บันทึกการทํางานประจําวัน excel

สูตร Excel นี้มีครบถ้วนทุก ๆ ด้าน สาลี่ต้องขอขอบพระคุณผู้จัดทำและผู้รวบรวมสูตรต่าง ๆ เหล่านี้จริงๆ ที่ทำให้ชีวิตของพวกเราง่ายขึ้น สำหรับการดาวน์โหลด คลิกไปที่หัวข้อเพื่อดาวน์โหลดกันได้เลยค่ะ รายชื่อ (1..,2...,3....) เป็นเพียงรายละเอียดภายในหัวข้อนั้นเท่านั้น ต้องคลิกที่ "หัวข้อ" นะคะ หากต้องการดาวน์โหลด 

ด้านสุขภาพ ฟิตเนส ความพร้อมของร่างกาย ดัชนีมวลกาย 

1.   หน่วยวัดเครื่องชั่งน้ำหนัก 
2.   แผนผังแสดงความฟิตสำหรับสตรี
3.   แผนผังแสดงความฟิตสำหรับบุรุษ
4.   ประวัติสุขภาพ
   
5.   ใบบันทึกโรคภูมิแพ้ 
6.   บันทึกสุขภาพสัตว์เลี้ยง
7.   ตารางสาเหตุของโรคภูมิแพ้และอาการ
8.   เครื่องมือติดตามความดันโลหิต
9.   การคำนวณเปอร์เซ็นต์ไขมันในอาหาร 

INVOICE ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้การขาย ใบแจ้งหนี้การบริการ สลิป ใบเสนอราคาพร้อมคำนวณภาษี

1.  ใบเสนอราคาพร้อมคำนวณภาษี
2.   ใบเสนอราคาโดยไม่รวมภาษี
   
3.   ใบสั่งซื้อที่มีภาษีขาย
4.   ใบสลิป
5.   ใบแจ้งหนี้พร้อมภาษีขายบางส่วนที่นำมาใช้
6.   ใบแจ้งหนี้พร้อมการคำนวณภาษี
7.   ใบแจ้งหนี้ที่คำนวณยอดรวม
8.   ใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่มีส่วนลดเงินมัดจำ
9.   ใบแจ้งหนี้การขายพร้อมภาษีและการคำนวณการขนส่งและการจัดการ
10.   ใบแจ้งหนี้การขายที่มีหมายเลขสินค้า 
11.   สูตรการสร้างใบเสร็จรับเงิน
12.   สูตรการสร้างใบกำกับภาษีและใบส่งของ
13.   สูตรการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า
14.   สูตรการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า อ้างอิงรหัสสินค้า
15.   ใบกำกับภาษี
16.   บิลเงินสด ใบกำกับภาษี

เอกสารกำหนดเวลาเข้ากะ บัตรลงเวลา ตารางทำงานรายสัปดาห์ของพนักงาน

1.   แผ่นแสดงเวลารายสัปดาห์
2.   ใบบันทึกเงินสดของเพ็ดตี้ 
3.   บัตรลงเวลาของพนักงาน
4.   ตารางเวลารายสัปดาห์พร้อมงานและการล่วงเวลา
5.   ตารางเวลารายสัปดาห์จำแนกตามลูกค้าและโครงการ
6.   ตารางเวลารายสัปดาห์
7.   ตารางการทำงานรายสัปดาห์
8.   กำหนดเวลาสำหรับกะของพนักงาน 
9.   สูตรคำนวณโบนัส
10.   สูตรคำนวณเงินเดือนกับค่าโอที
11.   สูตรการคิดค่าโอที

ชีวิตส่วนตัว รายการสินค้าที่ต้องซื้อ รายชื่อหนังสือที่อ่าน บันทึกการบริจาคเงิน งบประมาณการแต่งงาน ค่าใช้จ่ายรายเดือนของครอบครัว และอื่นๆ เมื่อโลกเปลี่ยน ธุรกิจก็ต้องเปลี่ยนตาม ระบบการทำงานก็ต้องปรับตัวเพื่อให้ทันกับธุรกิจ รวมถึงรูปแบบการทำงานแบบเดิม ๆ ก็ย่อมจะเปลี่ยนไป อีกทั้งการทำงานรูปแบบโครงการ (Project) ก็เพิ่มมากขึ้น แล้วเราในฐานะ HR จะทำอย่างไรดี ให้บริษัทสามารถติดตามผลงานของพนักงาน หรืองานโครงการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน วันนี้เลยอยากมาแนะนำการทำ ระบบการบันทึกการทำงาน (Timesheet Management) ทำง่าย ๆ ไม่ต้องยุ่งยาก แล้วยังช่วยให้งานในแต่ละแผนกหรืองานโครงการที่กำลังทำมีความคืบหน้าเพียงใด โดยเมื่อรวมข้อมูล (Data) ทั้งเดือน เราจะได้เห็นงานที่เป็นประจำ (Routine) ความสำเร็จของโครงการปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละวันของการทำงาน และ ปัญหาที่เกิดขึ้นของ Project อีกด้วยเราต้องยอมรับว่ามาการของวิกฤติไวรัส COVID-19 เป็นตัวเร่งปฏิกริยาให้บริษัทต่าง ๆ ต้องทำ Digital Transformation ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงให้ บริษัทเอกชน และภาคราชการก็ต้องปรับตัว หันมาใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการทำงานกันมากขึ้น มีการทำงาน  เทคโนโลยีดิจิทัลทั้งภาคเอกชน จนให้บริษัทน้อยใหญ่ ราชการเองก็ต้องปรับตัว ณ ที่พักอาศัย (Work from Home) มากขึ้น และทำให้ Remote Working เกิดความนิยมมากขึ้นอีกด้วย เพราะบางบริษัทมีการปรับนโยบายที่พนักงานสามารถนั่งทำงานได้ทุกที่ในออฟฟิศ (Flexible Office) และพนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงานก็สามารถทำงานได้ จนมีคำนิยามว่า Work everywhere กลับมาถูกพูดอีกครั้ง แล้วสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปมันส่งผลอย่างไรกับฝ่ายบุคคลบ้าง จึงขอยกอย่างเล็กน้อยเผื่อฝ่ายบุคคลอาจเริ่มนำไปปรับใช้กันครับ เช่น  (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); การปรับระบบการใช้ Digital Signature ร่วมกับแผนกเทคโลยีสารสนเทศในการออกประกาศต่าง ๆ รวมถึงการอนุมัติเอกสารภายในของผู้บริหารการทำเงินเดือนอาจเปลี่ยนเป็นใช้ระบบ E-Payment แทนการตีเช็คธนาคาร (Cheque) และนำฝากเข้าธนาคาร ในการเปลี่ยนจากระบบการใช้เช็ค (Cheque) เป็นระบบ E-payment แทน ทั้งนี้อาจต้องคุยกับทางแผนกบัญชีและการเงินในการเปลี่ยนวิธีการสั่งจ่ายกับทางธนาคาร รวมถึงพูดคุยถึงระบบโอนเงิน (Transfer money) กับทางธนาคารอีก เท่ากับช่วยบริษัทลดค่าใช้จ่ายในการซื้อ Cheque และประหยัดเวลาผู้บริหารสามารถอนุมัติการสั่งจ่ายเงินผ่านระบบ Online ได้เลยครับ การจัดฝึกอบรม อาจต้องเปลี่ยนการเรียนรู้โดยใช้สื่อออนไลน์ (Virtual Learning) ในการสอนและให้ความรู้พนักงาน รวมทั้งการหาหลักสูตรออนไลน์ เพื่อส่งพนักงานเข้าอบรม ซึ่งราคาก็จะประหยัดกว่าการเข้าเรียนแบบ Classroom และบางหลักสูตรก็ยังสามารถเรียนตอนไหนก็ได้อีกด้วยนะครับแล้วระบบการบันทึกการทำงาน (Timesheet Management) คืออะไร?

จริง ๆ แล้ว คือกระบวนการออกแบบ จัดเก็บ ประมวลข้อมูล และการนำมาใช้งาน ซึ่งเริ่มจากกระบวนการบันทึกการทำงานประจำวัน (Timesheet) เพื่อสรุปว่าตนเองได้ทำงานอะไรบ้างในแต่ละวัน ใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานในแต่ละงานหรือ Project ที่เรากำลังดำเนินการอยู่ครับ ซึ่งอาจจะส่งสรุปเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ก็ได้ให้กับแผนกที่รับผิดชอบในการติดตามการทำงานหรือความสำเร็จของโครงการ ซึ่งนอกจากนี้เองยังเอาไปใช้ในการประเมินผลงานก็ได้ ทางฝ่ายบุคคลยังเอาไปสรุปค่างานหรือดูภาระงาน (Work load) ของพนักงานได้ด้วย ซึ่งสามารถอ่านเพิ่มเติมในบทความการคำนวนได้ใน “การทำ Work from Home จะทำอย่างไรให้รู้ว่าบริษัทได้งาน [Timesheet management]” 

การทำ Work from Home จะทำอย่างไรให้รู้ว่าบริษัทได้งาน [Timesheet management]

จากนโยบายเหล่านี้เองทางผู้บริหารอาจให้ทางฝ่ายบุคคล ช่วยดูแลพนักงานและติดตามผลงานพนักงาน รวมถึงมีหน้าที่รวบรวมและเก็บข้อมูลใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) พร้อมแนะนำให้คำปรึกษารวมถึงจัดทำคู่มือการเขียนให้กับพนักงาน

เราจึงขอแนะนำวิธีการเขียนง่าย ๆ ผ่าน Concept ที่ว่า “เขียนฟอร์มอย่างไร ให้นายเข้าใจและเรากลับมาอ่านแล้วรู้เรื่อง?” ซึ่งเมื่อผู้บังคับบัญชาอ่านใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) ก็สามารถตรวจสอบ จะทำให้เห็นผลการทำงานของพนักงานอย่างชัดเจน รวมถึงตัวพนักงานกลับมาอ่านงานตนเองก็จะเห็นว่าตนเองทำอะไรไปบ้างในช่วงการทำงาน ณ ที่พักอาศัยครับ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองก็สามารถใช้จุดนี้เองในการรวบรวม Data และสามารถมาสรุปผลลัพธ์เหล่านี้ได้อีกด้วย โดยวันนี้จะขอแนะนำวิธีการใบบันทึกการทำงาน แบบง่าย ๆ สำหรับ HR ซึ่งสามารถทำผ่าน Word หรือ Excel แล้วเก็บใน Share Drive หรือ ส่งหัวหน้างาน โดยบริษัทที่ไม่ต้องลงทุนเพิ่มเติม ทั้งนี้ถ้าองค์กรที่มีความพร้อมอาจทำผ่าน Program อื่นก็ได้ ดังตัวอย่างนี้ 

(Date)

(Task)

จากตัวอย่าง ถ้ามองว่ายังไม่เพียงพอหรือละเอียดพอ ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถปรับเพิ่มได้ครับ นอกจากนี้ขอแนะนำการเขียนง่ายด้วย 5 วิธีดังนี้

การเขียนนี้ขอให้นึกเสมอทุกครั้งที่เขียนว่าจะอย่างไรให้คนอื่นอ่านเข้าใจ และนายอ่านรู้เรื่อง หรืออาจจะเขียนง่ายๆ ด้วย SMART ดังนี้

แต่ที่แน่ ๆ ขอแนะนำให้ฝ่ายบุคคล ควรทำคู่มือการให้พนักงานเข้าใจและเป็นต้นแบบให้พนักงาน รวมถึงการสอนและทำความเข้าใจรวมถึง บอกวัตถุประสงค์ของการทำ เพื่อลดกระแสต่อต้านของพนักงาน

เช่น การทำใบสรุปการทำงานจะช่วยผลักดันให้เห็นผลงานได้ชัดเจนมากขึ้น และสามารถนำไปคุยกับหัวหน้างาน รวมถึงอาจใช้เพื่อเป็นหลักฐานการทำงานและผลงานเพื่อใช้ประเมินประจำปีก็ได้ (มีแต่ประโยชน์เลยใช่ไหมหละ) 

อีกทั้งหัวหน้างานเองก็จะได้รู้การทำงานของทีม ในช่วงการ Work from Home หรือ Remote Working รวมถึงช่วยยังสามารถวิเคราะห์งานของทีม ว่าทำได้เต็มประสิทธิภาพหรือ อาจจะทำงานมากเกินไปหรือไม่ครับ 

นอกจากนี้กรณีที่พนักงานมีการลงข้อมูลเรื่องสุขภาพ หัวหน้างานเองก็จะได้ใช้ไว้คุยกันพนักงานเรื่องการดูแลสุขภาพของพนักงาน และแสดงความห่วงใยต่อลูกทีมของท่านอีกด้วยครับ (แบบนี้ก็จะเห็นข้อดีมากขึ้นอีก) เมื่อเห็นผลลัพธ์ (Outcome) แบบนี้เรามาตั้งใจสอนและเขียนใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) กันเถอะครับ