JD (Job Description) ภาษาไทยเรียกว่า ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน หรือ คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบรรยายลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด Show ส่วนประกอบที่อยู่ใน JD – ข้อมูลทั่วไป (Job Title): ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่งเป็นต้น – วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน หรือ ที่เรียกว่า Job Purpose – ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญ เพราะเป็นส่วนที่บรรยายลักษณะงานหลักที่จะต้องทำหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดำเนินงาน ซึ่งในบ้างกรณีก็อาจจะแบ่งส่วนงานนี้ออกเป็น 3 ส่วนคือ 1. ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities), 2. Key Activities คือกิจกรรมหลักที่ต้องทำ ซึ่งบางองค์กรที่มีการทำ Competency จะต้องมีการกำหนด KA ให้ชัดเจน เพื่อจะนำมาใช้ในการประเมิน Competency. 3. ผลที่บริษัทคาดหวัง (Key Expect Results) ผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับออกมาจากในแต่ละกิจกรรมหลัก – ความยากของงาน (Major Challenge): ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำที่อาจจะต้องใช้ความรู้ทักษะในการดำเนินงานหรือ การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น – ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities) ในส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าจะมีลูกน้องที่อยู่ใต้บังคับบัญชากี่คน รวมถึง ลูกน้องที่อยู่ภายใต้การดูแลมีตำแหน่งอะไรบ้าง – การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship) การกำหนดหน่วยงานที่จะต้องทำงานร่วมด้วย และงานที่ต้องติดต่อ หรือความถี่ที่ต้องติดต่อหรือทำงานด้วย – คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) ซึ่งเป็นรายละเอียดของคุณสมบัติที่จะต้องมีสำหรับผู้ปฎิบัติในตำแหน่งนี้ เพื่อเป็นการกำหนดคุณสมบัติของผู้ที่จะมารับผิดชอบให้สอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่จะต้องดูแลหรือแก้ไขปัญหา ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้มีความสำคัญสำหรับที่ใช้ในกระบวนสรรหาพนักงานอีกด้วย ซึ่งใน Job Specification อาจจจะมีส่วนประกอบดังนี้ - วุฒิการศึกษา (Education Background) - ประสบการณ์ทำงาน (Professional Experiences) -ความสามารถประจำตำแหน่ง (Key Competencies) -คุณสมบัติอื่น ๆ (Other) -อบรม,สัมนา (Training) ใครมีหน้าที่เขียน JD สำหรับการเขียนในบางองค์กรให้ทาง HR เขียน JD แต่คนที่รู้ลักษณะงานดีที่สุดในตำแหน่งนั้นๆ คงจะไม่ใช่ HR ดังนั้น HR อาจเป็นคนเตรียมการและติดตาม (Facilitator) คือ เตรียมเอกสาร ทำตัวอย่างอธิบายรายละเอียดที่ควรจะกรอกข้อมูลในแต่ละช่อง หลังจากนั้นให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนกดำเนินการ แต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน ซึ่งโดยส่วนใหญ่ก็จะเป็นหัวหน้างานเขียนรายละเอียดให้กับตำแหน่งของลูกน้อง หรือ บางองค์กรอาจจะให้ทางตำแหน่งงานนั้นๆเขียนหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่ หลังจากนั้นทบทวนโดยหัวหน้าอีกครั้งหนึ่ง การเขียน JD ที่ดี 1. เขียน JD โดยนึกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ของผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ 2. JD ที่เขียนต้องให้สอดคล้องกับตำแหน่งที่มีอยู่ในผังองค์กร (Organization chart) 3. JD เมื่ออ่านแล้ว ผู้อ่านสามารถเข้าใจเหมือนกันหรือเข้าใจตรงกันกับเนื้อหาที่เขียน 4. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย 5. กรณีที่ใช้คำศัพท์เทคนิค ตัวย่อ ควรมีคำอธิบายเพิ่มเติม หรือ วงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน ประโยชน์ของ JD • ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน เพราะมีรายละเอียดของคุณสมบัติของคนที่จะรับอยู่ใน ส่วนของ Job Specification ในบางองค์กรจะต้องมีการแนบ JD มาพร้อมกับใบขอคน • เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบขอบเขตงานหรือกิจกรรมที่จะต้องทำหลังจากเริ่มงานใหม่ • ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ ในบางองค์กรมีการกำหนด KA (Key Activity), รวมถึง Knowledge ความรู้, Skill ทักษะ, Attribute คุณลักษณะลงใน JD อีกด้วย • สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน/ใช้ในการประเมินและวัดผลงาน • นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำ JD • คนที่เขียน JD เป็นผู้ที่ไม่ได้เข้าใจหรือทำงานในตำแหน่งนั้น แต่ได้รับมอบหมายให้มาเขียน JD • เมื่อมีตำแหน่งเพิ่มเติมจากผังองค์กร แต่ไม่มีการเขียน JD เพิ่มในตำแหน่งใหม่ • จัดทำ JD แต่ไม่มีการทบทวน หรือ ปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับการทำงานปัจจุบัน • การทำ JD กว้างๆ ไม่ละเอียดเพียงพอ อ่านแล้วอาจจะยังไม่เข้าใจว่าเนื้อหางานหรือ Key Activity ที่จะต้องทำจริงๆคืออะไร • เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ ซึ่งในแต่ละระดับหน้าที่ความรับผิดชอบควรที่จะต้องแตกต่างกัน • ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ ทำไว้ให้ตรวจเท่านั้นไม่ได้เอามาใช้งานจริง หรือทบทวนอยู่เสมอ ข้อกำหนดสำหรับระบบ ISO9001 มีข้อกำหนดข้อไหนบ้างที่เกี่ยวข้องกับ JD ข้อกำหนดหลักที่เกี่ยวข้อง คือ ข้อกำหนด 5.3 บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ในองค์กร ผู้บริหารสูงสุดต้องมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่เพื่อให้ a) มั่นใจว่า QMS เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน b) ทำให้มั่นใจว่ากระบวนการได้ส่งมอบผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง c) รายงานสมรรถนะของ QMS และโอกาสในการปรับปรุงโดยเฉพาะต่อผู้บริหารสูงสุด d)สร้างความตระหนักในการให้ความสำคัญกับลูกค้า e) ทำให้มั่นใจว่า QMS ยังสมบูรณ์ระหว่างการวางแผนการเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลง QMS ดังนั้นการที่องค์กรมีการกำหนด JD ก็เป็นการกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่นั้นเอง ผู้เขียน สุขุม รัตนเสรีเกียรติ ที่ปรึกษาระบบบริหารงานคุณภาพบริษัท PMC Expert Co., Ltd. Certified Lead Auditor: ISO9001, IATF16949. www.pmcexpert.com https://www.facebook.com/rattanasereekiatsukhum/ บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที การจัดทําคําบรรยายลักษณะงาน (Job Description) มีลักษณะอย่างไรJob Description ควรเขียนอย่างชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ถูกต้อง และครบถ้วน ควรอัพเดท Job Description อย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ตามลักษณะการทำงานจริง รวมถึงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันให้มากที่สุดด้วย
Job Description สําคัญอย่างไรJob description งานมีความสำคัญอย่างไร. ช่วยดึงดูดผู้สมัครงานที่ใช่ ... . ช่วยเป็นแนวทางในการฝึกอบรมพนักงาน ... . ช่วยประเมินความพึงพอใจของพนักงานและป้องกันพนักงานลาออก ... . ช่วยวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ... . ตำแหน่งงาน ... . วัตถุประสงค์งาน ... . หน้าที่การงานและความรับผิดชอบ ... . คุณสมบัติที่จำเป็น. การเขียนใบพรรณนาลักษณะงาน คืออะไร แล้วมีองค์ประกอบอะไรบ้างการพรรณนางาน (Job Description) คือ ชุดของข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูล ซึ่งรายละเอียดดังกล่าวจะถูกนำเสนออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อชี้ให้เห็นและอธิบายถึงสาระสำคัญหรือลักษณะของงาน หรือตำแหน่งงานนั้น ๆ การพรรณนางานที่ดีนั้นจะต้องสามารถใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ในหน่วยงานเดียวกันได้ ทั้งนี้เพื่อที่จะได้ ...
การระบุลักษณะเฉพาะของงานหมายถึงอะไรการระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification) การระบุลักษณะงานเป็นคำบรรยายถึงคุณสมบัติขั้นต้นที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานนั้น ข้อมูลที่สำคัญที่รวมอยู่ในแบบการระบุลักษณะงานได้แก่ ความรู้ ความชำนาญ และความสามารถที่จะทำงานนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น การระบุลักษณะงานจึงเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับใช้ในการคัดเลือกบุคคล ...
|