Google Form สามารถแทรก ไฟล์ วิดีโอ ได้จาก แหล่ง ใด

สวัสดีครับ วันนี้ พี่ TechTalk ขอแนะนำ Google Form ผู้ช่วยมือโปรในการรับไฟล์จากฝั่งผู้รับแทนการส่งไฟล์ทาง e-mail นอกเหนือจากการประยุกต์ใช้สำหรับการทำแบบสอบถามออนไลน์ การลงทะเบียนออนไลน์ รวมถึงการกรอกข้อมูลทั่วไป  -- คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช.

หลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า Google Form มีความสามารถรับไฟล์จากฝั่งผู้รับได้ด้วยการตั้งค่าเพียงไม่กี่คลิก สามารถแทรกในการสร้างฟอร์มแบบปกติ ได้สูงสุดถึง 10 Gb (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นที่จัดเก็บคงเหลือบน Drive ของผู้สร้างด้วย) ทั้งยังสร้าง Folder เฉพาะสำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารให้ผู้สร้างฟอร์มสามารถดาว์นโหลดได้ง่ายๆ บน Google Drive อีกด้วย

:: เกี่ยวกับ Google Form ::

Google Form เป็นส่วนหนึ่งในบริการของกลุ่ม Google Docs ที่ช่วยให้เราสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

ผู้ใช้งานหรือผู้ที่จะสร้างแบบฟอร์มจะต้องมีบัญชีของ Gmail หรือ Account ของ Google เสียก่อน จึงจะสามารถเข้าใช้งานสร้างแบบฟอร์มผ่าน Web Browser ได้เลยโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ

Google Form สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบอาทิ เช่น การทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็น การทำแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจ การทำแบบฟอร์มลงทะเบียน และการลงคะแนนเสียง เป็นต้น

นอกจากนั้นยังสามารถรับไฟล์สูงสุดจำนวน 10 ไฟล์ และขนาดสูงสุดที่รับได้มากถึง 10 GB* ด้วย ทั้งนี้การกำหนดให้อัพโหลดไฟล์ต้องคำนึงถึงพื้นที่คงเหลือบน Google Drive ของผู้ใช้งานอีกทีด้วย

:: ประยุกต์ใช้งาน Google Form ::

Google Form สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ในที่นี้จะนำ Google Form มาใช้ในการรับไฟลงานเอกสารจากผู้รับผ่าน "แบบฟอร์มรับไฟล์บันทึกแนวทางการปฏิบัติที่ดี ปี 2563" กำหนดรับไฟล์เอกสารประเภท word และ pdf

:: ขั้นตอนการสร้างฟอร์ม ::

1. เปิดโปรแกรม Google Chrome

2. Login ด้วยบัญชี Google (ถ้าไม่มี สามรถสมัครได้ฟรี)

3. คลิกเมนูด้านขวามือ เลื่อนลงมาด้านล่าง จะเลือก “Drive”

4. คลิกปุ่ม + เมนูด้านซ้ายมือ คลิกเลือกแอป “Google Forms > Blank Form"

5. สร้างคำถามตามปรกติ

6. คลิก Option ของชนิดของคำถามแล้วเลือกเป็น File Upload

7. เลือกเป็น File Upload

8. คลิก Continue ยอมรับเงื่อนไข

9. คลิก Allow only specific file types กำหนด ชนิดของไฟล์ เป็น Document

10. กำหนด จำนวนของไฟล์ที่จะ Upload เป็น 1

11. กำหนด ขนาดของไฟล์ที่จะ Upload เป็น 10 MB

12. สร้างเพิ่มอีก 1 ข้อสำหรับรับไฟลเอกสารประเภท PDF

13. คลิก Send มุมบนขวาม ส่ง Form ให้ผู้ใช้ 3 ช่องทาง คือ: E-mail, URL Link หรือ Embed HTML

:: ขั้นตอนการนำไปใช้ ::

1. สำเนา URL Link ให้ผู้รับคลิกส่งไฟล์เอกสาร

2. Google Form จะบันทึกข้อมูลที่ได้จากผู้รับ จัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ พร้อมกับจัดเก็บไฟล์ที่อัพโหลดไว้ใน Folder บน Drive ของผู้ใช้อัตโนมัติ

:: ผลลัพธ์ ::

1.ผู้ใช้งานสามารถส่งฟอร์มที่สร้างขึ้นถึงผู้รับได้หลายช่องทาง : URL Link, E-mail หรือ Embed HTML ฝังโค้ดเผยแพร่บนเว็บไซต์ส่วนตัว/องค์กร

2.ไฟล์ที่ผู้รับอัพโหลดส่งมาจะเก็บไว้ใน Google Drive ขึ้นต้นด้วยชื่อไฟล์ แล้ว มีชื่อ (ตาม Email address) ของผู้ส่ง แยกออกตาม Folder หัวข้อที่กำหนดไว้เมื่อสร้าง Form ( word และ pdf)

หลายๆ ท่านอาจจะประสบปัญหา กับการจัดทำแบบสอบถาม ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการขนย้ายหรือจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก การคัดลอกหรือจดข้อมูลต่างๆ หรือแม้กระทั่งงบประมาณในการพิมพ์กระดาษที่จำกัด ปัญหาของท่านจะหมดไป เมื่อท่านเลือกใช้งาน Google Form หนึ่งในบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

ซึ่งในบทความนี้จะอธิบายถึงประโยชน์ไปจนถึงขั้นตอนการใช้งาน Google Form อย่างละเอียด ชนิดที่ว่า… อ่านจนจบแล้วสามารถนำไปใช้งานจริงได้เลยทันที

ข้อดีของการทำแบบสอบถามออนไลน์ (เมื่อเทียบกับแบบสอบถามทั่วไป)

• กระจายข้อมูลได้ทั่วถึง และสามารถเข้าถึงได้เร็วกว่า: การที่เราทำแบบสอบถามออนไลน์จะช่วยให้มีโอกาสได้ผู้เข้าร่วมแบบสอบถามที่ทั่วถึงกว่า ไม่ใช่แค่เพียงในพื้นที่ที่เราสามารถเดินแจกแบบสอบถามเท่านั้น อีกทั้งเรายังส่งแบบสอบถามให้ผู้ที่อยู่ภูมิภาคอื่นไปจนถึงผู้ที่อาศัยอยู่ต่างประเทศสามารถทำแบบสอบถามให้เราได้ในเวลาอันรวดเร็วอีกด้วย
• ประหยัดงบประมาณ: การพิมพ์แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษย่อมมีค่าใช้จ่าย และแน่นอนว่า…ยิ่งเยอะยิ่งเห็นความแตกต่าง เพราะฉนั้นการทำแบบสอบถามในรูปแบบออนไลน์จะประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
• สามารถยกตัวอย่างให้เห็นรูปธรรมมากขึ้น: หากเราต้องการให้ผู้ตอบแบบสอบถามได้เห็นสิ่งที่เราต้องการจะสื่อมากขึ้น เช่น หากทำแบบประเมิณผลงานบางอย่างที่เป็นสิ่งของ ก็สามารถใส่ภาพหรือวิดีโอของสิ่งของนั้นๆ ลงไปในแบบสอบถามออนไลน์ได้เลย
• ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ: หากข้อมูลมีความสำคัญ การจัดเก็บเอกสารก็ยิ่งมีสำคัญตามไปด้วย การที่เอกสารข้อมูลถูกจัดอย่างเป็นระเบียบในบัญชี Google จะยิ่งง่ายต่อการค้นหา
• สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวก: เราสามารถนำผลลัพธ์จากการทำแบบสอบถามออนไลน์ไปใช้ต่อได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เพราะเราสามารถ Export ข้อมูลผลลัพธ์ออกมาเป็นไฟล์เพื่อนำไปใช้ต่อได้เลย
• นอกจากเป็นแบบสอบถามยังใช้ทำการสอบย่อยแบบออนไลน์ได้อีกด้วย: เราสามารถใช้ Google Form เพื่อสร้างข้อสอบสำหรับการสอบย่อยได้ โดยที่ผู้ทำข้อสอบสามารถตรวจคำตอบได้ทันทีอีกด้วย

ข้อควรระวังในการใช้งาน

• ระวังการลืมลงชื่อออก(Log-out) เมื่อทำการลงชื่อเข้าใช้(Log-in) ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะ: เนื่องจาก Google Form ค่อนข้างสะดวกในการเช็คข้อมูล ซึ่งอาจทำให้บางครั้งเราต้องการเข้าไปดูความคืบหน้าว่าแบบสอบถามของเรามีคนตอบมากน้อยแค่ไหน ซึ่งเราอาจจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะแล้วอาจลืมลงชื่อออก(Log-out)ได้ แล้วถ้าหากท่านใดที่ใช้อีเมลหลักเป็นบัญชีเดียวกันแล้วด้วยนั้น ให้พึงระวังไว้เสมอว่าบัญชีที่ใช้ควรเก็บรักษาให้ดี เพราะหากมีใครเข้าถึงบัญชีจากการที่เราเปิดดูฟอร์มทิ้งไว้ก็เท่ากับเค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลของเราได้เช่นกัน

สิ่งที่ควรรู้อื่นๆ

• Google ได้แจ้งไว้ใน ข้อกำหนดในการให้บริการ ว่า Google สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวตามนโยบายส่วนบุคคล: โดยถือว่าเราได้อนุญาตให้ Google (และผู้ที่เราทำงานด้วย) มีสิทธิ์ในเนื้อหาของเรา ไม่ว่าที่ใดในโลก ในการใช้ โฮสต์ จัดเก็บ ทำซ้ำ แก้ไข สร้างงานต่อยอดเนื้อหาของเรา (เช่น งานการแปลภาษา การปรับเปลี่ยน หรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ทาง Google ทำเพื่อให้เนื้อหาของเราสามารถใช้งานได้ดีขึ้นร่วมกับบริการของ Google) สรุปคือ ข้อมูลใดๆของเราก็ตามที่อาจเป็นประโยชน์ต่อ Google นั้น ทาง Google สามารถนำข้อมูลของเราไปไปใช้ต่อยอดได้ในระดับนึง โดยถือว่าเราสมัครใจในการแบ่งปันไปแล้วตั้งแต่เราเริ่มใช้งาน Google Form แต่ทาง Google จะยังคงเก็บความลับให้เรา เพราะสิทธิ์ความเป็นเจ้าของข้อมูลยังอยู่ที่เรา

ขั้นตอนในการเข้าใช้งาน

ก่อนอื่น การที่จะเข้าไปใช้งาน Google Form ได้ ต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งนักศึกษาและบุคคลากรของมหาวิทยาลัยกรุงเทพ สามารถใช้บัญชี Google ของทางมหาวิทยาลัยได้เลย

ซึ่งถ้าเรามีบัญชี Google เรียบร้อยแล้ว ให้เข้าไปที่ https://docs.google.com/forms และทำการลงชื่อเข้าใช้งาน จะปรากฏหน้าต่างแสดงแบบฟอร์มที่เรามีอยู่ ดังรูปภาพ 1.1

จากที่เห็นในรูปภาพด้านบน คือเรายังไม่มีแบบฟอร์มอยู่เลย หลังจากเข้ามาที่หน้าต่างแสดงแบบฟอร์มของเราแล้ว ให้กดปุ่ม สร้างแบบฟอร์มใหม่ แล้วเริ่มขั้นตอนสร้างแบบฟอร์มได้เลย

เครื่องมือต่างๆ ในการใช้งาน

เนื่องจากความสามารถของปุ่มต่างๆ ใน แถบเมนูด้านบน ส่วนใหญ่จะถูกใช้ทำหลังจากสร้างแบบฟอร์มเสร็จ เพราะฉนั้นตอนนี้ เราจะมาพูดถึงบริเวณ แถบเครื่องมือด้านข้าง กันก่อน ซึ่งแถบเครื่องมือนี้มีไว้สำหรับสร้างคำถามต่างๆ ในแบบฟอร์ม

เพิ่มคำถาม (Add question)
ใช้สำหรับเพิ่มคำถามในรูปแบบต่างๆ คำถามแต่ละรูปแบบจะมีลักษณะและความสามารถที่แตกต่างกัน

เพิ่มรูปภาพ (Add image)
สำหรับแทรกรูปภาพลงไปในแบบฟอร์ม
สามารถแทรกได้จากรูปในเครื่องของเรา หรืออ้างอิงรูปที่มีอยู่บน Internet แล้วก็ได้

เพิ่มส่วน (Add section)
ใช้ในการแบ่งหน้า และยังสามารถใช้แยกส่วนของแบบสอบถามออกจากกันได้อีกด้วย
ซึ่งในส่วนนี้จะอธิบายในหัวข้อต่อไป

ซึ่งรายละเอียดของแถบเครื่องมือส่วนนี้ทั้งหมด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก 

เนื่องจากข้างต้นเราได้พูดถึง แถบเครื่องมือด้านข้าง กันไปเรียบร้อยแล้ว เราจะมาพูดถึง แถบเมนูด้านบน กันต่อ

ชุดสี (Color Palette)
ปรับแต่งสีและธีม ของแบบฟอร์มจากที่แจกฟรีอยู่แล้ว
หรือสามารถแทรกรูปของเราเองขึ้นไปบน Header ก็ได้

การตั้งค่า (Setting)
สำหรับแทรกรูปภาพลงไปในแบบฟอร์ม

• จำกัดเพียง 1 คำตอบ: จำกัดให้ 1 คน สามารถทำแบบฟอร์มได้ครั้งเดียว โดยผู้ทำแบบฟอร์ม ต้องลงชื่อเข้าใช้เท่านั้น
• แก้ไขหลังจากส่ง: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม สามารถกลับไปแก้ไขคำตอบได้
• ดูสรุปคำตอบ: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม สามารถกลับไปดูคำตอบที่ตนตอบได้

• แสดงความคืบหน้า: จะปรากฏเส้นแจ้งความคืบหน้า หากมีการแบ่งหน้า
  
  
• สับเปลี่ยนลำดับของคำถาม: เรียงลำดับคำถามแบบสุ่ม (เหมาะกับการทำฟอร์มเป็นข้อสอบ)
• แสดงลิงก์เพื่อส่งการตอบกลับอื่น: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม ส่งคำตอบเพิ่มได้มากกว่า 1 รอบ ข้อความยืนยัน: แสดงข้อความ หลังจากทำแบบฟอร์มเสร็จ

ส่วนหัวข้อสุดท้ายจะเป็นการตั้งค่าสำหรับทำข้อสอบ
สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก 

หลังจากที่สร้างแบบสอบถามหรือข้อสอบเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลานำมันไปใช้งานต่อ

โดยเราสามารถจัดการได้ด้วยการกดที่ ปุ่ม ส่ง [Send]

ซึ่งเราสามารถส่งไปใช้งานได้ 3 รูปแบบดังนี้

• การส่งฟอร์มต่อเป็นลิงค์
• การแนบฟอร์มลงไปในอีเมล
• การแทรกฟอร์มลงบนเว็บเพจที่เราต้องการ

การส่งฟอร์มต่อเป็นลิงค์ [Send via Link]

เป็นการส่งแบบฟอร์มอย่างง่าย โดยคัดลอกลิงค์ไปให้ผู้ตอบผ่านทางไหนก็ได้ เช่น ส่งผ่านโปรแกรมพูดคุยต่างๆ ที่สามารถส่งข้อความหากันได้

พอผู้ตอบได้รับลิงค์ก็สามารถเข้าผ่านลิงค์มาทำฟอร์มได้ทันที

การส่งฟอร์มต่อผ่านอีเมล [Send via Email]

นอกจากนี้เพียงแค่เราติ๊กเลือก รวมฟอร์มในอีเมล เท่านี้เราก็จะสามารถแนบแบบฟอร์มไปกับอีเมลได้ทันที

การฝังฟอร์มลงเว็บเพจ [Send via Embed HTML]

สำหรับผู้ที่ต้องการสร้างแบบฟอร์มที่ไม่เป็นความลับอะไรมาก และมีเว็บเพจเป็นของตนเอง การนำฟอร์มฝังลงไปบนเว็บเพจก็เป็นช่องทางที่ดีในการเพิ่มผู้ร่วมทำแบบทดสอบได้อย่างดี

โดย Code ที่ทาง Google Form จะให้เรามา คือ iframe code ซึ่งเราเพียงแค่คัดลอกไปวางไว้ใน Code ของเว็บเพจบริเวณที่เราต้องการแสดง ก็ถือว่าเป็นอันเสร็จสิ้น ลองเซฟและเปิดเว็บเพจของเราดูได้ทันที จะเห็นฟอร์มปรากฏอยู่บนเว็บเพจเรียบร้อย