มารยาทในการพูดโทรศัพท์มีอะไรบ้าง

• รับสายทันที เมื่อกริ่งโทรศัพท์ดังขี้น ไม่ควรให้สายเรียกเกิน 3 ครั้ง เพราะผู้โทรอาจจะคิดว่าโทรศัพท์ขัดข้อง

• กล่าวคำทักทาย และแจ้งชื่อสถานที่ที่ตัวเองสังกัด อย่างสุภาพ เพราะคำทักทายจะให้ความรู้สึกที่เป็นมิตร เช่น " สวัสดีค่ะ ฝ่ายบริการผู้อ่านสำนักหอสมุดกลาง ค่ะ ไม่ควรพูดว่า " ฮัลโหลจะพูดกับใครคะ "

• ในระหว่างการสนทนา ควรพูดด้วยเสียงที่เป็นธรรมชาติ สุภาพชัดถ้อยชัดคำ มีจังหวะ ได้ใจความ (Clarity speech) น้ำเสียงต้องมาด้วยความจริงใจ อบอุ่น (Sincere & Warm) การพูดโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม จะทำให้เสียงที่พูดออกมาฟังดูรื่นหู แสดงความเป็นมิตร ถ้าไม่รู้จะทำอย่างไรให้น้ำเสียงมีรอยยิ้มก็ให้ยิ้มจริงๆ ในขณะที่พูด แต่อย่าพูดไปหัวเราะไปด้วย เพราะไม่ใช่เรื่องตลก

• อย่าคุยกับคนอื่นขณะรับโทรศัพท์ ควรหยุดการสนทนาเสียก่อน จึงจะยกหูโทรศัพท์เพราะเสียงที่ได้ยินอาจไม่ใช่เสียง " สวัสดี ค่ะ" อาจเป็น " แหม ! วันนี้ข้าวผัดกระเพราไก่ไม่อร่อยเลย "

• พยายามช่วยเหลือผู้ที่โทรเข้ามาอย่างเต็มใจ อย่าตอบแต่เพียงว่า ไม่ทราบ เพื่อปัดเรื่องให้พ้นตัว

• อย่าเคี้ยวอาหารขณะรับโทรศัพท์ การเคี้ยวอาหารไปด้วยขณะพูดเป็นการไม่ให้เกียรติต่อผู้ที่เราพูดด้วย และเป็นการทำลายบุคลิกภาพของผู้พูดด้วย

• อย่าให้หูโทรศัพท์อยู่ใกล้ปาก และจมูกเกินไปขณะพูด เพราะผู้ฟังอาจจะได้ยินลมหายใจของเราตลอดเวลา ก่อให้เกิดความรำคาญได้

• เมื่อจบการสนทนา ควรกล่าวคำว่า " สวัสดี " แล้วจึงวางหู

• รอให้อีกฝ่ายวางสายเสียก่อน การวางสายก่อนเป็นการบ่งชี้ว่า ไม่อยากคุยด้วย

• วางสายโทรศัพท์อย่างนุ่มนวล ไม่ให้มีเสียงกระแทก

• อย่าใช้โทรศัพท์ในเรื่องส่วนตัวนานเกินไป โทรศัพท์ในที่ทำงานมีไว้ติดต่องาน จึงควรเลี่ยงการใช้ในเรื่องส่วนตัว ถ้าจำเป็นจริงๆควรพูดให้สั้นที่สุด

ดังนั้นเมื่อเสียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ก่อนที่ท่านจะไปรับโปรดคำนึงถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์เสมอ แล้วท่านจะพบว่า นอกจากองค์กรของท่านจะได้รับคำชื่นชม กลับมาแล้วท่านก็เป็นผู้หนึ่งที่ช่วยสร้างภาพพจน์ ที่ดีให้แก่องค์กรของท่านด้วย

          แม้ว่าสมาร์ทโฟนจะอำนวยความสะดวกให้กับชีวิตและการทำงานได้อย่างมากมาย แต่ก็เป็นตัวการที่ลดประสิทธิภาพในการทำงานด้วยเช่นกัน บางบริษัทต้องออกกฎห้ามใช้โทรศัพท์มือถือในขณะที่ปฏิบัติงานหรือเข้าประชุม เพราะต้องการให้พนักงานมีสมาธิกับการทำงาน และไม่รบกวนการทำงานของผู้อื่น หากไม่อยากให้ตนเองต้องถูกเพ่งเล็งจากที่ทำงาน ทั้งเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน ก็จำเป็นต้องคำนึงถึงมารยาทในการใช้โทรศัพท์มือถือในที่ทำงานด้วย

1. วางมือถือให้ห่างสายตา

การวางมือถือไว้ใกล้ ๆ ตัว ทำให้เสียสมาธิในการทำงานได้ง่าย เพราะเมื่อใดที่มีข้อความแจ้งเตือนใด ๆ เด้งขึ้นมา ก็อดไม่ได้ที่จะหยิบขึ้นมาดู จึงควรเก็บมือถือไว้ในลิ้นชัก หรือวางให้ไกลจากสายตาสักหน่อย จะได้ไม่วอกแวกในระหว่างทำงาน แต่อาจหยิบขึ้นมาดูบ้างเป็นครั้งคราวได้ เผื่อกรณีมีเหตุฉุกเฉินใด ๆ จะได้ไม่พลาดการติดต่อ

2. ปิดเสียงโทรศัพท์

ควรปิดเสียงโทรศัพท์และเปิดเป็นระบบสั่นแทน เพื่อจะได้ไม่รบกวนการทำงานของผู้อื่น หรือถ้าใครใช้สมาร์ทวอทช์อยู่แล้ว ก็สามารถตั้งระบบสั่นเตือนเวลามีสายเรียกเข้าหรือข้อความเข้าได้เช่นกัน

3. คุยเฉพาะสายสำคัญ

การคุยโทรศัพท์ในเรื่องสัพเพเหระที่ไม่จำเป็นควรเก็บไว้คุยในช่วงพักเที่ยง หรือช่วงที่กำลังเดินทางกลับบ้านจะดีกว่า โดยอาจบอกให้เพื่อนที่ชอบโทรมาคุยบ่อย ๆ ได้รับทราบไว้ก่อนว่าคุณไม่สะดวกคุยในช่วงเวลางาน และถ้าจำเป็นต้องคุยโทรศัพท์ในเวลางาน ก็ควรเก็บไว้สำหรับสายด่วนที่มีเรื่องสำคัญแทน

4. ตั้งค่า Voicemail

การตั้งค่า Voicemail เพื่อให้คนที่โทรเข้ามาสามารถฝากข้อความเสียงไว้ได้ ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะไม่ทำให้คุณพลาดทุกการติดต่อและสามารถติดต่อกลับภายหลังได้ หรือหากมีสายเข้าในช่วงที่กำลังคุยงานสำคัญกันอยู่ ในสมาร์ทโฟนก็จะมีข้อความอัตโนมัติที่สามารถกดส่งให้ปลายสายรับทราบได้เช่นกันว่าไม่สะดวกคุยแต่จะติดต่อกลับไปในภายหลัง

5. คุยโทรศัพท์ในที่ส่วนตัว

แม้ว่าการคุยโทรศัพท์ในช่วงพักเป็นเรื่องที่ควรจะกระทำอยู่แล้ว แต่ในกรณีที่มีโทรศัพท์เข้ามาในระหว่างที่นั่งทำงานอยู่ ก็ควรหาที่คุยเป็นการส่วนตัวแทนที่จะนั่งคุยที่โต๊ะทำงาน เพราะนอกจากจะไม่รบกวนเพื่อนร่วมงานคนอื่นแล้ว เรื่องส่วนตัวบางเรื่องก็ไม่ควรเปิดเผยในที่สาธารณะด้วยเช่นกัน

6. ไม่คุยมือถือในห้องน้ำ

แม้ว่าคุณจะอยู่ในห้องที่เป็นส่วนตัว แต่เสียงที่เล็ดลอดออกมานั้นสามารถสร้างความรำคาญให้กับผู้อื่นได้เช่นกัน ขณะที่ปลายสายเองก็อาจจะรู้สึกไม่สะดวกใจนักที่ต้องคุยกับคนที่กำลังทำธุระอยู่ในห้องน้ำ

7. ไม่ใช้มือถือในห้องประชุม

การใช้โทรศัพท์มือถือในห้องประชุมถือเป็นการเสียมารยาทอย่างยิ่ง แม้กระทั่งการชำเลืองดูก็ทำให้คนอื่นรับรู้ได้แล้วว่าคุณไม่มีสมาธิจดจ่อกับการประชุม เว้นเสียแต่ในมือถือนั้นมีข้อมูลที่จำเป็นต้องเปิดดู หรืออ้างอิงในการประชุม ดังนั้น จึงควรหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความ เช็กข้อความหรืออีเมลในระหว่างการประชุม

อาจกล่าวได้ว่า “น้ำเสียงและคำพูดที่ดี สามารถสร้างรอยยิ้มให้แก่ผู้ติดต่อได้”
1. พูดให้สั้นและได้ใจความ
2. น้ำเสียงนุ่มนวล เป็นธรรมชาติ
3. ไม่ควรใช้คำพูดที่ไม่สุภาพ และไม่ให้เกียรติผู้รับสาย
4. การออกเสียงตัวอักษรและตัวเลขต้องชัดเจน
5. น้ำเสียงเป็นมิตร มีชีวิตชีวา สดชื่นแจ่มใส
6. ไม่ใช้โทรศัพท์สำนักงานคุยเรื่องส่วนตัว
7. จำเสียงคู่สนทนาได้แม่นยำ
8. ไม่พูดความลับทางโทรศัพท์
9. ต่อผิดควรกล่าวคำว่า “ขอโทษ” ด้วยเสียงที่สุภาพ
10. กล่าวคำว่า “สวัสดี” ทุกครั้งที่รับและจบการสนทนา
11. กล่าวคำว่า “ขอบคุณ” ทุกครั้งที่ได้รับความช่วยเหลือ
12. ท้ายประโยคทุกครั้งควรกล่าวคำว่า คะ ค่ะ หรือ ครับ
13. ไม่มีใครต้องการพูดสายกับคนที่พูดไม่รู้เรื่อง
14. จงยิ้มขณะพูดโทรศัพท์

การพูดโทรศัพท์สำคัญอย่างไร

ข้อใดเป็นมารยาทในการรับโทรศัพท์ที่เหมาะสม

คำแรกในการพูดทางโทรศัพท์ควรใช้คำพูดใด

การสื่อสารทางโทรศัพท์มีข้อควรคำนึงเรื่องใดมากที่สุด