Report wizard เป็นการสร้างรายงานแบบใด

รายงาน (Report) เป็นออบเจ็กต์ที่สำคัญของฐานข้อมูลอีกตัวหนึ่ง เพราะเป็นการนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไว้มานำเสนอในรูปแบบของรายงานในขั้นตอนสุดท้าย เช่น ระบบฐานข้อมูลการขาย จะสร้างรายงานเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ หรือใบส่งของ เป็นต้น ระบบฐานข้อมูลของพนักงาน จะสร้างรายงานเป็นใบสลิปเงินเดือน เป็นต้น ด้วยการนำข้อมูลจากตารางหรือคิวรี่มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับทำรายงาน ผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนกับ Form
Access จะมีรายงานให้เลือกสร้างได้หลายรูปแบบ และมีวิธีสร้างตั้งแต่แบบง่ายๆ ด้วยตัวช่วยสร้างสำเร็จรูป ไปจนถึงการออกแบบเอง ซึ่งการทำงานต่างๆ จะมีลักษณะเหมือนการสร้าง Form ของบทที่ผ่านมา ทั้งการจัดรูปแบบ การวางฟิลด์ และการสร้างคอนโทรลต่างๆ ช่วยให้สามารถรายงานได้ตามความเหมาะสม
การสร้างรายงานนั้น สามารถสร้างได้  2 วิธีการหลักๆ ด้วยกันคือ  
1. การสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด       ซึ่งเป็นการสร้างรายงานแบบง่ายๆโดยที่เราไม่ต้องเข้าใจรายละเอียดในขั้นตอนการสร้างเลย  เราเพียงเลือกข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานด้วยวิซาร์ดเท่านั้น  เราก็ได้รายงานที่ต้องการออกมาทันที  และสามารถนำรายงานไปแก้ไขให้ตรงกับความต้องการได้ใน มุมมองออกแบบ
2. การสร้างรายงานด้วยมุมมองออกแบบ      การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้เป็นการสร้างรายงานที่เหมือน
กับการสร้างฟอร์มด้วย มุมมองออกแบบ โดยเราต้องเลือกคอนโทรลให้เหมาะกับจุดประสงค์ในการสร้างรายงานของเรา การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้สามารถกำหนดรายละเอียดของรายงานได้มากกว่าการสร้างด้วย วิซาร์ด (Wizard)

                คลิกแท็บสร้าง (Create) เลือกในส่วนของ  รายงาน (Report) จากนั้นให้เลือกรูปแบบว่าต้องการสร้างรายงานด้วยวิธีการใด ในที่นี้ให้เลือกการสร้างรายงานด้วย ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้เป็นการสร้างรายงานตามรูปแบบพื้นฐานที่โปรแกรมกำหนดให้ ตามมาตรฐานของรายงานทั่วไป โดยจะมีข้อมูลที่เป็นองค์ประกอบ เช่น ชื่อรายงาน วันที่ หมายเลขหน้า และจำนวนหน้ารวมมาให้เรียบร้อย สามารถนำมาใช้งานได้ทันที หรือจะนำไปปรับแต่งเพิ่มเติมได้ในภายหลัง
1. คลิกเลือกตาราง (Table) หรือคิวรี่ (Query)  ที่ต้องการใช้สร้าง Report

2. คลิกแท็บ สร้าง (Create) เลือกในกลุ่มของ รายงาน (Reports)
3. คลิกที่ปุ่ม รายงาน (Report) สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview  คุณสามารถสั่งให้บันทึก, พิมพ์  หรือปิดรายงานนี้ได้   หรือจะเปลี่ยนกลับมายังมุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้

บันทึกรายงาน
1.   คลิกปุ่ม Save บนทูลบาร์
2.   พิมพ์ชื่อของ Report ใหม่นี้ลงไป
3.   คลิก OK 

1. คลิกแท็บ สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน คลิกเลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน

2. เมื่อคลิกที่ปุ่ม ตัวช่วยสร้างรายงาน จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมา ให้เราเลือกตาราง ซึ่งเลือกได้มากกว่า 1 ตาราง และกำหนดฟิลด์ข้อมูลจากตารางที่เลือก เพื่อนำมาแสดงในรายงาน

3. เลือกว่าต้องการให้เขตข้อมูลใดแสดงก่อนหลัง หากไม่ต้องการคลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

4. กำหนดการจัดเรียงลำดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามากหรือเลือกการจัดเรียงจากมากไปหาน้อย

5. เลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ   และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนวลักษณะใด

6. กำหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish) 

• มุมมองออกแบบ (Design) ใช้สำหรับสร้างและแก้ไขรายงาน
• มุมมองเค้าโครง (Layout) จะเหมือนมุมมองรายงาน (Report) ทุกอย่าง แต่ต่างกันที่สามารถจัดรูปแบบพื้นฐานให้กับรายงานได้เหมือนทำในมุมมองออกแบบ (Design) แต่จะเห็นผลลัพธ์การจัดรูปแบบได้ทันที แต่บางคำสั่งอาจใช้ไม่ได้กับมุมมองนี้ อาจต้องสลับไปมุมมองออกแบบบ้างในบางครั้ง

- ส่วนหัวรายงาน (Report Header) เป็นส่วนที่แสดงส่วนบนสุดของรายงาน โดยจะแสดงเฉพาะหน้าแรกเท่านั้น ส่วนใหญ่จะเป็นชื่อรายงาน วัตถุประสงค์ วันที่ทำรายงาน ภาพโลโก้ หรือชื่อบริษัท เป็นต้น
- ส่วนหัวของหน้า (Page Header) เป็นส่วนหัวของหน้ารายงานแต่ละหน้า โดยจะแสดงทุกหน้า โดยปกติจะเป็นป้ายชื่อฟิลด์ เพื่อใช้อธิบายข้อมูลในฟิลด์ที่แสดงในส่วนของส่วนรายละเอียด (Details)
- ส่วนรายละเอียด (Details) เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายละเอียดของข้อมูลจากตารางหรือคิวรี่ที่ต้องการนำเสนอออกรายงาน
- ส่วนท้ายของหน้า (Page Footer) เป็นส่วนท้ายหน้ารายงานของแต่ละหน้า โดยจะแสดงทุกหน้า โดยปกติจะเป็นหมายเลขหน้าปัจจุบัน หรือจำนวนหน้ารวม เป็นต้น
- ส่วนท้ายรายงาน (Report Footer) เป็นส่วนที่แสดงส่วนท้ายสุดของรายงาน โดยจะแสดงเฉพาะหน้าสุดท้ายเท่านั้น อาจจะเป็นการสรุปรายงาน เช่น หาผลรวม นับจำนวนรายการ เป็นต้น

การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ จะมีวิธีการเหมือนกับการสร้าง Form ในมุมมองออกแบบในบทที่ผ่านมา ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเลือกตารางหรือคิวรี่ที่ต้องการสร้างรายงาน (Report)

2. คลิกแท็บ สร้าง (Create) แล้วคลิกปุ่ม ออกแบบรายงาน (Report Design)

3. คลิกปุ่ม เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ (Add Existing Fields) แล้วเลือก แสดงตารางทั้งหมด (Show all tables)

4. คลิกลากฟิลด์ไปวางในส่วนรายละเอียด (Detail)

5. หากต้องการเลือกเรียงฟิลด์แบบตาราง ให้คลิกเลือก แบบตาราง (Tabular) ในแท็บ จัดเรียง (Arrange) ชื่อฟิลด์จะถูกย้ายมาไว้ในส่วนหัวของหน้าโดยอัตโนมัติ

6. หากต้องการเรียงฟิลด์แบบเรียงซ้อน ให้คลิกเลือก แบบเรียงซ้อน (Stacked) ในแท็บ จัดเรียง

การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ (Design View) หากต้องการดูผลลัพธ์การจัดรายงานเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ให้เลือกแสดงรายงานด้วยมุมมองรายงาน (Report View) แต่ถ้าต้องการดูรายงานก่อนสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ให้ดูในมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) โดยเลือกได้ดังนี้

ในการสร้างรายงานเปล่า (Blank Report) จะต้องกำหนดรายละเอียดต่างๆ ลงในรายงานเอง ตั้งแต่การจัดวางฟิลด์และจัดรูปแบบรายงานเองทั้งหมด โดยเริ่มแรกจะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง (Layout) ซึ่งเป็นมุมมองที่สามารถแก้ไขหรือจัดรายงานแล้วเห็นผลลัพธ์ได้ทันที โดยมีวิธีการสร้างดังนี้

1. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) แล้วคลิกเลือก รายงานเปล่า (Blank Report)

2. โปรแกรมจะสร้างหน้ารายงานเปล่ามาให้ โดยจะเริ่มต้นในมุมมองเค้าโครง (Layout) ให้คลิกเลือก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ (Add Existing Fields) จากแท็บ ออกแบบ (Design)

3. คลิกเลือกตาราง และลากฟิลด์ไปวางบนรายงาน

4. คลิกลากปรับขนาดความกว้างของฟิลด์

5. เลือกคำสั่งจัดรูปแบบข้อความและสีพื้น โดยคลิกที่แท็บ รูปแบบ (Format) แล้วเลือกใช้เครื่องมือได้ตามความต้องการ

เมื่อลากฟิลด์มาวางบนรายงานเรียบร้อยแล้ว เราสามารถเลือกแนวการจัดวางฟิลด์ได้ โดยใช้คำสั่ง แบบเรียงซ้อน (Stacked) เรียงจากบนลงล่าง หรือแบบตาราง (Tabular) เรียงจากซ้ายไปขวา จากแท็บ จัดเรียง (Arrange) โดยมีขั้นตอนดังนี้คือ

โดยปกติเมื่อมีการแทรกคอนโทรลวันที่/เวลา หมายเลขหน้า และชื่อเรื่อง จะแสดงส่วนหัวรายงาน (Report Header) และส่วนท้ายรายงาน (Report Footer) มาให้โดยอัตโนมัติ

การใส่หมายเลขหน้าในรายงาน จะเลือกได้จากปุ่ม หมายเลขหน้า (Page Numbers) บนแท็บ ออกแบบ (Design)

เมื่อใส่ภาพโลโก้เข้ามาในรายงาน โปรแกรมจะวางตำแหน่งของภาพโลโก้ไว้ที่มุมบนซ้ายในส่วนหัวรายงาน (Report Header) ให้โดยอัตโนมัติ และจะใส่ได้แค่เพียงภาพเดียวเล็กๆ เท่านั้น โดยจะมีขั้นตอนดังนี้คือ

หากต้องการปิดส่วนหัว – ท้ายรายงานที่ทำเอาไว้ ให้เปลี่ยนมุมมองมาที่มุมมองออกแบบ (Design View) แล้วคลิกขวาในตำแหน่งใดก็ได้บนแถบส่วนหัวรายงาน (Report Header) แล้วเลือกคำสั่ง ส่วนหัว/ส่วนท้ายของรายงาน (Report Header/Footer) จากนั้นจะมีกล่องข้อความขึ้นมาให้ทำการยืนยันว่าจะลบหรือไม่

ในรายงานเราสามารถสร้างคอนโทรลเพิ่มเข้ามาในรายงานได้เหมือนการสร้างฟอร์ม เช่น คอนโทรล Label เพื่อใส่ข้อความ คอนโทรล Text Box เพื่อสร้างฟิลด์ใหม่ หรือคอนโทรลวาดเส้นและกรอบสี่เหลี่ยม เพื่อตกแต่งรายงาน เป็นต้น ซึ่งจะเลือกได้จากทั้ง 2 มุมมอง ดังนี้

การสั่งพิมพ์งานใน Access 2013 จะทำได้โดยผ่านคำสั่ง พิมพ์ (Print) ในแท็บ ไฟล์ (File) หรือจะสั่งพิมพ์ในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) จากรายงานโดยตรงก็ได้เช่นกัน จากนั้นก็ปรับแต่งค่าการพิมพ์และสั่งพิมพ์ได้

การสร้างรายงานด้วยวิธี Labels เป็นวิธีการสร้างแบบใด

การสร้างรายงานมีกี่แบบ

การสร้างรายงานวิธีใดทำได้รวดเร็วที่สุด

มุมมองของรายงานมีกี่แบบ