การสร้างฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access สามารถทำได้อย่างไร

เรื่องที่ 3 การสร้างตารางข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูลกับ Access 2013 นั้น เมื่อสร้างฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ต่อไปคือการสร้างตารางข้อมูล เพื่อใช้สำหรับเก็บข้อมูลที่เราต้องการ ก่อนจะสร้างตารางข้อมูลจะต้องมีการวางแผนออกแบบข้อมูลที่จะเก็บในตารางข้อมูลก่อน

สารบัญ Show

• เรื่องที่ 3 การสร้างตารางข้อมูล
• การสร้างตาราง
• เคล็ดลับ
• คำเตือน
• ข้อมูลอ้างอิง
• เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
• บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

ก่อนที่จะสร้างตารางในฐานข้อมูล มาทำความรู้จักกับชนิดของข้อมูลที่จะเก็บ เพื่อให้เลือกใช้ได้อย่างเหมาะสมกับข้อมูลที่จะเก็บ ใน Access 2013 มีทั้งหมด 10 ชนิด ดังนี้

การสร้างตาราง

การสร้างตารางในโปรแกรม Access 2013 สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน โดย คลิกแท็บ สร้าง จะมีตัวเลือกให้เลือกว่าต้องการ สร้าง ตาราง แบบไหน โดยแต่ละวิธีนั้นจะมีการสร้างที่แตกต่างกัน ดังนี้

1. ตาราง

การสร้างตารางด้วยวิธีนี้ ทำได้โดย คลิก ตาราง จากนั้นโปรแกรมจะสร้างตารางว่างๆ ขึ้นมา 1 ตาราง คือ Table1 โดยมี 1 ฟิลด์ คือ ID และจะมีฟิลด์ ขวามือ เพื่อคลิกเพื่อ ฟิลด์ที่ต้องการ

โดยการสร้างตารางในครั้งนี้ จะใช้ข้อมูลตัวอย่างอยู่ทั้งหมด 3 ฟิลด์ ด้วยกัน คือ ID , ชื่อ , อายุ โดยฟิลด์ที่ 1 โปรแกรมจะสร้างให้โดยอัตโนมัติ ส่วนฟิลด์ที่ 2 คือ Name จะต้อง คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วเลือกข้อความสั้น เพราะชนิดของข้อมูล Name เหมาะกับการใช้ข้อความสั้น

ส่วนฟิลด์ที่ 3 คือ อายุ ก็ คลิกเพื่อเพิ่ม เช่นเดิม ถ้าหากข้อมูล อายุ ต้องการใช้ในการคำนวณ ก็ควรเลือกเป็นแบบตัวเลข ถ้าไม่ต้องการคำนวณก็ควรเลือกแบบข้อความสั้น

สเมื่อสร้างฟิลด์ที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม บันทึก จากนั้นก็ตั้งชื่อตารางใหม่ แล้วกด ตกลง เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้างตาราง

2. ออกแบบตาราง

การสร้างตารางด้วยวิธีนี้จะต้องทำการออกแบบโครงสร้างของตาราง ชนิดข้อมูล ตั้งชื่อฟิลด์ที่ต้องการสร้าง กำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ที่สร้างก่อน

ข้อมูลตัวอย่างในการสร้างครั้งนี้ ก็เหมือนกันวิธีแรก คือ ID ,ชื่อ ,อายุ โดย ID มีชนิดข้อมูลเป็นตัวเลขอัตโนมัติ ชื่อ มีชนิดข้อมูลเป็น ข้อความสั้น อายุ มีชนิดข้อมูลเป็น ตัวเลข

เมื่อได้ฟิลด์ ครบแล้ว ก็คลิกที่ มุมมอง ก็จะมีป๊อปอัพถามว่าคุณต้องการที่จะบันทึกตารางเดี๋ยวนี้หรือไม่ ให้คลิก ตรง ใช่

เมื่อคลิกแล้วก็จะให้ตั้งชื่อตาราง

จากนั้นกด ตกลง เป็นอันเสร็จสิ้นสำหรับการสร้างตารางในวิธีที่ 2

3. รายการ share point

เป็นการสร้างตารางสำหรับนำไปใช้งานบนเว็บไซต์ของ windows sharePoint service จะมีรายการ ตาราง สำเร็จรูปให้เลือกสร้างเหมือนการสร้างตาราง จะเทมเพลต แต่จะต้องมีเว็บไซต์สำหรับแชร์ไฟล์ที่จะนำมาใช้ร่วมกัน

การสร้างตารางมีหลากหลายรูปแบบ แต่ในการจัดการเรียนการสอนในรายวิชานี้ จะเน้นไปที่การสร้างตารางแบบที่ 1 และแบบที่ 2 เพื่อเป็นแนวทางให้นักเรียนเข้าใจกระบวนการในการสร้างตาราง

Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย ใครก็สามารถเก็บรักษาและแก้ไขฐานข้อมูลของตัวเองได้ ตั้งแต่โปรเจ็คเล็กๆ ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ เป็นโปรแกรมที่เน้นการแสดงผลชัดเจน ให้คุณจัดการข้อมูลได้สะดวก ไม่ต้องพึ่งตารางกับ spreadsheet ต่างๆ ให้ปวดหัว ไปดูขั้นตอนที่ 1 กันเลย ว่าคุณใช้ Microsoft Access ทำอะไรได้บ้าง

1. 

   1

   คลิกที่แถบ File แล้วเลือก “New”. database หรือฐานข้อมูลเป็นส่วนที่จะเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ของคุณไว้ คุณเลือกได้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลเปล่า ฐานข้อมูลเปล่าแบบเว็บ หรือใช้เทมเพลตมากมายที่มีมาให้

   • ฐานข้อมูลว่าง หรือ blank database เป็นฐานข้อมูลแบบมาตรฐานของ Access เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปเฉพาะในเครื่องของคุณ พอสร้าง blank database แล้วก็จะมีการสร้างตารางขึ้นมาด้วย
   • ฐานข้อมูลแบบเว็บ หรือ Web database นั้นมีเพื่อให้ใช้งานร่วมกับเครื่องมือสร้างเว็บของ Access เอง พอสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาแล้ว ก็จะมีตารางขึ้นมาด้วย
   • ส่วนเทมเพลตนั้นจะเป็นฐานข้อมูลพร้อมใช้ ให้คุณเลือกได้ตามแต่จุดประสงค์การใช้งาน เลือกใช้เทมเพลตได้เลยถ้าคุณขี้เกียจมานั่งสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง

2. 

   2

   ตั้งชื่อฐานข้อมูล. พอเลือกประเภทฐานข้อมูลที่ต้องการแล้ว ให้ตั้งชื่อที่บอกได้ชัดเจนว่าจะใช้ทำอะไร จะได้สะดวกในกรณีที่ต้องใช้งานร่วมกันกับฐานข้อมูลอื่นๆ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลลงไปในช่อง "File Name" เลือก "Create" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่

   โฆษณา

1. 

   1

   เลือกโครงสร้างที่เหมาะกับข้อมูล. ถ้าเลือกแบบ blank database ก็ต้องคิดหาวิธีจัดการข้อมูลที่ดีที่สุด แล้วเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสม คุณสามารถฟอร์แมตและจัดการข้อมูลด้วย Access ได้หลายวิธีด้วยกัน

   • Table – เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล Table ของ Access นั้นเปรียบได้กับ spreadsheet ของ Excel คือข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้การนำเข้าข้อมูลจาก Excel กับโปรแกรม spreadsheet ต่างๆ นั้นทำได้สะดวก ตรงไปตรงมา
   • Form – เป็นการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ปกติคุณสามารถใส่ข้อมูลเข้าไปใน table ในฐานข้อมูลได้โดยตรง แต่ถ้าใช้ form จะเร็วและเห็นภาพชัดเจนกว่า
   • Report – เป็นการสรุปและแสดงข้อมูลในฐานข้อมูล Report นั้นมีไว้เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลไว้ตอบคำถามแบบเฉพาะเจาะจง เช่นว่าคุณได้กำไรเท่าไหร่ หรือลูกค้าอยู่ที่ไหนบ้าง ข้อมูลส่วนนี้เตรียมไว้สำหรับการพิมพ์ออกมาโดยเฉพาะ
   • Query – เป็นวิธีกู้คืนและกรองข้อมูล ด้วย query คุณสามารถเลือกแสดง entry ได้จากหลาย table นอกจากนี้ยังใช้สร้างและอัพเดทข้อมูลได้อีกด้วย

2. 

   2

   มาสร้างตารางแรกกันเลย. ถ้าเริ่มจาก blank database คุณก็จะเริ่มด้วย blank table หรือตารางว่างโดยอัตโนมัติ คุณก็ใส่ข้อมูลลงไปในตารางนั้นเลย ไม่ว่าจะพิมพ์เข้าไปเองหรือ copy-paste จากแหล่งอื่นก็ตาม

   • ข้อมูลแต่ละส่วนจะมีคอลัมน์ของตัวเอง (ช่อง) ในขณะที่แต่ละบันทึกข้อมูลหรือ record จะอยู่คนละแถวกัน เช่น แบ่งลูกค้าแต่ละคนไว้ในแต่ละแถว แล้วแยกข้อมูลของลูกค้าไว้ในแต่ละช่อง (ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น)
   • คุณเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ได้ จะได้รู้ทันทีว่าช่องไหนคืออะไร โดยดับเบิลคลิกที่ heading บนสุดของคอลัมน์

3. 

   3

   นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น. ถ้าคุณจะ import หรือนำเข้าไฟล์ที่รองรับจากแหล่งอื่น ก็ให้ตั้งค่า Access ให้ดึงข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูลของคุณ สะดวกมากเวลาจะเอาข้อมูลจากเว็บหรือแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันอื่นๆ

   • คลิกที่แถบ External Data
   • เลือกชนิดของไฟล์ที่จะนำเข้า ในส่วนของ “Import and Link” คุณจะเห็นตัวเลือกชนิดข้อมูลบางส่วน ให้คลิกที่ปุ่ม More ถ้าอยากดูตัวเลือกมากกว่านั้น ODBC ก็คือ Open Database Connectivity ที่รวมฐานข้อมูลอย่าง SQL ไว้
   • ไปที่ตำแหน่งข้อมูล ถ้าอยู่ในเว็บ ก็ต้องใส่ที่อยู่เว็บเข้าไป
   • ในหน้าต่างถัดไปให้เลือก "Specify how and where you want to store the data in the current database" จากนั้นเลือก "OK" แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูล

4. 

   4

   เพิ่มตารางใหม่. แต่ละบันทึกข้อมูลก็ต้องแยกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน จะได้ใช้งานแต่ละฐานข้อมูลได้อย่างลื่นไหล เช่น คุณอาจแยกเป็นตารางข้อมูลลูกค้ากับตารางข้อมูลการสั่งซื้อ จะได้ใส่ลิงค์ข้อมูลลูกค้าไว้ในตารางการสั่งซื้อได้

   • ในส่วน Create ของแถบ Home ให้คลิกปุ่ม table แล้วตารางใหม่ก็จะโผล่ขึ้นมาในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณก็ป้อนข้อมูลไปตามปกติได้เลย

   โฆษณา

1. 

   1

   เข้าใจการทำงานของ key ซะก่อน. แต่ละตารางจะมีหนึ่ง primary key ที่เป็นคีย์หลักเฉพาะของแต่ละ entry ตามปกติ Access จะสร้างคอลัมน์ ID ที่จะเพิ่มขึ้นในแต่ละ entry ซึ่งก็คือ primary key แต่ละตารางสามารถมี foreign key ได้ด้วย หรือก็คือช่องต่างๆ ที่ลิงต์กับตารางอื่นในฐานข้อมูล ช่องที่ลิงค์ไว้นั้นจะบรรจุข้อมูลเดียวกันไว้

   • เช่น ในตารางการสั่งซื้อ คุณอาจจะใส่ช่อง ID ของลูกค้าไว้เพื่อติดตามการสั่งซื้อว่าคนไหนสั่งสินค้าอะไร แล้วเชื่อมช่องนั้นเข้ากับช่อง ID ในตารางลูกค้า
   • การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะทำให้ข้อมูลของคุณอัพเดท ใช้ง่าย และมีประสิทธิภาพ

2. 

   2

   คลิกที่แถบ Database Tools. คลิกปุ่ม Relationships ในส่วนของ Relationships เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีสรุปทุกตารางในฐานข้อมูล แต่ละช่องจะถูกจัดเรียงไว้ใต้ชื่อตาราง

   • คุณต้องสร้างช่องสำหรับ foreign key ไว้แล้วก่อนสร้าง relationship เช่น ถ้าอยากจะใช้ ID ลูกค้าในตารางการสั่งซื้อ ให้สร้างช่องชื่อ Customer ไว้ในตารางการสั่งซื้อก่อน แล้วทิ้งว่างไว้ ต้องให้เป็นฟอร์แมตเดียวกับช่องที่เชื่อมโยงกันด้วยนะ (หรือในที่นี้คือหมายเลข)

3. 

   3

   ลากช่องที่จะใช้เป็น foreign key. ไปใส่ในช่องที่สร้างเตรียมไว้ให้ foreign key จากนั้นคลิก Create ในหน้าต่างที่โผล่ขึ้นมา เพื่อตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างช่อง จะมีเส้นขึ้นมาระหว่าง 2 ตารางนั้น เชื่อมช่องเข้าด้วยกัน

   • ตอนกำหนด relationship ให้ติ๊กที่ช่อง “Enforce Referential Integrity” เพื่อให้เวลาข้อมูลในช่องนึงเปลี่ยนไป อีกช่องก็จะอัพเดทอัตโนมัติ ข้อมูลของคุณจะได้ถูกต้องแม่นยำอยู่เสมอ

   โฆษณา

1. 

   1

   รู้ก่อนว่า query มีไว้เพื่ออะไร. Query ก็คือคำสั่งที่ให้คุณเรียกดู เพิ่มเติม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลได้ โดยมีหลายชนิดด้วยกัน ตั้งแต่การ lookup ธรรมดา ไปจนถึงการสร้างตารางใหม่โดยอ้างอิงจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่ Query นั้นถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสร้าง report เลยทีเดียว[1]

   • หลักๆ แล้ว Query แบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน ก็คือ Select กับ Action โดย Select query จะดึงข้อมูลจากตารางมาคำนวณ ส่วน Action query นั้นใช้เพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลจากตาราง

2. 

   2

   สร้าง Select query แบบง่ายๆ ด้วย Query Wizard. ถ้าคุณอยากสร้าง select query แบบง่ายๆ ก็ใช้ Query Wizard แล้วทำตามขั้นตอนที่ขึ้นได้เลย คุณเปิด Query Wizard ได้ที่แถบ Create จะได้เลือกดูแต่ละช่องของตารางได้

   โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Criteria

1. 

   1

   เปิด Query Design ขึ้นมา. คุณสามารถใช้ criteria เพื่อตีวง select query ให้แคบขึ้น แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยคลิกที่แถบ Create แล้วเลือก Query Design ได้เลย

2. 

   2

   เลือกตาราง. จะมีหน้าต่าง Show Table โผล่ขึ้นมา ให้ดับเบิลคลิกตารางที่จะใช้ query แล้วคลิก Close

3. 

   3

   ใส่ field หรือช่องที่จะใช้. ดับเบิลคลิกที่แต่ละช่องของตารางที่อยากจะใส่ลงใน query ช่องก็จะถูกเพิ่มลงไปใน Design grid

4. 

   4

   กำหนด criteria ของคุณ. ใช้ได้หลายชนิดด้วยกัน เช่น แบ่งตาม text หรือ function สมมติว่าคุณอยากให้แสดงเฉพาะราคาในช่อง “Prices” ที่สูงกว่า 2,000 บาท ก็ต้องพิมพ์ว่า >=2000 ใน criteria หรือถ้าอยากให้แสดงเฉพาะลูกค้าจากประเทศอังกฤษ ก็ให้พิมพ์ UK ในช่อง Criteria เป็นต้น

   • ใน query เดียวสามารถใช้ได้หลาย criteria ด้วยกัน

5. 

   5

   คลิก Run เพื่อดูผลการตั้งค่าของคุณ. ปุ่ม Run จะอยู่ในแถบ Design ผล Query ของคุณจะแสดงอยู่ในหน้าต่าง ให้กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query นั้น

   โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Parameter

1. 

   1

   เปิด Query Design ขึ้นมา. ด้วย parameter query คุณสามารถกำหนดได้ว่าเวลาเปิด query จะแสดงข้อมูลไหน อย่างถ้าฐานข้อมูลของคุณมีลูกค้าจากหลายจังหวัดหรือหลายประเทศ ก็ให้กำหนด parameter query ว่าจะให้แสดงลูกค้าจากเมืองไหนหรือประเทศไหน

2. 

   2

   สร้าง select query แล้วกำหนดตาราง. ใส่ช่องที่จะใช้ใน query ด้วยการดับเบิลคลิกที่ช่องในสรุปตาราง

3. 

   3

   ใส่ parameter ในส่วน Criteria. Parameter จะมี “[]” คร่อมไว้ โดยข้อความข้างในจะแสดงในหน้าต่างที่โผล่มาเวลาใช้ query เช่น ถ้าจะให้เลือกเมืองหรือประเทศ ก็คลิกใน cell ของ Criteria เพื่อกำหนดช่องเมืองหรือประเทศ แล้วพิมพ์ [Which city?] ลงไป

   • คุณปิดท้าย parameter ได้ด้วย “?” หรือ “:” แต่ห้ามใช้ “!” หรือ “.”

4. 

   4

   สร้าง query ที่มีหลาย parameter. คุณกำหนดผล query ได้ด้วยหลาย parameter เช่น ถ้าเป็นช่อง Date คุณกำหนดช่วงวันที่ได้โดยพิมพ์ Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]. ก็จะมีขึ้นมาถาม 2 หน้าต่างด้วยกันเวลาคุณใช้ query[2]

   โฆษณา

สร้าง Query สำหรับสร้างตาราง

1. 

   1

   คลิกแถบ Create แล้วเลือก Query Design. คุณสามารถใช้ query ดึงข้อมูลจากตารางที่มี เพื่อใช้สร้างตารางใหม่ได้ สะดวกมากเวลาอยากแชร์บางข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลย่อยในฐานข้อมูล แต่ต้องสร้าง select query แบบปกติขึ้นมาซะก่อน

2. 

   2

   เลือกตารางที่จะดึงข้อมูลมา. ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณจะดึงข้อมูลมาใช้ หรือจะดึงมาจากหลายๆ ตารางก็ได้เหมือนกัน

3. 

   3

   เลือกช่องที่คุณจะใช้ข้อมูล. ในหน้าสรุปตาราง ให้ดับเบิลคลิกช่องที่จะใช้ เพื่อเพิ่มช่องลงใน query grid

4. 

   4

   กำหนด criteria. ถ้าเจาะจงเลือกบางข้อมูลจากช่อง ให้ตั้งค่า filter ในส่วนของ criteria ย้อนกลับไปดูรายละเอียดได้ที่ส่วนของ “Creating a Select Query with Criteria” ด้านบน

5. 

   5

   ลองทดสอบ query ให้ชัวร์ว่าแสดงผลตามที่คุณกำหนด. ก่อนจะสร้างตาราง ให้ลองใช้ query ให้แน่ใจว่าดึงข้อมูลมาถูกต้อง คุณปรับแต่ง criteria และช่องต่างๆ ได้จนกว่าจะได้ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ

6. 

   6

   เซฟ query. กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query ไว้ใช้ทีหลัง จะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ ให้คลิก query เพื่อเลือกอีกครั้ง แล้วคลิกแถบ Design

7. 

   7

   คลิกปุ่ม “Make Table” ในกลุ่ม Query Type. จะมีหน้าต่างโผล่ขึ้นมาให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ ก็ใส่ชื่อไป แล้วคลิก OK

8. 

   8

   คลิกปุ่ม Run. จะเป็นการสร้างตารางใหม่ด้วย query ที่คุณกำหนดไว้ ตารางจะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางซ้ายมือ

   โฆษณา

สร้าง Append Query

1. 

   1

   เปิด query ที่สร้างไว้ก่อนหน้าขึ้นมา. คุณใช้ append query เพิ่มข้อมูลจากตารางอื่น ลงในตารางที่มีอยู่แล้วได้ สะดวกมากเวลาคุณอยากเพิ่มข้อมูลใส่ตารางที่สร้างด้วย make table query

2. 

   2

   คลิกปุ่ม Append ในแถบ Design. หน้าต่าง Append จะเปิดขึ้นมา ให้เลือกตารางที่คุณต้องการจะ append

3. 

   3

   เปลี่ยน criteria ของ query เพื่อให้ตรงกับข้อมูลที่จะเพิ่มเข้ามา. เช่น ถ้าคุณสร้างตารางด้วย criteria โดยใส่ “2010” ในช่อง Year ก็ให้เปลี่ยนเป็นปีที่ต้องการจะเพิ่มข้อมูล เช่น “2011”

4. 

   4

   กำหนดว่าอยากจะให้ข้อมูล append ตรงไหน. ขอให้เลือกช่องของแต่ละคอลัมน์ที่จะ append ให้ถูก เช่น ถ้าเปลี่ยนข้อมูลตามตัวอย่างข้างบน ข้อมูลก็ควรจะ append ไปที่ช่อง Year ในแถว Append To

5. 

   5

   เปิด query. คลิกปุ่ม Run ที่แถบ Design เพื่อเปิด query และใส่ข้อมูลลงตาราง คุณเปิดตารางได้เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่เพิ่มไปถูกต้องหรือไม่

   โฆษณา

1. 

   1

   เลือกตารางที่จะสร้าง form. Form หรือแบบฟอร์ม ช่วยให้คุณรู้ข้อมูลของแต่ละช่อง รวมถึงสลับไปมาระหว่างบันทึก และสร้างบันทึกใหม่ได้อีกด้วย Form นั้นจำเป็นต่อการใส่ข้อมูลที่ต้องใช้เป็นเวลานานๆ เพราะหลายคนลงความเห็นว่าใช้งานง่ายกว่าตาราง

2. 

   2

   คลิกปุ่ม Form ในแถบ Create. จะเป็นการสร้าง form โดยอ้างอิงจากช่องต่างๆ ในตารางโดยอัตโนมัติ โดย Access จะสร้างช่องออกมามีขนาดเดิมเป๊ะๆ แต่จะปรับเองทีหลังก็ได้ แล้วย้ายปรับแต่งส่วนต่างๆ ของ form ตามใจชอบ

   • ถ้าไม่อยากให้แสดงช่องไหนใน form เป็นพิเศษ ก็แค่คลิกขวาแล้วเลือก Delete ได้เลย
   • ถ้ากำหนด relationship ให้ตารางไหนไว้ จะมี datasheet โผล่ขึ้นมาใต้แต่ละบันทึกข้อมูล เป็นการแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยงกันไว้ แบบนี้คุณจะได้แก้ไขข้อมูลที่เชื่อมกันไว้ได้ง่ายๆ เช่น คุณอาจพ่วงฐานข้อมูลของลูกค้าไว้กับบันทึกข้อมูลของเซลส์แต่ละคน

3. 

   3

   เคลื่อนย้าย form. ปุ่มลูกศรที่ด้านล่างสุดมีไว้ใช้สลับไปมาระหว่างบันทึกข้อมูล ระหว่างนั้นข้อมูลในบันทึกจะเข้าไปในช่องต่างๆ คุณกดปุ่มที่ขอบเพื่อสลับไปที่บันทึกแรกหรือบันทึกสุดท้ายตามสะดวก

4. 

   4

   คลิกปุ่ม datasheet เพื่อใช้ตาราง. จะอยู่ตรงมุมซ้ายบน คุณสามารถเปลี่ยนค่าต่างๆ ของตารางได้ด้วย form

5. 

   5

   เปลี่ยนแปลงบันทึกข้อมูลที่มี. คุณแก้ไขข้อความในช่องของแต่ละบันทึกได้เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง พอแก้ปุ๊บ ข้อมูลในตารางก็จะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ รวมถึงตารางอื่นๆ ที่เชื่อมกันอยู่ด้วย

6. 

   6

   เพิ่มบันทึกใหม่. คลิกปุ่ม “Add Record” ที่อยู่ใกล้ๆ กับปุ่ม navigation เพื่อสร้างบันทึกใหม่ที่ท้ายรายการ จากนั้นใช้ช่องเพื่อใส่ข้อมูลลงในบันทึกว่างที่อยู่ในตาราง คุณใช้วิธีนี้เพิ่มข้อมูลใหม่ได้ง่ายกว่ามุมมองแบบตารางเยอะ

7. 

   7

   เสร็จแล้วก็เซฟ form ได้เลย. อย่าลืมเซฟ form ด้วยการกด Ctrl + S ไว้ใช้งานใหม่ในภายหลัง เซฟแล้วจะไปโผล่ที่กรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ[3]

   โฆษณา

1. 

   1

   เลือก table หรือ query ของคุณ. Report ใช้แสดงสรุปข้อมูลแบบรวดเร็วทันใจ คนมักนิยมใช้ทำสรุปรายได้หรือข้อมูลการจัดส่งสินค้าเป็นต้น แต่จริงๆ จะใช้ทำรายงานแบบไหนก็ได้ตามใจคุณ Report จะดึงข้อมูลมาจากตารางหรือ query ต่างๆ ที่คุณสร้างไว้นั่นแหละ

2. 

   2

   คลิกแถบ Create. เลือกชนิดของ report ที่จะสร้าง โดยคุณสามารถสร้าง report ได้หลายวิธีด้วยกัน จะให้ Access สร้าง report ให้อัตโนมัติ หรือจะสร้างเองก็ได้

   • Report – คือการสร้าง auto-report โดยใช้ข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ แบบนี้จะไม่มีการจัดกลุ่มข้อมูล แต่ก็น่าจะเพียงพอแล้วสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็กของคุณ
   • Blank Report – คือการสร้าง report ว่างที่คุณสามารถเติมข้อมูลเข้าไปได้ตามต้องการ โดยเลือกข้อมูลจากช่องไหนก็ได้มาสร้าง custom report
   • Report Wizard – จะแนะนำขั้นตอนการสร้าง report ให้คุณ โดยคุณเลือก และจัดกลุ่มข้อมูลได้ แล้วค่อยปรับแต่งฟอร์แมต

3. 

   3

   กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลใน blank report. ถ้าคุณเลือกใช้ blank report คุณต้องกำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลด้วย อันดับแรกคือคลิกแถบ Arrange แล้วเลือก Property Sheet หรือจะกด Alt + Enter ก็ได้

   • คลิกลูกศรชี้ลง ที่อยู่ถัดจากช่อง Record Source แล้วรายการตารางกับ query ทั้งหมดที่มีจะปรากฏขึ้น พอเลือกแล้วก็จะเป็นการกำหนดใช้กับ report นั้น

4. 

   4

   เพิ่มช่องลงใน report. พอมีแหล่งที่มาแล้ว ก็ถึงเวลามาใส่ช่องลงใน report ให้คลิกแถบ Format แล้วคลิก Add Existing Fields รายการ Field หรือช่องทั้งหมดที่มีก็จะโผล่มาในกรอบด้านขวามือ

   • คลิกแล้วลากช่องที่ต้องการมาใส่ในกรอบ Design แล้วบันทึกก็จะมาโผล่ใน report พอใส่ช่องเพิ่มเติมเข้าไปแล้ว ก็จะไปเรียงกันกับช่องที่มีอยู่แล้วโดยอัตโนมัติ
   • คุณปรับขนาดช่องได้ด้วยการคลิกที่ขอบ แล้วลากเมาส์ไป
   • ลบช่องออกจาก report ได้โดยคลิกที่ heading แล้วกดปุ่ม Delete

5. 

   5

   เพิ่ม group ลงใน report. คุณใช้ Group จัดกลุ่มข้อมูลใน report ได้อย่างรวดเร็ว เพราะคุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้ เช่น คุณอาจจะ group การขายโดยแบ่งตามภูมิภาคหรือตามเซลส์แต่ละคน จัดกลุ่มข้อมูลได้สะดวกสบายด้วย Group นี่เอง

   • คลิกแถบ Design แล้วคลิกปุ่ม Group & Sort
   • คลิกขวาที่ส่วนไหนก็ได้ของช่องที่ต้องการเพิ่มใน group แล้วเลือก Group On จากในเมนู
   • จะมีการกำหนด header ของแต่ละ group ขึ้นมา คุณสามารถเปลี่ยน header นี้ไปเป็นชื่อ group ที่คุณต้องการได้

6. 6

   เซฟแล้วแชร์ report ของคุณได้เลย. พอสร้าง report เสร็จแล้ว คุณสามารถเซฟ แล้วแชร์ หรือพิมพ์ออกมาได้เหมือนเอกสารทั่วไป เหมาะสำหรับแชร์ผลการประกอบการของบริษัทกับบรรดาผู้ลงทุน หรือแชร์ข้อมูลการติดต่อกับพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย[4]

   โฆษณา

เคล็ดลับ

• Microsoft Access นั้นทำงานแบบ "Backstage View" ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวเลือกต่างๆ ในเมนูเรียกฐานข้อมูลที่มี สร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือใช้คำสั่งเพื่อแก้ไขข้อมูลใดในฐานข้อมูลก็ได้

โฆษณา

คำเตือน

• บาง feature ใน Access นั้นอาจใช้งานไม่ได้ ขึ้นอยู่กับชนิดของฐานข้อมูลที่คุณเลือกใช้ เช่น คุณจะแชร์ข้อมูลแบบ desktop-only ในเว็บไม่ได้ และ desktop feature บางอย่าง เช่น query total ก็จะไม่สามารถใช้ในฐานข้อมูลแบบเว็บไซต์ได้เช่นกัน

โฆษณา

ข้อมูลอ้างอิง

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 75,785 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม