วิธี การจัดเก็บเอกสาร สำนักงาน บัญชี

เอกสารต้นฉบับเก็บไว้ที่กิจการเพื่อใช้ในการอ้างอิง ตรวจสอบ หรือ ค้นหาข้อมูล รวมทั้งป้องกันการสูญหายด้วย

1 แฟ้มใบกำกับภาษีขาย จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ

2 แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้วันที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ

1. แฟ้มใบสำคัญจ่าย  โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ

   1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล

   2. ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า , จำนวน , ราคา/หน่วย ,ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

   3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่ , วันที่ , รายการ , จำนวน , ราคา/หน่วย , ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

2.  แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ

   1. สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิล กับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ วันที่วางบิล , เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย , ยอดเงินของบิลแต่ละใบ , ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล , ผู้วางบิล , ผู้รับวางบิล พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

   2. ใบสั่งขาย / ใบวางบิลลูกค้า หรือ ใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็นยอดรายการสินค้า , ราคา/หน่วย , ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

           3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ (ถ้ามี)

           4. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี

1. แฟ้มใบสำคัญจ่าย  โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ

   1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล

   2. ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า , จำนวน , ราคา/หน่วย ,ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

   3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่ , วันที่ , รายการ , จำนวน , ราคา/หน่วย , ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

2.  แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ

   1. สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิล กับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ วันที่วางบิล , เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย , ยอดเงินของบิลแต่ละใบ , ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล , ผู้วางบิล , ผู้รับวางบิล พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

   2. ใบสั่งขาย / ใบวางบิลลูกค้า หรือ ใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็นยอดรายการสินค้า , ราคา/หน่วย , ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

           3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ (ถ้ามี)

           4. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี

แฟ้มเงินสดย่อย

จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจโดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชีฃ

โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดั้งนี้
1. ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง
2. ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นต์ผู้ขอเบิก วัตถุประสงค์ที่เบิก และผู้อนุมัติ
3. กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นราย ๆ ไป

1. การโอนเงินระหว่างธนาคาร
2. การถอนเงินระหว่างธนาคาร
3. การฝากเงินเข้า
4. การรับเงินจากกรรมการ
5. เงินยืมกรรมการ
6. รายการปรับปรุงค้างจ่าย , ค้างเบิก
7. รายละเอียดสินทรัพย์

1. แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) * กรณียังไม่ได้ไปวางบิล
                        เอกสารที่เตรียมทำวางบิล
                       - ใบสำเนาภาษีขายถ่ายแนบแยกแต่ละบริษัท
                       - ใบสั่งซื้อจากลูกค้า
   *หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึง เอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล
2. แฟ้มสำรองรับวางบิล(เราผู้ซื้อ) *กรณียังไม่ได้ไปรับวางบิล

            เอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล
                - ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
                - ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
                - ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา
*หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ , เอกสารยังไม่เรียบร้อย

แฟ้มภาษี และประกันสังคม จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น

            - ภ.ง.ด. 1
            - ภ.ง.ด. 3
            - ภ.ง.ด. 53
            - ภ.พ. 30
            - ประกันสังคม

โดยจัดเรียงเป็นหมวดและแต่ละหมวดเรียบเรียงเป็นเดือนโดยเรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มากทำเป็นแฟ้ม ๆ ไป

(เราเป็นผู้หัก) แฟ้มหนังสือรับรองการถูกหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ

(เราถูกหัก - ขอสำเนาเท่านั้น ต้นฉบับเก็บไว้กับกิจการ) แฟ้มหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ

แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบดังนี้คือ

1. สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สิน โดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อ เรียงจากน้อยไปหามาก

2. ใบเซ็นต์อนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน

แฟ้มเงินทดรองจ่าย กรณีมีการ Advance เงินเป็นก้อนใหญ่ และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย โดยให้มีใบปะหน้าคุมว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์