โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ google docs ประกอบด้วยอะไรบ้าง

 ประวัติความเป็นมา

คือ  Google Documents หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณสามารถ       จัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมลของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้

สำหรับจุดเริ่มต้นของ Google Docs กำเนิดมาจากโปรแกรม Google Spreadsheets ที่สามารถทำงานเหมือนกับตาราง Excel ได้เพียงอย่างเดียว แต่ในขณะนั้นก็มีโปรแกรมสำหรับแก้ไขเอกสารออนไลน์ที่มีชื่อว่า Writely ซึ่งเป็นที่นิยมพอสมควรของ Upstartle จนต้นปี พ.ศ.2549 Google ได้เข้ามาซื้อกิจการของ Upstartle ทำให้ Google ได้สิทธิ์ครอบครอง Writely ได้ด้วยปัจจุบัน Writely ถูกพัฒนามาเป็น Google Docs ซึ่งสามารถทำงานเข้าชุดกันกับ Google Spreadsheets ได้เป็นอย่างดี

โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ประกอบด้วย

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้ศึกษามีความรู้เกี่ยวกับ Google Docs
2. เพื่อให้ผู้ศึกษาสามารถอธิบายความรู้เกี่ยวกับ Google Docs
3. เพื่อให้ผู้ศึกษาสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง
4. เพื่อให้ผู้ศึกษาสามารถวิเคราะห์แถบเครื่องมือในการใช้งาน Google Docs
5. เพื่อให้ผู้ศึกษาสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวัน

ข้อดี Google Docs

1. ลดความซับซ้อนในการเก็บเอกสารหลายรูปแบบ หลายเว่อร์ชั่น
2. เอกสารนั้นๆ ก็จะจัดเก็บไว้ที่ Server ของGoogle ซึ่งมีความปลอดภัยที่สูง
3. ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องคอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก
4. ง่ายต่อการใช้งาน เพราะเหมือนทำงานโดยใช้โปรแกรม Microsoft  Office
5. ไม่ต้องส่งเอกสารไปทางอีเมล์หรือ Copy ใส่ Thumb drive ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งอีเมลล์กลับไปกลับมา หรือประสบปัญหาอีเมลล์ของผู้รับเต็มทำให้ไม่สามารถรับไฟล์เอกสารได้
6. ผู้มีส่วนร่วมทุกคนสามารถเข้าจัดการเอกสารได้ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารมาเก็บไว้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเอง
7. ควบคุมกำหนดสิทธิ์ว่าใครสามารถดู แก้ไข เอกสาร ได้บ้าง
8. ทำงานบนเอกสารชิ้นเดียวกัน ขณะเดียวกัน ได้คราวละหลายๆคน ซึ่งแต่ละคนสามารถเห็นว่าอีกใครกำลังพิมพ์อะไรอยู่ แบบ Real-Time
9. ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว เพราะ Google เป็นหนึ่งทางด้านการค้นหาอยู่แล้ว สามารถค้นหาข้อความที่อยู่ในเอกสารได้ด้วยไม่ได้ทำการค้นหาเฉพาะชื่อไฟล์

ข้อเสีย Google Docs

1. การ Sync และการแชร์ลิงค์ที่ง่าย สะดวกรวดเร็วก็ทำให้ข้อมูลออกสู่สาธารณชน ได้ง่ายไม่เหมาะสมกับข้อมูลที่เป็นส่วนตัวหรือข้อมูลที่เป็นความลับ
2. ต้องมีการเชื่อมต่อ Internet อยู่ตลอดเวลาเพื่อที่ Sync  แก้ไขงาน หรือใช้งาน

ประโยชน์ที่ได้รับ

1. เป็นแนวทางในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ให้นักศึกษารู้จักวิธีการสร้างแบบสอบถามแบบออนไลน์
2. ให้นักศึกษารู้จักเทรนของ Mobile Application  และ Social Network
3. รู้จักการทำงานเป็นทีมอย่างมืออาชีพ

Post Views: 4,700

หากเอ่ยถึงโปรแกรม Microsoft Office ก็เชื่อว่าผู้ประกอบการหลายท่านคงจะรู้จักกันดี เพื่อการจัดการงานด้านเอกสารแล้วซอฟต์แวร์ตัวนี้ถือเป็นสิ่งจำเป็นมาก ๆ เรียกได้ว่า หากคอมพิวเตอร์ตัวใดไม่มีโปรแกรมนี้อยู่ในเครื่อง พนักงานก็แทบจะทำงานไม่ได้กันเลยทีเดียวครับ และแม้ราคาค่าสิขสิทธิ์จะสูงเพียงใด เจ้าของกิจการก็ต้องกัดฟันทนยอมที่จะควักกระเป๋าสตางค์จ่ายเพื่อที่จะมีไว้ใช้และจะได้ไม่ต้องมีปัญหายุ่งยากกับเจ้าของลิขสิทธิ์ภายหลัง

Google Documents หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อ Google Docs เป็นอีกหนึ่งบริการออนไลน์ของ Google Inc. (Google.com) ที่จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการเอกสารได้เหมือนกันกับโปรแกรม Microsoft Office ซอฟต์แวร์จัดการงานด้านเอกสารยอดฮิตนั่นเองครับ เพียงแค่ผู้ใช้งานมีอีเมลแอคเคานต์ (หรือบัญชีผู้ใช้อีเมล) ของ Gmail แล้วทำการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เท่านี้ก็สามารถทำงานด้านเอกสารด้วยบริการ Google Docs ได้แล้วล่ะครับ

แม้ความนิยมใช้งาน Google Docs ในบ้านเราจะยังมีให้เห็นไม่มากนัก อาจเป็นเพราะผู้ใช้งานยังคุ้นเคยอยู่กับ Microsoft Office กอปรกับพื้นที่ในบ้านเราอินเทอร์เน็ตมีความเร็วต่ำ แต่ในต่างประเทศ Google Docs ถูกนำมาใช้งานในเชิงธุรกิจกับบริษัทหรือองค์กรทั่วโลกกว่า 5 ล้านราย (ที่มา: http://www.google.com/enterprise/apps/business/customers.html)

จุดเด่นของ Google Docs ไม่ได้มีเพียงความสามารถด้านการสร้างไฟล์เอกสารเท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์ที่ทำให้เจ้าของไฟล์สามารถที่จะอนุญาตให้คนอื่น ๆ เช่น ทีมงาน สามารถเข้ามาทำการพิมพ์หรือแก้ไขไฟล์เอกสารไปพร้อม ๆ กันได้ ทั้งยังมีรายงานแจ้งให้เราทราบด้วยนะครับว่าใครได้แก้ไขอะไร ส่วนไหนของไฟล์เอกสารไปบ้าง เรียกได้ว่าเป็นการระดมมันสมองของทีมงานมาร่วมกันสร้างเอกสารที่ดีที่สุดก็คงจะไม่ผิดนัก ด้วยฟีเจอร์ตรงนี้ Google Docs จึงได้ใจผู้ใช้ที่เป็นบริษัท องค์กร หรือหน่วยงานไปแบบเต็มๆ

ข่าวดีก็คือ บริการ Google Docs เปิดให้เราใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายครับ เพียงแค่เรามีอีเมลแอคเคานต์ Gmail (@gmail.com) โดยไปสมัครใช้งานได้ง่าย ๆ ที่ http://www.gmail.com และเมื่อมีอีเมลแอคเคานต์แล้วก็ให้เข้าไปที่ http://docs.google.com ทำการ Sign in ก็จะเข้าสู่บริการ Google Docs ได้แล้ว

จุดเด่นของบริการ Google Docs

• เป็นบริการที่มีความสามารถในการจัดการเอกสารได้หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเวิร์ด, สเปรดชีต, งานนำเสนอ, ภาพวาด และสร้างแบบฟอร์ม
• มีฟีเจอร์สำหรับใช้งานหรือทำงานร่วมกันกับทีมงานแบบเรียลไทม์ (Real time) ได้ โดยที่เจ้าของไฟล์จะทำการคัดเลือกผู้ที่จะให้เข้าถึงไฟล์งานด้วยการป้อนอีเมลแอคเคานต์ของสมาชิกในทีมงาน ซึ่งผู้ที่ได้รับคัดเลือกก็จะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์เอกสาร ดูและแก้ไขไฟล์เอกสารได้พร้อมกันหลาย ๆ คน ทั้งยังมีข้อมูลรายงานให้ทราบด้วยว่าในขณะนั้นมีใครเข้ามาดูบ้าง หรือใครได้ทำการแก้ไขเอกสารจุดไหน เวลาใดบ้าง เพื่อที่จะได้ติดตามงานได้ถูกต้อง
• สนับสนุนไฟล์เอกสารที่ทำมาจากโปรแกรม Microsoft Office ทั้ง Microsoft Word, Microsoft Excel และMicrosoft PowerPoint และยังสนับสนุนไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Open Office ซึ่งเป็นฟรีซอฟต์แวร์จัดการเอกสารแบบโอเพ่นซอร์ส หากผู้ใช้งานอัพโหลดไฟล์เอกสารที่ทำจาก Microsoft Office หรือ Open Office จากคอมพิวเตอร์ขึ้นไปบนบริการ Google Docs ก็จะสามารถทำการดูและแก้ไขได้ทันทีครับ
• สามารถบันทึกไฟล์งานเก็บไว้บนเว็บบริการเสริม Google Drive ได้ โดยบริการนี้เปรียบเสมือนฮาร์ดดิสก์ออนไลน์ที่จะทำให้เราจัดเก็บข้อมูลไว้บนเว็บได้โดยไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เดียว ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้งานไฟล์เอกสารของตนได้สะดวกในทุก ๆ ที่ที่มีอินเทอร์เน็ต
• เป็นบริการที่เปิดใช้งานได้ฟรี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ เว้นแต่จะยกระดับการใช้งานไปเป็น Solution สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก
• มีทูล (Tools) หรือเครื่องมืออำนวยความสะดวกสำหรับจัดเอกสาร ที่ใช้งานง่ายและคล้ายคลึงกับโปรแกรม Microsoft Office ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายขึ้น
• ไฟล์เอกสารมีความปลอดภัยสูง โดยเฉพาะปลอดภัยจากการโจมตีของไวรัสคอมพิวเตอร์ หรือ มัลแวร์
• สนับสนุน Mobile Device และ Tablet โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับอุปกรณ์ที่มีระบบปฏิบัติการ Android

เชื่อว่าจากนี้ไป Google Docs จะถูกพัฒนาให้มีความสามารถมากขึ้น ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากจำนวนผู้ใช้บริการที่มากขึ้น จึงมีความเป็นไปได้สูงว่าในอนาคตหลายบริษัทจะนำบริการนี้เข้ามาใช้งานแทนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารตัวเดิมที่มีค่าลิขสิทธิ์ที่แสนจะแพง ทั้งผู้ใช้งานยังสามารถที่จะเข้าถึงไฟล์งานเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์สื่อสารที่หลากหลายผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องมาเสียเวลาเข้าออฟฟิศเปิดคอมพิวเตอร์ใช้งานกันเหมือนสมัยก่อน

Web Admin

นำเสนอข่าวสารความรู้รอบด้านเกี่ยวกับอุตสาหกรรมการผลิต เพื่ออุตสาหกรรมไทยก้าวหน้าด้วยวิทยาการสมัยใหม่และเป็นแรงขับเคลื่อนเศรษฐกิจไทย