การจัดทำระบบสารสนเทศมี 6 ขั้นตอนคืออะไร

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

1.อธิบายความหมาย องค์ประกอบ และ กระบวนการในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ

2.  สามารถนำสารสนเทศไปใช้งานได้

<< ข้อมูลและสารสนเทศ >>

บทบาทความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

1. ข้อมูล (Data )  หมายถึง  ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน  สัตว์สิ่งของหรือ เหตุการณ์ต่างๆ

2.  สารสนเทศ (Information)   หมายถึง  ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง ซึ่งตรงกับความต้องการของผู้ใช้

สารสนเทศสามารถแบ่งแยกประเภทออกตามสภาพความต้องการ    ที่จัดทำขึ้นได้  ดังนี้

1. สารสนเทศที่ทำประจำ  เช่น  การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียน ที่มารงเรียนในแต่ละวันรายงานรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน

2.  สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย  เช่น  การทำบัญชีงบดุล ของบริษัทที่ต้องยื่นต่อทางราชการและเพื่อใช้ในการเสียภาษี

3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ  เช่น  รายงานข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

<< ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ >>

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ มี 5 ส่วน  คือ

1.  บุคลากร

2.  ขั้นตอนการปฏิบัติ

3.  เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ (ฮาร์ดแวร์)

4.  โปรแกรม (ซอฟต์แวร์)

5.  ข้อมูล 

       เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดเพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจ
วิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด บุคลากร จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กร
เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้า
แห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย
เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศ

เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล และการทำรายงาน เป็นต้น
            การดำเนินการต่างๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหา ระบบก็จะมีปัญหา ด้วยเพราะทุกขั้นตอนล้วนมีผลต่อระบบสารสนเทศด้วยเช่นกัน

      เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการหรือประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศตามต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถคำนวณ ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็วและสามารถทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์  จึงเป็น องค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศ

       คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนเพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ

       เป็นวัตถุดิบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถาบันการศึกษามักจะต้องการสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่างๆ   ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่ทำให้เกิดสารสนเทศ

<< ประเภทของข้อมูล >>

ข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2  ประเภท  คือ

1.  ข้อมูลปฐมภูมิ  เป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลโดยตรง  เช่น  ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามโดยตรง  การสัมภาษณ์  การสำรวจ  การจดบันทึก 
2.  ข้อมูลทุติยภูมิ  เป็นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว เช่น  สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด   สถิติการนำสินค้าเข้า

1. ถูกต้อง

2. ทันเวลา

3. สมบูรณ์

4. สอดคล้องกับงาน

5. สามารถตรวจสอบได้

วิธีการประมวลผล แบ่งได้เป็น   2  วิธี  ดังนี้

1.  การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)   หมายถึง    การประมวลผลโดยทันทีทันใด     เช่น   การจองตั๋วเครื่องบิน ,  การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า ,  การฝากถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม

2.  การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)   หมายถึง  การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ     เช่น   เมื่อต้องการทราบผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน  ก็มีการสำรวจข้อมูลโดยเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ จึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ  เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน

เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จึงมีขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ  มีหลายขั้นตอน ดังนี้   

1.  การเก็บรวบรวมข้อมูล
2.  การตรวจสอบข้อมูล 
3. การจัดเรียงข้อมูล
4.  การคำนวณ
5.  การทำรายงาน
6.  การจัดเก็บ
7.  การทำสำเนา 
8.  การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล 

<< การแทนข้อมูล >>

ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลจะต้องอยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์ เข้าใจจึงจำเป็นต้องหาวิธีการแทนข้อมูลซึ่งเป็นชุดของตัวอักขระดังกล่าว  

ปกติการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์จะใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะ คือปิดและเปิดจึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วย 0 และ 1ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง  

รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง  เรียกว่า รหัสแอสกี(American Standard Code for Information Interchange : ASCII)