บทที่ 1: หน้าจอและการพิมพ์ข้อความ Excel 2010 โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็นSpread Sheet ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม
ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384
คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หน้าจอของ MS Excel 2010 ส่วนบนของหน้าจอคือแถบริบบิ้น ซึ่งประกอบไปด้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ใน ประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ
การป้อนข้อมูลลงเซลล์ 2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1 การลบข้อมูล
2.คลิกเลือก เซลล์ A2 4.ข้อมูลจะปรากฏ ดังนี้ 5.จะเห็นว่า
ชื่อสมศักดิ์หายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่ (ถ้าสังเกตให้ดี จะเห็นว่า ข้อมูลเกิดการผิดพลาด ข้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมื่อลบสมศักดิ์ออกไป ทำให้ข้อมูลเลื่อนในเซลล์ข้างล่างขึ้นมาแทนที่) การล้างข้อมูล 2
.คลิกเลือก เซลล์ A2 4.คลิกล้างทั้งหมด จะได้ผลดังนี้
การคัดลอกและการวางข้อมูล 2. ใช้เมาส์ลากตั้งแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพื่อกำหนดบริเวณที่ต้องการคัดลอก (หรือ คลิกเมาส์ภายในบริเวณข้อมูล แล้วกด Ctrl + * ก็ได้) 4 .จะเกิดเส้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ
บริเวณที่เลือก 5.นำเมาส์ไปวางบริเวณที่ต้องการวางส่วนที่คัดลอกนี้
เช่น B6 8.สังเกตุดูที่มุมล่างด้านขวา
จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให้คลิกที่ลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl
การย้ายข้อมูล การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น
จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ 2.
นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้ 3.กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฏ 4.ปล่อยเมาส์
ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ
การปรับความกว้างของคอลัมน์ 2
.ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้ 3.
ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ 4.จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น
การปรับความกว้างหลายคอลัมน์ 2.ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ 3.เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก การปรับความสูงของแถว
การลบคอลัมน์และแถว 2. ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งลบ 3.จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข้อมูลถัดไปจะเข้ามาแทนที่ ดังภาพ 4. จากข้อ 1 ถ้าต้องการล้างข้อมูล โดยไม่มีการเลื่อนข้อมูลในคอลัมน์ถัดไปมาแทนที่ข้อมูลเดิม ให้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ จะล้างข้อมูลโดยไม่เลื่อนข้อมูลมาแทนที่ ดังภาพ 5. เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือด่วน เพื่อขอข้อมูลที่ลบไปแล้ว
คืนมาเหมือนเดิม การแทรกคอลัมน์ และแถว บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้
2.ไปที่ แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ คลิกคำสั่ง แทรก 3.คลิก 1 ครั้ง คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอลัมน์ และชื่อของคอลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม 4. การแทรกแถวก็ทำเช่นเดียวกัน โดยคลิกที่หัวแถวที่ต้องการแทรก และไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งแทรก การแบ่งหน้าจอ เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่
บางทีเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้อง ดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ เลื่อน หรือ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้ 1.2
เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้ 1.3
ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเลื่อนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเห็นว่า คอลัมน์ B ถูกเลื่อนหายไป ทำให้คอลัมน์ ชื่อ-สกุล และ ที่อยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทำให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเลื่อนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทำให้สะดวกในการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีความยาวมาก ๆ 1.4 ยกเลิกการแบ่งหน้าจอ
โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบ่งไปเก็บไว้ที่ด้านข้าง หรือด้านบน-ล่าง การตรึงแนวหน้าจอ วิธีการการตรึงแนวหน้าจอ
การยกเลิกการตรึงแนว ให้คลิกที่คำสั่ง ตรึงแนว และคลิกยกเลิก การใช้ Keyboard shortcut ที่ควรทราบ
VDO ประกอบการใช้งานบทที่ 1 VDO การป้อนข้อมูลลงเวิร์กชีตVDO ปรับแต่งแถวและคอลัมน์ |