การส่งจดหมาย มี ขั้น ตอน อย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: ทดสอบเค้าโครงของซองจดหมายของคุณ

ถ้าจำเป็น ให้ทดลองใช้ซองจดหมายเป็นชุดเล็กๆ ก่อนที่คุณทำจดหมายเวียนจริง

1. ไปที่ ไฟล์ > ใหม่ > เอกสารเปล่า

2. ไปที่ การส่งจดหมาย > ซองจดหมาย

   

3. ในกล่อง ที่อยู่ที่จัดส่ง ให้พิมพ์ ที่อยู่ตัวอย่าง เพื่อทดสอบดูว่าซองจดหมายจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว

4. พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง

   

5. เลือก ตัวเลือก > ตัวเลือกซองจดหมาย แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้:

   • เลือกขนาดที่ตรงกับซองจดหมายของคุณ หรือเลือก ขนาดแบบกำหนดเอง เพื่อตั้งขนาด

     

   • ถ้าต้องการ ให้เลือกฟอนต์และระยะห่างจากขอบทางซ้ายและด้านบนสำหรับ ที่อยู่ผู้รับ และ ที่อยู่ผู้ส่ง

6. บนแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าได้เลือก วิธีป้อน ที่ถูกต้องแล้ว จากนั้นโหลดซองจดหมายให้ตรงกับภาพประกอบ แล้วเลือก ตกลง

   

7. เลือก พิมพ์ แล้วเลือก ใช่ เพื่อบันทึกที่อยู่ผู้ส่งเป็นที่อยู่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มจดหมายเวียน

1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ซองจดหมาย

   

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย ให้ตรวจสอบตัวเลือกของคุณ แล้วเลือก ตกลง

3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้ส่ง หรือโลโก้ลงในซองจดหมาย คุณก็ควรเพิ่มในตอนนี้

4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ขั้นตอนที่ 4: ลิงก์รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณไปยังเอกสารหลัก

1. ไปที่การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

   

2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มช่องที่อยู่ในซองจดหมาย

ช่องที่อยู่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่คุณวางไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ที่อยู่ปรากฏอยู่บนซองจดหมาย เมื่อต้องการมองเห็นตำแหน่งให้ชัดเจนขึ้น กด CTRL+SHIFT+8 เพื่อเปิดใช้เครื่องหมายย่อหน้า (¶)

1. วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการวางช่องที่อยู่

2. ไปที่ การส่งจดหมาย > ช่องที่อยู่ แล้วเลือกรูปแบบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกช่องที่อยู่

   

3. เลือกรูปแบบในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ สำหรับชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฏบนซองจดมาย

4. ถ้าคุณต้องการ ให้เลือก ถัดไป

   
   หรือ ก่อนหน้า
   
   เพื่อเลื่อนดูการบันทึกแบบผ่านๆ ในแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไร

5. เลือก ตกลง

6. ไปที่ ไฟล์ > บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารเวียนของคุณ

ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

ขั้นตอนที่ 6: แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมาย

ทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ซองจดหมาย

1. เลือก ถัดไป

   
   หรือ ก่อนหน้า
   
   เพื่อเลื่อนดูการบันทึกแบบผ่านๆ ในแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไร

2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร

   

ขั้นตอนที่ 7: บันทึกเอกสารซองจดหมายเวียนของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารซองจดหมายเวียน เอกสารนั้นจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับการใช้งานในอนาคต

เมื่อต้องการใช้เอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมายซ้ำ ให้เปิดซองจดหมาย แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเก็บการเชื่อมต่อ เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่บนเอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมาย ให้เปิดเอกสารและเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อจัดเรียง กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู

เคล็ดลับ: 

• ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน รวบรวมรายการที่อยู่ทั้งหมดของคุณ แล้วเพิ่มรายการที่อยู่ลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

• ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้จัดรูปแบบคอลัมน์รหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขรหัสไปรษณีย์ให้เป็นตัวอักษรเพื่อรักษาให้เลขศูนย์ยังคงอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่

• ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

  เคล็ดลับ: เมื่อคุณต้องให้ Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ ให้เปิด Apple Mail แล้วไปที่ จดหมาย > การกำหนดลักษณะ ไปที่ ทั่วไป แล้วเลือก Microsoft Outlook

ขั้นตอนที่ 2: จัดเตรียมเอกสารหลักให้ตรงกับซองจดหมายของคุณ

1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ซองจดหมาย

   

2. ในกล่องข้อความ ซองจดหมาย ภายใต้ ที่อยู่ผู้ส่ง ให้เลือกตัวเลือก

3. ในกล่องโต้ตอบ ซองจดหมาย ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้เลือก ตั้งค่าหน้ากระดาษ

4. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในรายการ ขนาดกระดาษ ให้เลือกตัวเลือกที่ตรงกับขนาดของซองจดหมายของคุณ

   ถ้าไม่มีตัวเลือกที่ตรงกับขนาดของซองจดหมาย ให้ทำดังต่อไปนี้:

5. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้เลือก แนวนอน > ตกลง

6. เลือก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ซองจดหมาย

7. ไปที่ ไฟล์ > บันทึก

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายกับเอกสารหลักของคุณ

1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เลือกผู้รับ

   

2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู

3. แก้ไขรายชื่อผู้รับ ถ้าจำเป็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่

4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน

1. ในเอกสารของคุณ ให้เลือกกล่อง ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกหรือแตะข้อความเพื่อนำออก

2. ไปที่ การส่งจดหมาย เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

   

3. เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ไว้บนซองจดหมาย และเลือก ตกลง

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); ขั้นตอนที่ 5: แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมาย

1. ไปที่ การส่งจดหมาย ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อดูว่าซองจดหมายของคุณมีลักษณะอย่างไร

   

   หมายเหตุ: ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านแต่ละซองจดหมาย

2. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง อีกครั้งเพื่อแก้ไขเขตข้อมูลผสาน

3. เมื่อเสร็จสิ้น ให้ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร เพื่อทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์

   

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการตรวจทานและอัปเดตซองจดหมายทีละรายการก่อนที่จะพิมพ์ ไปที่ การส่งจดหมาย > เสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารแต่ละแผ่น เมื่อเสร็จสิ้น ให้ไปที่ ไฟล์ > พิมพ์ เพื่อพิมพ์ซองจดหมาย

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู

1. ไปที่ ไฟล์ > เอกสารเปล่าใหม่

2. ไปที่ มุมมอง > เค้าโครงเหมือนพิมพ์

3. ไปที่ เครื่องมือ > ตัวจัดการจดหมายเวียน

4. ภายใต้ 1. เลือกชนิดเอกสารเลือกสร้างใหม่ > ซองจดหมาย

5. ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ

6. ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าเลือกการตั้งค่าการพิมพ์ที่ถูกต้องสำหรับซองจดหมายของคุณ

7. คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือกรายการจดหมาย

1. ไปที่ เครื่องมือ > ตัวจัดการจดหมายเวียน

2. ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับเลือก รับรายการ แล้วเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

3. ภายใต้ 3. แทรกพื้นที่ที่สำรองไว้เลือก ที่ติดต่อ

4. ลากชื่อเขตข้อมูลจากรายการ ที่ติดต่อ ไปยังกล่องที่อยู่ของซองจดหมาย

5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปรากฏบนซองจดหมายของคุณ

6. ในเอกสารหลักของคุณ แก้ไขกล่องที่อยู่ของซองจดหมายเพื่อเพิ่มช่องว่างและอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ที่คุณต้องการ