เจ้าหน้าที่ธุรการ ทําอะไรบ้าง

เคยมีรุ่นพี่แนะนำว่า ถ้าเรียนจบควรทำตำแหน่งธุรการหรือแอดมินเอกสารสักปีสองปี เพราะงานนี้จะสอนวิชาทำงานมหาศาล แต่รุ่นพี่ไม่ได้บอกว่ามันสอนอะไรบ้าง เอาแต่พูดว่าไปลองก่อน เดี๋ยวจะรู้เอง แต่ขอให้เชื่อเถอะว่ามีประโยชน์แน่นอน

        ถัดจากนั้นประมาณหนึ่งปี เราก็จับพลัดจับผลูได้ทำงานแรกเป็นผู้ประสานงาน (Coordinator) ซึ่งก็คืองานประเภทแอดมินหรือธุรการนั่นเอง เพราะเนื้องานส่วนใหญ่วนเวียนอยู่กับเอกสาร การประสานงานระหว่างแผนก รวมทั้งติดต่อซัพพลายเออร์ ซึ่งขอบอกตามตรงว่าเราเกลียดงานนี้เหลือเกิน เพราะมันวุ่นวายและเรียกร้องความรับผิดชอบสูงมาก

        แต่หารู้ไม่ว่า พอเวลาผ่านไป เราก็ประจักษ์ด้วยประสบการณ์ว่างานธุรการสอนวิชาทำงานจริงๆ อย่างที่รุ่นพี่แนะนำ ซึ่งครั้งนี้ เราจะมาเล่าว่า ตำแหน่งธุรการได้สอนอะไรบ้าง?

1. สอนให้เข้าใจระบบและโครงสร้างบริษัท

        ไม่มีงานตำแหน่งเล็กตำแหน่งไหนที่จะสอนให้คนทำงานเห็นภาพรวมบริษัทได้ชัดเท่ากับงานธุรการ เหตุผลเพราะงานนี้เกี่ยวข้องกับระบบการทำงานและโครงสร้างอำนาจของบริษัท เช่น ถ้าจะเบิกเงินเพื่อไปซื้อของมาทำโปรเจ็กซ์ ก็ต้องมาดูว่าเงินที่ใช้นั้นเป็นเท่าไหร่ เพราะหัวหน้าแต่ละลำดับขั้นมีอำนาจเซ็นเบิกไม่เท่ากัน เช่น ผู้จัดการส่วนเซ็นได้ไม่เกิน 10,000 บาท ถ้าเกินกว่านี้ต้องให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็น ฉะนั้นคนทำงานธุรการต้องรู้ลำดับขั้นโครงสร้างบริษัทแน่นอน

        คำถามคือ รู้โครงสร้างบริษัทมีประโยชน์ยังไง? ในแง่ของพนักงานใหม่ การรู้โครงสร้างช่วยให้เห็นภาพรวมว่าบริษัทมีแผนกอะไรบ้าง แผนกแต่ละแผนกเกี่ยวข้องกันยังไง ที่สำคัญได้เห็นว่ากระบวนการทำงาน (Execution) ของบริษัทนั้นเป็นอย่างไร ซึ่งโดยมากกระบวนการของบริษัทต่างๆ มักไม่หนีกัน นอกจากนี้ยังได้เห็นลำดับขั้นในการทำงาน ซึ่งช่วยให้เรารู้ว่า Career Path ข้างหน้านั้นจะเป็นอย่างไร

        ซึ่งพอวันหนึ่งที่ก้าวมาทำงานบริหาร การเข้าใจโครงสร้างบริษัทช่วยให้เข้าใจความสำคัญของระบบการทำงาน ยิ่งถ้าเคยผ่านระบบที่ทุเรศๆ ที่ทำให้ลำบากลำบน จะยิ่งเห็นว่าการวางระบบให้งานลื่นไหลและคนทำงานคล่องตัวเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารงาน

        อย่างครั้งหนึ่งมีผู้บริหารบริษัทเครื่องดื่มใหญ่แห่งหนึ่งให้สัมภาษณ์ว่า ตอนเขาเข้ามารับตำแหน่งซีอีโอที่บริษัทนี้ สิ่งแรกๆ ที่เขาทำคือปรับให้ผู้บริหารตำแหน่งรองจากเขามีอำนาจเซ็นเบิกด้วยวงเงินที่สูงขึ้นกว่าเดิม เพราะต้องการปลดล็อกให้ระบบงานนั้นไหลลื่น ไม่ใช่เอะอะเงินก้อนไม่เยอะก็ต้องมาผ่านมือเขาหมด ซึ่งมันทำให้งานต่างๆ ล้าช้า ไม่คล่องตัว ถ้าว่ากันตามตรง นี่คือประโยชน์ของเข้าใจโครงสร้างอำนาจบริษัทและระบบการทำงานนั่นเอง

2. สอนการวางแผนงาน

        ครั้งหนึ่งเราเคยมีหัวหน้าที่ทำงานครีเอทีฟมาก่อน ซึ่งหน้าที่จริงๆ ของงานครีเอทีฟคือการคิดงานให้ลูกค้าเป็นครั้งๆ คิดเสร็จก็ไปคิดงานอื่นต่อ ฉะนั้นจึงไม่แปลกที่ครีเอทีฟจะไม่รู้เรื่องระบบการทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอน แต่ความเหนื่อยก็มาเยือน เมื่อเราได้หัวหน้าเป็นครีเอทีฟ เพราะพี่หัวหน้าจะคิดไวทำไว พอจะทำโปรเจ็กต์อะไรขึ้นมาทีก็ขอระดับเสกปุ๊บต้องได้ปั๊บ และทุกครั้งเราก็ต้องมีปัญหากับหัวหน้า เพราะแต่ละโปรเจ็กต์ต้องใช้เวลาเดินเอกสาร อย่างน้อยก็ต้อง 2 อาทิตย์ขึ้น ถ้าจะเอาเร็ว ก็ต้องลัดขั้นตอน ซึ่งคุณก็รู้ว่าการลัดขั้นตอนบ่อยๆ จะตามด้วยการถูกต่อว่าจากแผนกอื่น เพราะเขาเองก็ต้องไปลัดขั้นตอนด้วยเหมือนกัน

        เรื่องนี้สอนให้รู้ชัดเลยว่า การผ่านงานที่เกี่ยวกับระบบการทำงานของบริษัท ช่วยให้เจ้าตัวประเมินหรือกะระยะเวลาทำงานได้ตรงตามความเป็นจริง เช่น ถ้าจะทำโปรเจ็กต์ 100,000 บาท ใช้ซัพพลายเออร์ 2 เจ้า ก็จะเริ่มมองออกแล้วว่า ต้องเผื่อเวลาล่าลายเซ็นจากหัวหน้าที่มีอำนาจเซ็นประมาณกี่วัน และวุ่นวายกับการติดต่อซัพพลายเออร์เพื่อขอเอกสารและนัดวันมากน้อยแค่ไหน บางทีถ้าต้องผ่านฝ่ายจัดซื้อ ก็จะรู้แล้วว่าต้องบวกเวลาเข้ามาอีกกี่วันเพื่อให้ทางนั้นหาคู่เทียบราคาได้

        ว่าง่ายๆ งานธุรการฝึกให้วางแผนและประเมินงานเวลาทำจริงได้ถูก ในทางกลับกัน เวลาเราไปทำงานให้ลูกค้าหรือองค์กรอื่น เราก็จะเข้าใจว่าเราควรเข้าไปหาเขาล่วงหน้านานแค่ไหน เพราะทางนั้นก็ต้องใช้เวลาเดินเอกสารนานเหมือนกัน

3. สอนการจัดระเบียบและความรับผิดชอบ

        สำหรับคนทำงานที่เพิ่งจบใหม่ งานธุรการเป็นงานที่ฝึกเรื่องการจัดระเบียบและความรับผิดชอบได้ดีมากงานหนึ่ง เหตุผลเพราะเมื่อรับโปรเจ็กต์มาทำ ก็ต้องคำนวณล่วงหน้าแล้วว่างานนี้ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง แล้วต้องเดินเอกสารผ่านใครบ้าง ต้องเผื่อวันไว้กี่วัน จากนั้นก็ต้องรัดกุมกับตัวเองให้เอกสารทั้งหมดเป็นไปตามที่วางไว้ แล้วคิดดูว่าถ้ามีโปรเจ็กต์เข้ามามากกว่าหนึ่ง นั่นแปลว่าธุรการก็ต้องวางแผนและรันคิวไปพร้อมๆ กับงานอื่น ฉะนั้น คนทำงานธุรการเก่งๆ คือเจ้าแห่งการจัดคิวงาน 

        นอกจากนี้ ตัวงานเองก็เรียกร้องความรับผิดชอบสูง เพราะถ้าเกิดเอกสารหลุดคิวไปเพียงชิ้นหนึ่ง นั่นอาจกระทบงานทั้งหมดได้เลย หรือบางทีกระทบเป็นห่วงโซ่ เช่น เอกสารล่าช้า เลยจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ช้า ทำให้ซัพพลายเออร์หมุนเงินไม่ทัน เป็นต้น

4. สอนทักษะการทำงานร่วมกับคนอื่น 

        ด้วยความที่งานธุรการต้องติดต่อคนเยอะมาก ไม่ว่าจะเป็นแผนกบัญชี แผนกจัดซื้อ ซัพพลายเออร์ หรือกระทั่งหัวหน้าระดับต่างๆ ทำให้คนทำงานธุรการถูกฝึกเรื่องการมีมนุษยสัมพันธ์กับคนอื่นๆ การวางตัวกับคนที่ตำแหน่งสูงกว่า รวมทั้งการฝึกให้มีลูกล่อลูกชน เพราะคนที่ทำงานด้วยก็มีหลายแบบ บางคนชอบให้เอาใจ บางคนปากร้าย คนทำงานธุรการเก่งๆ จึงต้องฝึกชิงไหวชิงพริบเพื่อให้คนเหล่านี้ยอมช่วยงานให้ ซึ่งทักษะเหล่านี้ล้วนแต่เป็นทักษะสำคัญหากจะก้าวขึ้นในตำแหน่งที่สูงขึ้น

        ทั้งหมดนี้คือ วิชาสำคัญๆ ที่งานธุรการสอนคนทำงาน ซึ่งจะเห็นได้ว่า งานธุรการไม่ใช่ตำแหน่งเล็กๆ ธรรมดาๆ ที่น่าเขินอายที่จะทำ เพราะถ้ายอมรับกันตรงๆ ในบรรดางานทั้งหมด คนส่วนใหญ่มักมองงานธุรการเป็นงานที่มีศักดิ์ศรีหรือความสำคัญน้อยกว่าตำแหน่งอื่น เพราะเป็นแค่งานเดินเอกสาร แต่ความจริง งานเอกสารเหล่านี้นี่แหละคืองานที่ทำให้แผนการที่วางไว้เป็นรูปธรรมเกิดขึ้นจริง เกิดการจ้างจริง เกิดการสร้างขึ้นมาจริง

        คนที่ไม่เคยผ่านงานเหล่านี้ หรือไม่เข้าใจคุณค่าของงานเอกสาร ร้อยทั้งร้อยมักจะมองไม่เห็นความสำคัญของขั้นตอนการทำงาน มักจะลัดขั้นตอน ผลที่ตามมาคือคนเหล่านี้จะลัดระบบหรือไม่คิดวางระบบให้มีประสิทธิภาพ สุดท้ายคนทำงานก็ลาออกเพราะทนไม่ไหวกับระบบขั้นตอนการทำงานที่วุ่นวายและเละเทะ

        ทีนี้คุณเริ่มเห็นหรือยังว่างานธุรการไม่จิ๋วอย่างที่คิด แท้จริงแล้ว มันคือกลุ่มงานบริหารที่คนตำแหน่งเล็กสุดมีโอกาสเริ่มทำได้