ตัวอย่าง แบบ ฟอร์ม ตาราง นัดหมาย

เชื่อว่าหลายคนในที่นี้อยากได้ระบบสำหรับนัดหมายวันและเวลา ลงคิว ซึ่งบางคนพยายามหาเครื่องมือฟรี อาจเคยใช้เครื่องมืออย่าง

• Google Form สร้างฟอร์มให้คนลงทะเบียน แต่ก็จะพบปัญหาว่าอาจลงวันและเวลาทับหรือซ้อนกันได้ ทางผู้สร้างต้องมาตรวจสอบและลงตารางเองอีกครั้ง
• Google Sheet สร้างเป็น Slot เวลาให้คนกรอกข้อมูล โดยส่วนตัวก็เคยใช้วิธีนี้ตอนเป็นอาจารย์สอนนักศึกษาแล้วให้นักศึกษาลง Slot เวลาเพื่อ Consult แต่ต้องตั้งค่าสิทธิ์ต่าง ๆ มากมาย รวมทั้งมีโอกาสที่คนอื่นอาจไปลบข้อมูลเพื่อลงเวลาในช่วงที่ต้องการได้อีก

บางธุรกิจอาจจ้างนักพัฒนาเพื่อพัฒนาระบบขึ้นมาเอง หรือซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อใช้งาน ซึ่งมีความยุ่งยากในการเขียนโค้ด หรืออาจมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น

แต่เราจะเสียค่าใช้จ่าย หรือจัดการให้ยุ่งยากทำไมในเมื่อตอนนี้ Google Calendar มีฟีเจอร์ใหม่ที่เราสามารถสร้างกำหนดเวลาการนัดหมายได้แล้ว

ทำอะไรได้บ้าง

• สร้างตารางนัดหมาย โดยสามารถกำหนดระยะเวลานัดหมายได้
• แชร์ให้ผู้อื่นเพื่อดูช่วงเวลาที่ว่างที่ต้องการลงนัดหมายได้
• สามารถกำหนดระยะเวลาการจองล่วงหน้าได้ เช่น ต้องจองล่วงหน้า 2 ชั่วโมง จองล่วงหน้าได้แค่ 7 วัน
• รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ที่จองการนัดหมายผ่านแบบฟอร์ม เช่น ขอรหัสสมาชิก
• สามารถให้ผู้จองยืนยันอีเมล เพื่อหลีกเลี่ยงการจองที่เป็นสแปม
• การช่วยเตือนทางอีเมลอัตโนมัติสำหรับผู้ที่จองการนัดหมายกับคุณ
• การแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับการนัดหมาย
• การตรวจหากำหนดเวลาที่ทับซ้อนกันจากหลายปฏิทิน
• กำหนดระยะเวลาการนัดหมายในแต่ละครั้ง โดยจะต้องมีความยาวขั้นต่ำ 15 นาที
• กำหนดช่วงวันและเวลาที่ให้นัดหมาย เช่น วันที่ 19 กค 2023 เวลา 10.00–12.00 และ 13.00–17.00 หรืออาจตั้งให้ซ้ำทุกวันจันทร์ถึงศุกร์ ตั้งแต่วันนี้จนถึงธันวาคม 2023
• กรอบเวลานัดหมาย: ระยะเวลาสูงสุดที่สามารถจองการนัดหมายล่วงหน้า เช่น จองล่วงหน้าได้ 3 วัน
• กรอบเวลานัดหมาย: ระยะเวลาขั้นต่ำที่สามารถจองการนัดหมายได้ก่อนที่กิจกรรมจะเริ่ม เช่น ต้องจองล่วงหน้าก่อนเข้าใช้บริการ 24 ชั่วโมง
• ระยะเวลากันชน — ระยะเวลาเว้นระหว่างช่วงเวลาที่จอง เช่น เว้นทุก 10 นาที แสดงว่า เวลาจองจะเป็น 10.00–11.00 ,(เว้น 10 นาที), 11.10–12.10, (เว้น 10 นาที), 12.20–13.20 เหมาะสำหรับการใช้งานที่ต้องการเผื่อเวลาไว้ไม่ให้ไปกระทบกับอีก slot เวลา
• จำนวนการจองสูงสุดต่อวัน — จำกัดจำนวนการนัดหมายที่จองแล้วที่ยอมรับได้ในแต่ละวัน
• เลือกสีและระบุป้ายกำกับ เพื่อจัดประเภทข้อมูลในปฏิทิน ให้มีสีที่แตกต่างกันจะได้ไม่สับสนกับปฏิทินอื่น
• สถานที่ตั้งและการประชุม — Onsite, Online ผ่าน Google Meet, ทางโทรศัพท์ หรือกำหนดเองทีหลัง
• คำอธิบาย — โน้ตที่อธิบายบริการของคุณ ซึ่งข้อความนี้จะปรากฏในหน้าการจองและอีเมลยืนยัน
• แบบฟอร์มการจอง — โดยพื้นฐานผู้ที่จองจะต้องกรอกข้อมูล ชื่อ นามสกุล อีเมล แต่หากต้องการป้องกันไม่ให้ใส่ข้อมูลมั่วสามารถเลือกตัวเลือก “ต้องมีการยืนยันอีเมล” (หลังจากที่ผู้จองกรอกอีเมลจะได้รับ Verified Code แล้วต้องนำมากรอกในระบบเพื่อยืนยันว่ามีอีเมลนั้นจริง) นอกจากนี้ผู้สร้างยังสามารถเพิ่มรายการที่กำหนดเองได้เช่น ให้กรอกเบอร์โทรศัพท์ กรอกรหัสสมาชิก/รหัสกลุ่ม จำนวนสมาชิกในกลุ่ม
• การช่วยเตือนทางอีเมล — ระบบจะส่งอีเมลเตือนความจำก่อนเวลานัดหมายไปหายังผู้จอง โดยสามารถกำหนดได้ว่าจะส่งล่วงหน้าก่อนเวลานัดหมายกี่วัน หรือกี่นาที โดยกำหนดหลายครั้งได้เช่น 1 ชั่วโมง และ 5 นาทีก่อนการนัดหมาย

3. เมื่อสร้างเสร็จระบบจะสร้างช่วงเวลาการจองนัดหมายไปยังปฎิทินของเรา แล้วจะแสดง Popup ข้อมูลการนัดหมายมาให้ โดยให้กดไปที่ “เปิดหน้าการจอง” เพื่อลิงก์ไปยังหน้าการจองนัดหมายโดยตรง

หลังสร้างเสร็จ

4. หน้าการนัดหมายนี้ใช้สำหรับส่งให้กับผู้อื่นที่ต้องการจอง หรือนัดหมายในปฏิทินของคุณได้แบบไม่จำกัดโดยไม่มีค่าใช้จ่าย โดยให้เว็บไซต์นี้จะแสดงเฉพาะวันและเวลาที่สามารถนัดหมายได้เท่านั้น ให้ผู้ที่ต้องการจองทำการเลือกวันและเวลา

หน้าการนัดหมาย

5. ระบบจะแสดงฟอร์มให้ผู้ที่ต้องการจองกรอกข้อมูลต่าง ๆ แล้วกด “Book” แล้วไปตรวจสอบที่อีเมลเพื่อนำเลข Verified Code มากรอกเพื่อยืนยันอีเมล (ในกรณีที่ผู้สร้างเปิดใช้งานให้ยืนยันอีเมล) หลังจากนั้นกด “Submit” เพียงเท่านี้ก็จะเป็นการ จองนัดหมายเรียบร้อย

ขั้นตอนการจองสำหรับผู้จอง

6. ซึ่งในปฏิทินของผู้สร้างก็จะแสดงข้อมูลของผู้ที่ทำการจอง ส่วนในเว็บไซต์ที่ใช้สำหรับทำเรื่องจอง ช่วงเวลาที่ถูกจองแล้วก็จะหายไป ไม่สามารถเลือกได้ (จากตัวอย่าง ถูกจองไปในวันที่ 19 กค 2023 เวลา 10.00 น.)

เมื่อมีคนนัดหมาย

เป็นกันยังไงบ้างครับ เชื่อว่าหลาย ๆ คนน่าจะชอบฟีเจอร์นี้ ลองนำไปปรับใช้กันดูนะครับ ใครนำไปใช้แล้ว เป็นอย่างไรบ้าง หรือมี Use Case ยังไงที่น่าสนใจ สามารถทักมาพูดคุยแลกเปลี่ยนกันได้ที่ FB: SafeSnapr นะครับ

สร้างปฏิทิน Google Sheet จากเทมเพลตปฏิทินกูเกิลชีท สำเร็จรูป Template Gallery (เทมเพลตแกลเลอรี)

Add-ons โปรแกรมเสริมใช้เทมเพลตปฏิทินสำเร็จรูป

สำหรับ Google Sheet (กูเกิล ชีท)หลายๆคนน่าจะรู้จักมีลักษัณะการทำงานเหมือนโปรแกรม Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล) ซึ่งจะมีข้อแตกต่างหลายอย่างตัว Google Sheet ถูกพํฒนาโดยกูเกิล และสามารถทำงานเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์ที่มำงานแบบออนไลน์ได้เลย หมดปัญหาเรื่องเคร่องดับแล้วลืมบันทึก ส่วนโปรแรกม Excle จะทำงานบนเครื่องของเราและมีขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรมก่อนใช้งาน

วันนี้จะมาแนะนำการเลือกใช้เทมเพลตปฏิทินง่านๆบน Google Sheet ด้วย Add-on ต้องบอกก่อนว่าการเพื่อส่วนขยาย Google Sheet สามารถทำด้วยกันติดตั้ง Add-ons หรือโปรแกรมเสริมโดนไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งมาก

วิธีดาวน์โหลดและติดตั้ง Add-ons เทมเพลตได้ที่ : Template Gallery

ขั้นตอนที่ 1 : เมื่อเข้าสู่หน้า Google Sheet ทำการติดตั้งส่วนขยายตามวิธีจากลิ้งด้านบนและเลือกที่ Add-ons > Template Gallery > Browse Templates

ขั้นตอนที่ 2 : จะเป็น Template ที่พัฒนาโดย Vertex42 โดยมีหมวดหมู่ให้เลือกมากมายรวมถึง Calendars เป็นเทมเพลตปฏิทิน