ตัวอย่าง audit program จัดซื้อจัดจ้าง

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

https://chirapon.wordpress.com

งานจัดซื้อจัดจ้างยังคงเป็นหนึ่งในขอบเขตงานตรวจสอบของทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐซึ่งนำเอาเงินงบประมาณแผ่นดินมาใช้ในกิจการของหน่วยงาน และเป็นจุดเพ่งเล็งว่าอาจจะเกิดความไม่โปร่งใส จุดรั่วไหลหรือช่องทางการทุจริตได้ ซึ่งงานจรวจสอบภายในไม่อาจจะละเว้นได้

การตรวจสอบภายในส่วนของงานจัดซื้อจัดจ้างจึงเป็นเสมือนงานประจำทุกปีอยู่แล้ว เพียงแต่ลักษณะ รูปแบบและเงื่อนไขของการจัดซื้อจัดจ้างอาจจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ

ขอบเขตของการตรวจสอบภายในด้านจัดซื้อจัดจ้างควรจะประกอบด้วย

การตรวจสอบเกี่ยวกับความสมเหตุสมผลและเพียงพอ ชัดเจนของการระบุความจำเป็นและการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
การตรวจสอบการพัฒนาเงื่อนไข รายละเอียดเฉพาะเจาะจง
การตรวจสอบความสมเหตุสมผลและรายละเอียดการเลือกวิธีการจัดซื้อ
การตรวจสอบเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ
การตรวจสอบเกี่ยวกับการเชิญชวนผู้เสนอราคา การคัดกรอง การคัดเลือกและการปิดการคัดเลือกผู้เสนองาน
การตรวจสอบการประเมินข้อเสนอของผู้เสนองานทุกราย
การตรวจสอบการคัดเลือกผู้เสนองานรายที่ชนะ
การตรวจสอบเกี่ยวกับการเจรจาต่อรอง
การตรวจสอบเกี่ยวกับการบริหารสัญญาว่าจ้าง
การตรวจสอบเกี่ยวกับการประเมินกระบวนการการจัดซื้อ
การตรวจสอบเกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินตามงวดงาน

1.การระบุความจำเป็นและการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง

ประเด็นความเสี่ยง	ผลกระทบที่คาดว่าจะเป็น	กิจกรรมที่ควรให้ความเห็น
1.การประเมินความจำเป็นต่ำเกินไป	มีการจัดซื้อสินค้าและบริการ ที่ไม่เหมาะสม สูญเงิน ความจำเป็นไม่ได้รับการตอบสนอง	วิเคราะห์ความจำเป็นว่ามีความถูกต้อง
2.การประเมินความจำเป็นสูงเกินไป	รายจ่ายมากเกินไป การแข่งขันมีน้อยกว่าที่ควร	วิเคราะห์ความจำเป็นว่ามีความถูกต้อง ใช้ความจำเป็นด้านหน้าที่การใช้ประโยชน์และประสิทธิผลของการใช้งาน
3.การตีความของความจำเป็นของผู้ใช้ไม่ถูกต้อง	การซื้อได้ผลที่ไม่อาจยอมรับได้ หรือไม่เหมาะสมเป็นส่วนใหญ่ สูญเสียเวลา มีต้นทุนเพิ่มขึ้น	ปรับปรุงการหารือ ทำความเข้าใจกับผู้ใช้งานให้ได้ข้อมูลชัดเจน มีการสรุปประเด็นของสิ่งที่ต้องการใช้งานและนิยามของความจำเป็น
4.มีเงินงบประมาณไม่เพียงพอ	ความล่าช้าในการจัดซื้อ มีการขอเพิ่มงบประมาณ	มีการเสนอความเห็นชอบก่อนที่จะดำเนินงานตามความรับผิดชอบ มีการปรับปรุงแผนงานดำเนินการใหม่
5.กรอบเวลาดำเนินงานไม่เหมาะสม ปฏิบัติไม่ได้	การตอบสนองจากผู้เสนองานไม่เพียงพอ การแข่งขันต่ำกว่าที่ควร ตารางเวลาที่ต้องส่งมอบสินค้าและบริการไม่สามารถทำได้	ปรับปรุงการประเมินสถานการณ์ การพยากรณ์ การวางแผน และการหารือกับผู้ใช้งานอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงการสื่อสารกับผู้เสนองานที่เป็นไปได้
6.ดำเนินการโดยไร้ทิศทาง กรอบการปฏิบัติ	ต้นทุนการจัดซื้อเพิ่มขึ้น ทรัพยากรใช้ผิดวัตถุประสงค์ ไม่ได้รับสินค้าและบริการที่เหมาะสม การดำเนินงานขาดธรรมาภิบาล	อิงแนวปฏิบัติที่ดี มีนโยบาย แนวทางวิธีการที่ชัดเจนก่อนดำเนินงาน ธำรงรักษาสภาพแวดล้อมด้านธรรมมาภิบาลปรับปรุงการอบรมบุคลากร งานการควบคุมเพิ่มเติม และทบทวนระหว่างดำเนินการเป็นระยะ จัดหาที่ปรึกษาโครงการที่มีความรู้ความชำนาญ ปรับปรุงการสื่อสารกับผู้นำเสนองานที่เป็นไปได้

2.การพัฒนาเงื่อนไข รายละเอียดเฉพาะเจาะจง

ประเด็นความเสี่ยง	ผลกระทบที่คาดว่าจะเป็น	กิจกรรมที่ควรให้ความเห็น
1.ระบุนิยามแคบเกินไปหรือเน้นตรายี่ห้อ สเปคของบางรายเท่านั้น	มีทางเลือกน้อยไป ไม่ได้รับสินค้าหรือบริการที่เหมาะสม ต้นทุนดำเนินงานเพิ่มขึ้น	นิยามจากผลผลิตที่ต้องการและคาดหวัง กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่ควรจะเป็น
2.ระบุนิยามตัวสินค้าหรือบริการไม่เหมาะสม	ความจำเป็นของการจัดซื้อไม่ได้รับการตอบสนอง สูญเสียเวลา ต้นทุนดำเนินงานเพิ่ม ดำเนินการไม่ได้ตลอดรอดฝั่ง	ทำให้มั่นใจว่าสเปคสอดคล้องกับผลการวิเคราะห์ความจำเป็น ปรับปรุงความรู้จากตลาด กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น
3.การกำหนดสเปคบิดเบือน เอนเอียง	การตอบสนองจากผู้เสนองานไม่เพียงพอ การร้องเรียนว่าการจัดซื้อไม่เป็นธรรม	กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น วางกลไกการควบคุมเพื่อทบทวนสเปคก่อนการเริ่มเปิดตัว
4.การระบุรายละเอียดทั้งหมดของสิ่งที่ต้องการไม่เพียงพอ	การนำเสนองานมีความหลากหลาย การตอบสนองไม่เพียงพอ สินค้าที่นำเสนอไม่ตรงกับความจำเป็น มีความยุ่งยากในการประเมินข้อเสนอ	หาทางทำความเข้าใจ และคุ้นเคยกับสิ่งที่ต้องการให้มากที่สุด กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น