ระบบแฟ้มข้อมูล ข้อดี ข้อเสีย

ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพจะต้องนำเสนอข่าวสารแก่ผู้ใช้ได้อย่างถูกต้อง ไม่เสียเวลา และตรงตามเป้าหมาย เพื่อสามารถนำประโยชน์เอาไปใช้ได้โดยตรง  ซึ่งทุกวันนี้ยังมีการใช้สารสนเทศเป็นจำนวนมากแต่ยังคงไม่ทันเวลาต่อการใช้งาน อีกทั้งข่าวสารนั้นยังมีข้อผิดพลาดและอาจไม่ตรงประเด็น ก็เพราะว่า ข้อมูลในระบบงานมีการจัดการและดูแลอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นองค์กรต่าง ๆ หันมาใส่ใจในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ทำให้เกิดการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นมา

โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล

ในระบบคอมพิวเตอร์จะมีการจัดรูปแบบข้อมูลแบบลำดับชั้นหรือที่เรียกอีกอย่างว่า "โครงสร้างแฟ้มข้อมูล" โดยจะเริ่มจากหน่วยเล็กที่สุดไปยังหน่วยใหญ่ที่สุด ได้แก่ บิต ไบต์ ฟิลด์ เรคอร์ด ไฟล์ และฐานข้อมูล

1. บิต จะประกอบไปด้วยเลขฐานสอง  เป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูลคอมพิวเตอร์ โดยบิตจะเพียง 1 ใน 2 ของสถานะนั้นก็คือ 0 หรือ 1 แทนสัญญาณไฟฟ้า ON หรือ OFF 
2. ไบต์ คือบิตต่าง ๆ มารวมกันเป็นไบต์ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต ดังนั้น 1 ไบต์ สามารถสร้างรหัสแทนข้อมูลขึ้นมา เพื่อใช้แทนตัวอักขระให้แตกต่างถึง 256 ตัว หรือ 28 โดยไบต์มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า คาแรกเตอร์ (Character) เมื่อนำกลุ่มไบต์มารวมเข้าด้วยกัน จึงเกิดเป็น ฟิลด์
3. ฟิลด์ สามารถแทนความหมายหนึ่ง ๆ ได้ เช่น ฟิลด์ Name เป็นฟิลด์ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อเก็บชื่อ เป็นต้น โดยฟิลด์มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า แอตทริบิวด์ (Attriburte) เมื่อมีการรวมของฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน ก็จะกลายเป็น เรคอร์ด
4. เรคอร์ด ซึ่งภายในเรคอร์ดหนึ่ง ๆ จะประกอบไปด้วยฟิลด์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องรวมกันเป็นชุด เช่น ในเรคอร์ชุดหนึ่งจะมีฟิลด์ เช่น id, name, sex, address, telephone, birthdate เป็นต้น และภายในเรคอร์ดจะฟิลด์หนึ่งที่จะถูกกำหนดเป็นคีย์หลัก (Primary Key) คือ เป็นการแสดงเอกลักษณ์เฉพาะตัวของฟิลด์หรือข้อมูลในเรคอร์ดนั้น ๆ ซึ่งในคีย์หลักจะไม่มีการซ้ำ สำหรับเรคอร์ดจะชื่อเรีกอีกอย่างหนึ่งว่า ทัปเพิล เมื่อเรคอร์ดมานำรวม ๆ กันก็จะกลายเป็นไฟล์
5. ไฟล์หรือแฟ้มข้อมูล โดยไฟลืจะบรรจุเรคอร์ดต่าง ๆ ซึ่งเราเรียกชื่อไฟล์ได้อีกอย่างหนึ่งว่า ตาราง หรือเ ทเบิล (Table) เพราคล้ายกับตาราง 2 มิติ เมื่อนำไฟล์ต่าง ๆ มารวมกันก็จะกลายเป็นฐานข้อมูล (Databases)

ข้อจำกัดของแฟ้มข้อมูล

• ข้อมูลเก็บแยกออกจากกัน แต่ละข้อมูลต่าง ๆ ต่างมีข้อมูลจัดเก็บเป็นตัวเอง ย่อมทำให้มีการเข้าถึงข้อมูลเพื่อให้ได้ในสิ่งที่ต้องการนั้น ๆ 
• ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน แต่ละข้อมูลต่าง ๆ ต่างมีข้อมูลจัดเก็บเป็นตัวเอง ซึ่งในข้อมูลที่ซ้ำซ้อน จะก่อให้เกิดข้อผิดพลาดของข้อมูล โดยมี 3 ประการ ได้แก่ ข้อผิดพลาดจากการเพิ่มข้อมูล ข้อผิดพลาดจากการลบข้อมูล และข้อผิดพลาดจากการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล
• ข้อมูลที่มีความขึ้นต่อกัน ด้วยโครงสร้างทางการยภาพและการจัดเก็บของข้อมูลด้วยวิธีการจัดแฟ้มข้อมูลจะผูกติดกับภาษาโปรแกรมนั้น ๆ ดังนั้น ถ้าหากมีการแก้ไขหรืออัปเดตขึ้นมา ก็จะเป็นสิ่งที่ยุ่งยากอย่างมาก
• ความไม่เข้ากันของรูปแบบแฟ้มข้อมูล เมื่อมีโครงสร้างข้อมูลที่ถูกตึงหรือติดกับภาษาโปรแกรม ทำให้การตัวโครงสร้างสร้างแฟ้มข้อมูลก็จะขึ้นอยู่กับภาษาโปรแกรมที่เขียนขึ้นมา
• รายงานต่าง ๆ มีความคงที่และตายตัว เนื่องจากระบบแฟ้มข้อมูลนั้น ๆ จะขึ้นตรงกับภาษาโปรแกรมที่ใช้เขียน ดังนั้น รายงานหรือการสืบค้นข้อมูลต่าง ๆ ตัวระบบงานจะจัดเตรียมมาให้เท่าที่มีเท่านั้น ผู้ใช้งานจะไม่สามารถสร้างขึ้รเองได้ เนื่องจากต้องมีความรู้และเชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรมนั้น ๆ 

ดังนั้นแฟ้มข้อมูลเป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพการเลือกโครงสร้างข้อมูลนั้นโดยส่วนใหญ่แล้วจะเริ่มต้นจากการเลือกประเภทข้อมูลต่าง ๆ โดยใช้ทรัพยากรที่น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ทั้งในแง่ของเวลาและหน่วยความจำ

อ้างอิง :

1.5 ข้อดี-ข้อเสียของระบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก https://sites.google.com/site/database77772222/home/1-5-khxdi-khx-seiy-khxng-rabb-faem-khxmul-laea-than-khxmul

ระบบแฟ้ม (File system) ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก http://www.thaiall.com/os/os08.htm

ข้อมูล (Data) ,[ออนไลน์], เข้าถึงได้จาก http://www.thaiwbi.com/course/Intro_com/Intro_com/wbi1/hie/page44.htm

1.ระบบฐานข้อมูล (Database System)

หมายถึง ระบบที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบมีความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่าง ๆ ที่ชัดเจน ในระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มที่มีข้อมูล เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและดูแลรักษาป้องกันข้อมูลเหล่านี้ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีซอฟต์แวร์ที่เปรียบเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือ DBMS (data base management system)มีหน้าที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายสะดวกและมีประสิทธิภาพ การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้อาจเป็นการสร้างฐานข้อมูล การแก้ไขฐานข้อมูล หรือการตั้งคำถามเพื่อให้ได้ข้อมูลมา โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างของฐานข้อมูล

2.ข้อดีเเละข้อเสียของระบบฐานข้อมูล

ข้อดี 1. ลดความจำเจของงานดูแลเอกสาร ซึ่งเป็นงานประจำที่ทำให้ผู้ดูแลรู้สึกเบื่อหน่าย และขาดแรงจูงใจ แต่เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการปฏิบัติงานนี้แทนมนุษย์ได้ โดยผ่านโปรแกรมสำหรับการจัดการฐานข้อมูล2.ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย เมื่อข้อมูลในระบบฐานข้อมูลได้รับการดูแลปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นข้อมูลที่มีความทันสมัย ตรงกับเหตุการณ์ในปัจจุบัน และตรงกับความต้องการอยู่เสมอ3.ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากการจัดทำฐานข้อมูลจะมีการรวบรวมข้อมูลประเภทต่างๆ เข้ามาจัดเก็บไว้ในระบบและเก็บข้อมูลเพียงชุดเดียว ซึ่งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้  เป็นการประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ และทำให้เกิดความรวดเร็วในการค้นหาและจัดเก็บข้อมูลด้วย4.หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บในระบบฐานข้อมูล จะทำให้ข้อมูลลดความซ้ำซ้อนลง คือ มีข้อมูลแต่ละประเภทเพียงหนึ่งชุดในระบบ ทำให้ข้อมูลที่เก็บได้ไม่ขัดแย้งกันเอง ในกรณีที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน เพื่อสาเหตุบางประการ เช่น เพื่อความรวดเร็วในการประมวลผลข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะเป็นผู้ดูแลข้อมูลที่ซ้ำกันให้มีความถูกต้องตรงกัน5. ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ เนื่องจากระบบการจัดการฐานข้อมูลสามารถจัดให้ผู้ใช้แต่ละคนเข้าใช้ข้อมูลในแฟ้มที่มีข้อมูลเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น ฝ่ายบุคคลและฝ่ายการเงิน สามารถที่จะใช้ข้อมูลจากแฟ้มประวัติพนักงานในระบบฐานข้อมูลได้พร้อมกันข้อเสีย 1. เสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากราคาของโปรแกรมที่ใช้ในระบบการจัดการฐานข้อมูลจะมีราคาค่อนข้างแพง รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพสูง คือ ต้องมีความเร็วสูง มีขนาดหน่วยความจำและหน่วยเก็บข้อมูลสำรองที่มีความจุมาก ทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงในการจัดทำระบบการจัดการฐานข้อมูล2 .เกิดการสูญเสียข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลต่างๆ ภายในฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในที่เดียวกัน ดังนั้นถ้าที่เก็บข้อมูลเกิดมีปัญหา อาจทำให้ต้องสูญเสียข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลได้ ดังนั้นการจัดทำฐานข้อมูลที่ดีจึงต้องมีการสำรองข้อมูลไว้เสมอ

3.ระบบเเฟ้มข้อมูล(File System)  

หมายถึง สิ่งที่ผู้ใช้เกี่ยวข้องโดยตรง แต่มักไม่รู้ตัวเนื่องจากเป็นการอำนวยความสะดวกโดยระบบปฏิบัติการอย่างอัตโนมัติ ระบบแฟ้มเป็นฐานที่ทำให้เกิดการจัดการโปรแกรม และข้อมูลในทุกการดำเนินงานของระบบซอฟท์แวร์ที่เข้าควบคุมสื่อเก็บข้อมูล

ระบบแฟ้มประกอบด้วย 3 ส่วน คือ 1)รวมรวมแฟ้ม (Collection of Files) เก็บข้อมูลที่สัมพันธ์ให้ถูกอ้างอิงได้ในรูปแฟ้มข้อมูล 2)โครงสร้างแฟ้ม (Directory Structure) จัดการอำนวยการเข้าถึงแฟ้มและจัดกลุ่มอย่างเป็นระบบ 3)พาทิชัน (Partitions) ซึ่งแยกเป็นทางกายภาพ (Physically) หรือทางตรรก (Logically) ของระบบไดเรกทรอรี่ (Directory) โดยเนื้อหาในบทนี้จะกล่าวถึงแฟ้ม และโครงสร้างไดเรกทรอรี่ รวมถึงการป้องกันแฟ้ม จากการเข้าถึงในระบบ Multiple users และระบบ File sharing

4.ข้อดีข้อเสียของระบบเเฟ้มข้อมูล

ข้อดี 1. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูล โดยข้อมูลเรื่องเดียวกันอาจมีอยู่หลายแฟ้มข้อมูล ซึ่งก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลได้ ( Inconsistency ) 

2. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน เมื่อผู้ใช้ต้องการข้อมูลจากฐานข้อมูล ซึ่งเป็นข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างกันจะทำได้ง่าย

3. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะแฟ้มข้อมูล อาจทำให้ข้อมูลประเภทเดียวกันถูกเก็บไว้หลาย ๆ แห่ง ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Reclundancy ) การนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหาความซ้ำซ้อนได้

4. รักษาความถูกต้อง ฐานข้อมูลบางครั้งอาจมีข้อผิดพลาดขึ้น เช่น การป้อนข้อมูลผิด ซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูลสามารถระบุกฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

5. สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ เพราะในระบบฐานข้อมูลจะมีกลุ่มบุคคลที่คอยบริหารฐานข้อมูล กำหนดมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเดียวกัน

5.โครงสร้างข้อมูลของระบบเเฟ้มข้อมูล เเละฐานข้อมูล

ในระบบคอมพิวเตอร์จะมีการจัดโครงสร้างข้อมูล (Data Structure) 

ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่มีขนาดต่างกัน ดังนี้

2. ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0,1…9,A, B,…Z   ซึ่ง 1 ไบต์ จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว

3. ฟิลด์ (Flied) คือ อักขระ ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป รวมกันเป็น ฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว ชื่อสกุล เป็นต้น

4. เรคคอร์ด (Record) คือ การนำเอาฟิลด์หลายฟิลด์และมีความสัมพันธ์มารวมกลุ่มกัน เช่น นักเรียนแต่ละคนจะมีข้อมูลที่เกี่ยวกับ ชื่อ สกุล อายุ เพศ เกรดเฉลี่ยฯลฯ โดยข้อมูลในลักษณะนี้คือ 1 เรคคอร์ดนั่นเอง

5. แฟ้มข้อมูล หรือ ไฟล์ ( Flies) คือ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดรวมกัน และเป็นเรื่องเดียวกันเช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียนห้อง ม.1/1 จำนวน 50 คน ทุกคนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับ ชื่อ สกุล เพศ อายุ เกรดเฉลี่ย ฯลฯ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้ของนักเรียนจำนวน 50 คนนี้ เรียกว่า แฟ้มข้อมูล 

6. ฐานข้อมูล (Database)

คือ การเก็บรวบรวมไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลหลายๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องมารวมกัน

6.องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลมีองค์ประกอบหลัก 4 องค์ประกอบ ได้แก่-ข้อมูล (Data)-ฮาร์ดแวร์ (Hardware)-ซอฟต์แวร์ (Software)-ผู้ใช้ (Users)1. ข้อมูลข้อมูลจะต้องเป็นข้อมูลรวมและแบ่งปันกันได้ (Both Integrated and Shared) ข้อมูลรวม (Integrated) ในฐานข้อมูล หมายถึง อาจมีข้อมูลซ้ำซ้อนกันระหว่างแฟ้มต่าง ๆ น้อยที่สุ หรือเท่าที่จำเป็น เช่น แฟ้มข้อมูลชื่อ EMPLOYEE กับ ENROLLMENT2. ฮาร์ดแวร์ฮาร์ดแวร์ของระบบฐานข้อมูลประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ ที่เก็บข้อมูลสำรอง(Secondary Storage Volumes) เพื่อเก็บข้อมูลด้วยอุปกรณ์นำเข้า/ส่งออกข้อมูล(ดิสก์ไดร์ฟ), ตัวควบคุมอุปกรณ์, ช่องนำเข้า/ส่งออกข้อมูลตัวประมวลผลฮาร์ดแวร์หน่วยความจำหลัก ที่สนับสนุนการทำงานของระบบฐานข้อมูล3. ซอฟต์แวร์ซอฟต์แวร์ เป็นส่วนเชื่อมระหว่างผู้ใช้กับฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ในที่นี้คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือระบบบริหารฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) ซึ่งมีหน้าที่ช่วยซ่อนกับผู้ใช้ฐานข้อมูลจากรายละเอียดระดับฮาร์ดแวร์ ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทำให้ผู้ใช้รู้จักฐานข้อมูลในระดับที่อยู่เหนือระดับฮาร์ดแวร์และช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้ใช้4. ผู้ใช้ผู้ใช้ (Users) มี 3 กลุ่ม ได้แก่-โปรแกรมเมอร์ เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ภาษาใดภาษาหนึ่ง

ข้อใดเป็นข้อดีของระบบแฟ้มข้อมูล

ข้อจำกัดของระบบแฟ้มข้อมูลมีอะไรบ้าง

ข้อเสียของระบบประมวลผลไฟล์คืออะไร?