ในหลายกิจการ การเติบโต ความสำเร็จ ตลอดจนคุณค่าของกิจการมาจากการดำเนินงานโครงการ แต่หลายกิจการไม่ได้มีการประเมินผลการดำเนินงานของโครงการที่ดำเนินการไปแล้ว เพื่อทบทวนว่ายังมีจุดอ่อนใด หรือความผิดพลาดใดที่เกิดขึ้นบ้าง Show การประเมินผลและการทบทวนผลการดำเนินงานของโครงการเป็นเรื่องที่มีความสำคัญและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการพัฒนาและปรับปรุงงานโครงการอย่างต่อเนื่อง เพราะข้อมูลสำคัญจากการประเมินผลการดำเนินงานช่วยทำหน้าที่เป็นบทเรียนของการเรียนรู้ที่สำคัญที่จะนำไปสู่ 1.การออกแบบและสร้างกิจกรรมการควบคุมภายในของงานโครงการที่ดีขึ้น 2.การพัฒนาแผนบริหารความเสี่ยงของงานโครงการเพื่อกำกับ ป้องกันเหตุการณ์ความเสี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น หรือการเตรียมพร้อมที่จะรับมือเพื่อให้การดำเนินงานโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่สะดุดหยุดชะงักลง และบรรลุผลตามที่กำหนดไว้ในวัตถุประสงค์และตัวชี้วัดของงานโครงการ แต่เนื่องจากกิจการส่วนใหญ่ยังแยกไม่ออกระหว่างงานของการควบคุมภายในกับงานของการบริหารความเสี่ยงของโครงการ สิ่งที่เกิดขึ้นคือ การดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามกระบวนการบริหารความเสี่ยงของงานโครงการ ดังนั้น หากมี Checklist ที่แสดงให้เห็นตัวอย่างของรายการที่มีโอกาสจะเป็นความผิดพลาด หรือประเด็นปัญหาของงานโครงการได้ ก็จะช่วยเป็นประโยชน์แก่ผู้รับผิดชอบโครงการในการประเมินตนเอง และผู้ประเมินผลโครงการ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการบริหารงานโครงการ การบริหารงานโครงการจะประสบความสำเร็จได้ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องมีความเข้าใจอย่างเพียงพอว่าการบริหารงานโครงการควรจะต้องมีองค์ประกอบใด และเมื่อเข้าใจในองค์ประกอบของการบริหารงานโครงการอย่างดีแล้ว ก็จะต้องกำกับดูแลโครงการอย่างเพียงพอ (Project Governance) ด้วยการวางการควบคุมภายในของโครงการ และการบริหารความเสี่ยงของโครงการ สิ่งที่เป็นประเด็นหลักที่ผู้บริหารงานโครงการถึงเข้าใจ ประกอบด้วย 1.การทำความเข้าใจว่าโครงการนั้น เป็นกิจกรรมที่มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการ ความจำเป็น ปัญหาที่เกิดขึ้นไปแล้ว และเมื่อสิ้นสุดโครงการแล้ว ก็ต้องส่งมอบผลงานของโครงการต่อให้กับผู้ที่รับผิดชอบในงานประจำต่อไป 2.ในการดำเนินงานโครงการ จะต้องมีการกำหนดรูปแบบและวิธีการที่ชัดเจน และต้องมีการจัดโครงสร้างองค์กรของทีมงานภายในโครงการให้เหมาะสมเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของงานโครงการ 3.การดำเนินงานโครงการ เป็นไปตามวงจรชีวิตของโครงการ ตั้งแต่การเตรียมการ การดำเนินงานจริง การตรวจสอบ การปิดโครงการ และส่งมอบผลงานของโครงการ ซึ่งต้องทำให้ครบถ้วนทุกขั้นตอนในวงจรของโครงการ 4.โครงการจะต้องมีที่มาจากการศึกษา วิจัย สำรวจ และระบุทางเลือกที่เป็นไปได้ในการดำเนินโครงการ ก่อนที่จะเกิดการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง และทำการกำหนดขอบเขต รายละเอียดของโครงการที่เลือกไว้อย่างเพียงพอ 5.หลังจากมีขอบเขตของโครงการที่ชัดเจน จะต้องจัดทำแผนปฏิบัติการของการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นและครบถ้วนตามวงจรชีวิตของโครงการก่อนการดำเนินงานโครงการ ด้วยการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ออกเป็นตารางเวลา และมอบหมายความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมอย่างชัดเจน 6.การบริหารงานโครงการ ครอบคลุมตั้งแต่ ก) การบริหารโครงการให้เป็นไปตามขอบเขตที่กำหนด ข) การบริหารงานตามตารางเวลาการปฏิบัติงาน ค) การบริหารต้นทุนของโครงการ ง) การบริหารคุณภาพของงานโครงการ จ) การบริหารความมุ่งเน้นต่อผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากงานโครงการ ฉ) การบริหารเครื่องมือการกำกับโครงการ ช) การบริหารความเสี่ยงของงานโครงการ ซ) การบริหารธรรมาภิบาลและจริยธรรมในงานโครงการ ฌ) การบริหารความรับผิดชอบต่อสังคม และการดูแลสิ่งแวดล้อม เป็นต้น ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นตัวอย่างของรายการที่อาจจะใช้ในการตรวจสอบและประเมินความบกพร่องของโครงการที่ปิดไปแล้วได้
ประเด็นที่ 1 ตารางเวลาการดำเนินงานโครงการ ประเด็นที่พิจารณา ใช่/ไม่ใช่ ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ 1ทรัพยากร ตารางเวลา และผลงานที่ส่งมอบจากโครงการที่มาจากลูกค้าและผู้บริหารระดับสูงไม่ได้ดุลยภาพกัน จนมีผลต่อผลงานสุดท้ายของโครงการไม่เป็นไปตามเป้าหมาย 2การจัดตารางเวลากิจกรรมโครงการใช้ best case มากกว่าสถานการณ์ที่น่าจะเป็น หรือ worst case เพื่อความไม่ประมาท เมื่อสถานการณ์จริงไม่ได้ดีแบบ best case จึงทำให้เกิดความล่าช้า 3ตารางกิจกรรมและ/หรือตารางเวลาไม่ครอบคลุมบางกิจกรรมของโครงการ มีผลต่องบประมาณหรือความล่าช้า 4กิจกรรมและตารางเวลากำหนดขึ้นเพื่อให้บุคลากรที่รู้จักตัวในทีมงานดำเนินงาน แต่บุคลากรที่กำหนดไม่ได้เข้าไปทำโครงการจริง จนมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของโครงการ 5ไม่สามารถสร้างผลงานของโครงการได้ตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในตารางเวลา เพราะตารางเวลาที่กำหนดไม่เหมาะสม 6ผลงานของโครงการยากกว่าหรือซับซ้อนกว่าที่คาดหมายไว้ ทำให้การดำเนินงานจริงไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ก่อนดำเนินโครงการ 7การดำเนินงานจริงต้องใช้ความพยายามมากกว่าที่คาดไว้ตามแผนงาน กระทบต่อเวลา ต้นทุนของการดำเนินโครงการ 8การเร่งดำเนินงานให้เสร็จตามตารางเวลา กระทบต่อคุณภาพของผลงานโครงการ 9การร่นระยะเวลาการดำเนินโครงการให้สั้นลง ทำให้การดำเนินงานโครงการมีปัญหา 10มีการล่าช้าในกิจกรรมบางอย่างของโครงการ ทำให้กิจกรรมอื่นที่ต่อเนื่องของโครงการล่าช้าเพราะต้องรอ 11บางประเด็นของโครงการเป็นเรื่องที่ไม่คุ้นเคย ทำให้ต้องใช้เวลาในการดำเนินการมากขึ้นกว่าที่คาดไว้
ประเด็นที่ 2 โครงสร้างองค์กรและการบริหารงานของโครงการ ประเด็นที่พิจารณา ใช่/ไม่ใช่ ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ 1โครงการขาดการสนับสนุน (sponsor) อย่างเพียงพอและมีประสิทธิภาพจากผู้บริหารระดับสูง 2มีการปรับลดจำนวนทีมงานหรือใช้คนที่ไม่มีทักษะแทนคนที่ชำนาญงานโครงการจนมีผลต่อการลดศักยภาพของโครงการ 3กระบวนการตัดสินใจบางเรื่องของโครงการ การทบทวนโครงการที่ล่าช้า ทำให้ต้องเลื่อนระยะเวลาของโครงการออกไป 4โครงสร้างของทีมงานในโครงการไม่เหมาะสม ไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานโครงการ จนลดประสิทธิภาพของโครงการ 5การปรับลดงบประมาณในการดำเนินโครงการ มีผลต่อการทำกิจกรรมตามแผนงานของโครงการ 6การบริหารงานโครงการ ทำให้ทีมงานขาดแรงจูงใจ กระทบต่อประสิทธิภพการดำเนินโครงการ 7กิจกรรมโครงการในส่วนที่มีการว่าจ้างบุคคลภายนอกมาดำเนินการมีความล่าช้า 8การวางแผนงานของโครงการแต่แรกไม่มีประสิทธิภาพในการเร่งรัดการทำกิจกรรมให้เสร็จตามกรอบเวลาของโครงการ
ประเด็นที่ 3 ด้านรับมอบผลงานและผลผลิตจากโครงการไปดำเนินการต่อ ประเด็นที่พิจารณา ใช่ ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ 1หน่วยงานที่รับมอบผลผลิตจากโครงการไม่เห็นด้วย ไม่ยินดีรับบริหารผลผลิตต่อจากงานโครงการ 2หน่วยงานที่รับมอบผลผลิตต้องการให้ปรับปรุงผลผลิตก่อนนำไปดำเนินงานต่อไป 3หน่วยงานที่รับงานช่วงต่อจากผลงานของโครงการไม่ได้เข้ามาร่วมในโครงการ ไม่ให้ความสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการ 4ทรัพยากร เครื่องมือ ทีมงานของหน่วยงานที่รับมอบไม่เหมาะสม ไม่สามารถรับงานที่เป็นผลงานของโครงการไปดำเนินการต่อไป
ประเด็นที่ 4 ผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการ ประเด็นที่พิจารณา ใช่/ไม่ใช่ ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ 1ผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการไม่สนใจ ไม่ร่วมมือที่จะทำให้โครงการบรรลุเป้าหมาย 2การเข้ามามีส่วนร่วมในโครงการของผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการล่าช้า ไม่ครบถ้วน ไม่เต็มที่ 3เวลาที่ให้กับการสื่อสารและชี้แจง ทำความเข้าใจกับผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการไม่เพียงพอ ไม่เหมาะสม 4ความคาดหวังของผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการเกินกว่าที่เป็นกิจกรรมและผลงานจริงของโครงการ
ประเด็นที่ 5 สภาพแวดล้อมภายนอกโครงการ 1.ผลงานของโครงการขึ้นกับการสนับสนุนจากหน่วยงานภายนอก ซึ่งไม่สามารถควบคุมได้ 2.ผลงานของโครงการในรอบแรกต่ำหว่าเกณฑ์ ต้องทำซ้ำ ปรับปรุงใหม่
ประเด็นที่ 6 สภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการดำเนินโครงการ 1โครงสร้างพื้นฐาน สิ่งอำนวยความสะดวกในการดำเนินโครงการไม่ได้ส่งมาทันเวลาที่ต้องการ 2โครงสร้างพื้นฐาน สิ่งอำนวยความสะดวกที่จัดหาให้โครงการมาทัน แต่ไม่เพียงพอ ไม่ครอบถ้วน 3เครื่องมือในการพัฒนาโครงการมาถึงไม่ทันเวลาที่ต้องการ 4เครื่องมือในการพัฒนาโครงการไม่สามารถทำงานได้ตามที่คาดหมายไว้ ต้องรอให้ส่งเครื่องมือใหม่มาทดแทน
ประเด็นที่ 7 ผู้รับจ้าง คู่สัญญาภายนอกโครงการ
ประเด็นที่ 8 การจัดหา จัดจ้างบุคลากรดำเนินโครงการ 1การจัดหา จัดจ้าง ส่งตัวบุคลากรล่าช้ากว่าที่คาดหมายและแผน 2การอบรม สร้างความเข้าใจ ซักซ้อมก่อนเริ่มโครงการไม่ได้ดำเนินการ หรือดำเนินการแต่ไม่มีประสิทธิภาพ 3ความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรใหม่ของโครงการกับผู้บริหารใช้เวลา ไม่เป็นไปตามความคาดหมาย 4แรงจูงใจที่ให้กับบุคลากรไม่เหมาะสม ไม่ดีเพียงพอ ที่จะสร้าง กระตุ้นประสิทธิภาพ ผลิตภาพ 5บุคลากรต้องใช้เวลาเพิ่มในการเรียนรู้ประเด็นที่ไม่คุ้นเคย 6มีบุคลากรหลักออกไปหรือเลิกการร่วมในโครงการก่อนเสร็จโครงการ 7การสรรหาบุคลากรใหม่ทดแทนบุคลากรเดิมล่าช้า 8บุคลากรทำงานเป็นทีมไม่ได้ดี แม้ว่าแต่ละคนจะมีความสามารถเฉพาะตัว 9เกิดความขัดแย้งกันระว่างบุคลากรที่ดำเนินโครงการและไม่เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไข 10บุคลากรบางส่วนสร้างปัญหาให้กับโครงการไม่ได้ถูกนำออกไปจากโครงการ จนเป็นปัญหาและอุปสรรคต่อโครงการ 11.บุคลากรที่โครงการต้องการจัดหาไม่ได้ครบถ้วน ต้องให้บุคลากรบางคนทำงานแทนกัน
ประเด็นที่ 9 กระบวนการดำเนินงานโครงการ 1ปริมาณของงานด้านเอกสารและรายงานมีมากจนเป็นภาระเกินไป 2ข้อมูลการกำกับ ติดตามความก้าวหน้าของงานโครงการไม่ถูกต้อง ทำให้ไม่รับรู้ความก้าวหน้าที่แท้จริงของโครงการว่าล่าช้ากว่ากำหนดหรือไม่ 3กิจกรรม/รายงานผลการประเมินประกันคุณภาพของผลงานในระดับบน ไม่เพียงพอจนไม่รับรู้ปัญหาด้านคุณภาพของโครงการ 4การวางรูปแบบและองค์ประกอบกระบวนการเป็นแบบหลวม ๆ ไม่ครบถ้วน ไม่ครอบคลุม ทำให้เกิดความเข้าใจผิด ผิดพลาดในการสื่อสาร และเป็นปัญหาในการบรรลุเป้าหมายของโครงการ 5ใช้เวลาในการจัดทำรายงานมากเกินไป ซ้ำซ้อนกัน 6การวางรูปแบบและองค์ประกอบ กระบวนงานของโรงการเข้มงวด ตายตัว เน้นโครงสร้างราชการ 7ขาดความเอาจริงเอาจังและใส่ใจworst case scenario ในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ จึงไม่ได้เตรียมการล่วงหน้าเพียงพอ
สนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ [email protected] Rate this:Share this:Like this:ถูกใจ กำลังโหลด... Relatedกรกฎาคม 8, 2012 - Posted by Chiraporn Sumetheeprasit | Project Risk | การกำกับการปฏิบัติ, การควบคุมภายใน, ความเสี่ยง บริหารความเสี่ยง, ความเสี่ยงครบวงจร, ความเสี่ยงโครงการ, บูรณาการความเสี่ยง, Compliance, ERM, Governance, GRC, Project risk, Risk |
ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข โครงการ
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.apacode Inc.
