ต้องบอกก่อนเลยว่า งานสารบรรณของมหาวิทยาลัยคริสเตียนของเรานั้นจะยึดเอา ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เป็นหลัก ซึ่งหนังสือราชการที่ใช้ติดต่อกันโดยทั่วไปก็ใช้ระเบียบฉบับนี้ เรายึดนำมาใช้เป็นหลักดังนั้นก็อาจมีงานด้านเอกสารบางอย่างที่เรานำมาปรับใช้เพื่อให้สอดคล้องกับระบบมหาวิทยาลัยฯ ของเราเอง เนื่องจากมหาวิทยาลัยฯ เรานั้นเป็นหน่วยงานเอกชน เรามาว่าด้วยหัวข้อที่เราจะพูดถึงในวันนี้กันดีกว่า ท่านที่ปฏิบัติงานสารบรรณคงจะเคยเห็นเอกสารของทางราชการที่ปั๊มตัวสีแดงโต ๆ ว่า “ลับ” บ้าง “ด่วน” บ้างนั้น ท่านทราบหรือไม่ว่าระดับของความลับและความเร็วนั้นมีอยู่กี่ชั้น และมีระเบียบการปฏิบัติอย่างไร “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ได้ให้คำจำกัดความ “หนังสือราชการ” ไว้ว่า เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ เช่น หนังสือที่กระทรวงต่างประเทศมีไปถึงทำเนียบรัฐบาล มีไปถึงที่ปรึกษานายกฯ หรือไปถึงหน่วยงานซึ่งมิใช่เป็นของราชการก็ตาม หนังสือนี้ยังแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายในและหนังสือสั่งการ เป็นอาทิ ที่เราเห็นกันอยู่บ่อย ๆ ปั๊มตราครุฑบ้าง ไม่ได้ปั๊มบ้าง นั่นขึ้นอยู่กับว่าเอกสารนั้นเป็นแบบพิธีการมากน้อยอย่างไรนั่นเอง “ชั้นความเร็ว” จะถูกระบุด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง (ชื่อเรียกตัวพิมพ์แบบหนึ่ง) ๓๒ พอยต์ ให้เห็นชัดเจนบนหนังสือและบนซอง โดยมากบนหนังสือมักจะอยู่ส่วนบนสุดด้านซ้ายมือ (หรือขวามือของครุฑ) ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า “ด่วนภายใน…” แล้วลงวัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นถึงผู้รับต่อท้าย หนังสือหรือเอกสารที่กล่าวมานั้นจะมีทั้งที่เป็นเอกสารทั่วไป และเอกสารจัดอยู่ในขั้นลับ หรือหากเป็นหนังสือทางราชการก็อาจเป็นความลับทางราชการที่ต้องให้การพิทักษ์รักษา ป้องกันมิให้ผู้ไม่มีอำนาจหน้าที่ได้ล่วงรู้หรือเข้าถึงเอกสารนั้น ซึ่งขั้นตอนการปฏิบัติต่อเอกสารลับชั้นต่าง ๆ ต้องให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน วัตถุประสงค์ การรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับเอกสาร เพื่อกำหนดนโยบายและวิธีการในการรักษาความลับของทางราชการข้อมูลข่าวสารลับ คือ “ข้อมูลข่าวสารที่มีคำสั่งไม่ให้เปิดเผยและอยู่ในความครอบครองหรือ ควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการดำเนินงานของรัฐหรือที่เกี่ยวกับเอกชน” ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ข้อ 12 กำหนดว่า ชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ แบ่งออกเป็น 3 ชั้น คือ 1. ลับที่สุด (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด 2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง 3. ลับ (CONFIDENTIAL) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ ในการจัดทำหนังสือราชการนั้น บางท่านมักจะใส่ชั้นความเร็วหรือชั้นความลับผิดที่ จึงขอยกตัวอย่างมาให้ดูนะคะ
 ตัวอย่าง หนังสือแสดงชั้นความลับและความเร็ว การใส่ชั้นความเร็ว ชั้นความลับ ในหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน ข้อมูลจาก ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
แล้วใครล่ะ? จะเป็นผู้มีอำนาจกำหนดชั้นเอกสารลับ สำหรับหนังสือของราชการกำหนดไว้ดังนี้ ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดชั้นความลับพร้อมทั้งให้เหตุผลประกอบการกำหนดชั้นของความลับของข้อมูลข่าวสารลับนั้นด้วยว่าเป็นข้อมูลข่าวสารประเภทใด ในการนี้ อาจมอบหมายหน้าที่ดังกล่าวได้ตามความจำเป็นให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ในกรณีที่สามารถมอบอำนาจได้ตามกฎหมาย ในกรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วน เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องมีอำนาจกำหนดชั้นความลับเป็นการชั่วคราวได้และให้รีบเสนอต่อผู้มีอำนาจชั้นความลับเพื่อสั่งการเกี่ยวกับการกำหนดชั้นความลับต่อไปทันทีการกำหนดให้ข้อมูลข่าวสารลับอยู่ในชั้นความลับใด ให้พิจารณาถึงองค์ประกอบต่อไปนี้ จะเห็นว่าวิธีการกำหนดชั้นความลับก็ต้องพิจารณาจากความสำคัญในเอกสารนั้นเป็นหลัก ยกตัวอย่างเช่น โผแต่งตั้งบิ๊กต่าง ๆ อาจได้รับการพิจารณาประทับ “ลับมาก” ขณะที่ตารางฝึกนักเรียนรบพิเศษ UDT ถูกประทับตรา “ลับ” เอกสารลับโดยปกติต้องประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารลับนั้น ตัวอักษรต้องใหญ่โตสีเห็นเด่นชัดกว่าธรรมดา ชั้นความลับไม่ได้ใช้เฉพาะกับเอกสารเท่านั้น ภาพเขียนแผนที่ แผนภูมิ แถบบันทึก ฟิล์ม ภาพยนตร์ ไมโครฟิล์ม ฯลฯ ก็ต้องมีมาตรการพิทักษ์รักษาด้วยถ้าจัดเป็นความลับของราชการ |
การ ปั๊ม ลับ ในหนังสือราชการ
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.apacode Inc.
