วิธีการติดต่อสื่อสารในอดีต ข้อเสีย

7 เหตุผลที่การสื่อสารล้มเหลว

1. สื่อสารแต่สารไม่ถึง

ในหลาย ๆ ครั้ง การสื่อสารในรูปแบบ Top-Down เช่น นโยบายต่าง ๆ จากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรผ่านผู้บริหารตามสายการบังคับบัญชาหลายระดับนั้น ไม่สามารถสื่อสาร Key Message ไปยังพนักงานระดับปฏิบัติการได้ครบถ้วน หรือการสื่อสารแบบ Bottom-Up ที่เป็นการสื่อสารจากพนักงานระดับปฏิบัติการ ไม่สามารถส่งต่อไปถึงผู้บริหารระดับสูงได้

เนื่องจากการที่ข้อความต้องส่งผ่านสายการบังคับบัญชาหลายระดับชั้นทำให้สารที่สื่อไปนั้นมีความคลาดเคลื่อนหรือไม่ตรงกับความเป็นจริง อีกทั้งการสื่อสารแบบ Cross Functional Communication ระหว่างส่วนงานต่าง ๆ ก็มีความเป็นไปได้ที่จะสูญหาย เช่น ปัญหาที่ทางส่วนงานขายได้รับจากลูกค้า
ที่ไม่สามารถสื่อสารไปได้ถึงส่วนงานที่เกี่ยวข้องที่ต้องเป็นผู้ดำเนินการแก้ไขปัญหาอาจทำให้ปัญหานั้นไม่ได้รับการแก้ไข หรือแก้ไขช้าเกิดกว่าที่ลูกค้าต้องการได้

เหตุการณ์เช่นนี้จะไม่เกิดขึ้น ถ้าผู้นำองค์กรหรือผู้ส่งสารมีการวางแผนการสื่อสารที่ชัดเจน มีการเน้นย้ำใน Key Message ที่ต้องการสื่อเพื่อให้ผู้บริหารที่รับนโยบายรับรู้และตระหนักถึงความสำคัญของสิ่งที่ต้องสื่อสารต่อไปยังพนักงานระดับปฏิบัติการ

2. สื่อสารแต่ไม่เข้าใจ

การสื่อสารที่ใช้ศัพท์เทคนิคมากเกินไป  หรือการพูดไทยคำอังกฤษคำ อาจจะทำให้ทีมงานหรือผู้รับสารไม่เข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อ หรือเข้าใจเพียงบางส่วน ซึ่งทำให้การสื่อสารล้มเหลวโดยสื่อสิ่งที่เราต้องการออกไปไม่ประสบความสำเร็จ 

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดความไม่เข้าใจนี้  เราควรวิเคราะห์ผู้ฟังว่ามีความเข้าใจในเรื่องที่ต้องการสื่อนั้นมากน้อยเพียงใด  เพื่อที่จะสามารถเลือกรูปแบบการใช้ภาษาที่เหมาะสมที่สุดในการสื่อสารกับทีมงาน และควรมีการทบทวนความเข้าใจในสิ่งที่ต้องการสื่อสารเพื่อให้แน่ใจว่า เขาเข้าใจสิ่งที่เราสื่อไปอย่างครบถ้วน

3. ไม่มีสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา

วัฒนธรรมองค์กรส่วนใหญ่ในประเทศไทย มักจะหลักเลี่ยงการนำปัญหาที่เกิดขึ้นมาพูดคุยปรึกษากันอย่างตรงไปตรงมา เพราะเกรงอกเกรงใจกัน กลัวว่าจะกระทบความสัมพันธ์อันดีภายในทีม จนทำให้ปัญหาเล็กกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่สร้างผลกระทบและยากที่จะจัดการแก้ไข

เราควรต้องสร้างบรรยากาศการแสดงความคิดเห็นในองค์กร เพื่อให้เกิดการสื่อสารปัญหาอย่างตรงไปตรงมา และร่วมมือกันในการหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

4. สื่อสารไม่ครบถ้วน ขาดความชัดเจน

การสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน การสื่อสารที่ใช้ภาษาที่เป็นศัพท์เทคนิคเฉพาะก็เป็นอีกสาเหตุที่การสื่อสารในองค์กรล้มเหลว เพราะทำให้พนักงานสับสน เข้าใจคลาดเคลื่อน และนำไปสู่การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดได้

ในการสื่อสารใด ๆ ให้กับพนักงานหรือทีมงานนั้น เราควรต้องตรวจสอบความเข้าใจเพื่อสร้างความมั่นใจว่า เขารับข้อมูลไปนั้น มีความเข้าใจในทางเดียวกัน และเป็นการให้เราได้มีโอกาสชี้แจงและอธิบายเพิ่มเติมได้

5. สื่อสารทางเดียว ไม่เปิดให้มีส่วนร่วม

ปัญหานี้ส่วนมากจะเกิดขึ้นในการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ซึ่งมักจะป็นการสื่อสารล้มเหลวแบบแจ้งให้ทราบและปฏิบัติตาม โดยไม่ได้ทบทวนว่าพนักงานเข้าใจคำสั่งแหรือแนวทางที่ผู้บริหารต้องการสื่อสารมากน้อยแค่ไหน ซึ่งก็เป็นสาเหตุหลักประการนึงที่ทำให้องค์กรไม่สามารถขับเคลื่อนไปยังเป้าหมายที่ต้องการได้

เราควรต้องมีการเปิดโอกาสให้พนักงานมีได้แสดงความคิดเห็นต่อนโยบาย แนวทางปฏิบัติหรือเป้าหมายขององค์กร เพื่อเป็นการสร้างความมีส่วนร่วมจากพนักงาน เพื่อให้เป็นแรงผลักดันที่สำคัญให้องค์กรสามารถไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้

6. เลือกช่องทางการสื่อสารที่ไม่เหมาะสม

จริง ๆ แล้ว การนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในองค์กรก็มีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มช่องทางการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม การเลือกช่องทางการสื่อสารก็ต้องเลือกให้เหมาะสมกับสถานการณ์ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการสื่อสารกับพนักงานในเรื่องนโยบายสำคัญ แต่เรากลับเลือกการส่งอีเมลแทนการเรียกประชุมเพื่อสร้างความเข้าใจและการมีส่วนร่วม การสื่อสารผ่านการส่งอีเมลนั้นอาจทำให้นโยบายนั้นลดความสำคัญลงไปเลย

เราควรจะต้องมีการวางแผนช่องทางการสื่อสารให้เหมาะกับสิ่งที่เราต้องการสื่อให้ทีมงาน อีกทั้งต้องวิเคราะห์ทีมงานของเราด้วยว่ามีความสนใจในการรับสื่อจากช่องทางใดบ้างเพื่อให้การสื่อสารในเรื่องต่าง ๆ สามารถเข้าถึงทีมงาน และสร้างให้ทีมงานเห็นความสำคัญของสิ่งที่องค์กรต้องการให้เขาปฏิบัติเพื่อเป้าหมายขององค์กรได้

7. ไม่สื่อสาร (เพราะเข้าใจไปเองว่าเรารู้ คนอื่นก็ต้องรู้)

บ่อยครั้งที่ผู้สื่อสารมักจะคิดว่าสิ่งที่ตนรู้คนอื่นก็ต้องรู้เช่นกัน จึงไม่มีความจำเป็นที่จะต้องสื่อสารกันอีก ตรงนี้ก็เป็นอีกหลุมพรางของหลายองค์กร คนที่เป็นผู้บริหารมักจะคิดเองเออเองว่าเรื่องนี้ทีมงานรู้แล้ว ไม่ต้องพูดไม่ต้องย้ำหรอก ปรากฏว่าเกิดความเสียหายขึ้นเพราะทีมงานไม่รู้เรื่องนี้เลยก็ได้  สุดท้ายแล้ว องค์กรต้องรับผลจากการล้มเหลวในการสื่อสารของทีมงานที่ไม่สามารถปฏิบัติตามนโยบาย ไม่ได้งานตามแผนงาน เป้าหมายไม่สำเร็จ

ฉะนั้น ผู้นำทีมควรหมั่นสื่อสารกับทีมงานและตรวจสอบกับทีมงานเสมอว่าพวกเขาเข้าใจไปในทางเดียวกันกับองค์กร ซึ่งเป็นการสื่อสารแบบสองทางที่มีประสิทธิภาพ หากพบว่าทีมงานไม่เข้าใจตรงไหนก็ถือโอกาสอธิบายเพิ่มเติมได้

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ พอจะเห็นภาพสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้การสื่อสารในองค์กรของเราล้มเหลวกันบ้างไหม อ่านแล้วเชื่อว่าพวกเราคงมองเห็นประโยชน์และพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้เหตุการณ์เหล่านี้เกิดในองค์กรของเรากันนะครับ ส่วนหนึ่งของการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพมาจากการสื่อสารในการทำงานที่ไม่ดีพอ เราได้เห็นกันอยู่บ่อย ๆ ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นจากการสื่อสารล้มเหลวสามารถสร้างความเสียหายให้กับส่วนงานต่าง ๆ รวมถึงองค์กรด้วย

อย่าลืมนะครับ เราจะต้องพยายามสร้างให้เกิดการสื่อสารที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ เพื่อสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงานทั้งหมดในองค์กร พัฒนาให้องค์กรเติบโตไปข้างหน้าต่อไป หากท่านต้องการเพิ่มทักษะการสื่อสารให้ตอบโจทย์มากขึ้น DeOne Academy มีหลักสูตรมากมายที่พร้อมตอบโจทย์

ดูรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่: Master of Communication , Effective Cross-Functional Communication