วิธีบันทึกไฟล์งานที่นำไปใช้งานได้

การบันทึกไฟล์
การบันทึกไฟล์ภาพถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เพราะสามารถนำกลับมาใช้แก้ไขภายหลังหรือบันทึก เพื่อส่งต่อไปทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ส่วนไฟล์ภาพที่รองรับ Photoshop คือไฟล์ นามสกุล PSD  (Photoshop Document)  ซึ่งสามารถบันทึกภาพแบบแยกเลเยอร์ให้เป็นส่วน ๆ ดังนี้
1.    คลิกเมนู  File > Save As  หรือ  เมนูลัด  กด Shift + Ctrl + S

2.    เลือกตำแหน่งบันทึกไฟล์ภาพ ในช่อง Save in
3.    ตั้งชื่อไฟล์ภาพในช่อง File name
4.    เลือกชนิดของไฟล์ที่ต้องการบันทึก ถ้าต้องการเก็บไว้แก้ไข ให้เลือกเป็น .PSD
5.    คลิกปุ่ม  Save

ออปชันในการบันทึกไฟล์ภาพในช่อง  Save  Option มีดังนี้
–    As a Copy  เป็นการบันทึกไฟล์จากภาพต้นฉบับให้เป็นไฟล์ใหม่
–    Alpha  Channels  จะใช้บันทึก Channels  เพื่อเก็บคุณสมบัติสี
–    Layer  บันทึกคุณสมบัติของเลเยอร์
–    Annotations เป็นหมายเหตุใช้อธิบายภาพและเสียง
–    Sport Color  เลือกรูปแบบสี
–    Use Proof Setup ใช้กำหนดโหมดสีในการพิมพ์
–    ICC Profile  เลือกโหมดสีภาพ
–    Thumbnail  ขนาดไฟล์ตัวอย่าง
ไฟล์ภาพที่ใช้ใน Photoshop
Photoshop  สามารถรองรับการทำงานกับไฟล์ภาพได้หลายชนิด ดังนี้
. GIF  เป็นการบันทึกรูปภาพที่จะสามารถบีบอัดข้อมูลให้มีขนาดเล็ก ส่วนมากจะนำไปบันทึกเป็นไฟล์ภาพเคลื่อนไหว
. PNG  ใช้บันทึกรูปภาพประเภทเวกเตอร์ จะมีคุณสมบัติคล้ายกับไฟล์ GIF ซึ่งสามารถบีบอัดข้อมูลให้มีขนาดเล็ก บันทึกส่วนที่โปร่งใสและสามารถเลือกระดับสีให้แสดงถึง 16.7ล้านสี
. Tiff  เป็นการบันทึกไฟล์ภาพซึ่งสามารถบีบอัดข้อมูลทำให้คุณภาพของสีภาพเหมือนต้นฉบับแต่ไฟล์ภาพนั้นจะมีขนาดใหญ่ ในกรณีที่บันทึกเป็นไฟล์สกุล TIFF  สามารถนำไปใช้ร่วมกับ PageMaker  เพื่อสร้างสื่อสิ่งพิมพ์ต่อไป
. BMP เป็นรูปแบบของไฟล์มาตรฐานที่ใช้ในระบบปฏิบัติการ Windows และ Dos  ซึ่งสามารถที่จะจัดเรียงสีดำไปหาสีขาว  (1 ไบต์ต่อ 1 pixel)  และจะสามารถเลือกระดับสีสูงถึง 24 บิต หรือ 16.7 ล้านสี
. EPS เป็นรูปของไฟล์ที่สามารถบรรจุภาพแบบเวกเตอร์และบิตแม็บสนับสนุนการนำรูปภาพไปเป็นภาพประกอบใน Illustrator หรือนำไปใช้ร่วมกับโปรแกรมจัดหน้าเอกสาร ในกรณีที่นำภาพแบบเวกเตอร์มาเปิดใน Photoshopจะถูกแปลงเป็น Bitmap ทันที
. PDF เป็นรูปแบบของไฟล์ที่ใช้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือนำเสนอข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต ข้อดีของไฟล์ PDF  คือ รักษารูปแบบหน้ากระดาษ ตัวอักษร รูปภาพให้เหมือนกับต้นฉบับและนิยมนำไฟล์ PDF บันทึกไฟล์งานก่อนส่งโรงพิมพ์ส่วนโปรแกรมที่ใช้อ่านไฟล์ PDF คือ  Adobe Acrobat  Reader
. JPEG  เป็นไฟล์ที่สามารถบีบอัดข้อมูลที่เป็นไฟล์รูปภาพประเภท Bitmap  หรือ ภาพถ่ายและสามารถกำหนดการแสดงภาพบนเว็บจากหยาบไปหาความละเอียดที่เรียกว่า Progressive ซึ่งเราสามารถปรับค่าออปชันของรูปแบบไฟล์ JPEG ได้ (ส่วนมากไฟล์ภาพเป็น *.jpeg เกือบทั้งหมด
. PSD    เป็นไฟล์มาตรฐานที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรม Photoshop สามารถเปิดไฟล์ที่สร้างขึ้นด้วยเวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้ด้วย โดยไฟล์ .PSD จะไมสามารถเปิดใช้งานได จากโปรแกรมอื่น ๆ
. BMP    เป็นไฟล์มาตรฐานของระบบปฏิบัติการโปรแกรม Windows
. TIFF    เป็นไฟล์ที่สามารถใช้ได้ทั้งเครื่อง PC และ Macintosh ซึ่งส่วนใหญ่ใช้งาน
โปรแกรมเกี่ยวกับสิ่งพิมพ์  เช่น โปรแกรม Page Maker
.GIF    เป็นไฟล์ที่ใช้กันมากในการสร้างเว็บไซต์ เพราะไฟล์มีขนาดไมใหญ่ ง่ายต่อการบีบอัดข้อมูลทั้งไฟล์ประเภทนี้ส่วนใหญ่จะสามารถเคลื่อนไหวไดสร้างขึ้นจาก โปรแกรมกราฟก และแอนิเมชั่น เช่น โปรแกรม Image Ready
.JPEG    เป็นที่นิยมใช้งานกันอย่างแพรหลาย เพราะมีขนาดเล็ก ง่ายต่อการบีบอัด
สามารถสร้างขึ้นไดจากโปรแกรมกราฟิกทั่ว ๆ ไป
. PCT    เป็นไฟล์ที่ใช้ในบนเครื่อง Macintosh เท่านั้นและมีขนาดของไฟล์ค่อนข้างใหญ่มาก
. RAW    เป็นไฟล์ที่สามารถยืดหยุ่นได้เป็นอย่างดี ถาหากมีการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระหว่าง Application หรือ ต่างเครื่องคอมพิวเตอร์
. PNG    เป็นไฟล์ที่พัฒนาต่อจาก Gif ซึ่งข้อดี คือ  จะเกิดความสูญเสียน้อยมากหากมีการบีบอัดข้อมูล  ทำให้มีความเหมาะสมในการโอนถ่ายข้อมูลบนระบบเครือข่าย Internet

Microsoft Words เป็นเหมือนเครื่องมือสำหรับใช้งานในหลายๆองค์กรมาอย่างยาวนานและแน่นอนว่าเอกสารบางฉบับจำเป็นต้องบันทึกไฟล์ในรูปแบบของ PDF เพื่อให้ง่ายต่อการับ ส่งและใช้งานในปลายทาง ด้วยขนาดและการเข้าถึงที่สะดวก

แน่นอนว่าการใช้งานดังกล่าวด้วยภาษาไทยหรือ Font ที่เน้นใช้ในภาษาไทยจะทำให้เกิดปัญหาตัวอักษรผิดเพี้ยน ทำให้วรรณยุกต์ เว้นวรรคต่างๆเป็นกลายเป็นรูปสี่เหลี่ยม วงกลมหรือตัวอักษรที่ไม่คุ้นเคย อันเกิดจากความแตกต่างด้านการใช้งานทางภาษา

ในคู่มือฉบับนี้ ทางศูนย์จึงขอยกวิธีการบันทึกไฟล์จาก Microsoft Words เป็นไฟล์ PDF ทั้งหมด 3 วิธี โดยผู้ใช้งานสามารถนำไปใช้แก้ไขได้ตามลำดับ โดยวิธีการต่างๆสามารถใช้งานได้ดังนี้

วิธีป้องกันปัญหาตั้งแต่ต้นด้วย Format Style

หลังจากผู้ใช้งานทำการจัดระเบียบของไฟล์ด้วย Format Style และต้องการบันทึกไฟล์เอกสารเป็น PDF สามารถทำตามวิธีที่จะกล่าวดังต่อไปนี้ได้ตามลำดับ

นี่คือวิธีการป้องกันการบันทึกไฟล์โดยไม่ให้เกิดอาการตัวอักษรเคลื่อนในระดับเบื้องต้นเท่านั้น นอกเหนือจากวิธีที่่ได้กล่าวไปแล้ว ยังมีวิธีอื่นๆให้ลองอีกหลายวิธี รวมถึงวิธีการใช้แอพลิเคชันอื่นช่วยในการใช้งานซึ่งไม่ได้นำเสนอในบทความนี้เพราะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนและอาจส่งผลกระทบอื่นๆ

หวังเป็นอย่างยิ่งว่า บทความฉบับนี้จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น
ขอให้ทุกท่าน มีความสุขกับการใช้เทคโนโลยี