ตั้ง วัน หมดอายุ ไฟล์ Excel

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกพิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอก โดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต สิทธิ์จะถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กที่รับรองความถูกต้องโดยเซิร์ฟเวอร์ IRM

WindowsMacOSiOSAndroidIRM ทำอะไรบ้าง



โดยใช้ IRM ใน Microsoft 365 คุณจะสามารถจัดการสิทธิ์ในไฟล์ XML Paper Specification (.xps) และชนิดไฟล์ต่อไปนี้ได้:

กำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณให้ใช้ IRM

เมื่อต้องการใช้ IRM Microsoft 365 คือไคลเอ็นต์บริการการจัดการสิทธิ์ (RMS) Windowsต่Service Pack 1 (SP1) ผู้ดูแลระบบ RMS สามารถกําหนดค่านโยบาย IRM เฉพาะบริษัทที่กําหนดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลและระดับของการแก้ไขที่อนุญาตในข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัทอาจกําหนดเทมเพลตสิทธิ์ที่เรียกว่า "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" ซึ่งระบุว่าข้อความอีเมลที่ใช้นโยบายนั้นจะสามารถเปิดได้เฉพาะผู้ใช้ภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น

สิทธิ์ในการดาวน์โหลด

ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีสิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาต คุณต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งานเพื่อตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของคุณและดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ สิทธิ์การใช้งาน ใช้ กําหนดระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการไปยังไฟล์ กระบวนการนี้ต้องใช้ในแต่ละไฟล์ที่มีสิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาต หรืออีกนัยหนึ่ง เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถเปิดได้โดยไม่มีสิทธิ์การใช้งานการใช้งาน การดาวน์โหลดสิทธิ์จะ Microsoft 365 ต้องส่งข้อมูลตัวคุณ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล และข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ข้อมูลที่อยู่ในเวิร์กบุ๊กจะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์สิทธิ์การใช้งาน

จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาในไฟล์

IRM ช่วยให้คุณใช้ข้อจํากัดต่อผู้ใช้ ต่อไฟล์ หรือต่อกลุ่ม (สิทธิ์ที่ยึดตามกลุ่มต้องใช้บริการไดเรกทอรี Active Directory เพื่อการขยายกลุ่ม) For example, in a workbook Ranjit creates, he might give Helena permission to read but not change it. จากนั้นจินติสามารถให้สิทธิ์ Bobby เพื่อแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ และอาจตัดสินใจใช้ขีดจํากัด 5 วันในทั้ง Helena's และ Bobby's access to the workbook 

1. บันทึกเวิร์กบุ๊ก

2. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊กชี้ไปที่ จํากัดสิทธิ์ตามบุคคล แล้วเลือกการเข้าถึงแบบจํากัด

4. ในกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ ให้เลือก จํากัด สิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กนี้ จากนั้นกําหนดระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้กับผู้ใช้แต่ละคน

5. เมื่อต้องการมอบสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดให้กับบุคคลอื่น ในกล่องโต้ตอบสิทธิ์ ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นในคอลัมน์ระดับการเข้าถึง ให้เลือกลูกศรแล้วเลือกควบคุมทั้งหมด ในรายการระดับการเข้าถึง

   

6. หลังจากที่คุณกําหนดระดับสิทธิ์ ให้เลือกตกลง

   แถบข้อความจะปรากฏขึ้น ซึ่งระบุว่าเวิร์กบุ๊กนี้มีการจัดการสิทธิ์ ถ้าคุณต้องเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงไปยังเวิร์กบุ๊ก ให้เลือก เปลี่ยนสิทธิ์

   

   ถ้าเวิร์กบุ๊กที่มีสิทธิ์แบบไม่ได้รับอนุญาตถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ข้อความจะปรากฏพร้อมกับที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่เว็บไซต์ของผู้เขียนเพื่อให้บุคคลนั้นสามารถร้องขอสิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กได้

   

   ถ้าผู้เขียนเลือกที่จะไม่ใส่ที่อยู่อีเมลไปด้วย ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดแทน

ตั้งวันหมดอายุสำหรับไฟล์

1. เปิดไฟล์

2. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊กชี้ไปที่ จํากัดสิทธิ์ตามบุคคล แล้วเลือกการเข้าถึงแบบจํากัด

4. ในกล่องโต้ตอบสิทธิ์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายจํากัดสิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กนี้ แล้วเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม

5. ภายใต้ สิทธิ์เพิ่มเติมของผู้ใช้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เวิร์กบุ๊กนี้หมดอายุในวันที่ แล้วใส่วันที่

6. เลือก ตกลง สองครั้ง

ใช้บัญชีผู้ใช้ Windows อื่นในการจัดการสิทธิ์ของไฟล์

1. เปิดเอกสาร เวิร์กชีต หรืองานนำเสนอ

2. ไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก ชี้ไปที่จํากัดสิทธิ์ตามบุคคล แล้วเลือกจัดการข้อมูลรับรอง

4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ในกล่องโต้ตอบเลือกผู้ใช้ ให้เลือกที่อยู่อีเมลของบัญชีที่คุณต้องการใช้แล้วเลือกตกลง

   • ในกล่องโต้ตอบ เลือก ผู้ใช้ ให้เลือก เพิ่ม พิมพ์ข้อมูลรับรองของคุณให้กับบัญชีใหม่ แล้วเลือก ตกลง สองครั้ง

     

ดูเนื้อหาที่มีการจำกัดสิทธิ์

เมื่อต้องการดูเนื้อหาที่มีการจัดการสิทธิ์ที่คุณมีสิทธิ์โดยใช้ Microsoft 365 ให้เปิดเวิร์กบุ๊ก

ถ้าคุณต้องการดูสิทธิ์ที่คุณมี ให้เลือก ดูสิทธิ์ในแถบข้อความ หรือเลือก เวิร์กบุ๊กนี้มีนโยบายสิทธิ์

IRM ใน Office for Mac 2011 และ Office for Mac 2016 มอบสิทธิ์ให้สามระดับ

• อ่าน   อ่าน

• เปลี่ยนแปลง   อ่าน แก้ไข คัดลอก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

• ควบคุมทั้งหมด   อ่าน แก้ไข คัดลอก บันทึกการเปลี่ยนแปลง พิมพ์งาน ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับเนื้อหา ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ เข้าถึงเนื้อหาโดยทางโปรแกรม

ให้เลือกทำดังนี้

ตั้งค่าระดับสิทธิ์ด้วยตนเอง

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณจะเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่านใน Mac OS Keychain

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้เลือก บันทึก รหัสผ่านใน Mac OS keychainคุณอาจต้องใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณหลายครั้ง

3. ในกล่อง อ่านเปลี่ยน หรือ ควบคุมทั้งหมด ใส่อีเมลแอดเดรสหรือชื่อบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการกำหนดระดับการเข้าถึง

4. หากคุณต้องการค้นหาอีเมลแอดเดรสหรือชื่อในสมุดรายชื่อ ให้เลือก

   

5. ถ้าคุณต้องการกําหนดระดับการเข้าถึงให้กับทุกคนในสมุดรายชื่อของคุณ ให้เลือก เพิ่ม

   

6. หลังจากที่คุณกําหนดระดับสิทธิ์ ให้เลือกตกลง

   แถบข้อความจะปรากฏขึ้นและแสดงข้อความว่าเวิร์กบุ๊กนี้มีการจัดการสิทธิ์

ใช้เทมเพลตเพื่อจำกัดสิทธิ์

ผู้ดูแลระบบสามารถกําหนดค่านโยบาย IRM ของบริษัทที่ระบุบุคคลที่สามารถเข้าถึงระดับสิทธิ์ของข้อมูลให้กับบุคคลได้ ลักษณะต่างๆ ของการจัดการสิทธิ์เหล่านี้จะถูกกําหนดบริการ Active Directory Rights Managementเทมเพลตเซิร์ฟเวอร์ (AD RMS) ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัทอาจกําหนดเทมเพลตสิทธิ์ที่เรียกว่า "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" ซึ่งระบุว่าเวิร์กบุ๊กที่ใช้นโยบายนั้นจะสามารถเปิดได้เฉพาะผู้ใช้ภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น

• บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกเทมเพลตสิทธิ์ที่คุณต้องการ

  

เปลี่ยนหรือนำระดับสิทธิ์ที่คุณตั้งค่าไว้ออก

ถ้าคุณใช้เทมเพลตเพื่อจำกัดสิทธิ์ คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนหรือนำระดับสิทธิ์ออกได้เพราะขั้นตอนเหล่านี้จะทำงานเมื่อคุณตั้งค่าระดับสิทธิ์ด้วยตนเองเท่านั้น

1. บนแถบข้อความ ให้เลือก เปลี่ยนสิทธิ์

2. ในกล่อง อ่านเปลี่ยน หรือ ควบคุมทั้งหมด ใส่อีเมลแอดเดรสหรือชื่อบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการกำหนดระดับการเข้าถึง

3. เมื่อต้องการเอาบุคคลหรือกลุ่มบุคคลออกจากระดับการเข้าถึง ให้เลือกที่อยู่อีเมล แล้วกด DELETE

4. เมื่อต้องการ เอา ทุกคน ออกจากระดับสิทธิ์ ให้เลือก

   
   ทุกคน

ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับไฟล์ที่ถูกจำกัด

ผู้เขียนสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าสิทธิ์ เพื่อตั้งค่าวันหมดอายุของเนื้อหา

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นเลือกเอกสารนี้หมดอายุในวันที่ จากนั้นใส่วันที่

   หลังจากที่สิทธิ์สำหรับเข้าถึงเอกสารของผู้ที่ได้รับอนุญาตหมดอายุลง เฉพาะผู้เขียนหรือผู้ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดเท่านั้นที่สามารถเปิดเอกสารได้

อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์เปลี่ยนหรืออ่านเนื้อหาสามารถพิมพ์เนื้อหาได้

ตามค่าเริ่มต้น ผู้ที่มีสิทธิ์ เปลี่ยน และ อ่าน เนื้อหาไม่สามารถพิมพ์เนื้อหาได้

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก อนุญาตให้ ผู้ที่มีสิทธิ์เปลี่ยนแปลงหรืออ่านเนื้อหาสามารถพิมพ์เนื้อหาได้

อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านสามารถคัดลอกเนื้อหาได้

ตามค่าเริ่มต้น บุคคลที่มีสิทธิ์อ่านจะไม่สามารถคัดลอกเนื้อหาได้

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านสามารถคัดลอกเนื้อหาได้

อนุญาตให้สคริปต์เรียกใช้ไฟล์ที่ถูกจำกัด

ผู้เขียนสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้แมโคร Visual Basic ทำงานเมื่อเปิดเอกสาร และอนุญาตให้สคริปต์ AppleScript เข้าถึงข้อมูลในเอกสารที่ถูกจำกัดได้

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือกเนื้อหา Access ทางโปรแกรม

ต้องมีการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

By default, people have to authenticats by connecting to the AD RMS server the first time that they open a restricted document. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งนี้เพื่อต้องการให้พวกเขารับรองความถูกต้องทุกครั้งที่เปิดเอกสารที่ถูกห้าม

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกการเข้าถึงที่ถูกขีดเส้นใต้

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นเลือกต้องมีการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

นำข้อจำกัดออก

1. บนแท็บรีวิวภายใต้การป้องกันให้เลือกสิทธิ์ แล้วเลือกไม่มีข้อจํากัด

   

2. ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก เอา ข้อจํากัดออก

ในเวอร์ชัน iOS Microsoft 365 ไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM ที่คุณได้รับจะเปิดขึ้นถ้าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ในไฟล์ เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM คุณจะเห็นแถบข้อมูลที่ด้านบนสุดที่เสนอให้คุณดูสิทธิ์ที่มอบหมายให้กับไฟล์นี้

ถ้าคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Office 365 ที่มี Azure Rights Management และแผนก IT ของคุณระบุเทมเพลต IRM บางอย่างเพื่อให้คุณใช้งาน คุณสามารถกำหนดเทมเพลตเหล่านั้นให้กับไฟล์ใน Office บน iOS ได้

เมื่อต้องการป้องกันไฟล์ ให้แตะปุ่ม

หมายเหตุ: ถ้าปุ่ม จำกัดสิทธิ์การใช้งาน ไม่ได้เปิดใช้งานในแอปของคุณ ให้เปิดเอกสารที่มีการป้องกันแบบ IRM ที่มีอยู่เอกสารใดก็ได้เพื่อเริ่มต้น

ในเวอร์ชัน Android Microsoft 365 ไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM ที่คุณได้รับจะเปิดขึ้นถ้าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ในไฟล์ เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM คุณจะเห็นแถบข้อมูลที่ด้านบนสุดที่เสนอให้คุณดูสิทธิ์ที่มอบหมายให้กับไฟล์นี้

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยทำดังต่อไปนี้:

• ป้องกันไม่ให้ผู้รับที่ได้รับอนุญาตของเนื้อหาที่ได้รับการจำกัดส่งต่อ คัดลอก เปลี่ยนแปลง พิมพ์ ส่งโทรสาร หรือวางเนื้อหาสำหรับการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต

• จำกัดเนื้อหาไม่ว่าส่งไปที่ใด

• กำหนดให้ไฟล์มีวันหมดอายุ เพื่อที่เนื้อหาในเอกสารจะไม่สามารถดูได้อีกต่อไปหลังจากเลยเวลาที่กำหนดไว้

• บังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมการใช้และการเผยแพร่เนื้อหาภายในบริษัท

IRM ไม่สามารถป้องกันเนื้อหาจาก:

• ลบ ขโมย หรือจัดเก็บและส่งด้วยโปรแกรมที่เป็นอันตราย เช่น Trojan horses, ตัวล็อกการกดแป้นพิมพ์ และสปายแวร์บางชนิด