เครื่องถ่ายเอกสาร วิธีการใช้

1. การถ่ายเอกสารทุกครั้งควรปิดฝาครอบให้สนิท ในกรณีที่ไม่สามารถปิดให้สนิทได้ ควรหลีกเลี่ยงการมองไปที่เครื่องถ่ายเอกสาร

2. ควรมีการติดตั้งพัดลมดูดอากาศเฉพาะที่ในห้องถ่ายเอกสาร

3. ควรสวมถุงมือขณะเติม หรือเคลื่อนย้ายผงหมึก และในกรณีที่จำเป็นควรสวมหน้ากากนิรภัยด้วย นอกจากนี้ควรขอรับเอกสารเรื่องความปลอดภัยในการใช้สารเคมี จากบริษัทผู้ผลิตหรือผู้ขายเครื่องถ่ายเอกสาร

4. ผงหมึกที่ใช้แล้วควรนำไปกำจัด โดยใส่ลงในภาชนะที่ปิดมิดชิด รวมไปถึงผงหมึกที่หกเลอะเทอะ หรือฟุ้งกระจายออกมา ขณะทำการเติมผงหมึกด้วย

5. เมื่อจะซื้อเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใหม่ ควรตรวจเช็คให้แน่ใจว่า – มีระบบการเติมผงหมึกที่ปลอดภัย และมีภาชนะบรรจุเศษผงหมึกในเครื่อง -เครื่องถ่ายเอกสารนี้จะไม่ทำงาน หรือเครื่องจะดับอัตโนมัติ เมื่อภาชนะบรรจุเศษผงถ่านในเครื่องเต็มแล้ว – ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ

6. ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ

7. ไม่ควรจัดวางเครื่องถ่ายเอกสารได้ในห้องทำงาน ควรจัดแยกไว้ในห้องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ หรือไว้ในมุมห้องที่ไกลออกไปจากคนทำงาน และควรแน่ใจว่ามีการระบายอากาศที่เหมาะสมในห้องนั้น

8. สำหรับผู้ที่มีหน้าที่ให้บริการหรือซ่อมบำรุง รักษาเครื่องถ่ายเอกสาร ควรสวมถุงมือยางแบบใช้แล้วทิ้งขณะทำงาน รวมทั้งหลีกเลี่ยงการสัมผัสโดยตรงกับลูกกลิ้งด้วย

9. ไม่ควรมีผู้ใดต้องทำงานเครื่องถ่ายเอกสารตลอดทั้งวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีปัญหาระบบทางเดินหายใจอยู่แล้ว

10. ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเครื่องถ่ายเอกสารควรได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม – ผู้ที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารอย่างเหมาะสม และปลอดภัย – ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบอุปกรณ์ ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย และการเก็บสารเคมีที่ใช้ในกระบวนการถ่ายเอกสาร รวมไปถึงการนำสารเคมีมาใช้ และการกำจัดของเสียด้วย

บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นสิ่งสำคัญ ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารยังคงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ต้องมีไว้ใช้ในสำนักงาน ถึงแม้ว่ากระแสการใช้กระดาษลดน้องลง แต่เราก็ไม่สามารถปฎิเสธการใช้เอกสารบางอย่างที่ต้องเป็นกระดาษ เช่น เอกสารด้านกฎหมาย เอกสารบัญชี เอกสารอนุมัติต่างๆ ดังนั้นเรามาดูสิว่าการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบัน ควรมีหลักการอะไรบ้าง

ประโยชน์เครื่องถ่ายเอกสาร

1. ช่วยทำให้ประหยัดเวลา แรงงาน เพราะไม่ต้องใช้พนักงานในการพิมพ์งาน สามารถถ่ายเอกสารตามแบบที่ต้องการได้เลย และที่สำคัญยังสามารถถ่ายเอกสารเป็นแบบสีได้อีกด้วย
2. ช่วยทำสำเนาได้อย่างสะดวกและรวดเร็วไม่จำกัดจำนวน ไม่ว่าจะทำสำเนากี่ชุดก็ตาม สามารถรองรับความต้องการได้อย่างสบายๆ เลย
3. ขั้นตอนและวิธีการใช้งานใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาฝึกฝน เพียงแค่อ่านวิธีการใช้ กดปุ่มนิดหน่อยเพียงเท่านี้ก็สามารถสร้างสำเนาเอกสารกันได้อย่างรวดเร็ว
4. การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนาไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ หรืออะไรก็ตามแต่ ก็จะเหมือนกับต้นฉบับเลย บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร
5. การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนา สามารถปรับย่อเพิ่มขนาดได้ ไม่ว่าจะเป็นขนาดไหน จะเล็กจะใหญ่ก็สามารถรองรับได้ทั้งหมด

เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้ในการถ่ายสำเนาเอกสาร โดยใช้ความร้อนหรือไฟฟ้าสถิตในการอ่านเอกสารต้นฉบับและการพิมพ์เอกสารนั้นออกมา ปัจจุบันการถ่ายเอกสารมีทั้งถ่ายแบบขาวดำและถ่ายแบบสี ผู้ใช้งานได้รับความสะดวกสบายเพิ่มขึ้น อีกทั้งในการถ่ายเอกสารยังถ่ายง่ายกว่าสมัยก่อนเนื่องจากเครื่องถ่ายในยุคปัจจุบันมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานรวมถึงเทคโนโลยีต่างๆเยอะมาก

เครื่องถ่ายเอกสาร จัดได้ว่าเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ทุกๆหน่วยงานมีความจำเป็นที่ต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายเอกสาร การจัดทำสำเนาต่างๆ ทำให้การบริการงานมีความง่ายมากยิ่งขึ้น

ประวัติและวิวัฒนาการของเครื่องถ่าย

เอกสาร  (Copier Machine)         

                เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นเครื่องใช้สำนักงานประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการนำมาช่วยทำสำเนาผลิตเอกสาร โดยการถ่ายภาพเอกสารต้นฉบับแล้วทำสำเนาลงบนกระดาษได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายอย่างมาก
เครื่องถ่ายเอกสารถูกประดิษฐ์ขึ้นด้วยฝีมือของชาวอเมริกันชื่อ  เชสเตอร์ เอฟ. คาร์ลสัน (Chester F. Carlson) ในปี พ.ศ. 2481 โดยได้คิดค้นระบบถ่ายเอกสารได้เป็นผลสำเร็จเป็นรายแรก

เชสเตอร์  คาร์ลสัน เป็นนักฟิสิกส์อเมริกัน ประดิษฐ์ขึ้นในนิวยอร์กเมื่อปี ค.ศ.1938 ออกใช้ ปี ค.ศ.1947 และเรียกวิธีการนี้ว่า ซีโรกราฟี xerography มาจากคำภาษากรีก
แปลว่า  การเขียนแห้ง หลักการทำงานนั้นจะเป็นกระบอกหมุนสำหรับให้กระดาษไขแนบโดยรอบและใช้ระบบแสงฉายข้อความหรือภาพของเอกสารที่ทำสำเนาไปยังกระบอกหมุนโดยผ่านกระจกและเลนส์
  ระบบแสงนี้ทำให้สามารถย่อหรือขยายขนาดของสำเนาเอกสารได้  กระบอกนี้จะอัดด้วยไฟฟ้าสถิตและเคลือบชั้นบางๆด้วยสาร เซเลเนียม ซึ่งเป็นตัวนำไฟฟ้า เมื่อส่วนที่เป็นสีขาวหรือที่ว่างของต้นฉบับถูกแสง ก็จะสะท้อนแสงไปที่กระบอก ทำให้ประจุไฟฟ้าบนกระบอกถูกลบออก แต่สีดำของต้นฉบับไม่สะท้อนแสง  ประจุไฟฟ้าจึงยังคงอยู่ ส่วนที่มีประจุไฟฟ้าจะดึงผงสีดำเรียกว่าสารเปลี่ยนสีtoner ซึ่งประกอบเป็นรูปตามต้นฉบับลงบนกระดาษอัดสำเนา ในเครื่องถ่ายเอกสารแบบสี ต้นฉบับจะถูกสแกน 3 ครั้งและส่งไปยังกระบอกโดยผ่านแผ่นกรองแสง 3 สี  ซึ่งแยกออกเป็นแม่สีของแสง 3 สี ได้แก่ แดง ฟ้าและเขียว
แล้วสร้างใหม่โดยใช้สารเปลี่ยนสีทุติยภูมิ คือ ม่วงแดง น้ำเงินเขียว และเหลืองรวมทั้งสีดำ ให้ปรากฏเป็นสีตามต้นฉบับสำเนาการถ่ายเอกสารสีก็เหมือนการพิมพ์ภาพสีคือ ภาพจะพิมพ์ทับกัน 4 ชั้น
ชั้นแรกเป็นส่วนสีเหลือง ต่อมาสีม่วงแดง
ตามด้วยสีน้ำเงินเขียวและท้ายสุดคือสีดำ [color=Black][/color]

ก่อนหน้าทศวรรษที่ 1940
                การทำสำเนาเอกสารหรือภาพเป็นงานที่หนักเสียเวลาและเลอะเทอะเปรอะเปื้อน ต้องมีการปรุกระดาษไขหรือภาพถ่ายต้นฉบับก่อนเข้าเครื่องอัดสำเนาแบบเก่าที่ใช้หมึกเครื่องถ่ายเอกสารสมัยใหม่เป็นแบบใช้ไฟฟ้าสถิต สามารถถ่ายสำเนาขาวดำ 135 แผ่นต่อนาทีและทำสำเนาที่ขยายใหญ่ ย่อขนาด ปรับเข้มขึ้นหรือจางลงกว่าต้นฉบับ เมื่อกดปุ่มที่ควบคุมโดยไมโครโปรเซสเซอร์ซึ่งขอบอกว่าใครได้เห็นภายในเครื่องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะระบบไฟฟ้าแล้วจะคิดไม่ถึงว่าอะไรจะซับซ้อนได้ขนาดนี้แผงวงจรรวมไม่รู้กี่แผง สายไฟต่อระหว่างแผงวงจรเป็นมัด ๆ  ดูสับสนยุ่งเหยิงไปหมด เป็นอุปกรณ์ไฮเทคมากๆ
แสงฟลูออเรสเซนซ์หรือแสงฮาโลเจนที่ส่งไปยังต้นฉบับซึ่งสแกนตรวจโดยกระจกที่เลื่อนไปมาข้างใต้ต้นฉบับจะฉายภาพไปยังกระบอกหมุนซึ่งอัดไฟฟ้าสถิต กระบอกหรือดรัม (Drum) เคลือบด้วยวัสดุที่นำไฟฟ้าด้วยแสงคือนำไฟฟ้าเมื่อแสงส่องไปถูก  กระบอกจะอัดไฟฟ้าสถิตในที่มืดขณะที่หมุนผ่านสารเพิ่มความไวแสงที่ความต่างศักย์สูง เมื่อแสงส่องไปยังต้นฉบับส่วนที่เป็นสีดำของภาพจะติดอยู่บนกระบอก
 ส่วนที่เป็นสีขาวบนต้นฉบับจะสะท้อนแสงไปบนกระบอกและสลายประจุบนกระบอกออกไป  เหลือประจุบวกเป็นตัวอักษร เช่น ก ข a b c d ลองนึกดูว่าบนตัวอักษรเหล่านี้เป็นเส้นที่มีประจุบวกอยู่ รวมไปถึงรูปภาพ
หน้าคน ต้นไม้ ภูเขา ก็ประกอบด้วยประจุบวกเต็มไปหมด สารเปลี่ยนสีหรือ Toner  ที่ถูกถ่ายไปยังกระบอกหรือ Drum จะถูกดูดไปยังส่วนที่มีประจุไฟฟ้าบวกซึ่งตรงกับส่วนที่เป็นสีดำ
กระดาษสำเนาที่มีประจุไฟฟ้าจะดึงดูดสารเปลี่ยนสีซึ่งจะหลอมเข้าด้วยกันโดยลูกกลิ้ง   เครื่องถ่ายเอกสารสีชนิดใช้แสงเลเซอร์สามารถสร้างสีที่เหมือนจริงยิ่งขึ้น
ภาพต้นฉบับที่ถูกสแกน 3 ครั้งจะถูกส่งไปยังแผ่นเซลล์ไวภาพ ( Photosensitive cells ) ถ้าเป็นกล้องดิจิตอลสมัยใหม่น่าจะตรงกับส่วนที่เป็นอุปกรณ์ตรวจจับแสงที่เป็นชิปเซนเซอร์ที่เรียกว่า ccd หรือ charged coupled device แบบหนึ่งหรือเซนเซอร์รับแสงอีกแบบหนึ่งที่เรียกว่า cmos หรือ complimentary metal-oxide semiconductor ที่มีมานานแล้ว อุปกรณ์นี้จะถ่ายเทประจุซึ่งจะแปรเป็นสัญญาณ digital แล้วป้อนสัญญาณเข้าเครื่อง เลเซอร์ซึ่งจะส่งออกมาเป็นสัญญาณแสงเพื่อสร้างภาพทีละเส้นบน Drum ที่อัดไฟฟ้าสถิตและมีสภาพ นำไฟฟ้าด้วยแสง ( Photoconductive )

             หลักการใช้กระแสไฟฟ้าสถิต
              เป็นหลักการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารทุกเครื่อง โดยต้นฉบับที่จะใช้ถ่ายเอกสารนั้น เมื่อได้รับแสงจากหลอดไฟพลังงานสูง  ภาพต้นฉบับก็จะถูกสะท้อนแสงไปยังลูกกลิ้งที่มีประจุไฟฟ้าอยู่
และเนื่องจากพื้นผิวของลูกกลิ้งเป็นตัวนำแสงซึ่งมีความไวต่อแสงสว่าง  บริเวณที่สัมผัสแสงสว่างก็จะสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิตไป ผลของการสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิต เนื่อง จากการสะท้อนแสงจากต้นฉบับทำให้คงเหลือประจุไฟฟ้าสถิตที่ลูกกลิ้งตามรูปแบบที่เป็นส่วนมืดหรือสีเข้มของต้นฉบับ และประจุไฟฟ้าที่เหลืออยู่บนลูกกลิ้งนี้เองที่จะดูดผงหมึกเข้าไปติดและพิมพ์ลงบนกระดาษ
กระดาษที่พิมพ์แล้วนี้จะได้รับความร้อนจากหลอดไฟให้ความร้อนในขั้นตอนสุดท้ายของการถ่ายเอกสารซึ่งจะหลอมละลายพลาสติกเรซินที่ผสมอยู่ในผงหมึกช่วยให้ภาพติดอยู่ได้คงทนบนกระดาษ
     

            คือ  เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง และระบบเปียก แต่ที่ใช้กันโดยทั่วไปมักเป็นระบบแห้ง
             1.        เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง ใช้ผงหมึก(ผงคาร์บอนและเรซิน) ผสมกับสารที่ทำหน้าที่เป็นตัวนำผงหมึกให้ไปติดลูกกลิ้ง ได้แก่ ผงเหล็กกล้า ผงแก้ว และเม็ดทรายหรือซิลิกา เมื่อผงหมึกถูกดูดไปเกาะติดที่ลูกกลิ้งแล้ว สารตัวนำผงหมึกเหล่านี้ก็จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่
            2.        เครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียก   ใช้สารละลายไฮโดรคาร์บอน  โดยปกติใช้สารไอโซดีเคน (isodecane) เป็นตัวนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้งในกระบวนการถ่ายเอกสารระบบเปียกนี้  กระดาษจะถูกทำให้ชื้นด้วยสารไอโซดีเคนก่อนที่จะนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง   จากนั้นความร้อนหรืออากาศก็จะถูกใช้เป็นตัวช่วยให้กระดาษแห้งหลังจากถ่ายทอดภาพจากต้นฉบับได้แล้ว

เครื่องถ่ายเอกสารจะมีส่วนประกอบและหน้าที่ภายในดังนี้
            1.        Photocopierdrum  ดรัม  คือ  กระบอกโลหะที่เคลือบสารที่นำไฟฟ้าได้เมื่อถูกแสงตกกระทบแต่ไม่นำไฟฟ้าในที่มืด สารนี้เป็นสารกึ่งตัวนำหรือ  semiconductor  เช่น  selenium, germanium
            2.       Corona wires หรือ ลวดโคโรนา  จะทำงานภายใต้ความต่างศักย์สูง (high electrical voltage) ทำหน้าที่สร้างประจุไฟฟ้าบวกบนดรัมและแผ่นกระดาษสำเนา                                                                                        3.        Lamp และ lens หรือหลอดไฟและเลนส์ เป็นหลอด  fluorescent  หรือ  halogen  ที่มีความสว่างมาก หลอดนี้จะวิ่งผ่านตัวเอกสารและสะท้อนแสงไปที่กระจกและเลนส์แล้วตกกระทบบนดรัมอีกทีหนึ่ง
            4.        Toner  หรือสารที่ให้สี  เช่น  สีดำที่เห็นกันทั่ว ๆ  ไป
            5.        Fuser  มีหน้าที่ให้ความร้อนผ่านลูกกลิ้ง  (roller)  เพื่อละลาย  toner  ให้ติดกับกระดาษ

             1. ศึกษาขั้นตอนและวิธีการใช้เครื่องแต่ละชนิดจากคู่มือประจำเครื่อง
            2.    ตั้งเครื่องให้อยู่ในที่ที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก ห่างไกลจากความชื้นและแสงแดด
            3.    หมั่นเช็ดและทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกทุกวัน
            4.    หากมีการติดตั้งถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติให้ทำความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติด้วยผ้านุ่มสะอาด
            5.   ไม่ควรเปิด-ปิดเครื่องถ่ายเอกสารบ่อย ๆ
            6.   ทำความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิดต้นฉบับด้านในเป็นประจำสม่ำเสมอทุกวันโดยผ้านุ่มและสะอาดเท่านั้นถ้าสกปรกมากให้ใช้ผ้านุ่ม  ชุบน้ำพอเปียกชื้นทำความ                              สะอาดเพียงอย่างเดียว ห้ามใช้ทินเนอร์ น้ำมันเบนซิน หรือสาละลายอื่น ๆ อย่างเด็ดขาด
            7.   หมั่นตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอที่จะถ่ายเอกสารได้ชัดเจนอยู่เสมอ  เวลาเทหมึกต้องระมัดระวังอย่าให้ผงหมึกฟุ้งกระจายเข้าตัวเครื่อง
            8.   ใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลักจากเลิกการใช้งานและก่อนคลุมเครื่องควรรอให้เครื่องเย็นเสียก่อนจึงทำการคลุมเครื่องทั้งนี้เพื่อป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น
            9. ขณะเครื่องกำลังทำงานห้ามหมุนหน้าปัดเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารโดยเด็ดขาดและควรเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารอย่างช้า ๆ ก่อนกดปุ่ม Start
            10. ระมัดระวังเกี่ยวกับสายไฟ ปลั๊กไฟที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เมือเลิกใช้เครื่องให้ปิดสวิตซ์และถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย
            11. ควรจัดทำประวัติการใช้งานการซ่อมแซมและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอียด
            12. ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ควรเรียกช่างผู้ชำนาญมาทำการตรวจซ่อม ห้ามทำการซ่อมเองโดยเด็ดขาด

            1.     เปิดสวิตซ์การทำงานของเครื่อง
            2.    ตรวจสอบจอแสดงผล
            3.    วางเอกสารต้นฉบับบนแผ่นกระจกสำหรับถ่ายเอกสาร  หรือการวางในถาดชุดอุปกรณ์เสริม
            4.    ทำการตั้งค่าที่จำเป็น
            5.    ป้อนจำนวนของสำเนา
            6.    กดปุ่ม Start  เครื่องเริ่มดำเนินการถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารใช้อย่างไร

ถ่ายเอกสารหน้าหลัง ทํายังไง

การดูแลรักษาเครื่องถ่ายเอกสารควรทาอย่างไร

ลูกกลิ้งในเครื่องถ่ายเอกสารเคลือบด้วยอะไร