การพิจารณาเลือกเครื่องใช้สํานักงาน มีหลักเกณฑ์ การพิจารณา อย่างไร

เครื่องใช้สำนักงานนับว่ามีความสำคัญต่อสำนักงานและองค์การ โดยการนำมาใช้ ช่วยให้พนักงานปฏิบัติงาน        มีความสะดวก  ประหยัดแรงงาน  และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานมีราคาที่ถูกลงช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสามารถซื้อ เพื่อนำไปใช้งานได้ และเครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบัน มีการพัฒนาระบบการทำงานโดยนำเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาใช้เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ งานเครื่องใช้สำนักงานได้ง่าย และสะดวกมากยิ่งขึ้น

สำนักงาน (Office) หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ

งานสำนักงาน  หมายถึง  การปฏิบัติงานต่าง ๆ  ภายในสำนักงาน  ซึ่งมักจะเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสำนักงานมักจะถูกจัดให้เป็นศูนษ์การปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำนวยความสะดวก พบปะติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำงานอยู่ภายในสำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้มาก  สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนักงาน  เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด

หลักการพิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงาน

        ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้ผู้ผลิตประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงานมากมายหลายรูปแบบ หลายยี่ห้อ  แต่ละชนิดมีความแตกต่างกันทั้งด้านคุณภาพ ประสิทธิภาพ การทำงานและราคา ซึ่งหลักการพิจารณาเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานมีดังนี้

       1.  ความจำเป็นในการใช้เครื่องใช้สำนักงาน  โดยพิจารณาว่าหน่วยงานใดมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจำเป็นต้องใช้ ซึ่งจะทำให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทนั้น ๆ 

       2.  ลักษณะงาน  คือการพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่นำเครื่องใช้สำนักงานมาใช้ว่ามีประสิทธิภาต่อการทำงานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขึ้น สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มีความก้าวหน้ากับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

    3.  ความต้องการของบุคลากร  การเปลี่ยนแปลงการทำงานภายในองค์กรจากการใช้แรงงานคนมาเป็นการใช้เครื่องจักรนั้น ย่อมก่อให้เกิดปัญหา คือ การลดจำนวนพนักงานลงทำให้เกิดการว่างงานซึ่งกระทบต่อความรู้สึกของบุคลากร  เพื่อให้ปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างจำนวนพนักงานและการใช้เครื่องใช้สำนักงานหมดไป ผู้บริหารจะต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ เพื่อให้เกิดความประหยัดค่าใช้จ่าย มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดียวกันจะต้อง  ไม่เกิดความขัดแย้ง นอกจากนั้นควรคำนึงถึงปัญหาการฝึกอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทต่าง ๆ และชี้แจงให้เห็นประโยชน์ของเครื่องใช้นั้น ๆ ว่าสามารถลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานในสภาพเดิมได้ และสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานรูปแบบเดิมได้ ทำให้พัฒนางานได้ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยี

        4.  ค่าใช้จ่าย  การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท ย่อมทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรือไม่กับผลผลิตจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบัน มีดังนี้ 

            4.1  การซื้อ  ทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูง  มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน และต้องคำนึงถึงค่าซ่อมบำรุงระหว่างการใช้งานด้วย 

            4.2  การเช่า  ทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่ำ  สามารถได้เครื่องมาใช้ตามความต้องการ ไม่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการซ่อมบำรุง  แต่ไม่มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินเหล่านั้น 
            4.3  การเช่าซื้อ  เหมาะกับเครื่องใช้สำนักงานที่มีราคาแพง  และมีนโยบายที่จะมีทรัพย์สินเป็นของตนเองในอนาคต  การเช่าซื้อจึงเป็นทางเลือกให้องค์กรหรือหน่วยงานมีเครื่องใช้สำนักงานโดยการผ่อนชำระเป็นงวด ๆ 
        5.  ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้เครื่องใช้สำนักงาน  ทำให้องค์กรหรือหน่วยงานได้รับความรวดเร็ว  สะดวกสบาย ประหยัด  และมีประสิทธิภาพจาการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น

 ชนิดของเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน

·       คอมพิวเตอร์  (Computer)  

·       ไมโครฟิล์ม (Microfilm)   เป็นเครื่องจักรที่ใช้สำหรับการเก็บบันทึกภาพหรือตัวอักษรไว้บนฟิล์มเล็กๆโดยวิธีการถ่ายภาพ

·       เครื่องทำบัญชี  (Accounting  machine )  

·       เครื่องบันทึกเงินสด (Cash  register)   เป็นเครื่องที่สามารถบวก  ลบ  คุณ  หาร  ได้ในเครื่อง  และมีบัตรแสดงรายการ  2  ส่วน  ส่วนหนึ่งให้ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน  อีกส่วนหนึ่งม้วนอยู่ภายในเครื่องแสดงหลักฐานการรับเงิน

·       เครื่องสั่งงาน  (Dictaphone)   ใช้ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาไม่มีเวลาเพียงพอที่จะสั่งงานด้วยตนเอง  จึงอัดเสียงไว้ในเครื่องสั่งงาน

·       เครื่องพิมพ์ดีด (Typewriter)

·       เครื่องคำนวณ (Calculator)  

·       เครื่องบันทึกเวลา  (Time  watch)

·       เครื่องอัดสำเนา  (Duplicating  machine)

·       เครื่องถ่ายเอกสาร  (Photocopying)

·       เครื่องโทรศัพท์ติดต่อภายในสำนักงาน  ( Intercommunication)  

·       เครื่องปรุกระดาษไข  (Gestafac)   เป็นเครื่องถ่ายเอกสารสู่กระดาษไข  เพื่อนำกระดาษไขชนิดพิเศษนี้ไปอัดสำเนาได้จำนวนมากต่อไป

·       เครื่องใช้เกี่ยวกับการรับส่งเอกสารอื่น ๆ  ได้แก่  เครื่องติดตราไปรษณีย์  เครื่องพิมพ์ไปรษณียากร 

เครื่องเปิดซองจดหมาย  เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย  เครื่องผนึกซองจดหมาย  เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ  เครื่องเหลาดินสอ  อุปกรณ์เครื่องเขียนต่างๆ

 การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน      

      การบำรุงและรักษาเครื่องใช้สำนักงานมีความสำคัญยิ่งสำหรับบุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น จะต้องทำหน้าที่ควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และช่วยประหยัด  ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง ดังนั้นการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงานโดยทั่วไป มีดังนี้

             1.  การติดตั้ง  ควรติดตั้งเครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทให้อยู่ในทำเลที่เหมาะสม แข็งแรงปลอดภัย เครื่องใช้สำนักงานบางประเภทควรตั้งอยู่ในทำเลที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี เช่น  เครื่องถ่ายเอกสาร บางประเภทควรอยู่ในอุณหภูมิที่เย็นปราศจากฝุ่นละออง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์  เป็นต้น

       2.  การให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่อง  ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องควรศึกษาคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทอย่างละเอียด  เพื่อทำความเข้าใจที่จะปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดควรศึกษาวิธีการใช้เครื่องใช้แต่ละประเภทให้เข้าใจอย่างชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิผลของการใช้งานอย่างแท้จริง

         3.  การฝึกอบรมการใช้เครื่องมือ  การใช้เครื่องใช้สำนักงานบางประเภทนอกเหนือจากการให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องจากวิธีการศึกษาจากคู่มือการใช้แล้ว ยังไม่เพียงพอจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น เพื่อให้เกิดประสบการณ์ก่อนที่นำไปปฏิบัติงานต่อไป

        4.  การบำรุงรักษา  นอกเหนือจากการใช้งานให้เกิดประโยชน์แล้ว ควรรู้จักวิธีการบำรุงรักษาเครื่องตามข้อแนะนำที่ให้ไว้ในคู่มือการใช้ และหมั่นทำความสะอาดและตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างสม่ำเสมอทั้งก่อนและหลังการใช้งาน

           5.  การซ่อมแซม  ควรหมั่นตรวจสอบความเรียบร้อยของเครื่องมือเครื่องใช้อย่างสม่ำเสมอหรือตามที่ผู้ผลิตได้แนะนำไว้ หากเครื่องชำรุดเสียหายไม่สามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผู้ชำนาญการมาดำเนินการแก้ไขต่อไป

         6.  การเก็บรักษา  หลังจากใช้เครื่องใช้สำนักงานปฏิบัติงานในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรเก็บเครื่องใช้เหล่านั้นเข้าที่ให้เรียบร้อยทุกครั้ง เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดจากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลั๊กทุกครั้งหลังการใช้ หรือป้องกันความเสียหายจากอุบัติเหตุหรือการโจรกรรม

         7.  ใช้งานตามวัตถุประสงค์  เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับงานแต่ละชนิด จึงจะเกิดประโยชน์คุ้มค่าและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานสูงสุด เช่น แผ่นใส  ชนิดเรียบไม่ควรนำมาใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะจะทำให้เครื่องถ่ายเอกสารได้รับความเสียหาย  เป็นต้น

        8.  การควบคุมดูแล  นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพื่อให้การปฏิบัติงานภายในองค์กรเป็นระบบควรมีการจัดทำบัญชีการเบิกจ่าย การยืม  หรือการเคลื่อนย้ายเครื่องปฏิบัติสำนักงานของหน่วยงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนุมัติจัดซื้อใหม่เมื่อเครื่องใช้เหล่านั้นสิ้นสภาพการใช้งาน เป็นต้น

ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

          1. ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้น จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจนมีประสิทธิภาพ

           2. ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย งานเอกสารที่ทำได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และลดต้นทุนในการผลิตลง
           3. ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเครื่องใช้สำนักงาน ย่อมแลดุดีกว่างานที่ผลิตด้วยมือ มีความสม่ำเสมอและจัดได้อย่างมีระเบียบ
           4. ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยล้า งานบางอย่างนั้นต้องทำซ้ำซากจำเจทำให้เกิดการเบื่อหน่าย และความเมื่อยล้าได้ หากได้นำเอาเครื่องใช้สำนักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทำให้ลดความเมื่อยล้าได้

การดูแลเครื่องใช้สำนักงานควรคำนึงถึงเรื่องใด

ทำไมในองค์การต้องมีการนำเครื่องใช้สำนักงานมาใช้

จะวางเครื่องใช้สำนักงานไว้ที่ใดจึงจะเหมาะสม

อุปกรณ์ที่ใช้ในสํานักงาน มีอะไรบ้าง