ฐานข้อมูลในโปรแกรม access จะประกอบด้วยส่วนใดบ้าง

Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย ใครก็สามารถเก็บรักษาและแก้ไขฐานข้อมูลของตัวเองได้ ตั้งแต่โปรเจ็คเล็กๆ ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ เป็นโปรแกรมที่เน้นการแสดงผลชัดเจน ให้คุณจัดการข้อมูลได้สะดวก ไม่ต้องพึ่งตารางกับ spreadsheet ต่างๆ ให้ปวดหัว ไปดูขั้นตอนที่ 1 กันเลย ว่าคุณใช้ Microsoft Access ทำอะไรได้บ้าง

สารบัญ Show

เคล็ดลับ
คำเตือน
ข้อมูลอ้างอิง
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

1
คลิกที่แถบ File แล้วเลือก "New". database หรือฐานข้อมูลเป็นส่วนที่จะเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ของคุณไว้ คุณเลือกได้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลเปล่า ฐานข้อมูลเปล่าแบบเว็บ หรือใช้เทมเพลตมากมายที่มีมาให้
- ฐานข้อมูลว่าง หรือ blank database เป็นฐานข้อมูลแบบมาตรฐานของ Access เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปเฉพาะในเครื่องของคุณ พอสร้าง blank database แล้วก็จะมีการสร้างตารางขึ้นมาด้วย
- ฐานข้อมูลแบบเว็บ หรือ Web database นั้นมีเพื่อให้ใช้งานร่วมกับเครื่องมือสร้างเว็บของ Access เอง พอสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาแล้ว ก็จะมีตารางขึ้นมาด้วย
- ส่วนเทมเพลตนั้นจะเป็นฐานข้อมูลพร้อมใช้ ให้คุณเลือกได้ตามแต่จุดประสงค์การใช้งาน เลือกใช้เทมเพลตได้เลยถ้าคุณขี้เกียจมานั่งสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง
2
ตั้งชื่อฐานข้อมูล. พอเลือกประเภทฐานข้อมูลที่ต้องการแล้ว ให้ตั้งชื่อที่บอกได้ชัดเจนว่าจะใช้ทำอะไร จะได้สะดวกในกรณีที่ต้องใช้งานร่วมกันกับฐานข้อมูลอื่นๆ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลลงไปในช่อง "File Name" เลือก "Create" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
โฆษณา

1
เลือกโครงสร้างที่เหมาะกับข้อมูล. ถ้าเลือกแบบ blank database ก็ต้องคิดหาวิธีจัดการข้อมูลที่ดีที่สุด แล้วเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสม คุณสามารถฟอร์แมตและจัดการข้อมูลด้วย Access ได้หลายวิธีด้วยกัน
- Table – เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล Table ของ Access นั้นเปรียบได้กับ spreadsheet ของ Excel คือข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้การนำเข้าข้อมูลจาก Excel กับโปรแกรม spreadsheet ต่างๆ นั้นทำได้สะดวก ตรงไปตรงมา
- Form – เป็นการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ปกติคุณสามารถใส่ข้อมูลเข้าไปใน table ในฐานข้อมูลได้โดยตรง แต่ถ้าใช้ form จะเร็วและเห็นภาพชัดเจนกว่า
- Report – เป็นการสรุปและแสดงข้อมูลในฐานข้อมูล Report นั้นมีไว้เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลไว้ตอบคำถามแบบเฉพาะเจาะจง เช่นว่าคุณได้กำไรเท่าไหร่ หรือลูกค้าอยู่ที่ไหนบ้าง ข้อมูลส่วนนี้เตรียมไว้สำหรับการพิมพ์ออกมาโดยเฉพาะ
- Query – เป็นวิธีกู้คืนและกรองข้อมูล ด้วย query คุณสามารถเลือกแสดง entry ได้จากหลาย table นอกจากนี้ยังใช้สร้างและอัพเดทข้อมูลได้อีกด้วย
2
มาสร้างตารางแรกกันเลย. ถ้าเริ่มจาก blank database คุณก็จะเริ่มด้วย blank table หรือตารางว่างโดยอัตโนมัติ คุณก็ใส่ข้อมูลลงไปในตารางนั้นเลย ไม่ว่าจะพิมพ์เข้าไปเองหรือ copy-paste จากแหล่งอื่นก็ตาม
- ข้อมูลแต่ละส่วนจะมีคอลัมน์ของตัวเอง (ช่อง) ในขณะที่แต่ละบันทึกข้อมูลหรือ record จะอยู่คนละแถวกัน เช่น แบ่งลูกค้าแต่ละคนไว้ในแต่ละแถว แล้วแยกข้อมูลของลูกค้าไว้ในแต่ละช่อง (ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น)
- คุณเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ได้ จะได้รู้ทันทีว่าช่องไหนคืออะไร โดยดับเบิลคลิกที่ heading บนสุดของคอลัมน์
3
นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น. ถ้าคุณจะ import หรือนำเข้าไฟล์ที่รองรับจากแหล่งอื่น ก็ให้ตั้งค่า Access ให้ดึงข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูลของคุณ สะดวกมากเวลาจะเอาข้อมูลจากเว็บหรือแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันอื่นๆ
- คลิกที่แถบ External Data
- เลือกชนิดของไฟล์ที่จะนำเข้า ในส่วนของ "Import and Link" คุณจะเห็นตัวเลือกชนิดข้อมูลบางส่วน ให้คลิกที่ปุ่ม More ถ้าอยากดูตัวเลือกมากกว่านั้น ODBC ก็คือ Open Database Connectivity ที่รวมฐานข้อมูลอย่าง SQL ไว้
- ไปที่ตำแหน่งข้อมูล ถ้าอยู่ในเว็บ ก็ต้องใส่ที่อยู่เว็บเข้าไป
- ในหน้าต่างถัดไปให้เลือก "Specify how and where you want to store the data in the current database" จากนั้นเลือก "OK" แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูล
4
เพิ่มตารางใหม่. แต่ละบันทึกข้อมูลก็ต้องแยกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน จะได้ใช้งานแต่ละฐานข้อมูลได้อย่างลื่นไหล เช่น คุณอาจแยกเป็นตารางข้อมูลลูกค้ากับตารางข้อมูลการสั่งซื้อ จะได้ใส่ลิงค์ข้อมูลลูกค้าไว้ในตารางการสั่งซื้อได้
- ในส่วน Create ของแถบ Home ให้คลิกปุ่ม table แล้วตารางใหม่ก็จะโผล่ขึ้นมาในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณก็ป้อนข้อมูลไปตามปกติได้เลย
โฆษณา

1
เข้าใจการทำงานของ key ซะก่อน. แต่ละตารางจะมีหนึ่ง primary key ที่เป็นคีย์หลักเฉพาะของแต่ละ entry ตามปกติ Access จะสร้างคอลัมน์ ID ที่จะเพิ่มขึ้นในแต่ละ entry ซึ่งก็คือ primary key แต่ละตารางสามารถมี foreign key ได้ด้วย หรือก็คือช่องต่างๆ ที่ลิงต์กับตารางอื่นในฐานข้อมูล ช่องที่ลิงค์ไว้นั้นจะบรรจุข้อมูลเดียวกันไว้
- เช่น ในตารางการสั่งซื้อ คุณอาจจะใส่ช่อง ID ของลูกค้าไว้เพื่อติดตามการสั่งซื้อว่าคนไหนสั่งสินค้าอะไร แล้วเชื่อมช่องนั้นเข้ากับช่อง ID ในตารางลูกค้า
- การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะทำให้ข้อมูลของคุณอัพเดท ใช้ง่าย และมีประสิทธิภาพ
2
คลิกที่แถบ Database Tools. คลิกปุ่ม Relationships ในส่วนของ Relationships เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีสรุปทุกตารางในฐานข้อมูล แต่ละช่องจะถูกจัดเรียงไว้ใต้ชื่อตาราง
- คุณต้องสร้างช่องสำหรับ foreign key ไว้แล้วก่อนสร้าง relationship เช่น ถ้าอยากจะใช้ ID ลูกค้าในตารางการสั่งซื้อ ให้สร้างช่องชื่อ Customer ไว้ในตารางการสั่งซื้อก่อน แล้วทิ้งว่างไว้ ต้องให้เป็นฟอร์แมตเดียวกับช่องที่เชื่อมโยงกันด้วยนะ (หรือในที่นี้คือหมายเลข)
3
ลากช่องที่จะใช้เป็น foreign key. ไปใส่ในช่องที่สร้างเตรียมไว้ให้ foreign key จากนั้นคลิก Create ในหน้าต่างที่โผล่ขึ้นมา เพื่อตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างช่อง จะมีเส้นขึ้นมาระหว่าง 2 ตารางนั้น เชื่อมช่องเข้าด้วยกัน
- ตอนกำหนด relationship ให้ติ๊กที่ช่อง "Enforce Referential Integrity" เพื่อให้เวลาข้อมูลในช่องนึงเปลี่ยนไป อีกช่องก็จะอัพเดทอัตโนมัติ ข้อมูลของคุณจะได้ถูกต้องแม่นยำอยู่เสมอ
โฆษณา

1
รู้ก่อนว่า query มีไว้เพื่ออะไร. Query ก็คือคำสั่งที่ให้คุณเรียกดู เพิ่มเติม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลได้ โดยมีหลายชนิดด้วยกัน ตั้งแต่การ lookup ธรรมดา ไปจนถึงการสร้างตารางใหม่โดยอ้างอิงจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่ Query นั้นถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสร้าง report เลยทีเดียว[1]
- หลักๆ แล้ว Query แบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน ก็คือ Select กับ Action โดย Select query จะดึงข้อมูลจากตารางมาคำนวณ ส่วน Action query นั้นใช้เพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลจากตาราง
2
สร้าง Select query แบบง่ายๆ ด้วย Query Wizard. ถ้าคุณอยากสร้าง select query แบบง่ายๆ ก็ใช้ Query Wizard แล้วทำตามขั้นตอนที่ขึ้นได้เลย คุณเปิด Query Wizard ได้ที่แถบ Create จะได้เลือกดูแต่ละช่องของตารางได้
โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Criteria

1
เปิด Query Design ขึ้นมา. คุณสามารถใช้ criteria เพื่อตีวง select query ให้แคบขึ้น แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยคลิกที่แถบ Create แล้วเลือก Query Design ได้เลย
2
เลือกตาราง. จะมีหน้าต่าง Show Table โผล่ขึ้นมา ให้ดับเบิลคลิกตารางที่จะใช้ query แล้วคลิก Close
3
ใส่ field หรือช่องที่จะใช้. ดับเบิลคลิกที่แต่ละช่องของตารางที่อยากจะใส่ลงใน query ช่องก็จะถูกเพิ่มลงไปใน Design grid
4
กำหนด criteria ของคุณ. ใช้ได้หลายชนิดด้วยกัน เช่น แบ่งตาม text หรือ function สมมติว่าคุณอยากให้แสดงเฉพาะราคาในช่อง "Prices" ที่สูงกว่า 2,000 บาท ก็ต้องพิมพ์ว่า >=2000 ใน criteria หรือถ้าอยากให้แสดงเฉพาะลูกค้าจากประเทศอังกฤษ ก็ให้พิมพ์ UK ในช่อง Criteria เป็นต้น
- ใน query เดียวสามารถใช้ได้หลาย criteria ด้วยกัน
5
คลิก Run เพื่อดูผลการตั้งค่าของคุณ. ปุ่ม Run จะอยู่ในแถบ Design ผล Query ของคุณจะแสดงอยู่ในหน้าต่าง ให้กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query นั้น
โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Parameter

1
เปิด Query Design ขึ้นมา. ด้วย parameter query คุณสามารถกำหนดได้ว่าเวลาเปิด query จะแสดงข้อมูลไหน อย่างถ้าฐานข้อมูลของคุณมีลูกค้าจากหลายจังหวัดหรือหลายประเทศ ก็ให้กำหนด parameter query ว่าจะให้แสดงลูกค้าจากเมืองไหนหรือประเทศไหน
2
สร้าง select query แล้วกำหนดตาราง. ใส่ช่องที่จะใช้ใน query ด้วยการดับเบิลคลิกที่ช่องในสรุปตาราง
3
ใส่ parameter ในส่วน Criteria. Parameter จะมี "[]" คร่อมไว้ โดยข้อความข้างในจะแสดงในหน้าต่างที่โผล่มาเวลาใช้ query เช่น ถ้าจะให้เลือกเมืองหรือประเทศ ก็คลิกใน cell ของ Criteria เพื่อกำหนดช่องเมืองหรือประเทศ แล้วพิมพ์ [Which city?] ลงไป
- คุณปิดท้าย parameter ได้ด้วย "?" หรือ ":" แต่ห้ามใช้ "!" หรือ "."
4
สร้าง query ที่มีหลาย parameter. คุณกำหนดผล query ได้ด้วยหลาย parameter เช่น ถ้าเป็นช่อง Date คุณกำหนดช่วงวันที่ได้โดยพิมพ์ Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]. ก็จะมีขึ้นมาถาม 2 หน้าต่างด้วยกันเวลาคุณใช้ query[2]
โฆษณา

สร้าง Query สำหรับสร้างตาราง

1
คลิกแถบ Create แล้วเลือก Query Design. คุณสามารถใช้ query ดึงข้อมูลจากตารางที่มี เพื่อใช้สร้างตารางใหม่ได้ สะดวกมากเวลาอยากแชร์บางข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลย่อยในฐานข้อมูล แต่ต้องสร้าง select query แบบปกติขึ้นมาซะก่อน
2
เลือกตารางที่จะดึงข้อมูลมา. ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณจะดึงข้อมูลมาใช้ หรือจะดึงมาจากหลายๆ ตารางก็ได้เหมือนกัน
3
เลือกช่องที่คุณจะใช้ข้อมูล. ในหน้าสรุปตาราง ให้ดับเบิลคลิกช่องที่จะใช้ เพื่อเพิ่มช่องลงใน query grid
4
กำหนด criteria. ถ้าเจาะจงเลือกบางข้อมูลจากช่อง ให้ตั้งค่า filter ในส่วนของ criteria ย้อนกลับไปดูรายละเอียดได้ที่ส่วนของ "Creating a Select Query with Criteria" ด้านบน
5
ลองทดสอบ query ให้ชัวร์ว่าแสดงผลตามที่คุณกำหนด. ก่อนจะสร้างตาราง ให้ลองใช้ query ให้แน่ใจว่าดึงข้อมูลมาถูกต้อง คุณปรับแต่ง criteria และช่องต่างๆ ได้จนกว่าจะได้ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ
6
เซฟ query. กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query ไว้ใช้ทีหลัง จะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ ให้คลิก query เพื่อเลือกอีกครั้ง แล้วคลิกแถบ Design
7
คลิกปุ่ม "Make Table" ในกลุ่ม Query Type. จะมีหน้าต่างโผล่ขึ้นมาให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ ก็ใส่ชื่อไป แล้วคลิก OK
8
คลิกปุ่ม Run. จะเป็นการสร้างตารางใหม่ด้วย query ที่คุณกำหนดไว้ ตารางจะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางซ้ายมือ
โฆษณา

สร้าง Append Query

1

เปิด query ที่สร้างไว้ก่อนหน้าขึ้นมา. คุณใช้ append query เพิ่มข้อมูลจากตารางอื่น ลงในตารางที่มีอยู่แล้วได้ สะดวกมากเวลาคุณอยากเพิ่มข้อมูลใส่ตารางที่สร้างด้วย make table query
2
คลิกปุ่ม Append ในแถบ Design. หน้าต่าง Append จะเปิดขึ้นมา ให้เลือกตารางที่คุณต้องการจะ append
3
เปลี่ยน criteria ของ query เพื่อให้ตรงกับข้อมูลที่จะเพิ่มเข้ามา. เช่น ถ้าคุณสร้างตารางด้วย criteria โดยใส่ "2010" ในช่อง Year ก็ให้เปลี่ยนเป็นปีที่ต้องการจะเพิ่มข้อมูล เช่น "2011"
4
กำหนดว่าอยากจะให้ข้อมูล append ตรงไหน. ขอให้เลือกช่องของแต่ละคอลัมน์ที่จะ append ให้ถูก เช่น ถ้าเปลี่ยนข้อมูลตามตัวอย่างข้างบน ข้อมูลก็ควรจะ append ไปที่ช่อง Year ในแถว Append To
5
เปิด query. คลิกปุ่ม Run ที่แถบ Design เพื่อเปิด query และใส่ข้อมูลลงตาราง คุณเปิดตารางได้เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่เพิ่มไปถูกต้องหรือไม่
โฆษณา

1
เลือกตารางที่จะสร้าง form. Form หรือแบบฟอร์ม ช่วยให้คุณรู้ข้อมูลของแต่ละช่อง รวมถึงสลับไปมาระหว่างบันทึก และสร้างบันทึกใหม่ได้อีกด้วย Form นั้นจำเป็นต่อการใส่ข้อมูลที่ต้องใช้เป็นเวลานานๆ เพราะหลายคนลงความเห็นว่าใช้งานง่ายกว่าตาราง
2
คลิกปุ่ม Form ในแถบ Create. จะเป็นการสร้าง form โดยอ้างอิงจากช่องต่างๆ ในตารางโดยอัตโนมัติ โดย Access จะสร้างช่องออกมามีขนาดเดิมเป๊ะๆ แต่จะปรับเองทีหลังก็ได้ แล้วย้ายปรับแต่งส่วนต่างๆ ของ form ตามใจชอบ
- ถ้าไม่อยากให้แสดงช่องไหนใน form เป็นพิเศษ ก็แค่คลิกขวาแล้วเลือก Delete ได้เลย
- ถ้ากำหนด relationship ให้ตารางไหนไว้ จะมี datasheet โผล่ขึ้นมาใต้แต่ละบันทึกข้อมูล เป็นการแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยงกันไว้ แบบนี้คุณจะได้แก้ไขข้อมูลที่เชื่อมกันไว้ได้ง่ายๆ เช่น คุณอาจพ่วงฐานข้อมูลของลูกค้าไว้กับบันทึกข้อมูลของเซลส์แต่ละคน
3
เคลื่อนย้าย form. ปุ่มลูกศรที่ด้านล่างสุดมีไว้ใช้สลับไปมาระหว่างบันทึกข้อมูล ระหว่างนั้นข้อมูลในบันทึกจะเข้าไปในช่องต่างๆ คุณกดปุ่มที่ขอบเพื่อสลับไปที่บันทึกแรกหรือบันทึกสุดท้ายตามสะดวก
4
คลิกปุ่ม datasheet เพื่อใช้ตาราง. จะอยู่ตรงมุมซ้ายบน คุณสามารถเปลี่ยนค่าต่างๆ ของตารางได้ด้วย form
5
เปลี่ยนแปลงบันทึกข้อมูลที่มี. คุณแก้ไขข้อความในช่องของแต่ละบันทึกได้เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง พอแก้ปุ๊บ ข้อมูลในตารางก็จะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ รวมถึงตารางอื่นๆ ที่เชื่อมกันอยู่ด้วย
6
เพิ่มบันทึกใหม่. คลิกปุ่ม "Add Record" ที่อยู่ใกล้ๆ กับปุ่ม navigation เพื่อสร้างบันทึกใหม่ที่ท้ายรายการ จากนั้นใช้ช่องเพื่อใส่ข้อมูลลงในบันทึกว่างที่อยู่ในตาราง คุณใช้วิธีนี้เพิ่มข้อมูลใหม่ได้ง่ายกว่ามุมมองแบบตารางเยอะ
7
เสร็จแล้วก็เซฟ form ได้เลย. อย่าลืมเซฟ form ด้วยการกด Ctrl + S ไว้ใช้งานใหม่ในภายหลัง เซฟแล้วจะไปโผล่ที่กรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ[3]
โฆษณา

1
เลือก table หรือ query ของคุณ. Report ใช้แสดงสรุปข้อมูลแบบรวดเร็วทันใจ คนมักนิยมใช้ทำสรุปรายได้หรือข้อมูลการจัดส่งสินค้าเป็นต้น แต่จริงๆ จะใช้ทำรายงานแบบไหนก็ได้ตามใจคุณ Report จะดึงข้อมูลมาจากตารางหรือ query ต่างๆ ที่คุณสร้างไว้นั่นแหละ
2
คลิกแถบ Create. เลือกชนิดของ report ที่จะสร้าง โดยคุณสามารถสร้าง report ได้หลายวิธีด้วยกัน จะให้ Access สร้าง report ให้อัตโนมัติ หรือจะสร้างเองก็ได้
- Report – คือการสร้าง auto-report โดยใช้ข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ แบบนี้จะไม่มีการจัดกลุ่มข้อมูล แต่ก็น่าจะเพียงพอแล้วสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็กของคุณ
- Blank Report – คือการสร้าง report ว่างที่คุณสามารถเติมข้อมูลเข้าไปได้ตามต้องการ โดยเลือกข้อมูลจากช่องไหนก็ได้มาสร้าง custom report
- Report Wizard – จะแนะนำขั้นตอนการสร้าง report ให้คุณ โดยคุณเลือก และจัดกลุ่มข้อมูลได้ แล้วค่อยปรับแต่งฟอร์แมต
3
กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลใน blank report. ถ้าคุณเลือกใช้ blank report คุณต้องกำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลด้วย อันดับแรกคือคลิกแถบ Arrange แล้วเลือก Property Sheet หรือจะกด Alt + Enter ก็ได้
- คลิกลูกศรชี้ลง ที่อยู่ถัดจากช่อง Record Source แล้วรายการตารางกับ query ทั้งหมดที่มีจะปรากฏขึ้น พอเลือกแล้วก็จะเป็นการกำหนดใช้กับ report นั้น
4
เพิ่มช่องลงใน report. พอมีแหล่งที่มาแล้ว ก็ถึงเวลามาใส่ช่องลงใน report ให้คลิกแถบ Format แล้วคลิก Add Existing Fields รายการ Field หรือช่องทั้งหมดที่มีก็จะโผล่มาในกรอบด้านขวามือ
- คลิกแล้วลากช่องที่ต้องการมาใส่ในกรอบ Design แล้วบันทึกก็จะมาโผล่ใน report พอใส่ช่องเพิ่มเติมเข้าไปแล้ว ก็จะไปเรียงกันกับช่องที่มีอยู่แล้วโดยอัตโนมัติ
- คุณปรับขนาดช่องได้ด้วยการคลิกที่ขอบ แล้วลากเมาส์ไป
- ลบช่องออกจาก report ได้โดยคลิกที่ heading แล้วกดปุ่ม Delete
5
เพิ่ม group ลงใน report. คุณใช้ Group จัดกลุ่มข้อมูลใน report ได้อย่างรวดเร็ว เพราะคุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้ เช่น คุณอาจจะ group การขายโดยแบ่งตามภูมิภาคหรือตามเซลส์แต่ละคน จัดกลุ่มข้อมูลได้สะดวกสบายด้วย Group นี่เอง
- คลิกแถบ Design แล้วคลิกปุ่ม Group & Sort
- คลิกขวาที่ส่วนไหนก็ได้ของช่องที่ต้องการเพิ่มใน group แล้วเลือก Group On จากในเมนู
- จะมีการกำหนด header ของแต่ละ group ขึ้นมา คุณสามารถเปลี่ยน header นี้ไปเป็นชื่อ group ที่คุณต้องการได้
6
เซฟแล้วแชร์ report ของคุณได้เลย. พอสร้าง report เสร็จแล้ว คุณสามารถเซฟ แล้วแชร์ หรือพิมพ์ออกมาได้เหมือนเอกสารทั่วไป เหมาะสำหรับแชร์ผลการประกอบการของบริษัทกับบรรดาผู้ลงทุน หรือแชร์ข้อมูลการติดต่อกับพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย[4]
โฆษณา

เคล็ดลับ

Microsoft Access นั้นทำงานแบบ "Backstage View" ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวเลือกต่างๆ ในเมนูเรียกฐานข้อมูลที่มี สร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือใช้คำสั่งเพื่อแก้ไขข้อมูลใดในฐานข้อมูลก็ได้

โฆษณา

คำเตือน

บาง feature ใน Access นั้นอาจใช้งานไม่ได้ ขึ้นอยู่กับชนิดของฐานข้อมูลที่คุณเลือกใช้ เช่น คุณจะแชร์ข้อมูลแบบ desktop-only ในเว็บไม่ได้ และ desktop feature บางอย่าง เช่น query total ก็จะไม่สามารถใช้ในฐานข้อมูลแบบเว็บไซต์ได้เช่นกัน

โฆษณา