash เงิดสดย่อย

ประกอบด้วย

1. ใบสำคัญจ่าย มีลายเซ็นผู้รับเงิน

2. ใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / สำเนาใบกำกับภาษี

3. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน

4. หลักฐานการจ่ายเงิน สลิปโอนเงิน สำเนาเช็ค

5. หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

6. สำเนาบัตรประชาชน (กรณีจ้างบุคคล)

7. ใบรับเงินหรือใบแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีผู้ขายหรือผู้ใช้บริการ “ไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงิน”)

8. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ หนังสือจัดจ้าง (ไม่มีก็ได้)

5. แฟ้มรับชำระหนี้

เอกสารในชุดประกอบด้วย

1. ใบสำคัญรับเงิน receipt voucher

2. สำเนาใบเสร็จรับเงิน

3. สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษีขาย

4. สำเนาใบลดหนี้ขาย / กรณีราคาผิด คืนสินค้า

5. หลักฐานการรับชำระเงิน สำเนาเช็ครับ สลิปการโอน

6. ธุรกิจบริการ สำเนาหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

7. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)

6. แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

          สำหรับธุรกิจบริการ ลูกค้าจ่ายชำระหนี้ค่าบริการจะต้องหักภาษีเราไว้ 1% 2% 3% หรือ 5%

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่เราให้บริการ

ลูกค้าให้ต้นฉบับกับสำเนาหนังสือภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

- ต้นฉบับเก็บแฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

- สำเนาชุดใบสำคัญรับชำระหนี้

7. แฟ้มเงินเดิม และ ประกันสังคม

ฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้จัดทำสรุปการจ่ายเงินเดือนของพนักงานพร้อมทั้งทำแบบ ภ.ง.ด.1 และแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส. 1-10) หลังจากกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนามในแบบเรียบร้อย ทำสำเนาเก็บเข้าแฟ้มทุกครั้ง

เอกสารทางการบัญชี คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำบัญชี ซึ่งได้รับจากการทำธุรกิจ หรือบุคคลภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป็นต้น

เอกสารทางการบัญชี ที่ทำขึ้นจะช่วยในการดำเนินงานและการควบคุมดังนี้
                             1.  เป็นการบันทึกเหตุการณ์ว่าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นเมื่อใด อย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ เอกสารที่ใช้นี้บางชนิดก็ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีทันที แต่เอกสารบางชนิดก็ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี แต่ใช้ในการดำเนินงาน
                             2.  ช่วยแก้ข้อผิดพลาดอันเกิดจากการจำเหตุการณ์ซึ่งเกิดขึ้น
                             3.  เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

4. ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อหรือการจดบันทึก

แบบฟอร์มที่ใช้ในธุรกิจ

การกำหนดเอกสารทางการบัญชี หรือแบบฟอร์มที่ธุรกิจแต่ละแห่งจำเป็นต้องใช้ ตามลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำก่อนแล้วจึงจะกำหนดเอกสารเพื่อบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เหมาะสมได้ เช่น กิจการแห่งหนึ่งผลิตสินค้าจำหน่ายแก่ลูกค้ามีรายการเกิดขึ้นเป็นประจำ ดังนี้
                            1.    การซื้อวัตถุดิบและพัสดุต่าง ๆ ได้แก่ ใบสอบถามราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับของ รายงานการตรวจสอบคุณภาพและพัสดุที่ส่งคืน
                            2.    การควบคุมสินค้าและพัสดุ ได้แก่ บัตรกำกับสินค้าและพัสดุคุมสินค้า รายงานการตรวจนับสินค้าและพัสดุคงเหลือ ใบเสนอซื้อ
                            3.    การผลิตสินค้า ได้แก่ ใบสั่งผลิต ใบแสดงรายการพัสดุที่ใช้ในงานผลิตใบส่งคืน ใบนำส่งสินค้าผลิตสำเร็จจากโรงงาน รายการสินค้าเสียหาย บัตรลงเวลาทำงาน งบต้นทุนงานหรือรายงานการผลิต
                            4.    การว่าจ้างพนักงานและจ่ายเงินค่าจ้าง ได้แก่ ใบแจ้งการรับพนักงานใหม่ บัตรลงเวลาเข้า-ออก บัญชีเงินเดือนและค้าจ้าง ใบคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย บัญชีเงินได้พนักงาน ใบแสดง รายละเอียดเงินได้พนักงาน
                            5.    การขายสินค้า ได้แก่ ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าหรือบิลเก็บเงิน บิลขายสด ใบรับคืนสินค้า ใบรับคำสั่งซื้อ ใบลดหนี้ รายงานขาย
                            6.    การรับเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน รายงานการรับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสด รายงานการรับเงินประจำวัน
                            7.    การจ่ายเงินสด ได้แก่ ใบสำคัญสั่งจ่าย ใบสำคัญเงินสดย่อย ทะเบียนคุมเช็ค
                            8.    การควบคุมลูกหนี้ ได้แก่ รายงานที่ส่งให้ลูกหนี้ประจำเดือน งบแยกอายุหนี้

แนะนำบทความที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างกระดาษทำการ https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=78
การบันทึกบัญชีส่งออกสินค้าไปต่างประเทศ https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=182
การตรวจพบภายหลังว่าบันทึกบัญชีผิดพลาด https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=204

โดยทีมงาน AMTaudit & AMTsolution
บริการรับตรวจสอบบัญชี และ บริการตรวจสอบภายใน

(Audit & Assurance Services)
Office : 02-184-1846 and 02-309-3550
fax : 02-115-1486
ID Line : @amtaudit