เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาท อย่างไร บาง ต่อองค์การ

ปัจจุบันนี้ การพัฒนาทางเทคโนโลยีต่าง ๆ มีความก้าวหน้าอย่างมาก เทคโนโลยีสารสนเทศกลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการดำเนินชีวิตในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การซื้อของออนไลน์ หรือการสั่งสินค้าจากต่างประเทศ การนำเข้าสินค้าจากจีน ตาม เว็บไซต์ Taobao หรือเว็บไซต์ต่าง ๆ การค้นหาข้อมูล รวมถึง การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาพัฒนาธุรกิจในด้านต่าง ๆ

เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การนำคอมพิวเตอร์ หรือ อุปกรณ์โทรคมนาคมต่าง ๆ มาเพื่อใช้ในการ จัดเก็บข้อมูล ค้นหา ส่งผ่าน และดำเนินการข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้เราสามารถได้รับประโยชน์สูงสุด เช่น การโทรวิดีโอทางไกล การใช้งาน Messengerในการติดต่อสื่อสาร การท่องอินเตอร์เน็ต ค้นหาข้อมูลความรู้ ล้วนแล้วแต่เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งสิ้น

การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างมากมาย เช่นการใช้ระบบสารสนเทศในการเก็บบันทึกข้อมูลต่าง ๆ แทนการจดบันทึกลงในกระดาษ การตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้า การใช้ระบบสารสนเทศตรวจสอบการทำบัญชี หรือการใช้ระบบบัญชีในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์นั่นเอง

ไม่ใช่เพียงการนั่งทำงานหน้าคอมพิวเตอร์อย่างเดียวเท่านั้น การใช้ระบบสารสนเทศมาทำงานภายในองค์กรยังสามารถช่วยเกี่ยวกับธุรกิจการขนส่ง หรือ ธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทางด้านภูมิศาตร์ เช่น การใช้ข้อมูลสภาพภูมิอากาศ แผนที่ ข้อมูลพื้นที่ และอื่น ๆ ก็สามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ได้เพื่อให้การทำงานมีความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยพัฒนาการทำธุรกิจแบบกลุ่ม คือการใช้เทคโนโลยีมาประยุกต์ให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ช่วยในการสื่อสาร เช่นการประชุมทางออนไลน์ หรือ การส่งไฟล์ข้อมูลต่าง ๆ เพื่อการปรึกษาธุรกิจ หรือ การทำแผนงานต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพราะเราสามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เป้นตัวกลางในการส่งต่อข้อมูลไปยังบุคคลอื่น ๆ ภายในอค์กรที่เราต้องการ ง่าย และรวดเร็วกว่า เช่นในช่วงที่ผ่านมา ที่มีการระบาดของเชื้อไวรัส โควิด-19 เทคโนโลยีสารสนเทคก็ช่วยให้การทำงาน การประชุม การสื่อสาร โดยที่เราไม่ต้องเดินทางไปทำงาน ทั้งปลอดภัยและมีประโยชน์อย่างมากเลยทีเดียว 

นอกจากนั้นแล้ว เทคโนโลยีสารสนเทศ ยังมีส่วนช่วยในกระบวนการ การตัดสินใจ ให้การตัดสินใจต่าง ๆ ได้รับคุณค่าและสิ่งตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุด การตกลงตัดสินใจในการทำสิ่งต่าง ๆ ทางธุรกิจนั้น มักเป็นการตัดสินใจที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบเป็นอย่างมาก ดังนั้น หากเราสามารถค้นหาข้อมูล ศึกษา และเปรียบเทียบผลลัพท์ต่าง ๆ ประกอบการตัดสินใจ ก็สามารถทำให้การตัดสินใจต่าง ๆ ทำได้ง่ายมากขึ้น และการตัดสินใจได้ผลดีมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ไม่เพียงแต่การตัดสินใจภายในองค์กรเท่านั้น รวมไปถึงการตัดสินใจในด้านอื่น ๆ ด้วย เช่น การตัดสินใจในการซื้อสินค้าต่าง ๆ ก็ย่อมมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการเปรียบเทียบราคา คุณภาพสินค้าประกอบการตัดสินใจ เป็นต้น

ปัจจัยสำคัญข้อสุดท้าย ที่สามารถที่สามารถพัฒนาองค์กรให้มีความก้าวหน้าอย่างมาก คือ การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาเป้นตัวช่วยในการพัฒนาปัญญาประดิษฐ์ต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น สามารถขยายระบบการทำงานให้กว้างมากยิ่งขึ้น เช่น การพัฒนาเครื่องจักรต่าง ๆ มาใช้ในการผลิตสินค้า การผลิตหุ่นยนต์ การพัฒนาระบบสั่งการด้วยเสียงต่าง ๆ ซึ่งเหล่านี้เป็นการดึงเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาพัฒนาทั้งสิน ทำให้องค์กรมีความก้าวหน้า มีความทันสมัย สามารถช่วยลดแรงงานของคนลงได้ เพิ่มความแม่นยำในการทำงานต่าง ๆ ได้มากกว่านั่นเอง

เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันนอกจากจะมีความล้ำสมัยมากแล้ว ยังสามารถหาซื้อได้ง่าย และมีราคาที่ถูกมาอีกด้วย เราสามารถเลือกซื้ออุปกรณ์สารสนเทศต่าง ๆ ได้จากหลายช่องทางอย่างมาก รวมถึงการเลือกซื้อสินค้าออนไลน์ก็เป็นที่นิยมอย่างมากเช่นกัน เพราะ การสั่งซื้อสินค้าทางออนไลน์ปัจจุบัน มีราคาที่ต่ำกว่าตามตลาดหรือห้างสรรพสินค้าพอสมควร เช่น การสั่งสินค้าในเว็บไซต์ https://taobao.ttpcargo.com/ เราสามารถเลือกซื้อสินค้า อุปกรณ์สารสนเทศเหล่านี้มาเพื่อใช้กับธุรกิจของเราก็ด้เช่นกัน เพราะเป็นเว็บไซต์ที่มีมาตรฐาน และมีสินค้าให้เลือกมากมายหลายรายการเลยทีเดียว

    ก่อนอื่นต้องรู้จักบทความของเทคโนลียีก่อน อ่านเพิ่มเติม:บทบาทของเทคโนโลยีเครือข่ายกับองค์กรการนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ใน การพัฒนาองค์กรสามารถทำได้หลายระดับและหลายรูปแบบ เช่น การนำไปจัดระบบกระบวนการผลิตอัตโนมัติ (Automation) ในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์โดยนำ เทคโนโลยีมาใช้ในการพัฒนาองค์กร ดังต่อไปนี้

การพัฒนาโครงสร้างการบริหาร
     ในปัจจุบันหลายๆ องค์กรให้ความสนใจกับการพัฒนาองค์กร โดยเฉพาะการปรับปรุงโครงสร้างการบริหาร บ้างก็ยุบรวมหน่วยงาน บ้างก็แยกหน่วยงานออกมา บ้างก็ตั้งหน่วยงานกลางขึ้นมาสนับสนุนและประสานงาน ซึ่งในอดีตเราอาจจะต้องมีทีมงานขึ้นมาทำหน้าที่เป็นพิเศษและต้องใช้เวลาหลาย วันหรือเป็นสัปดาห์เพื่อศึกษาและวิเคราะห์ผลกระทบที่เกิดขึ้น แต่ในปัจจุบันมีซอฟท์แวร์หลายๆ บริษัทที่พัฒนาการใช้งานในด้านของการจัดโครงสร้างองค์กรขึ้นมา โดยให้ผู้บริหารสามารถทดลองปรับเปลี่ยนองค์กรเพียงแค่คลิกเมาท์แล้วไปวาง หน่วยงานที่ต้องการไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานนั้นๆ ทั้งหมดก็จะถูกปรับเปลี่ยนไปทั้งข้อมูลตำแหน่ง ข้อมูลหน่วยงาน และข้อมูลผู้บังคับบัญชาโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นต่อการปรับปรุงโครง สร้างองค์กรได้ง่ายและชัดเจนมากขึ้น  อ่านเพิ่มเติม : ลักษณะการบริหารงานยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ

การพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร
     เทคโนโลยีสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรได้โดยรวดเร็วและ ถึงตัวบุคคลมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างที่เกิดขึ้นจริงก็คือ ที่โรงพยาบาลแห่งหนึ่งที่มีการประชุมระหว่างแพทย์กับพยาบาลเป็นประจำทุก สัปดาห์ ซึ่งวิธีการนัดประชุมก็คือทำเป็นจดหมายและโทรศัพท์แจ้ง ในขณะประชุมก็มีเจ้าหน้าที่หนึ่งคนบันทึกการประชุม หลังประชุมเสร็จอีกประมาณ 2-3 วันเจ้าหน้าที่จึงจะพิมพ์บันทึกการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้ ทำให้เกิดปัญหาทั้งการมาเข้าร่วมประชุมไม่ครบ การวางแผนงานเกิดความผิดพลาดเพราะแผนที่สรุปในห้องประชุมไม่ตรงกับแผนการทำ งานส่วนบุคคล เป็นต้น ในเวลาต่อมาหัวหน้าแพทย์ซื้อเครื่องบันทึกข้อมูลแบบปาล์มมาให้ทุกคนใช้งาน โดยใช้ในการนัดหมายประชุม จัดตารางนัดหมาย และบันทึกผลการประชุม ซึ่งทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถบันทึกนัดหมายได้ตรงกันมากขึ้นและรับ บันทึกการประชุมได้รวดเร็วขึ้น โดยใช้การส่งข้อมูลแบบไร้สาย ทำให้เกิดวัฒนธรรมใหม่ของผู้เข้าร่วมประชุมก็คือการถือเครื่องปาล์มไปประชุม แทนการถือเอกสารพะรุงพะรัง 

การสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication)
     ในบางองค์กรยังใช้การปิดประกาศโดยใช้กระดาษตามบอร์ดต่างๆ เพื่อสื่อสารข้อมูล ข่าวสารต่างๆ ไปยังพนักงาน การปิดประกาศโดยใช้บอร์ดนี้เป็นการสื่อสารแบบทางเดียวที่ไม่ส่งถึงเฉพาะตัว บุคคล ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาความไม่ทั่วถึงของการสื่อสาร และหากจะทำการสื่อสารข้อความบางอย่างแบบถึงตัวพนักงานเฉพาะบุคคลทั้งองค์กร ก็อาจต้องใช้ต้นทุนที่สูงและยังเสียเวลาอีกด้วย ในเรื่องนี้เทคโนโลยีได้เข้ามามีส่วนช่วยให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและประหยัดเวลาในการสื่อสารลงไปได้หลายแบบ เช่น

     •  การใช้อีเมล์ (Email)

     •  การสร้างเว็บสื่อสารสำหรับพนักงาน (Employees’ Portals)

     •  การสร้างเว็บเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงและดูแลรักษาข้อมูลส่วนตัว (Employee Self Service)

     •  การสร้างเว็บเพื่อให้ผู้บริหารสามารถจัดการและบริหารทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานได้ (Manager Self Service)

     •  การจัดตั้งศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์สำหรับพนักงาน ( Employee Call Center )

     •  การใช้การประชุมทางไกลด้วยวิดีโอ (VDO Conference)

การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Business Process Improvement)
     หลายองค์กรในประเทศที่พัฒนาแล้วได้นำเอาเทคโนโลยีไปช่วยในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงานในหลายๆ ด้านคือ 

     •  ระบบการบันทึกประวัติการติดต่อและ ให้บริการ (Case Management System) โดยจะจัดเก็บข้อมูลของผู้รับบริการที่มาติดต่อใช้บริการแต่ละครั้ง เพื่อนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกิดปัญหาต่อไป

     •  การขจัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป จากกระบวนการทำงาน (Non-Value Added) เพราะถือว่างานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ย่อมทำให้เกิดการสูญเสียทั้งเวลา กำลังคน และค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์

การพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development)
     ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่มาสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรได้อย่างถึงตัวบุคคล และสามารถเข้าไปศึกษาและพัฒนาความรู้ของตนเองได้โดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งระบบที่มีการนำมาใช้มากเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในปัจจุบันก็คือ การเรียนผ่าน CD-Rom และ ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านระบบเครือข่ายการสื่อสารที่ทำให้ส่งข้อมูลกัน ได้ทีละมากๆ และมีความเร็วมากขึ้น ทำให้สามารถใช้ระบบการเรียนออนไลน์ (e-Learning) ได้มากขึ้น ในขณะที่มีการพัฒนาซอฟท์แวร์เพื่อมาสนับสนุนการพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development System) ออกสู่ตลาดได้ทำให้แนวความคิดในการพัฒนาบุคลากรสามารถเป็นจริงขึ้นมาได้ง่ายขึ้น

การสร้างสังคมแบบองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
     องค์กรที่มีการใช้เทคโนโลยีเข้าไปช่วยในการทำงาน ย่อมสามารถสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ ในองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง และบุคลากรในองค์กรเองก็จะเกิดการเรียนรู้และพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อ อาทิเช่น การสร้างเว็บบอร์ด เพื่อให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ในการทำงานกัน การนำเอาความรู้ใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานมาวางบนเว็บไซต์เพื่อให้พนักงานได้อ่านทุกวัน เป็นต้น หากในองค์กรมีการจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management) อย่างเป็นระบบแล้ว ก็จะเกิดการถ่ายทอดความรู้ระหว่างกันของพนักงานตลอดเวลา

การพัฒนาผลการปฏิบัติงาน (Performance Development)

     ในการพัฒนาผลการปฏิบัติงานขององค์กรต่างๆ ในประเทศไทยส่วนใหญ่ยังใช้เอกสารเป็นกระดาษ ซึ่งการนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อนำไปสู่กระบวนการพัฒนาบุคลากรทำได้ยาก หลักสูตรการพัฒนาบุคลากรจึงมักถูกจำกัดอยู่ในกรอบของการสำรวจความจำเป็นใน การฝึกอบรม ซึ่งไม่เพียงพอต่อการพัฒนาบุคลากรเพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน ปัจจุบันได้มีการนำระบบประเมินผลการทำงาน (Performance Management System) มาใช้ในองค์กรขนาดใหญ่หลายองค์กร โดยระบบดังกล่าวจะช่วยในการกระจายและเชื่อมโยงเป้าหมายและดัชนีชี้วัดความ สำเร็จของงาน (Key Performance Indicator) จากผู้บริหารระดับสูงสุดไปจนถึงระดับล่างสุดได้ และเมื่อพนักงานถูกประเมินผลงานแล้วผู้บังคับบัญชาสามารถวางแผนการพัฒนาให้ แต่ละบุคคลได้ (Individual Development Plan) ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนาศักยภาพในการทำงานของพนักงานต่อไป

     ดังนั้น จึงควรมีการนำเอาเทคโนโลยีไปใช้เพื่อช่วยในการพัฒนาองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และคาดการณ์ได้ยากอย่างปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยีไปใช้ในการพัฒนาองค์กรให้สำเร็จก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของ ปัจจัยภายในองค์กรหลายด้าน ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ข้อมูลและสารสนเทศ ฐานข้อมูล ระบบเครือข่ายการสื่อสาร ความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ และที่สำคัญคือผู้ใช้ โดยต้องอาศัยการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี เพื่อให้ผู้ใช้เกิดการยอมรับและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสารสนเทศมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร

เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทอย่างไรต่อองค์การ ยกตัวอย่างพร้อมอธิบายประกอบ

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศมีอะไรบ้าง

การนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์การมีข้อจำกัดต่อองค์การธุรกิจอย่างไร