ต วอย าง work instruction ม ร ปภาพ

1 การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual)

2 ภาพรวมด านเอกสารภายในองค กร (DOCUMENTATION OVERVIEW) 1. ค ม อค ณภาพ (Quality Manual) 2. ระเบ ยบปฏ บ ต ค ม อการปฏ บ ต งาน (Procedure Manual/Work Manual) 3. ว ธ การท างาน (Work Instruction) 4. เอกสารจากภายนอกท จ าเป นต องใช ในการปฏ บ ต งาน (Support Document)

3 โครงสร างของระบบเอกสารในองค กร 1. ค ม อค ณภาพ (Quality Manual) 2. ระเบ ยบปฏ บ ต ค ม อการปฏ บ ต งาน (Procedure Manual/Work Manual) 3. ว ธ การท างาน (Work Instruction) 4. เอกสารจากภายนอกท จ าเป นต องใช ในการปฏ บ ต งาน (Support Document) เช น แบบฟอร ม, บ นท กและเอกสารสน บสน น

4 ค ม อการปฏ บ ต งาน (WORK MANUAL) เปร ยบเสม อนแผนท บอกเส นทางการท างานท ม จ ดเร มต นและ จ ดส นส ด ของกระบวนการ ระบ ถ งข นตอนและรายละเอ ยดของกระบวนการต าง ๆ ม กจ ดท าข นส าหร บงานท ม ความซ บซ อน ม หลายข นตอน และเก ยวข อง ก บหลายคน สามารถปร บปร งเปล ยนแปลงเม อม การเปล ยนแปลงการ ปฏ บ ต งาน ท งน เพ อให ผ ปฏ บ ต งานไว ใช อ างอ งม ให เก ดความผ ดพลาด ในการปฏ บ ต งาน

5 ว ตถ ประสงค ในการจ ดท า ค ม อการปฏ บ ต งาน 1. เพ อให การปฏ บ ต งานในปจจ บ นเปนมาตรฐานเด ยวก น 2. ผ ปฏ บ ต งานทราบและเข าใจว าควรท าอะไรก อนและหล ง 3. ผ ปฏ บ ต งานทราบว าควรปฏ บ ต งานอย างไร เม อใด ก บใคร 4. ใช เปนเอกสารอ างอ งในการท างาน 5. ใช เป นส อในการประสานงาน

6 ประโยชน ของค ม อการปฏ บ ต งาน 1. ช วยลดการตอบค าถาม 2. ช วยลดเวลาในการสอนงาน 3. ช วยเสร มสร างความม นใจในการท างาน 4. ช วยลดความข ดแย งท อาจจะเก ดในการท างาน 5 ช วยในการปร บปร งงานและออกแบบกระบวนงานใหม

7 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 1. ว ตถ ประสงค (Objectives) เร องน ข นมา เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งว ตถ ประสงค ในการจ ดท าเอกสาร ต วอย าง ว ตถ ประสงค ของการจ ดท าค ม อปฏ บ ต งาน : ค ม อบรรจ พน กงาน 1. เพ อใช เปนค ม อปฏ บ ต งานการบรรจ พน กงานมหาว ทยาล ย 2.เพ อเปนเอกสารแสดงว ธ การปฏ บ ต งานท สามารถถ ายทอดให ก บผ ปฏ บ ต งานท กคน และ สามารถปฏ บ ต งาน ทดแทนก นได อย างถ กต อง ไม ก อให เก ดความส บสน ความเข าใจท คลาดเคล อน และ เปนไปในแนวทางเด ยวก น 3.เพ อเปนข อม ลประกอบการปฏ บ ต งานของมหาว ทยาล ยเช ยงใหม และผ ปฏ บ ต งานด าน บร หารงานบ คคลของ มหาว ทยาล ยเช ยงใหม

8 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 2. ขอบเขต (Scope) เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งขอบเขตของกระบวนการในค ม อว า ครอบคล มต งแต ข นตอนใด ถ งข นตอนใด หน วยงานใด ก บใคร ท ใด และเม อใด ต วอย าง ต วอย างขอบเขตเร อง :ค ม อการตรวจสอบภายใน ระเบ ยบการปฏ บ ต น ครอบคล มข นตอนการตรวจสอบภายในของผ ตรวจสอบภายในและผ ร บการตรวจสอบ ต งแต การวางแผนการตรวจสอบ การด าเน นการตรวจสอบ การจ ดท ารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจ ต ดตามซา

9 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 3. ค าจ าก ดความ (Definition) เปนการช แจงให ผ อ านทราบถ งค าศ พท เฉพาะซ งอาจเปนภาษาไทยหร อ ภาษาอ งกฤษ หร อ ค าย อ ท กล าวถ งภายใต ระเบ ยบปฏ บ ต น น ๆ เพ อให เปนท เข าใจ ตรงก น ต วอย าง PO ค อ ใบส งซ อ ค อ ( Purchase Order ) หมายถ ง ใบส งซ อส นค า หร อ ใบ po แบบฟอร มใบส งซ อ เปนเอกสารข อ ตกลงหร อส ญญาในเช งพาณ ชย ท ออกโดยผ ซ อเพ อส งซ อพ สด ส นค าหร อบร การจากผ ขาย โดยระบ ชน ด จ านวน และ ราคา พร อมท งอาจจะรวมถ งเง อนไขต างๆ ตามท ได ตกลงก บผ ขาย PR ค อ ใบขอซ อ ค อ ( Purchase requisition ) หมายถ ง เอกสารท บอกถ งความต องการในการจ ดซ อ ว าต องการ อะไรบ าง เพ อให ฝายจ ดซ อ ไปจ ดหาร ว ต ด บ ส นค า หร อ ส งของท ต องการ เพ อเปร ยบเท ยบราคา หร อ ความเร วใน การจ ดส งส นค า ของแต ละเจ า

10 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 4. หน าท ความร บผ ดชอบ (Responsibilities) เปนการช แจงให ผ อ านทราบว าม ใครบ างท เก ยวข องก บระเบ ยบปฏ บ ต น น ๆ โดยม กจะเร ยงจากผ อ านาจหร อต าแหน งส งส ดลงมา ต วอย าง 1. คณบด ม หน าท อน ม ต เห นชอบ ส งการ และลงนามหน งส อ 2. เลขาน การคณะ ม หน าท พ จารณาส งการ โดยบ นท กส งการ บ นท กต ดต อในหน งส อร บให หน วยงานร บทราบ ประสาน / ปฏ บ ต 3.งานบร หารท วไป หน วยสารบรรณ ม หน าท 3.1 ว เคราะห หน งส อเพ อมอบหมายให เจ าหน าท ด าเน นการตามระบบงานสารบรรณ 3.2 การผล ตหน งส อตามกระบวนการงานสารบรรณ 3.3 ตรวจสอบการบ นท กย อเร อง บ นท กความเห นในหน งส อร บ 3.4 ตรวจสอบการร างและพ มพ หน งส อส ง 3.5 ร บหน งส อ เอกสาร บ นท กข อความ ท ผ บร หารพ จารณาส งการแล วด าเน นการแจ ง/ปฏ บ ต ตามค าส ง

11 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 5. ระเบ ยบปฏ บ ต /ข นตอน (Procedure) เปนการอธ บายข นตอนการท างานอย างละเอ ยด ว าใคร ท าอะไร ท ไหน อย างไร เม อใด โดยสามารถจ ดท าได ใน ร ปแบบต าง ๆ ได แก การใช ข อความอธ บาย การใช ตารางอธ บาย การใช แผนภ ม และ การใช Flowchart ต วอย าง ข นตอนการปฏ บ ต งาน 1.ร บเร อง 1.1 เจ าหน าท งานสารบรรณร บหน งส อจากหน วยงานภายใน / ภายนอก /เอกชน / บ คคลท วไป 1.2 กรณ ไม ถ กต อง เช น ไม ม ลายนามผ ลงนามในหน งส อ ไม ลงว นท ไม ออกเลขท หร อ ส งผ ดหน วยงาน ให ส งค น 2. ตรวจสอบและลงทะเบ ยน 2.1 เจ าหน าท งานสารบรรณลงทะเบ ยนร บหน งส อด วยระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 2.2 ตรวจรายการส งท ส งมาด วย (ถ าม ) ครบถ วนให ลงประท บตรา ร บหน งส อ ลงว นท แล วค ดแยกหน งส อส งออกแต ละฝาย

12

13

14 แผนผ งการปฏ บ ต งาน Work Flow แผนผ งการปฏ บ ต งาน (Work Flow) : การระบ การใช ส ญล กษณ ต างๆ ในการเข ยนแผนผ งการท างาน เพ อให เห นถ งล กษณะ และความส มพ นธ ก อนหล งของแต ละข นตอนในกระบวนการท างาน ท จะเปนประโยชน ในการช วยท าความเข าใจกระบวนการท างานท ง ายข น และแสดงให เห นภาพความส มพ นธ ระหว างบ คคลท เก ยวข อง cr: พอ.หญ ง อารยา พ นทร ยพ

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 6. เอกสารอ างอ ง เอกสารอ างอ ง (Reference Document) : เปนการช แจงให ผ อ านทราบว าม เอกสาร อ นใดท ต องใช ประกอบค ก น หร อใช อ างอ งถ งก น เพ อให การปฏ บ ต งานน นม ประส ทธ ภาพ และสมบ รณ เช น ระเบ ยบปฏ บ ต เร องอ น พระราชบ ญญ ต กฎหมาย กฎระเบ ยบ หร อว ธ การ ท างาน เปนต น

36 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 7. แบบฟอร มท ใช แบบฟอร มท ใช (Forms) : เปนการช แจงให ผ อ านทราบถ งแบบฟอร ม ต างๆ ท ใช ในการปฏ บ ต งาน หร อบ นท กข อม ล ในการปฏ บ ต งานของ กระบวนการน นๆ ส าหร บต วอย างแบบฟอร มให แสดงไว ในภาคผนวก

37 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 8.ข อเสนอแนะ/ เทคน คในการปฏ บ ต งาน/ ปญหาอ ปสรรค แนวทางในการแก ไขและพ ฒนางาน ข อเสนอแนะ/ เทคน คในการปฏ บ ต งาน/ ปญหาอ ปสรรค แนวทาง ในการแก ไขและพ ฒนางาน : เปนการช แจงให ผ อ านทราบว าม ข อเสนอ แนะ เทคน คในการปฏ บ ต งาน ตลอดจนแนวทางในการแก ไขกรณ เก ด ปญหา หร อแนวทางการพ ฒนางาน

38 องค ประกอบของค ม อการปฏ บ ต งาน 9.ภาคผนวก เปนการแสดงรายการข อม ล เอกสาร แบบฟอร ม กฎหมาย ระเบ ยบ หร ออ นๆ ท เก ยวข องก บการปฏ บ ต งาน และรวบรวมไว ใน ท ายเล มค ม อการปฏ บ ต งาน

39 ต วอย างค ม อปฏ บ ต งาน