สูตร เรียง เลข น้อยไป มาก excel

การเรียงลำดับข้อมูล และการกรองข้อมูล

        ในกรณีที่ข้อมูลมีจำนวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราต้องการเรียงข้อมูลเสียใหม่ให้เป็นระบบมากขึ้น และถ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข้อมูลได้หลายคอลัมน์ เช่น เรียงตามอายุ ถ้าอายุเท่ากันให้เรียงชื่อตามตัวอักษร เป็นต้น

    Microsoft Excel 2010 เรียงข้อมูล 4 ลักษณะคือ

                    1. เรียงตามค่า
                    2. เรียงตามสีของเซลล์ 

                    3. เรียงตามสีของตัวอักษร
                    4. เรียงตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีที่มีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ไอคอน

    ลักษณะการเรียง จะเรียงได้ 3 ลักษณะ คือ

                    1. เรียงจากมากไปหาน้อย จาก ก - ฮ หรือจากเลขน้อย ไปหาเลขมาก
                    2. เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน้อย
                    3. เรียงแบบกำหนดเอง เช่น เรียงตามวัน หรือตามรูปแบบที่กำหนดอย่างอื่น

การเรียงข้อมูลจะต้องกำหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งเป็นหลัก และข้อมูลในคอลัมน์อื่น ๆ จะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงต้องเลือกให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอลัมน์ ที่เป็นข้อมูลอยู่ในชุดเดียวกัน

        วิธีการ

                สมมติว่า ต้องการเรียงข้อมูลข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก

        มีขั้นตอน ดังนี้

                    1. คลิกในบริเวณข้อมูล ที่ใดก็ได้ ภายในขอบเขตข้อมูลตั้งแต่ B2 ถึง C11 เพิ่อระบุขอบเขตของข้อมูล Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ที่ติดต่อกัน เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตัวอย่างนี้คลิกที่ตำแหน่ง C4

                    2. ไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกปุ่มเรียงลำดับ

                    3. Excel จะลากดำครอบคลุมบริเวณข้อมูลทั้งหมด และจะมีหน้าจอให้ตั้งค่าสำหรับการเรียงข้อมูล

                        ·  เพิ่มระดับ ถ้ามีการเรียงมากกว่า 1 คอลัมน์ ให้เพิ่มระดับ เช่น ในตัวอย่าง เราจะเรียงตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มีเลขซ้ำกัน คือเลข 10 ในกรณีนี้ จะให้เรียงชื่อตามตัวอักษร ดังนั้นในตัวอย่างนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ

        เมื่อคลิกเพิ่มระดับ Excel จะเพิ่มแถวการเรียงให้ระบุเงื่อนไขการเรียง ดังนี้

                                        · คอลัมน์เรียงตามลำดับ ให้ระบุคอลัมน์ของข้อมูลที่ต้องการเรียง

                                        · เรียงลำดับ สามารถเลือกได้แก่ เรียงตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของเซลล์

            4. ในตัวอย่างนี้ ครั้งแรกให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ C เรียงตามค่า และเรียงจากน้อยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ B ดังภาพ

                    5. จะได้ข้อมูลดังภาพ

                    6. จะเห็นได้ว่า ลำดับที่ของข้อมูลจะถูกเปลี่ยนไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่ม Undo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได้อีก