การ สื่อสาร ในองค์กร organizational communication

ช่วงสองสามปีที่ผ่านมาเกิดความสับสนวุ่นวายจากสถานการณ์ฉุกเฉินบ่อยครั้ง นอกจากองค์กรจะต้องปรับตัวให้ทันกับข่าวและมาตรการต่างๆ ตามกฎหมายแล้ว

องค์กรยังต้องรีบสื่อสารให้คนภายในองค์กรได้รับทราบข้อมูลให้ไว ถูกต้อง และทั่วถึงให้มากที่สุด ความกะทันหันของข้อมูลที่รับมาและต้องกระจายออกไป สอนให้หลายองค์กรปรับตัวและเห็นความสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กรมากขึ้น 

เราได้เห็นข้อความในทำนองที่ว่า “การสื่อสารภายในองค์กรสำหรับยุคนี้เป็นเรื่องสำคัญมากกว่าเดิม” หรือ “ผู้นำต้องสื่อสารกับลูกน้องมากกว่าแต่ก่อน” เราต่างก็รู้ดีและเห็นด้วยกับข้อความเหล่านี้ แต่หลายคนคงก็ยังสงสัยว่า “ก็ถูก แต่จะทำยังไงล่ะ อะไรคือการสื่อสารที่ควรจะเป็น” ฉะนั้น เรามาดูกันดีกว่าว่า เราสามารถสื่อสารอย่างไรให้มากกว่าเดิมและมีประสิทธิภาพ เพื่อทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ต้องมีความโปร่งใสมากขึ้น

สิ่งแรกที่ต้องย้ำเตือนในใจคือ ยุทธการแบบเหวี่ยงแหเป็นการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารต้องตรงและเจาะจงวัตถุประสงค์ ที่สำคัญ จุดประสงค์นั้นต้องมี “ความโปร่งใส” โดยถูกนำมาใช้ในการสื่อสารตลอดช่วงเวลาโรคระบาด และหลังจากนั้นไปอีก เพราะชีวิตหลังจากนี้ อย่างไรก็ไม่มีอะไรเหมือนเดิม โดยเฉพาะเรื่องของการเป็นผู้นำและการสื่อสาร

แล้วทีมงานต้องการความโปร่งใสเรื่องอะไรบ้าง ตอบได้เลยว่ามีหลายเรื่อง ทั้งเรื่องที่บอกว่าต้องทำงานที่ไหน ทำงานอย่างไร และทำงานอะไร ฯลฯ  แม้ว่าบางเรื่องอาจจะยังไม่ตัดสินใจไม่ได้ อย่างน้อยหัวหน้าต้องบอกว่าตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหน เช่น ตอนข่าวโอมิครอนแพร่ระบาดช่วงแรก เชื่อได้เลยว่าสิ่งแรกที่พนักงานกังวล คือ “แล้วฉันจะทำยังไงต่อ” บางคนเพิ่งจะกลับมาทำงานที่ออฟฟิศเต็มตัว พวกเขาต้องกลับไปทำงานที่บ้านอีกไหม ดังนั้นคอยบอกพวกเขาเสมอว่าตอนนี้บริษัทกำลังอยู่ในขั้นตอนการตัดสินใจอะไรอยู่ จะทำให้พวกเขามั่นใจมากขึ้น

จากการศึกษาพบว่า 90% ของพนักงานต้องการการสื่อสารจากหัวหน้าในองค์กรอย่างน้อยอาทิตย์ละครั้ง การสื่อสารภายในองค์กรสม่ำเสมอช่วยให้พนักงานมีกำลังใจในการทำงาน ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กรร่วมกัน เพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะยังอยู่กับองค์กรด้วย

กุญแจสำคัญในการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารพร้อมกันอาจหมายถึงบังคับให้ทีมงานต้องเสียเวลาที่มีประสิทธิภาพไปกับการประชุมผ่าน Zoom และลงเอยด้วยคำบ่นจากบางคนว่า “แบบนี้ส่งเป็นอีเมลมาก็ได้” ถึงแม้ว่าการสื่อสารควรจะเป็นแบบไม่พร้อมกัน แต่ต้องเป็นแบบกำหนดเวลาที่แน่นอนรวมถึงสม่ำเสมอ ปัจจุบันนี้หลายๆ องค์กร มีสื่อโซเชียลมีเดียของตัวเอง ซึ่งควรเอามาใช้ในการสื่อสารภายในองค์กร โดยที่การสื่อสารจะต้องมีการวางแผน วางกลยุทธ์และปักหมุดว่าจะสื่อสารอะไรบ้าง

นอกจากจะต้องสื่อสารแยกกันแล้ว องค์กรยังต้องสื่อสารผ่านหลายช่องทางด้วย เพราะพนักงานแต่ละคนอาจมีรูปแบบการสื่อสารที่ชอบไม่เหมือนกัน แต่ข่าวดีคือ การเปลี่ยนรูปแบบสื่อสมัยนี้เป็นเรื่องง่าย สื่ออย่างวิดีโอเพียงขิ้นเดียว สามารถตัดให้เป็นการสื่อสารรูปแบบเสียงได้ง่ายๆ จากนั้นก็แปลงเป็นรูปแบบตัวหนังสืออย่าง อีเมล หรือ บล็อกก็ย่อมได้

ทีมงานต้องการฟีดแบคมากกว่าเดิม

อย่าลืมจัดหาเวลาสำหรับการฟีดแบคด้วย การให้ฟีดแบคเป็นส่วนสำคัญในการสื่อสารขององค์กรโดยเฉพาะในปัจจุบัน โดยธรรมชาติแล้วเวลาทำงานอะไร ทีมงานจะต้องการฟีดแบคว่าสิ่งที่พวกเขาทำเป็นยังไงบ้าง และตรงกับความคาดหวังของบริษัทไหม หรือ พวกเขามาถูกทางหรือเปล่า การให้ฟีดแบ็กที่มีประสิทธิภาพ หมายถึงแรงขับเคลื่อนในการทำงานและความอยากอยู่ต่อของพนักงานด้วย

เช่นเดียวกับความโปร่งใส การให้ฟีดแบ็กนั้นต้องทำเป็นประจำและมีการลงตารางเวลาแน่ชัด ที่สำคัญอย่าให้น่าเบื่อเกินไป 

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการสื่อสารภายในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญมากกว่าช่วงก่อนการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 เสียอีก ถึงแม้ว่าหลายๆ องค์กรจะเริ่มปรับตัวและทำให้การสื่อสารดีขึ้นมากกว่าในตอนเริ่มต้น แต่หลายองค์กรก็ยังหารูปแบบและวิธีการที่ลงตัวและเหมาะสมไม่ได้ ซึ่งนั่นส่งผลถึงความไว้วางใจของพนักงานต่อตัวองค์กรเอง ดังนั้นจึงหวังว่า แนวทางสำคัญ 3 อย่างที่เราเสนอในวันนี้จะช่วยให้องค์กรสื่อสารกันภายในอย่างมีประสิทธิภาพและเข้าใจตรงกันมากขึ้น 

ที่มาของข้อมูล – Leaders: This is exactly what ‘more communication’ should look like

หากคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับพนักงานในองค์กร ด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่ส่งผลต่อทั้งความรู้สึกและคุณภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กร ซึ่งนับเป็นหัวใจของการบริหารคนในองค์กรเพื่อความราบรื่นในการทำธุรกิจ บทความนี้มีคำตอบให้คุณครับ

1. สร้างวัฒนธรรมที่ดีภายในองค์กร

วัฒนธรรมในที่นี้ หมายถึง วัฒนธรรมทางการสื่อสารอย่างเป็นอิสระ มีความโปร่งใส ชัดเจน สามารถพูดคุยได้ทุกเรื่องราว เพื่อการสื่อสารที่ราบรื่นระหว่างพนักงานภายในองค์กรที่จะส่งผลให้องค์กรเติบโตได้ในอนาคต

2. จัดกลุ่มการสื่อสารให้เหมาะสม

ในองค์กรประกอบไปด้วยหลายส่วนและหลายตำแหน่งด้วยกัน บางข้อมูลก็สามารถพูดได้เฉพาะบางตำแหน่งหรือบางส่วนงานเท่านั้น การหาระบบหรือเครื่องมือในการสื่อสารสำหรับแต่ละกลุ่ม และมีการจัดระเบียบในการส่งข้อมูลข่าวสารที่เหมาะสม ก็จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพได้มากขึ้น

3. รับฟังพนักงาน

ผู้นำที่ดีต้องเปิดใจรับฟังเสียงของพนักงาน เพราะทุกความเห็นหรือข้อเสนอแนะของพนักงานนั้นล้วนมีความสำคัญทั้งสิ้น เนื่องจากพวกเค้าเป็นกลุ่มคนที่อยู่หน้างานจริง เห็นสถานการณ์จริง เห็นปัญหาต่างๆหน้างานจริง และรู้ว่าจะปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างไร ซึ่งการเปิดใจรับฟังก็นับว่าทำให้พนักงานรู้สึกดีมากแล้วหละครับ

4. จัดประชุมบ้างตามโอกาส

คำว่าการประชุมอาจดูน่าเบื่อแต่ว่าการประชุมในบรรยากาศที่ดี และช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานร่วมแบ่งปันความคิดและพูดคุยเรื่องต่างๆในการทำงาน จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆได้ดีมากขึ้น และยังได้รู้ว่าพนักงานมีความอึดอัดอะไรในการทำงาน หรืออะไรควรปรับปรุงเพื่อประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

5. ใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร

ในยุคดิจิทัลที่มีความรวดเร็วก็ควรนำเอาเทคโนโลยีที่มีประโยชน์ มาใช้ในการสื่อสารระหว่างทีมงานเพื่อความสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็น Line, Trello, Microsoft Team, Zoom และอื่นๆดูครับ

6. ใช้การสื่อสารแบบตัวต่อตัว

บางครั้งหัวหน้าก็จำเป็นต้องใช้การสื่อสารแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเข้ามาใช้ดูบ้างครับ เรื่องบางเรื่องไม่อาจพูดในการประชุมจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับความสนิทและบรรยากาศที่เป็นกันเอง เพื่อทำให้พนักงานเปิดใจกล้าพูดเรื่องต่างๆ

7. ตอบอีเมล์ทุกครั้ง

เมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดข้อสงสัยจากพนักงานแล้วอีเมล์มาถามหัวหน้างาน ตัวหัวหน้างานเองก็จำเป็นต้องอธิบายด้วยความสุภาพให้พนักงานเข้าใจ รวมถึงเสนอวิธีการหรือแนวทางต่างๆ แบบได้ใจความไม่ยืดเยื้อ

8. ภาษากายก็จำเป็น

ภาษากายก็ถือเป็นหนึ่งวิธีในการสื่อสารครับ เวลาคุณสื่อสารกับพนักงานไม่ว่าจะเป็นการประชุมรวมหรือการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ภาษากายจะแสดงออกให้เห็นว่าคุณมีความใส่ใจในเรื่องต่างๆจริงมากน้อยเพียงใด ไม่ว่าจะเป็นการแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง และคุณควรรู้การแสดงท่าทางที่เหมาะสมด้วยเช่นกันครับ

9. ใช้คำพูดให้เหมาะสม

คำพูดที่ผิดเพี้ยนมักจะทำลายบรรยากาศในการประชุม และการพูดคุยกับพนักงานเสมอๆ อีกทั้งยังอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดในสิ่งที่ต้องการจะสื่อได้อีกครับ ดังนั้นการเตรียมตัวในการประชุมที่ดี มีการวิเคราะห์ผู้เข้าร่วมประชุมจะช่วยให้โอกาสการผิดพลาดนั้นน้อยลง และส่งผลดีกับบรรยากาศการประชุมนั่นเอง

10. ร่วมแสดงความยินดี

เมื่อทีมงานประสบความสำเร็จไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการทำงาน หรือเรื่องส่วนตัวใดๆก็ตาม ในฐานะหัวหน้างานก็ควรแสดงความยินดีกับความสำเร็จนั้นๆครับ ไม่ว่าจะเป็นความสำเร็จเล็กน้อยก็ตาม เพราะมันส่งผลต่อจิตใจและบรรยากาศในการทำงานในอนาคต

Photos by freepik – www.freepik.com