การ ใช้ คน ให้ ถูก กับ งาน ที่ มอบหมาย

“ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานเดินหน้าและออกมามีคุณภาพ ซึ่ง “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่คนเป็นหัวหน้าต้องให้ความใส่ใจ บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้อง วันนี้ JobThai จึงมี 8 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้ดียิ่งขึ้น

1. คิดและวางแผนการทำงานล่วงหน้า

คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก

2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน

อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง

3. บอกหน้าที่ให้ชัด

การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน

4. เล่าความสำคัญของงานให้เข้าใจ

แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญยังไง ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ ก็จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย

5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม 

สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานช้ากว่ากำหนด

6. สนับสนุนลูกทีมในการทำงานอย่างเต็มที่

อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย

7. อัปเดตงานเป็นประจำ

ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงานอย่างใกล้ชิด และสื่อสารกันได้ชัดเจน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องรอให้ถึงเวลาประชุมเท่านั้น ถ้ามีปัญหาหรือต้องการพูดคุยอย่างเร่งด่วน หัวหน้าก็ต้องมีช่องทางให้พวกเขาได้เข้ามาปรึกษา โดยอาจจะผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ซึ่งสามารติดต่อกันได้ง่าย แถมยังแชร์ไฟล์งาน ตารางงาน หรือข้อมูลต่าง ๆ ไปพร้อมกันได้อีกด้วย 

8. ไว้ใจทีม

ความไว้ใจเป็นหนึ่งปัจจัยที่สำคัญในการมอบหมายงาน ทั้งหัวหน้าและลูกทีมเองต้องไว้ใจซึ่งกันและกัน หมายความว่าหัวหน้าต้องเชื่อใจลูกทีมว่าเขาสามารถรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ในขณะที่ลูกทีมเองก็ต้องเชื่อใจในตัวหัวหน้าทีมว่าเขาจะช่วยซัพพอร์ตลูกทีมได้เป็นอย่างดี

JobThai มี Line

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ในชีวิตจริง ไม่เหมือนในหนัง ที่จะสามารถทำภารกิจแต่ละอย่างให้สำเร็จได้อย่างรวดเร็ว ภายในระยะเวลาอันสั้น และใช้คนพียงไม่กี่คน แต่ในโลกของการทำงานจริงๆ องค์กรอาจไม่ได้มีแค่เพียงอุปสรรคเดียว และไม่ได้มีแค่เพียงภารกิจเดียว ยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่ต้องอาศัยความช่วยเหลือและความร่วมมือจากสมาชิกในทีม ซึ่งมันก็คืองาน หรือหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบอันมากมายนั่นเอง

ซึ่งภาระและงานอันมากมายนั้นล้วนสำคัญต่อองค์กรทั้งสิ้น และด้วยเหตุนี้พนักงานจึงไม่ใช่แค่ต้องเก่งงาน แต่ยังต้องมีความสามารถในการตัดสินใจว่างานไหนสำคัญและเร่งด่วนอีกด้วย หัวหน้าบางคนอาจมองว่าการสั่งงานลูกน้อง มอบหมายงาน กำหนด Deadlines ให้ลูกน้องทำงานให้เสร็จก็ถือว่างานนั้นสำเร็จแล้ว แต่จริงๆแล้วการมอบหมายงานที่มีความสำคัญจำนวนมากให้ลูกน้องทำ อาจเป็นการยัดเยียดความรับผิดชอบให้พวกเขาตัดสินใจเอาเองว่างานไหนมีความสำคัญอย่างแท้จริง ทั้งๆที่การตัดสินใจดังกล่าว เป็นหน้าที่ของคุณ

แน่นอนว่าหน้าที่ของหัวหน้าหรือผู้นำองค์กรก็คือการทำงานให้สำเร็จผ่านคนอื่น แต่การจะได้รับความช่วยเหลือและการร่วมมือที่ดีจากคนในทีมนั้นไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆจากการแค่สั่งงานเฉยๆ แต่การสั่งงานนั้นต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน ด้วยวิธีการหรือเครื่องมือที่ถูกต้อง หากคุณต้องการความร่วมมือที่ดีจากลูกน้อง ลูกน้องก็ต้องการความช่วยเหลือหรือคำแนะนำจากคุณด้วยเช่นกัน

สิ่งสำคัญคือวิสัยทัศน์และเป้าหมายที่ชัดเจน

การแบ่งงานนั้นดี แต่บางทีก็มีปัญหา โดยปัญหาที่พบบ่อยในการแบ่งงานแล้วไม่เวิร์คก็คือการกระจายงานกันทำแต่มองไม่เห็นเป้าหมายร่วมกัน มองไม่เห็น Vision และภาพรวมขององค์กรที่ชัดเจน นั่นจึงทำให้บางครั้ง พนักงานไม่ได้รับรู้ว่าหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่นั้นสำคัญต่อองค์กรในระดับไหน สิ่งที่ตัวเองกำลังรับผิดชอบนั้นช่วยทำให้เข้าใกล้เป้าหมายองค์กรมากเพียงใด เพราะหากสิ่งที่กำลังทำอยู่นั้นไม่ได้สลักสำคัญอะไรและไม่ได้ช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ไปข้างหน้า ก็อาจจะทำให้เกิดความรู้สึกว่านี่คงอาจไม่ใช่งานสำคัญ และไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบมากมายอะไร แต่หากคุณมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน และสามารถทำให้คนในทีมเห็นร่วมกันได้ เป้าหมายที่ชัดเจนจะตามมา และเมื่อทีมมองเห็นเป้าหมายชัดเจนร่วมกันแล้ว ก็จะ Focus ในสิ่งที่สำคัญต่อองค์กรจริงๆ

เริ่มต้นที่ทำไม Start with Why, then How

Start With Why คือการรู้ว่า Pain point ของบริษัทคืออะไร ? อะไรคือจุดยืนขององค์กร ? อะไรคือ Passion ขององค์กร ? นี่คือหน้าที่ของผู้นำที่ต้องถามว่า Why คืออะไร ? แต่การจะทำอย่างไร (How) นั้นขึ้นอยู่กับพนักงานหรือคนที่คุณมอบหมายงาน เพราะแต่ละคนย่อมมีวิธีคิด วิธีในการทำงานไม่เหมือนกัน การให้พื้นที่และอิสรภาพในการทำงานจะทำให้พนักงานทำงานได้เต็มที่มากกว่าการคอยจับผิดและควบคุมการทำงาน และวิธีนี้จะทำให้พนักงานคอยระมัดระวังความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้มากกว่า เพราะรับรู้ว่าหน้าที่นี้ตนเองเป็นผู้รับผิดชอบ หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นก็ต้องรับผิดชอบทั้งหมดด้วยเช่นกัน

มอบหมายงานอย่างถูกต้อง

การมอบหมายงานอย่างถูกต้องไม่ใช่แค่การแบ่งงานกันทำตามหน้าที่เฉยๆ ผู้นำที่ดีควรทำให้การมอบหมายงานนั้นเคลียร์ก่อนว่า ต้องการให้พนักงานทำอะไร Make sure ว่าพนักงานเข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบที่ต้องทำ สามารถมีคำแนะนำที่จะ Guide พนักงานได้ว่างานที่ต้องการนั้นควรจะเป็นแบบไหน อะไรคือความคาดหวังของคุณ และสิ่งนั้นจะส่งผลต่อเป้าหมายองค์กรอย่างไร

งานทุกงานล้วนเป็นงานสำคัญ แต่จะมีงานหรือความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดหนึ่งงานสำหรับแต่ละคน แต่ละหน้าที่เสมอ เพราะถ้าทุกอย่างสำคัญเหมือนกันหมด ก็คงไม่มีอะไรสำคัญแล้ว

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก

สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

HR NOTE TEAM

Supports Corporate Growth by PEOPLE สนับสนุนการเติบโตขององค์กรผ่านผู้คน เพราะเราเชื่อว่าคนคือหัวใจหลักขององค์กร นำเสนอคอนเทนต์คุณภาพเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เทคโนโลยี HR และกรณีศึกษาที่น่าสนใจจากองค์กรชั้นนำ