วิธี สแกนเอกสาร เข้า เมล ricoh

ปัญหาการสแกนเอกสารส่งผ่าน FTP โดยเครื่อง Printer Multifunction ยกตัวอย่างเช่น RICOH MP C2003 / IM C2000 และ FUJI XEROX DocuPrint M355 df ที่พบบ่อย คือ การตั้งค่า FTP ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็น server, port, user, password, path ต้องถูกต้องทั้งหมด หากมีส่วนใดส่วนหนึ่งผิด เครื่องมันก็จะแจ้งเตือนในทันที ส่วนมากจะแจ้งว่าเกิดปัญหาจากอะไร อันนี้แก้ได้ไม่ยาก

ส่วนเคสนี้เพิ่งเจอ เป็นปัญหาเกี่ยวกับเวลาที่ไม่ตรงกับ ของ FTP Server และ Ricoh Scan ทำให้มันส่งภาพไม่เข้า โดยสถานะการสแกน ก็ไม่แจ้ง Error เครื่องทำแบบ Success เลย ดูจาก Job History ก็ Success แต่ไม่ได้ไฟล์ scan ปัญหานี้หาวิธีแก้ไขอยู่เกือบวัน สุดท้ายจบที่การตั้งค่าเวลาใหม่จึงใช้งานได้ปกติ ซึ่งทั้งนี้เราต้องเช็คทั้งฝั่ง FTP Server ด้วยว่าเป็นเวลาปัจจุบันหรือไม่

ตั้งค่าเวลาของ RICOH MP C2003 / IM C2000

เข้าที่เมนู Device Management » Configuration » Device Settings » Date/Time ซึ่งวิธีการง่ายที่สุด ก็คือ ใส่ค่าวันที่เวลาไปตรง ๆ ได้เลย หรือ หากมี Active Directory ก็สามารถใช้เป็น Time Server ได้ โดยเครื่อง SCAN มันจะส่งค่าไปขอเวลาปัจจุบันกับ SNTP Server เอง (แบบนี้จะได้เวลาตรงกับ Server)

ตั้งค่าเวลาของ FUJI XEROX DocuPrint M355 df

เข้า IP ของเครื่อง จากนั้นคลิก Properties » SNTP » IP Address/Host Name จากนั้นกด Apply

การตั้งค่าเวลาของ Seagate PersonalCloud – FUJI XEROX DocuPrint M355 dfNAS OS

เข้าไปที่ IP ของเครื่องเพื่อเข้า NAS OS จากนั้น login ด้วยรหัสของ admin ที่ติดตั้งครั้งแรก

จากนั้นเลือกไปที่ Device Manager » Settings ให้ดูในส่วนของ TIME ว่าเป็นวันเวลาปัจจุบันหรือไม่

จากนั้นเลือก Time Server ที่ต้องการ หากเครื่องไม่ได้เชื่อมต่อ internet หรือ มี firewall กั้น ก็เลือกไปที่ Customs และใส่ IP ของ Active Directory เข้าไปแทน

หาก Sync เวลาสำเร็จ ช่อง TIME จะหายไป

สรุป

ปัญหาเรื่องเวลาส่งผลให้การเข้าถึงไฟล์ไม่ถูกต้อง ซึ่งเครื่องมันไม่ได้แจ้ง Error ไว้ แต่พอลองแก้ไขเวลาก็สามารถใช้งานได้ปกติ ซึ่งอาจมีแนวทางอื่น ๆ อีก จะทยอยอัพเดทเรื่อยๆ

การเซ็ตอัพสแกน (Scan and Send)ของเครื่องแคนนอน แล้วจึงส่งเอกสารที่ได้เป็นไฟล์แนบไปกับอีเมลล์ ลดปัญหาจากความยุ่งยากจากการแชร์ไฟลล์ของวินโดส์ รวมถึงการใช้งานกับระบบปฏิบัติการอื่นๆ เช่น Ubuntu, OSX ของแมคอินทอช การส่งเอกสารที่ได้เป็นไฟล์แนบไปกับอีเมลล์นี้ ยังมีผลดีอีกอย่างนึงก็คือ สามารถส่งเอกสารไปเปิดที่ iPad และ Android ได้อีกด้วย

หน้าแรก > การสแกน > ขั้นตอนพื้นฐานในการส่งไฟล์ที่สแกนทางอีเมล > ขั้นตอนพื้นฐานในการส่งไฟล์ที่สแกนทางอีเมล (คลาสสิก)

กดปุ่ม [Home] () ที่ด้านล่างตรงกลางของหน้าจอ

ปาดหน้าจอไปทางซ้าย แล้วกดไอคอน [Scanner (Classic)]

มั่นใจว่าไม่มีการตั้งค่าครั้งที่แล้วเหลืออยู่

หากมีการตั้งค่าก่อนหน้านี้ค้างอยู่ กด [Reset]

ตรวจสอบว่าเลือกแท็บ [Email] แล้ว

ระบุการตั้งค่าการสแกนต้นฉบับ หากจำเป็น

ตัวอย่าง: การสแกนเอกสารในโหมดสี/พิมพ์สองด้าน(duplex) แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PDF

• กด [Scan Settings] กด [Full Color: Text / Photo] ในแท็บ [Original Type] แล้วกด [OK]

• กด [Original Feed Type] กด [2 Sided Original] แล้วกด [OK]

• กด [Send File Type / Name] กด [PDF] แล้วกด [OK]

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าอื่นๆ อ่านได้ที่เนื้อหาของแต่ละส่วน

ระบุปลายทาง

สามารถระบุได้หลายปลายทาง

กด [Sender Name] เลือกผู้ส่งอีเมล แล้วกด [OK]

เมื่อต้องการใช้ Message Disposition Notification กด [Recept. Notice]

หากกด [Recept. Notice] ผู้ส่งอีเมลที่เลือกจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อผู้รับเปิดอ่านอีเมล