Import กับ Export ต่างกันอย่างไร

ระบบ myCRM รองรับทั้งการนำเข้าและนำออกข้อมูล โดยการนำเข้าข้อมูล หรือ Import จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้แก่ผู้ใช้ที่มีข้อมูลจำนวนมากและไม่อยากเสียเวลาที่จะต้องมานั่งกรอกทีละรายการ ซึ่งระบบที่สามารถ Import ข้อมูลเข้าไปได้ ประกอบด้วย ระบบผู้สนใจ (Lead), ผู้ติดต่อ (Contact), บริษัท (Account) และสินค้า

สำหรับการนำออกข้อมูล หรือ Export จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสำรองข้อมูลออกมาเก็บไว้เป็นไฟล์ Excel ได้ และนอกจากนี้ยังสามารถ Export ออกมาเพื่อใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลได้เช่นกัน กรณีที่ต้องการแก้ไขข้อมูลทีละหลายรายการ และระบบที่สามารถทำการ Export ได้ ประกอบด้วย ระบบหลักของงานขาย, งานจัดซื้อ และสินค้า

แต่การ Import และ Export จะแตกต่างกันตรงสิทธิ์ในการจัดการข้อมูล คือ การ Import พนักงานทุกคนสามารถทำได้ ส่วนการ Export ผู้ที่เป็น Admin เท่านั้นที่สามารถทำได้

การนำเข้าข้อมูล (Import)

ในที่นี่ของยกตัวอย่าง ระบบผู้สนใจ (Lead) โดยขั้นตอนการ Import มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 ไปที่หน้าหลัก เลือก “ผู้สนใจ (Lead)” เพื่อนำเข้าข้อมูลผู้สนใจ (Lead)

ขั้นตอนที่ 2 กดปุ่ม “นำเข้า” ในส่วนของการจัดการด้านขวาของหน้าจอจัดการผู้สนใจ (Lead) เพื่อนำเข้าข้อมูลผู้สนใจ

ขั้นตอนที่ 3 ระบบแสดงหน้าต่างสำหรับนำเข้าข้อมูล ให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง เพื่อกรอกข้อมูลผู้สนใจที่ต้องการนำเข้า โดยไฟล์ที่ดาวน์โหลดจะแสดงข้างล่างของหน้าต่างในชื่อ “Lead.xls”

ขั้นตอนที่ 4 เปิดไฟล์ Lead.xls เพื่อกรอกข้อมูล โดยในไฟล์จะแบ่งเป็น 2 แถบ คือ Lead และ User Manual

แถบ User Manual เหมือนเป็นคู่มือการใช้งาน โดยจะแสดงคำอธิบายแต่ละหัวข้อสำหรับกรอกข้อมูล

แถบ Lead เป็นแถบสำหรับกรอกข้อมูล โดยรายการข้อมูลลำดับแรกจะแสดงข้อมูลตัวอย่าง ซึ่งสามารถลบออกได้

ขั้นตอนที่ 5 กรอกข้อมูลผู้สนใจในไฟล์ตัวอย่างตามหัวข้อที่กำหนด ซึ่งคอลัมน์สีแดงคือข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก ผู้ใช้ไม่สามารถเพิ่มหรือลบหัวข้อในไฟล์ตัวอย่างได้ ถ้าหัวข้อในไฟล์ตัวอย่างมีการเปลี่ยนแปลงผู้ใช้จะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วให้ทำการบันทึกข้อมูล

ขั้นตอนที่ 6 นำไฟล์ตัวอย่างที่กรอกข้อมูลเสร็จแล้วมาอัพโหลดเข้าในระบบ โดยกดปุ่ม “เลือกไฟล์” จากนนั้นกดปุ่ม “ตกลง” เพื่อยืนยัน

เมื่ออัพโหลดไฟล์ Lead.xls เรียบร้อยแล้ว ข้อมูลที่ผู้ใช้กรอกในไฟล์ก็จะมาแสดงในหน้าของการจัดการผู้สนใจ (Lead)

ต่อไปเป็นการนำออกข้อมูล (Export) ในระบบผู้สนใจ (Lead)

ขั้นตอนที่ 1 กดปุ่ม “นำออก” ที่ส่วนจัดการด้านขวาเช่นกัน โดยระบบจะแสดงปุ่ม “นำออก” กรณีที่ผู้ใช้เป็น Admin เท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2 ระบบแสดงหน้าต่างสำหรับนำออกข้อมูล ผู้ใช้สามารถเลือกช่วงเวลาที่ต้องการนำออกได้ จากนั้นกดปุ่ม “นำออก”

ระบบแสดงไฟล์ที่นำออกด้านล่างของหน้าต่าง

ผู้ใช้สามารถเปิดดูข้อมูลได้ โดยในไฟล์จะแบ่งออกเป็น 4 แถบ คือ

แถบ Lead แสดงรายการข้อมูลผู้สนใจทั้งหมดตามช่วงเวลาที่ผู้ใช้เลือก

แถบ User Manual เป็นคู่มือการใช้งานที่แสดงคำอธิบายข้อมูลในแต่ละคอลัมน์

แถบ Export Detail แสดงรายละเอียดของการนำออกข้อมูล

แถบ Evaluation Warning แสดงรายละเอียดของ Tools ที่ใช้นำเข้าข้อมูล

สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการแก้ไขข้อมูลหลายรายการพร้อมกัน ผู้ใช้สามารถทำได้โดยการ Export ข้อมูลออกมาก่อน แล้วทำการปรับปรุงเฉพาะรายการข้อมูลที่ต้องแก้ไข แล้วทำการ Import ไฟล์เข้าไป จากนั้นระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูล โดยอ้างอิงตามคอลัมน์ LeadNo ถ้าข้อมูลในคอลัมน์นี้ไปตรงกับ LeadNo (รหัสผู้สนใจ) ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล ระบบก็จะทำการแก้ไขรายการข้อมูลนั้นให้อัตโนมัติ

เจ้าหน้าที่ Import Export ทำอะไรบ้าง

การส่งออก (Exporter)และการนําเข้า(Importer) แตกต่างกันอย่างไร

การส่งออกหมายถึงอะไร

Import ทําอะไรบ้าง