เดบิต เครดิต บัญชีแยกประเภท

คนที่ยังไม่รู้ข้อมูลเบื้องต้นของการทำบัญชีแล้วกระโดดมาอ่านเรื่องเดบิตเครดิตเลยอาจจะงงสักหน่อยนะ ฉะนั้นจะต้องเรียนรู้ตั้งแต่การรู้ว่าบัญชีคืออะไร มีแบบไหนบ้าง ซึ่งปัจจุบันนี้ก็จะมีการทำบัญชีอยู่ 2 แบบ คือเป็นบัญชีเดี่ยว (Single-entry bookkeeping system) และบัญชีคู่ (Double-entry bookkeeping system) ชวนอ่านและทำความรู้จักกับระบบบัญชีทั้งสองแบบนี้ก่อนเพื่อความเข้าใจมากขึ้นในการทำบัญชี

1. บัญชีเดี่ยว (Single-entry bookkeeping system)

ส่วนมากก็จะทำบัญชีแบบนี้กัน หลายคนก็คงจะรู้จักและคุ้นเคยกับการทำบัญชีเดี่ยวเป็นอย่างดีแล้ว เพราะว่ามันก็จะเหมือนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั่นเอง เป็นการทำบัญชีที่ง่ายมาก ๆ แล้ว ซึ่งก็จะมีรายการเป็น วันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย และคงเหลือ

ซึ่งการทำบัญชีแบบนี้ก็ยังไม่ต้องมีการคิดถึงเดบิตเครดิตกัน ส่วนมากร้านเล็ก ๆ จะนิยมใช้เพราะว่าไม่มีอะไรให้ต้องคิดวิเคราะห์เยอะแยะ แต่ว่าหากมีสินทรัพย์มาเกี่ยว หนี้สินมาพัวพันด้วยระบบบัญชีเดี่ยวนี้เริ่มจะไปต่อยากแล้ว ปัญหาก็จะตามมาว่าเราจะลงบัญชียังไง ฉะนั้นเลยจะต้องมีระบบบัญชีคู่ เพื่อมาแจกแจงรายการเหล่านี้

2. บัญชีคู่ (Double-entry bookkeeping system)

หากเป็นในรูปแบบของธุรกิจ เป็นกิจการ บริษัทใหญ่แล้วจะต้องทำบัญชีคู่ เพราะจะช่วยให้ลงรายการต่าง ๆ ได้ดีกว่า ละเอียดกว่า และในการลงรายการนั้นก็จะต้องย้อนกลับไปคิดถึงหมวดหมู่บัญชีทั้ง 5 ด้วย ซึ่งจะมี สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายรับ และ รายจ่าย เป็นต้น ซึ่งแต่ละหมวดก็ยังแตกย่อยออกไปได้อีกด้วย

จะทราบได้อย่างไรว่ารายการไหนอยู่ในหมวดบัญชีไหน เพราะว่าจะต้องรวมสิ่งที่เหมือนกันให้อยู่ในหมวดเดียวกัน ยกตัวอย่างในแต่ละหมวดบัญชีทั้ง 5 ดังนี้

สินทรัพย์ เราก็รวมทุกอย่างที่มองแล้วมันคือสินทรัพย์ เช่น หุ้น ทอง ค่าเช่าล่วงหน้า อาคาร ที่ดิน เงินสด เงินในบัญชีธนาคาร ค่าประกันรถยนต์ เป็นต้น
หนี้สิน สิ่งที่เรามองแล้วมันคือหนี้ก็เอามาลงในหมวดนี้เลย เช่น หนี้บัตรเครดิต เจ้าหนี้การค้า ภาษีค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่าย หนี้ยืมเพื่อนมา เป็นต้น
ส่วนของเจ้าของ อะไรที่มาจากเจ้าของกิจการใช่หมดเลย เช่น เงินที่เจ้าของนำมาลงทุน เงินเจ้าของถอนไปใช้ กำไรสะสม เป็นต้น
รายรับ ง่าย ๆ เลยสำหรับหมวดนี้ อะไรที่เป็นรายรับก็นับหมด เช่น ยอดขาย เงินเดือน ดอกเบี้ยรับ เป็นต้น
รายจ่าย อะไรที่เป็นการจ่ายออกไปนับเป็นหมวดรายจ่ายหมดเลย แต่จะต้องเกี่ยวข้องกับกิจการด้วยนะ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าภาษีค่าเช่า เงินเดือนพนักงาน เป็นต้น

สำหรับการแตกย่อยในแต่ละหมวดนั้น ก็จะแตกไปเป็นรายการเลย ซึ่งในการแตกหมวดหมู่นั้นก็อยู่ที่ว่าทำบัญชีในมุมมองของใคร เช่น บัญชีสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือสำหรับพนักงาน หมวดแยกเลยจะต่างกัน ยกตัวอย่างการแตกย่อยก็จะเป็น รายรับ : เงินเดือน หรือ รายรับ : ดอกเบี้ยเงินฝาก หรือรายรับอื่น ๆ อีก เป็นต้น ซึ่งแน่นอนว่าแต่ละเล่มนั้นต้องมีเดบิตเครดิตด้วย

ยกตัวอย่างการทำบัญชี

วันที่ 27/02/2564

คนรู้จักนำเงินมาฝากเราเอาไว้ 5,000 บาท

เกิดรายการดังนี้

สินทรัพย์เพิ่ม

หนี้สินเพิ่ม

Dr สินทรัพย์: เงินสด 5,000

Cr. หนี้สิน: เจ้าหนี้ (คนรู้จัก) 5,000

ลองมองดี ๆ มันอาจจะดูแปลก ๆ สักหน่อยเขาเอาเงินมาฝากที่เราแล้วเขาเป็นเจ้าหนี้เราได้อย่างเรา ซึ่งมันก็เหมือนกับที่ธนาคารมองเดบิตเครดิตเหมือนกับเรานำเงินไปฝากกับทางธนาคารแล้วเราก็กลายเป็นเจ้าหนี้ของธนาคาร พอเราใช้บัตรเดบิตธนาคารก็เป็นหนี้เราน้อยลงจะประมาณนี้เลยมีบัตรที่ชื่อว่าเดบิตเครดิต แต่ก็ย้ำอีกครั้งว่ามันไม่ได้เกี่ยวข้องกันเวลาทำบัญชีมันไม่เกี่ยวกับบัตรเหล่านี้นะ

ทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น จะทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการ เปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จำไม่สะดวกและเสียเวลา ดังนั้นกิจการจะบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไป ก่อน จากนั้นก็จะจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงิน รายงานทางการเงินได้สะดวกและรวดเร็วดังนั้นความสำคัญของบัญชีแยกประเภท สรุปดังนี้

1.จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่

2.ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย

3.ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น

4.สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทำการ เป็นต้น

5.ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว

2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ

1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษ คือตัว T ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต (Debit) ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต (Credit)

2. แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ

การผ่านรายการ (Posting) หมายถึง การนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ ในสมุดขั้นต้นเมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้องอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ใน บัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใด และรายการในสมุดขั้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร

         การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
2. การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย                                 3.1 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
                                3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
                                3.3 ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
                                การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
                                การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)”

การผ่านรายการค้าไปบัญชีแยกประเภท ดังนี้

ตัวอย่างที่ 1 วันที่ 1 มกราคม 2552 นาย ก. นำเงินสดมาลงทุนในร้านซ่อมเครื่องใช้ไฟฟ้า 80,000 บาท

การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

1. เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว เราก็จะนำมาบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป โดยยังไม่ต้องใส่เลขที่บัญชี นะครับ.... จากนั้นเราก็

2. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท โดย กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยใส่เลขที่บัญชีให้ถูกต้องตรงหมวดบัญชี การเขียนในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชี ตรงกันข้าม และยอดเงินตามที่ปรากฏในช่องเดบิต หรือเครดิต ของบัญชี การใส่หน้าบัญชีให้ดูตามรายการว่านำมาจากรายการค้าที่อยู่หน้าบัญชีใด

มาดูการผ่านแยกประเภทกัน

3. จากนั้นไปใส่ เลขที่บัญชีในสมุดรายวันให้ถูกต้อง

........ต่อมาในวันที่ 5 มกราคม 2552 นาย ก. กู้เงินจากธนาคารกรุงไทย 50,000 บาท มาใช้ในกิจการ

การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

......เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2552 ซื้อรถยนต์จากบริษัท โตโยต้า มาใช้ในกิจการราคา 680,000 บาทจ่ายเงินสดทันที 200,000 บาท ที่เหลือขอชำระในภายหลัง

การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท