นโยบายที่ดีของการจัดซื้อจัดหาควรมีอะไรบ้าง

ในการทำงานจัดซื้อจัดจ้างนั้น การมีความเข้าใจในเนื้องานที่ทำแบบ end-to-end จะทำให้เรามองเห็นภาพใหญ่ในการจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น กล่าวคือ เราจะเข้าใจว่างานเราสำคัญอย่างไร ส่งผลกระทบอย่างไรใน Value chain และทำให้มีขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน และนี่คือ 8 เรื่องสำคัญที่ชาวจัดซื้อจัดจ้างควรรู้ในการทำงาน

1. ความเข้าใจในเรื่องกลยุทธ์จัดซื้อจัดจ้าง – กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างคือการตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดซื้อแล้วหา what to do หรือขั้นตอนการทำเพื่อที่จะบรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายนั้นๆ เช่น เป้าหมายขององค์กรคือการลดต้นทุน (cost saving) กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างจะต้องคิดว่าองค์กรจะต้องทำอย่างไรเพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้น เช่น องค์กรจะซื้อของในตลาดไหน จะซื้อกับซัพพลายเออร์กี่ราย รูปแบบสัญญาการซื้อขาย ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อผู้ขาย คุณลักษณะของซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและคุณลักษณะของพนักงานจัดซื้อที่เหมาะสมกับแต่ละกลยุทธ

2. การทำ Category Management – การวางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อของสินค้าและบริการแต่ละประเภท ซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กร วัตุประสงค์องค์กร โดยการวิเคราะห์สภาพตลาด การแข่งขันของผู้ซื้อและผู้ขาย อำนาจการเจรจาต่อรองของอค์กรกับซัพพลายเออร์ และวิธีการจัดซื้อในปัจจุบัน ซึ่งการทำ Category Management จะทำให้เห็นโอกาสและความเสี่ยงของสินค้าและบริการแต่ละประเภท ยกตัวอย่างเช่น กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างเพื่อการลดต้นทุน (Cost saving) อาจทำได้โดยการเจรจาต่อรองสัญญาระยะยาว หรือการหาซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ เพื่อจะ balance power และบริหารความเสี่ยง

3. การทำความเข้าใจ Spend profile – การเป็นนักจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพที่ควรทำความเข้าใจในวัตถุดิบที่จะจัดซื้อ เข้าใจว่าในพอร์ตโฟลิโอของบริษัทมีการจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบหรือบริการชนิดใดไปบ้าง หรือที่เราเรียกว่า Spend profile หากนักจัดซื้อจัดจ้างมีความเข้าใจใน Spend profile ของบริษัทก็จะทำให้การจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. การทำ Procurement data analytics – การเก็บรวบรวมข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างมาวิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึก ทางหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างสามารถนำข้อมูลเชิงลึกนี้มาเป็นตัวนำทางในการปรับปรุงกลยุทธ์และใช้เป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ การทำ Procurement data analytics นั้นเป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรงในยุคนี้ หากองค์กรใดไม่ให้ความสำคัญในการทำ Procurement data analytics แล้ว อาจจะทำให้อัตราการแข่งขันและประสิทธิภาพในการจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างลดลง

6. ความเข้าใจเรื่อง Total Cost of Ownership (TCO): เพราะว่าการซื้อของ นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีจะไม่ได้ดูแค่ราคาซื้อขายเท่านั้น แต่ต้องดูไปถึง Total Cost of Ownership (TCO) หรือ ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ นั่นคือ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องจลอดช่วงอายุการใช้งานของสินค้าหรือบริการนั้นๆ เพราะฉะนั้น นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีควรใช้ Total Cost of Ownership มาเป็นต้นทุนในการตัดสินใจในการจัดซื้อจัดจ้าง

7. Procurement KPI (Key Performance Indicator หรือตัวชี้วัด): ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ส่วนหนึ่งมาจากประสิทธิภาพของงานจัดซื้อจัดจ้างซึ่งสามารถมองได้ทั้งหมดผ่าน 3 มุมมองนี้ที่ควรพิจารณา อันดับแรก เราต้องเข้าใจว่าความคาดหวังของ Top Management ในระดับองค์กรก่อนว่ามีความคาดหวังอย่างไรกับงานจัดซื้อจัดจ้าง เช่น ความหวังว่างานจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มยอดขาย กำไรมากขึ้น เป็นต้น จากนั้นตามมาด้วยความคาดหวังของ Stakeholders เช่น On time delivery, Fit to purpose quality เป็นต้น และสุดท้ายคือระดับของกระบวนการทำงานหรือ Process ที่รวดเร็ว ถูกต้องแม่ยำ โปร่งใสและตรวจสอบได้ เป็นต้น การจัดทำ KPI แล้ว ควรจะต้องมีการวัดอย่างเข้มข้นเพื่อที่จะได้ปรับปรุงต่อไป ตัววัดที่ดีควรวัดทั้งทางด้าน Efficiency และ Effectiveness ทั้งสองอย่างพร้อมกัน เช่น งานเสร็จ แต่งานเสร็จแบบไม่มีคุณภาพมันก็ไม่ได้

8. การเจรจาต่อรอง (Negotiation) : การเจรจาต่อรองเป็นอีกทักษะที่สำคัญอย่างมากอีกทักษะหนึ่งของนักจัดซื้อจัดจ้าง การเจรจาต่อรอง เป็นทั้ง Art & Science คือเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์สถานการณ์หลาย ๆ ด้านเพื่อการรู้เขา-รู้เรา การตั้งคำถาม การฟัง การเล่าเรื่อง การเลือกใช้เทคนิคการโน้มน้าว การใช้ Negotiation Tactics ตลอดจนแผนงานการติดตาม Agreement ที่ตกลงกัน ทั้งนี้เน้นที่ทั้งสองฝ่ายได้ผลประโยชน์ร่วมกันมากกว่าเพื่อทำให้ทั้งคู่เติบโตแบบยั่งยืนกันต่อไปในอนาคต

นอกจากเรื่องสำคัญ 8 เรื่องที่อธิบายไปในข้างต้นแล้ว หน่วยงานจัดซื้อควรได้รับการอบรมอยู่เสมอๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เป็น Technical skill (Functional competency) ของหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างและ Soft skill หรือทักษะที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้างควรมี การที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง หน่วยงานผู้ใช้ (Users) และผู้บริหารได้รับการอบรมเรื่องเหล่านี้ จะทำให้พวกเค้ามองเห็นงานจัดซื้อจัดจ้างเป็นภาพเดียวกันและสามารถนำความรู้มาต่อยอดและปรับปรุงพัฒนางานจัดซื้อให้ก้าวหน้ายิ่งๆขึ้นไป

สำหรับพี่ๆ ที่เป็นเพื่อนกับ YELLO แต่ไม่ได้ไปร่วมงานอย่าเพิ่งเสียใจ วันนี้เยลลี่ได้นำความรู้ หัวใจของฝ่ายจัดซื้อ หรือที่เรียกว่า 7Rs มาฝากพี่ๆ จัดซื้อ รวมถึงพี่ๆ ผู้รับเหมามาให้ได้อ่านกันจ้า

 หัวใจของงานจัดซื้อ 7R’s 

1. Right Quality ซื้อให้ได้คุณภาพ

คือการกำหนดคุณสมมัติที่ต้องการขอหน่วยงาน หรือคุณภาพที่ได้นับจากการทำงานตามที่ต้องการ นักจัดซื้อจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการช่วย กำหนดคุณสมบัติของส่ิงที่ต้องการ เพื่อที่จะสามารถจัดหาและเปรียบเทียบคุณสมบัติได้ถูกต้อง

2. Right Quantity ซื้อสินค้าให้ได้ปริมาณ จำนวนตามความต้องการ

คือเราจะต้องคำนึงการวางแผนในการสั่งซื้อ คาดเดาความต้องการในอนาคต เพื่อลดปัญหาและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการสั่งซื้อ

3. Right Time ส่งสินค้าให้ได้ในเวลาที่ต้องการ

หมายถึงการกำหนดเวลาในการส่งสินค้า ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญในกิจกรรมต่างๆ ของบริษัท โดยหากมีการส่งสินค้าช้ากว่ากำหนดอาจส่งผลให้โครงการหรือกระบวนการผลิตของบริษัทหยุดชะงัก เพราะงั้นนักจัดซื้อต้องระบุเวลาที่ใช้ในการจัดส่งที่แน่นอน

4. Right Price การซื้อสินค้าที่ได้ราคายุติธรรมเหมาะสม

การซื้อของไม่ได้มีแค่ซื้อให้ราคาถูกที่สุดเสมอไป แต่เราต้องดูปัจจัยหลายอย่างที่มีผลต่อองค์กรของเราด้วย ไม่ว่าจะเป็นคุณภาพ ความคุ้มค่าของสินค้า จึงต้องเป็นสินค้าที่มีราคาที่ยุติธรรม ผู้ขายมีกำไรและผู้ซื้อได้ประโยชน์จากสินค้านั้นๆ

5. Right Place ส่งสินค้าได้ตามสถานที่ที่ต้องการ

เราควรระบุสถานที่การจัดส่งเพื่อให้ได้สินค้าหรือวัตถุดิบที่ถูกต้องตามคุณภาพ มีปริมาณที่ครบถ้วน เวลาที่จะจัดส่งสามารถส่งได้ตามเวลาหรือไม่ ฝ่ายจัดซื้อจะต้องระบุรายละเอียดเหล่านี้ชัดเจน

6. Right Source ซื้อสินค้าจากแหล่งที่เชื่อถือได้

เราควรตรวจสอบประวัติของผู้ขายเพื่อดูความน่าเชื่อถือ สามารถดูได้จากกระทรวงพานิชย์ กระทรวงการคลัง หรือจากเว็บไซต์ขายของต่างๆ เพื่อดูความมั่นคง ชื่อเสียง รวมถึงงบการเงินของบริษัท ความน่าเชื่อถือของผู้ขายจะต้องส่งสินค้าได้ถูกต้อง รวดเร็ว ถูกสถานที่ มีการดูและและรับประกันสินค้า

7. Right Service การบริการที่น่าเชื่อถือ

มีการให้บริการที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ตามที่คาดหวังไว้ มีการบริการหลังการขาย ไม่ว่าจะเป็นซ่อมและเปลี่ยนอะไหล่ฟรี มีอุปกรณ์ทดแทนขณะซ่อม เป็นต้น

จะเห็นได้ว่าหลัก 7Rs ที่เป็นหัวใจของการจัดซื้อไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เยลลี่เชื่อว่าพี่ๆ จัดซื้อรวมไปถึงพี่ๆ ผู้รับเหมาจะสามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างแน่นอน และเพื่อเป็นการช่วยพี่ๆ จัดซื้อและผู้รับเหมาอีกหนึ่งระดับ ให้ YELLO วัสดุก่อสร้างออนไลน์ เป็นผู้ช่วยของพี่ๆ ในการหาวัสดุก่อสร้างที่มีคุณภาพในราคาที่ย่อมเยาให้พี่ๆ นะคะ