ผู้ให้บริการในการรับส่งข้อมูล EDI เรียกว่าอะไร

EDI (Electronic Data Interchange) คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจ

ระหว่างหน่วยงานตั้งแต่ 2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

ประโยชน์ของ EDI คืออะไร

ประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร

สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด

ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน

เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น

เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้ EDI มาทดแทนได้

เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น

เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น

เอกสารทางด้านการเงินได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น

เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น

เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น

ผลกระทบของการใช้ EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน

หลายท่านอาจกังวลว่า การนำเอา EDI มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน ส่งผลให้พนักงานว่างงาน อันที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก และต้องทำซ้ำๆ ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไปพัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท

หน้าที่ของผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกกันว่า VAN คืออะไร

ผู้ให้บริการ EDI ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางไปรษณีย์ ในการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคู่ค้า ให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยปกติผู้ให้บริการ EDI สามารถให้บริการในการรับ-ส่งข้อมูลทั้ง EDI, File Transfer (non-EDI) และ E-mail ความรับผิดชอบหลักของผู้ให้บริการ EDI นอกจากการรับ-ส่งข้อมูลได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์แล้วยังต้องสามารถรักษาความปลอดภัย ของตู้ไปรษณีย์( Mailbox) ของลูกค้าแต่ละราย มิให้ผู้อื่นเข้าไปดูข้อมูลได้อีกด้วย

ขอบเขตการให้บริการ EDI กว้างขวางเพียงใด

ท่านสามารถรับ-ส่งเอกสาร EDI ได้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เราแบ่งผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกว่า VAN (Value Added Network) เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ

ผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ (Domestic VAN) เช่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย, บริษัทชินวัตร, บริษัทไทยเทรดเน็ท, และบริษัทเอ็กซิมเน็ท บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ในประเทศและจะให้บริการเครือข่ายภายในประเทศเป็นหลัก

ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ (International VAN) เช่น IBM , BT , AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ต่างประเทศ และให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก
ท่านสามารถเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลักควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ ส่วนบริษัทที่มีเอกสารรับส่งภายในประเทศเป็นหลัก ควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศเพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า

เหตุใดจึงต้องใช้บริการของ VAN (Value Added Network)

หลาย ๆ บริษัทอาจคิดว่าควรติดต่อกับคู่ค้าด้วยตนเองมากกว่าการใช้บริการของ VAN เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็นหากแต่ปัญหาที่ต้องประสบรวมถึงปริมาณงานที่เกิดเพิ่มขึ้นมีดังต่อไปนี้

การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่างระบบ ระหว่างท่านและคู่ค้าซึ่งจะมีความยุ่งยากเพิ่มขึ้น หากท่านมีคู่ค้าเป็นจำนวนมาก ต้องบริหารเครือข่ายการสื่อสารด้วยตนเอง โดยท่านต้องรับภาระในการดูแลทั้งอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ Modems การส่งและรับข้อมูล สายโทรศัพท์ และอื่นๆ

ขาดผู้ชำนาญงานในการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจถึง EDI

ต้องลงทุนสูงทางด้านอุปกรณ์เครือข่าย และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ข้อแตกต่างระหว่าง EC (Electronic Commerce)กับ EDI (Electronic Data Interchange)

Electronic Commerce หรือ อิเล็กทรอนิกส์วาณิชย์ หมายรวมถึงการค้าขายโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลาง เช่น การแลกเปลี่ยนเอกสารโดยใช้ EDI การจ่ายเงินโดยใช้บัตรเครดิตผ่านสายโทรศัพท์ การโฆษณาและสั่งซื้อสินค้าผ่าน Internet เป็นต้น ดังนั้นเราอาจกล่าวได้ว่า EDI เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ EC

EDI กับ E-mail แตกต่างกันอย่างไร

E-mail เป็นการส่งข้อความซึ่งไม่มีรูปแบบบังคับเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่มีมาตรฐานกำหนดตายตัว ต่างจาก EDI ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอนภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากลเนื่องจากEDIเป็นการสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถ นำข้อมูลเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทคู่ค้าได้ทันที โดยไม่ต้องมีคนบันทึกข้อมูลซ้ำ

ประโยชน์และข้อแตกต่างระหว่างการใช้ EDI กับ Fax ในการรับ-ส่งเอกสาร

สำหรับผู้รับเอกสารท่านสามารถนำข้อมูล EDI ที่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของท่านได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง Fax ซึ่งส่วนใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้ อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสาร ท่านสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ของท่าน ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังคู่ค้าโดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่งหากท่านส่งเอกสารผ่านเครื่อง Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังคู่ค้าเป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้

อุปกรณ์ที่ต้องจัดเตรียมในการนำ EDI มาใช้ในบริษัท

ระบบ EDI ที่ใช้กันอยู่ทั่วโลกมีอยู่มากมายหลายระบบในที่นี้จะขอกล่าวถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างน้อยในระบบ EDI ที่ใช้ Personal Computer เป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูล

เครื่อง PC รุ่น 486 ขึ้นไป ที่มีหน่วยความจำอย่างน้อย 4 MB

Translation Software

Modem

ค่าใช้จ่ายในการนำระบบ EDI มาใช้มีส่วนใดบ้าง

ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ EDI ไม่รวมถึงค่าอุปกรณ์ (Hardware) โดยทั่วไปจะประกอบด้วย

ค่า Set up Mailbox

ค่า Translation Software

ค่าบำรุงรักษา Mailbox รายเดือน

ค่าใช้บริการ (Transaction) โดยปกติคิดจากปริมาณข้อมูลที่รับส่ง (เป็นจำนวน บาท ต่อ 1024 ตัวอักษร)

Interconnection หมายถึงอะไร และมีประโยชน์อย่างไร

Interconnection หมายถึงการเชื่อมต่อระบบกันระหว่างผู้ให้บริการ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าให้สามารถติดต่อ รับ-ส่งข้อมูล EDI กับคู่ค้าได้ทั้งหมด โดยเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเท่านั้น ซึ่งนอกจากจะเป็นการอำนวยความ สะดวกแล้วยังประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วยการ Interconnect อาจทำได้ระหว่างผู้ให้บริการภายในประเทศ หรือกับผู้ให้บริการ EDI ในต่างประเทศ

Internet มีประโยชน์กับ EDI หรือไม่

การแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์มีแนวโน้มที่จะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังองค์กรต่างๆ ในภาครัฐและเอกชนอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้นทั้งในแง่ของจำนวนผู้ใช้ปริมาณการใช้และลักษณะการใช้งานเครือข่าย Internet เป็นเครือข่ายที่สามารถติดต่อสื่อสารได้ทั่วโลกโดยไร้ขอบเขตหากการพัฒนาเทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของการส่งผ่านข้อมูลบนเครือข่าย Internetได้แล้วนั้นจะทำให้การส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะกับการใช้เป็นช่องทางการส่งข้อมูล EDI ในอนาคต

ปัญหาและอุปสรรคของการใช้ EDI ในปัจจุบัน

การนำ EDI มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันแม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรต่างๆ แต่ก็ยังคงมีปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทยไม่แพร่หลายเท่าที่ควร ดังนี้

ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสนใจและไม่มี Commitment ที่ชัดเจน

องค์กรส่วนใหญ่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง EDI จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน

ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่

กฎหมาย และระเบียบของหน่วยงานราชการ ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้ EDI

Bar Code และ EDI เกี่ยวข้องกันอย่างไร

Bar Code มีประโยชน์หลักๆ ในการทำให้การรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรเป็นไปได้อย่างสะดวก รวดเร็วและถูกต้องส่วน EDI มีประโยชน์ในแง่ ที่ทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของคอมพิวเตอร์ระหว่างองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็ว และถูกต้อง การใช้ Bar Code จะมีประโยชน์แบบครบวงจร ถ้าข้อมูลที่รวบรวมได้จาก Bar Code สามารถแลกเปลี่ยนกับ บริษัทคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วย EDI ในขณะเดียวกัน การใช้ EDI จะมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อคอมพิวเตอร์ของแต่ละบริษัทสามารถอ้างถึงสินค้า สถานที่ ฯลฯ โดยใช้รหัส เดียวกันตามมาตรฐานสากลของ Bar Code เช่น EAN Product Code หรือ EAN Location Number ดังนั้นหากสามารถนำ BarCode และ EDI มาใช้ร่วมกันได้ จะทำให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

EDI/EDI Web คืออะไร

ในระบบ EDI/EDIWebผู้ส่งสามารถส่งข้อมูลโดยคียข้อมูลผ่านโปรแกรม EDI หรือ Web Browser เข้าสู่ระบบเครือข่าย EDI และคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย EDI ส่งข้อมูลผ่านไปยังผู้รับ ซึ่งผู้รับสามารถอ่านข้อมูลได้บนจอคอมพิวเตอร์ผ่านโปรแกรม EDI หรือ Web Browser

รูปแบบการใช้งานของระบบEDI/EDIWeb สำหรับผู้ส่งและผู้รับสามารถใช้ Web Browser และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตในการส่งข้อมูลเข้าเครือข่าย EDI จะเหมาะสมกับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางที่ไม่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับระบบคอมพิวเตอร์อื่น ๆ เช่นระบบบัญชี ระบบคงคลัง ระบบวางแผนการผลิต เป็นต้น หากผู้รับหรือผู้ส่งใช้โปรแกรม EDI ในการรับส่งข้อมูลจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบงานอื่น ๆ ได้ประโยชน์ในการใช้ระบบ EDI

ระบบอีดีไอ ทำงานอย่างไร

การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่อง

คอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้

1. ผู้ส่งเอกสารอีดีไอ (Sending System)

- เริ่มต้นผู้ส่งต้องมีโปรแกรม (In House Application) สำหรับบันทึกข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ เช่น invoice ใบขนสินค้า เป็นต้น โปรแกรมนี้ผู้ส่งอาจจะพัฒนาเองหรือซื้อที่เขาพัฒนาเสร็จแล้วก็ได้

- ผู้ส่งบันทึกรายละเอียดของเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์

- ผู้ส่งตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อีกครั้งก่อนที่จะส่งไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ

- ผู้ส่งสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนส่งข้อมูลไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ของผู้รับเมื่อได้รับคำสั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งก็จะทำการคัดแยกข้อมูล ที่ต้องการส่ง (Extracted Data) จากฐานข้อมูล (DB file) ให้อยู่ในรูปที่พร้อมจะถูกแปลงเป็นเอกสารอีดีไอ

- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงข้อมูลที่ต้องการส่งให้อยู่ในรูปของเอกสารอีดีไอหรือที่เรียกว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDIFACT Format

- จากนั้นก็เป็นหน้าที่ของชุดคำสั่งสำหรับการติดต่อสื่อสารข้อมูล (Communication Protocol เช่น VAN Protocol หรืออื่น ๆ) ที่จะส่งข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอ

2. ผู้ให้บริการอีดีไอ (VANS: Value added Network System)

เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้

- ตรวจสอบสิทธิการใช้บริการอีดีไอของผู้ส่ง เช่น ตรวจสอบรหัสผ่าน เป็นต้น

- เมื่อได้รับข้อมูลจากผู้ส่งแล้วทำการแปลงข้อมูลจากมาตรฐาตหนึ่ง ไปเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งในกรณีที่ผู้ส่ง และผู้รับใช้มาตรฐานอีดีไอแตกต่าง (Optional)

- ตรวจสอบข้อมูลว่าตรงตามมาตรฐานหรือไม่ (Optional)

- นำเอกสารอีดีไอที่ได้รับจากผู้ส่ง ไปเก็บไว้ใน Mailbox (ตู้ไปรษณีย์) ของผู้รับ

3. ผู้รับเอกสารอีดีไอ (Receiving System)

เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้

- ผู้รับติดต่อมายังเครื่องของผู้ให้บริการอีดีไอผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เพื่อรับเอกสารที่อยู่ใน