Microsoft Excel 2007 โปรแกรมตารางงานยอดนิยม 1. ความรูพ้นื ฐานเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรทชีต (Spread Sheet) หรือตารางคํานวณ อิเล็กทรอนิกส เปน โปรแกรมที่อาํ นวยความสะดวกในการทํางานเกี่ยวกับการคํานวณขอมูล แสดง ขอมูลในลักษณะเปนคอลัมน หรือเปนชองตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกขอมูลตาง ๆ โดยสวนมาก มักจะเปนตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบง ออกเปนชองเล็ก ๆ มากมาย เรียกวา เซลล (Cell) พรอม ทั้งสามารถใสสตู รลงในเซลลบางเซลลเพื่อใหโปรแกรม ทําการคํานวณหาผลลัพธจากขอมูลที่ โปรแกรม Excel ชวยใหเราคํานวณตัวเลขในตารางไดงา ย ๆ ตั้งแตคณิตศาสตรขั้น พื้นฐานไปจนถึง สูตรทางการเงินที่ซบั ซอน และเรายังสามารถใช Excel ในการจัดกลุมขอมูล วิเคราะหขอมูล สรางรายงาน และ สรางแผนภูมไิ ดอกี ดวย โปรแกรม Excel มีประโยชนกับผูคนแทบทุกสาขาอาชีพ ไมวาจะเปนบัญชี ซึ่ง สามารถนํา Excel มา ชวยคํานวณรายรับรายจายและงบการเงินได นักวิเคราะหการตลาด ที่จะนํา Excel มาชวยในการสรุปขอมูล แบบสอบถามจํานวนมาก ๆ วิศวกรที่สามารถนําขอมูลจากการ ทดลองมาให Excel สรางเปนแผนภูมลิ งใน รายงานของตนเองไดงา ย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ไดวาจะเกิดเหตุการณอะไรถาตัวแปรบางตัวเปลี่ยนไป แมกระทั่งครูอาจารยก็ยังสามารถคํานวณ เกรดของนักศึกษาไดดวย และนอกจากที่กลาวแลว Excel ก็ยังสามารถ ประยุกตใชกับงานอื่น ๆ ได อีกมากมาย คุณสมบัติของโปรแกรม Excel โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังตอไปนี้ 1. สรางและแสดงรายงานของขอมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ จัดรูปแบบให สวยงามนาอาน เชน การกําหนดสีพื้น การใสแรเงา การกําหนดลักษณะและสีของ เสนตาราง การจัดวาง ตําแหนงของตัวอักษร การกําหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เปนตน 2. อํานวยความสะดวกในดานการคํานวณตาง ๆ เชน การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และยังมีฟง กช่นั ที่ใชใน การคํานวณอีกมากมาย เขน การหาผลรวมของตัวเลขจํานวนมาก การหา คาทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ ของโจทยทางคณิตศาสตร เปนตน 3. สรางแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบตาง ๆ เพื่อใชในการแสดงและการเปรียบเทียบ ขอมูลไดหลายรูปแบบ เชน แผนภูมคิ อลัมน (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมเิ สน (Line Chart) แผนภูมวิ งกลม (Pie Chart) ฯลฯ

1

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

4. มีระบบขอความชวยเหลือ (Help) ที่จะคอยชวยใหคําแนะนํา ชวยใหผใู ชสามารถ ทํางานไดอยางสะดวก และรวดเร็ว เชน หากเกิดปญหาเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม หรือสงสัย เกี่ยวกับวิธกี ารใชงาน แทนที่จะตอง เปดหาในหนังสือคูมอื การใชงานของโปรแกรม ก็สามารถขอ ความชวยเหลือจากโปรแกรมไดทนั ที 5. มีความสามารถในการคนหาและแทนที่ขอมูล โดยโปรแกรมจะตองมี ความสามารถในการคนหาและ แทนที่ขอมูล เพื่อทําการแกไขหรือทําการแทนที่ขอมูลไดสะดวก และรวดเร็ว 6. มีความสามารถในการจัดเรียงลําดับขอมูล โดยเรียงแบบตามลําดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และ เรียงยอนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1 7. มีความสามารถในการจัดการขอมูลและฐานขอมูล ซึ่งเปนกลุมของขอมูลขาวสาร ที่ถกู รวบรวมเขาไว ดวยกันในตารางที่อยูใน Worksheet ลักษณะของการเก็บขอมูลเพื่อใชเปน ฐานขอมูลมนโปรแกรมตารางงานจะ เก็บขอมูลในรูปแบบของตาราง โดยแตละแถวของรายการจะ เปนระเบียนหรือเรคอรด (Record) และคอลัมนจะ เปนฟลด (Field) สวนติดตอผูใ ชที่ปรับปรุงใหมของ Excel 2007 Excel 2007 ใชสว นติดตอผูใชท่อี อกแบบมาใหม เพื่อชวยใหสามารถทํางานไดเร็วขึ้น มี ประสิทธิผล มากขึ้น สามารถเรียนรูไดเร็วขึ้นและคนหาไดเร็วขึ้น สวนติดตอใหมนี้ ไดแก แมแบบ ใหม ใชเริ่มตนทํางาน อยางรวดเร็ว และการใชพนื้ ที่มาตรฐานซึ่งเรียกวา Ribbon แทนเลเยอร (Layers) ของเมนูและแถบเครื่องมือที่พบ ในรุนกอนหนานี้ ทําใหสามารถหากลุมของคําสั่งที่ เกี่ยวของกันไดเร็วขึ้น เนื่องจากแท็บที่ใชในนั้น จะวางคําสั่ง ตาง ๆ ไวในสวนหนาโดยที่ไมไดเรียง ซอนลงในเมนูเหมือนกอน ทําใหไมตองเสียเวลาคนหา และสามารถจดจํา ตําแหนงคําสั่งไดดขี ึ้น องคประกอบที่สาํ คัญของสวนติดตอใหมใน Excel 2007 ประกอบดวย แมแบบใหม แมแบบใหมจากเมนู Start New Office Document จะเปดหนาตาง Start New Office Document หรือ ใชแมแบบ Microsoft Office Online จากปุม Office ที่รายการสราง แลวไปที่ ติดตั้ง แมแบบของฉัน แมแบบ Microsoft Office Online ซึ่งมีหวั ขอตาง ๆ ไดแก เดน งบประมาณ ปฏิทนิ รายงานคาใชจาย ใบแจงหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร กําหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบ บันทึกเวลา ฯลฯ หรือจะไปที่เว็บไซตของ Microsoft Office แลวดาวนโหลดมาเก็บไวในเครื่องก็ได แมแบบแตละแบบ ไดถกู ออกแบบใหสามารถใชงานไดทนั ทีท่เี ลือก เพื่อใหสามารถ เริ่มตนและทํางาน ไดอยางรวดเร็ว ถาการออกแบบแมแบบนั้นตรงกับความตองการของผูใช หรือจะ นํามาปรับปรุงประยุกตใชให ตรงกับความตองการที่เฉพาะเจาะจงของผูใ ชก็ได

2

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 1-1 การเปดแมแบบ Excel 2007 จากปุมStart \New Office Document

รูปที่ 1-2 การดาวนโหลดแมแบบ Excel 2007 จากเว็บไซตของ Microsoft Office

3

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ปุม Office ปุม Office คือ ปุมที่ใชควบคุมคําสั่งหลักเกี่ยวกับการสรางแฟม การเปดแฟม การ บันทึก การ บันทึกเปน การพิมพ การสง การจัดเตรียม การประกาศ การปด เอกสารลาสุด และ ตัวเลือกของ Excel

รูปที่ 1-3 ปุม Office ที่ใชควบคุมคําสั่งหลัก แถบเครื่องมือใหมที่ใชควบคุมคําสั่งในโปรแกรม 1. Ribbon Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคําสั่งที่แบงเปนแท็บ ๆ อยูสว นบนของหนาตาง รองจากแถบ ชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเกา

รูปที่ 1-4 Ribbon แถบเครื่องมือชุดคําสั่ง

2. ปุมคําสั่ง ปุมคําสั่ง เปนปุมไอคอนที่ใชส่งั งาน ซึ่งอยูในกลุมชุดคําสั่ง บนแท็บคําสั่ง 3. แท็บคําสั่ง แท็บคําสั่ง คําสั่งตาง ๆ จะแสดงและรวมอยูดวยกัน เพื่อใหสามารถหาปุมคําสั่ง ที่ตองการ ใชไดตามตองการ เริ่มตนมีอยู 7 แท็บ คือ หนาแรก แทรก เคาโครงหนากระดาษ สูตร ขอมูล ตรวจทาน และมุมมอง ที่แท็บชุดคําสั่งใด ๆ มีจุดมุมทางดานลางขวามือ จะเปนที่เปดกลอง โตตอบของชุดคําสั่ง นั้น ๆ

4

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 1-5 แท็บชุดคําสั่งคําสั่ง และจุดมุมทางดานลางขวามือที่เปดกลองโตตอบ 4. แท็บคําสั่งตามบริบท แท็บคําสั่งตามบริบท เปนแท็บคําสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุท่ี กําลังทํางาน ดวยหรืองานที่กําลังทําอยู แท็บนี้จะมีสสี นั และมีคําสั่งที่เหมาะสําหรับนําไปใชกับสิ่งที่ เรากําลังทํางาน อยูมากที่สดุ

รูปที่ 1-6 แท็บคําสั่งตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน

5

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

5. แถบเครื่องมือดวน แถบเครื่องมือดวน เปนแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพื่อใหเขาถึงคําสั่ง ที่จําเปนมากที่สดุ อยางทันใจในคลิกเดียว เชน บันทึก เลิกทํา ฯลฯ โดยสามารถ เพิ่มเติมคําสั่งได จาก รายการคําสั่งเพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปมุ คําสั่งของ Ribbon

รูปที่ 1-7 แถบเครื่องมือดวนที่ใชไดอยางรวดเร็ว และการเพิ่มคําสั่งในแถบเครื่องมือดวน 6. แกลเลอรี แกลเลอรี เปนตัวควบคุมใหมท่จี ะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อใหเรา สามารถเห็น ผลลัพธท่เี ราจะไดรับ แกลเลอรีจะถูกใชท่วั ไปในสวนติดตอของ 2007 Microsoft Office system แกล เลอรีทาํ ใหเราสามารถเลือกผลลัพธไดโดยไมตองกังวลวาจะตองทําอยางไรถึง จะไดผลลัพธนั้น

รูปที่ 1-8 แกลเลอรี ตัวควบคุมใหมท่แี สดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เมื่อนําเมาสเลื่อนผานไป

6

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

7. แถบเครื่องมือขนาดเล็ก แถบเครื่องมือขนาดเล็ก มีองคประกอบคลายกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เปนแบบ โปรงใสอยูเหนือขอความที่เราเลือก เมื่อเลื่อนเมาสไปที่แถบเครื่องมือ จะแสดงใหเห็นชัด ขึ้น เพื่อใหเรา สามารถใชการจัดรูปแบบไดอยางงายดาย เชน ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปลี่ยนแบบ อักษร

รูปที่ 1-9 แถบเครื่องมือขนาดเล็กโปรงใสอยูเหนือขอความที่เลือก 8. แทรกแผนงาน แทรกแผนงาน ซึ่งแผนงานเปนพื้นที่การพิมพงาน ที่ใหมาเริ่มตน 3 แผนงาน แตสามารถเพิ่ม แผนงานไดโดยงาย เมื่อคลิกแผนงานแทรกแผนงานที่ไดใหมาใหม

รูปที่ 1-10 แทรกแผนงานไดโดยงาย 9. แถบสถานะ แถบสถานะ คือ แถบที่อยูดานลางสุดของหนาตาง ซึ่งจะแสดงขอมูลสถานะ ทั้ง ยังมีปมุ ตาง ๆ ของมุมมองทางดานขวามือที่ใชสลับมุมมอง และมุมมองยอ/ขยายได รูปที่ 1-11 แถบสถานะและมุมมอง คุณลักษณะใหมของ Microsoft Excel 2007 สวนติดตอผูใ ชที่มงุ เนนที่ผลลัพธ สวนติดตอผูใ ชใหมท่มี งุ เนนที่ผลลัพธจะชวยใหเราทํางานใน Microsoft Excel ได อยางงายดาย คําสั่ง และคุณลักษณะตางๆ ที่มกั จะถูกฝงอยูในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซบั ซอน ตอไปนี้จะคนหาไดงายขึ้นบนแท็บที่ มุงเนนที่งานซึ่งมีกลุมของคําสั่งและคุณลักษณะแบงตาม ตรรกะ หลาย ๆ กลองโตตอบจะถูกแทนที่ดว ยแกลเลอ

7

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รีแบบหลนลงที่แสดงตัวเลือกที่พรอมใชงาน และคําแนะนําเครื่องมือแบบอธิบายหรือการแสดงตัวอยางก็จะมี จัดเตรียมไวใหเพื่อชวยใหเราเลือก ตัวเลือกไดอยางถูกตอง ไมวาเราจะทํากิจกรรมใดในสวนติดตอผูใชใหม ไมวาจะเปนการจัดรูปแบบหรือการ วิเคราะหขอมูล Excel จะแสดงเครื่องมือที่มปี ระโยชนท่สี ดุ ที่จะทําใหงานนั้นเสร็จสมบูรณ แถวและคอลัมนเพิ่มเติมและขอจํากัดใหมอื่นๆ เพื่อจะทําใหเราสามารถสํารวจปริมาณขอมูลจํานวนมากในแผนงาน Excel 2007 สนับสนุนแถวถึง 1 ลานแถว และคอลัมนถงึ 16,000 คอลัมนตอแผนงาน โดยเฉพาะอยางยิ่ง เสน ตาราง Excel 2007 คือ 1,048,576 แถวกับ 16,384 คอลัมน ซึ่งใหเรามีแถวมากกวาที่มใี น Excel 2003 ถึง 1,500 เปอรเซ็นตและคอลัมนมากกวาถึง 6,300 เปอรเซ็นต และสําหรับเราที่กําลังนึกสงสัย คอลัมนจะสิ้นสุดที่ XFD แทนที่จะเปน IV แทนที่จะเปนการจัดรูปแบบ 4,000 ชนิด ขณะนี้เราสามารถใชไดไมจํากัดจํานวนใน สมุดงานเดียวกัน และจํานวนการอางอิงเซลลตอเซลลก็เพิ่มขึ้นจาก 8,000 เปนจํานวนจํากัดตาม หนวยความจําที่มอี ยู เมื่อตองการปรับปรุงประสิทธิภาพของ Excel การจัดการหนวยความจําไดเพิ่มขึ้นจาก หนวยความจํา 1 กิกะไบต ใน Excel 2003 เปน 2 กิกะไบตใน Excel 2007 นอกจากนี้ เรายังจะพบวาการคํานวณแผนงานที่มสี ตู รมากมายทําไดอยางรวดเร็วขึน้ เนื่องจาก Excel 2007 สนับสนุนตัวประมวลผลแบบคูและชิปเซตแบบหลายเธรด Excel 2007 ยังสนับสนุนสีถงึ 16 ลานสีอกี ดวย ชุดรูปแบบของ Office และลักษณะของ Excel 2007 ใน Excel 2007 เราสามารถจัดรูปแบบขอมูลในแผนงานของเราไดอยางรวดเร็วดวย การนําชุดรูปแบบ ไปใช และโดยใชลกั ษณะที่เฉพาะเจาะจง ชุดรูปแบบตางๆ สามารถใชรวมกันได ตามโปรแกรม 2007 Office release อื่น ๆ เชน Microsoft Office Word และ Microsoft Office PowerPoint เปนตน ในขณะที่ลกั ษณะตาง ๆ ไดรับการออกแบบขึ้นเพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ การนําชุดรูปแบบไปใช ชุดรูปแบบคือชุดของสี แบบอักษร เสน และการเติมลักษณะ พิเศษที่กําหนดไว ลวงหนา ซึ่งสามารถนําไปใชกับทั้งสมุดงานของเราหรือกับรายการที่ เฉพาะเจาะจงได เชน แผนภูมหิ รือตาราง เปนตน ชุดรูปแบบสามารถชวยใหเราสามารถสราง เอกสารที่มรี ูปลักษณสวยงาม โดยบริษัทของเราอาจมีชดุ รูปแบบขององคกรซึ่งเราสามารถใชได หรือเราสามารถเลือกจากชุดรูปแบบที่กําหนดไวลว งหนาที่มอี ยูใน Excel ได นอกจากนี้ การสราง ชุดรูปแบบของเราเองสําหรับรูปลักษณแบบเดียวกันและมีลกั ษณะเปนมืออาชีพที่ สามารถนําไปใช กับสมุดงาน Excel ของเราทั้งหมดและเอกสาร 2007 Office release อื่นๆ ยังสามารถทําได

8

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

อยาง งายดายอีกดวย เมื่อเราสรางชุดรูปแบบ สี แบบอักษร และการเติมลักษณะพิเศษสามารถ เปลี่ยนแปลงแบบ แยกกันตางหากไดเพื่อใหเราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหลานี้ตัวใดตัวหนึ่ง หรือตัวเลือกทั้งหมดได การใชลกั ษณะ ลักษณะ คือรูปแบบที่ยึดตามชุดรูปแบบที่กาํ หนดไวลว งหนาที่เรา สามารถนําไปใช เปลี่ยนแปลงลักษณะหนาตาของตาราง แผนภูมิ PivotTables รูปราง หรือ ไดอะแกรมของ Excel ได ถาลักษณะที่ กําหนดไวลว งหนาที่มอี ยูแลวภายในไมตรงกับความตองการ ของเรา เราสามารถกําหนดลักษณะเองได สําหรับ แผนภูมติ าง ๆ เราสามารถเลือกจากลักษณะที่ กําหนดไวลว งหนาที่มอี ยูเปนจํานวนมาก แตเราจะไมสามารถ สรางลักษณะแผนภูมขิ องเราเองได แบบเดียวกับใน Excel 2003 ลักษณะเซลลถกู ใชเพื่อจัดรูปแบบเซลลท่เี ลือก แตขณะนี้ เราสามารถนํา ลักษณะเซลลท่กี ําหนดไวลว งหนาไปใชไดอยางรวดเร็ว โดยลักษณะเซลลสว นใหญ ไมไดยึดตามชุดรูปแบบที่ นําไปใชกับสมุดงานของเรา และเราสามารถสรางลักษณะเซลลของเราเอง ไดอยางงายดาย การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพิ่มเติม ใน 2007 Office release เราสามารถใชการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อใสคําอธิบาย ประกอบแบบ มองเห็นไดใหกับขอมูลของเราเพื่อวัตถุประสงคท้งั ในการวิเคราะหและการนําเสนอ เมื่อตองการคนหา ขอยกเวนและกําหนดตําแหนงแนวโนมที่สาํ คัญในขอมูลของเราอยางงายดาย เรา สามารถใชและจัดการกับกฎ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตางๆ ซึ่งนําการจัดรูปแบบที่มองเห็นได แบบเพิ่มเติมมาใชกับขอมูลที่ตรงกับกฎนัน้ ๆ ในรูปแบบของการไลระดับสี แถบขอมูล และชุดไอ คอนได นอกจากนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังงายตอ การนําไปใชอกี ดวย เพียงการคลิกเพียงไมกี่ ครั้ง เราก็สามารถมองเห็นความสัมพันธในขอมูลของเราซึ่งเรา สามารถใชเพื่อทําการวิเคราะหได การเขียนสูตรอยางงาย การปรับปรุงดังตอไปนี้ทาํ ใหการเขียนสูตรใน Office Excel 2007 งายยิ่งขึ้น แถบสูตรแบบปรับขนาดได แถบสูตรจะปรับขนาดใหรองรับสูตรที่ยาวและซับซอน ไดโดยอัตโนมัติ ซึ่งปองกันไมใหสตู รครอบคลุมขอมูลอื่นในแผนงานของเรา เรายังสามารถเขียน สูตรไดยาวขึน้ โดยมีระดับที่ ซอนกันมากกวาที่เราสามารถทําไดใน Excel รุนกอนหนา ฟงกชนั การทําใหสมบูรณอตั โนมัติ ดวยฟงกชนั การทําใหสมบูรณอตั โนมัติ เราจึง สามารถเขียน ไวยากรณของสูตรที่เหมาะสมไดอยางรวดเร็ว จากการตรวจพบฟงกชนั ที่เราตองการ ใชเพื่อชวยทําให อารกิวเมนตของสูตรสมบูรณอยางงายๆ ทําใหเราไดสตู รที่เหมาะสมตั้งแตแรกและ ในทุกครั้ง การอางอิงที่มแี บบแผน นอกจากการอางอิงเซลล เชน A1 และ R1C1 แลว Office Excel 2007 ยังมีการ อางอิงที่มแี บบแผนที่อา งถึงชวงและตารางที่มชี ่อื ในสูตรเชนกัน

9

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเขาถึงชวงที่มชี ่อื อยางงาย โดยใชตัวจัดการชื่อของ Office Excel 2007 เรา สามารถจัดระเบียบ ปรับปรุง และจัดการชวงที่มชี ่อื หลาย ๆ ชวงในตําแหนงที่ตั้งสวนกลาง ซึ่งชวย ใหบคุ คลใดก็ตามที่ตองการ ทํางานบนแผนงานของเราสามารถแปลสูตรและขอมูลของแผนงานได สูตร OLAP และฟงกชนั คิวบใหม เมื่อเราทํางานกับฐานขอมูลหลายมิติ (เชน บริการการวิเคราะห SQL Server) ใน Office Excel 2007 เรา สามารถใชสตู ร OLAP เพื่อสรางรายงานที่ถกู ผูกไวกับขอมูล OLAP โดยมี รูปแบบอิสระและซับซอนได ฟงกชนั คิวบใหมจะใชเพื่อแยกขอมูล OLAP (ชุดขอมูลและคา) จาก บริการการวิเคราะหและแสดงขอมูล OLAP ในเซลล สูตร OLAP อาจถูกสรางขึ้นเมื่อเราแปลงสูตร ใน PivotTable เปนสูตรในเซลล หรือเมื่อเราใชการทําให สมบูรณอตั โนมัติสาํ หรับอารกิวเมนตของ ฟงกชนั คิวบเมื่อเราพิมพสตู รตางๆ การเรียงลําดับและการกรองที่ปรับปรุงขึน้ ใน Office Excel 2007 เราสามารถจัดเรียงขอมูลในแผนงานของเราไดอยางรวดเร็ว เพื่อคนหาคําตอบที่ เราตองการโดยใชการกรองและการเรียงลําดับที่ไดปรับปรุงเพิ่มเติมแลว ตัวอยางเชน ขณะนี้เราสามารถ เรียงลําดับขอมูลตามสีและตามระดับมากกวา 3 (และมากถึง 64) ระดับ นอกจากนี้ เรายังสามารถกรองขอมูลตาม สีหรือตามวันที่ แสดงรายการมากกวา 1,000 รายการในรายการแบบหลนลงของตัวกรองอัตโนมัติ เลือกหลาย รายการเพื่อกรอง และกรองขอมูล ใน PivotTable ไดอกี ดวย การเพิ่มคุณสมบัติใหกับตารางของ Excel ใน Office Excel 2007 เราสามารถใชสว นติดตอผูใชใหมเพื่อสราง จัดรูปแบบ และ ขยายตาราง Excel (หรือคือรายการ Excel ใน Excel 2003) ไดอยางรวดเร็วเพื่อจัดระเบียบขอมูลใน แผนงานของเราเพื่อใหทาํ งาน ไดงา ยขึ้น หนาที่การใชงานใหมหรือที่ไดรับการปรับปรุงสําหรับ ตารางนั้นรวมถึงคุณลักษณะตอไปนี แถวสวนหัวของตาราง แถวสวนหัวของตารางสามารถเปดหรือปดได เมื่อสวนหัว ของตารางถูกแสดง สวนหัวของตารางยังคงมองเห็นไดพรอมกับขอมูลในคอลัมนของตารางดวย การแทนที่สว นหัวของแผนงาน เมื่อเราเลื่อนไปเรื่อยๆ ในตารางแบบยาว คอลัมนจากการคํานวณ คอลัมนจากการคํานวณจะใชสตู รเดียวที่จะปรับไปตามแถว แตละแถว และยัง ขยายโดยอัตโนมัติเพื่อรวมแถวเพิ่มเติม เพื่อใหสตู รถูกขยายไปยังแถวเหลานั้นได ทันที สิ่งที่เราตองทําทั้งหมด คือ ใสสตู รเพียงครั้งเดียว ซึ่งนั่นก็คือเราไมจําเปนตองใชคําสั่ง 'เติม' หรือ 'คัดลอก' การกรองอัตโนมัติแบบอัตโนมัติ ตัวกรองอัตโนมัติจะถูกเปดอยูตามคาเริ่มตนใน ตารางเพื่อเปดใชงาน การเรียงลําดับและการกรองขอมูลในตารางอยางมีประสิทธิภาพ

10

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การอางอิงที่มแี บบแผน การอางอิงชนิดนี้อนุญาตใหเราใชช่อื สวนหัวของคอลัมน ตารางในสูตรแทน การใชการอางอิงเซลล เชน A1 หรือ R1C1 แถวผลรวม ในแถวผลรวม ขณะนี้เราสามารถใชสตู รแบบกําหนดเองและรายการ ขอความได ลักษณะตาราง เราสามารถนําลักษณะตารางไปใชในการเพิ่มการจัดรูปแบบที่มี คุณภาพระดับนัก ออกแบบและเปนมืออาชีพไดอยางรวดเร็ว ถาลักษณะแถวแบบอื่นถูกเปดใชงาน ในตาราง Excel จะคงกฎ เกี่ยวกับลักษณะแบบอื่นนัน้ ตลอดการกระทําที่อาจทําลายเคาโครงนี้ได เชนการกรอง การซอนแถว หรือการ จัดเรียงแถวและคอลัมนใหมดวยตนเอง ลักษณะหนาตาใหมของแผนภูมิ ใน Excel 2007 เราสามารถใชเครื่องมือการสรางแผนภูมใิ หมเพื่อสรางแผนภูมทิ ่มี ี ลักษณะเปนมืออาชีพ ที่ส่อื สารขอมูลไดอยางมีประสิทธิภาพไดอยางงายดาย และโดยตามชุด รูปแบบที่ถกู นําไปใชกับสมุดงานของเรา ลักษณะหนาตาใหมท่ที นั สมัยของแผนภูมนิ ั้นรวมถึง ลักษณะพิเศษ เชน สามมิติ ความโปรงใส และเงาจาง เปน ตน สวนติดตอผูใ ชใหมชว ยใหการสํารวจชนิดแผนภูมทิ ่มี อี ยูงา ยขึ้น เพื่อใหเราสามารถ สรางแผนภูมทิ ่ี เหมาะสมกับขอมูลของเรา นอกจากนี้ นอกจากนี้ ลักษณะและเคาโครงแผนภูมทิ ่ี กําหนดไวลว งหนาเปนจํานวน มากยังมีเตรียมไวใหเพื่อใหเรานํารูปแบบที่สวยงามไปใชไดอยาง รวดเร็วและมีรายละเอียดที่เราตองการใน แผนภูมขิ องเราอีกดวย ตัวเลือกองคประกอบแผนภูมทิ ่มี องเห็นได นอกจากเคาโครงดวนและรูปแบบดวน แลว ขณะนี้เรา สามารถใชสว นติดตอผูใชใหมเพื่อเปลี่ยนแปลงทุกองคประกอบของแผนภูมไิ ดอยาง รวดเร็วเพื่อนําเสนอขอมูล ของเราไดอยางดีท่สี ดุ และดวยเพียงการคลิกไมกี่ครั้ง เราสามารถเพิ่มและ เอาชื่อแผนภูมิ คําอธิบายแผนภูมิ ปาย ชื่อขอมูล เสนแนวโนม และองคประกอบแผนภูมอิ ่นื ๆ ได ลักษณะหนาตาที่ทนั สมัยดวย OfficeArt เนื่องจากแผนภูมใิ น Excel 2007 ถูกวาดดวย OfficeArt ดังนั้น เกือบทุกสิ่งที่เราสามารถทํากับรูปราง OfficeArt จึงสามารถทําไดกับแผนภูมแิ ละ เสนและแบบอักษรที่ชดั เจน เสนในแผนภูมจิ ะปรากฏรอยขรุขระนอยกวา และแบบ อักษร ClearType จะถูกนํามาใชกับขอความเพื่อเพิ่มความสามารถในการอาน สีท่มี ากกวาที่เคยมี เราสามารถเลือกจากสีชดุ รูปแบบที่กําหนดไวลว งหนาไดอยาง งายดายและเปลี่ยน ความแตกตางของความเขมสี สําหรับตัวควบคุมเพิ่มเติม เรายังสามารถเพิ่มสีของ เราเองดวยการเลือกจาก 16 ลานสีในกลองโตตอบสี ไดอกี ดวย แมแบบแผนภูมิ การบันทึกแผนภูมโิ ปรดของเราเปนแมแบบแผนภูมยิ ิ่งเปนเรื่องงาย ขึ้นในสวนติดตอ ผูใชใหม

11

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การสรางแผนภูมทิ ี่ใชรว มกัน การใชแผนภูมิ Excel ในโปรแกรมอื่น ใน 2007 Office release การสรางแผนภูมจิ ะถูก ใชรวมกัน ระหวาง Excel, Word และ PowerPoint แทนที่จะใชคณ ุ ลักษณะการสรางแผนภูมทิ ่มี อี ยู ใน Microsoft Graph ขณะนี้ Word และ PowerPoint ไดรวมคุณลักษณะการสรางแผนภูมทิ ่มี ี ประสิทธิภาพของ Excel เขาไวดวยกัน และเนื่องจากแผนงาน Excel ถูกใชเปนแผนขอมูลแผนภูมิ สําหรับแผนภูมใิ น Word และ PowerPoint การสราง แผนภูมทิ ่ใี ชรวมกันจึงมีหนาที่การใชงานของ Excel มากมาย รวมทั้งการใชสตู ร การกรอง การเรียงลําดับ และ ความสามารถในการเชื่อมโยง แผนภูมไิ ปยังแหลงขอมูลภายนอก เชน Microsoft SQL Server และบริการการ วิเคราะห (OLAP) เพื่อใหไดขอมูลลาสุดในแผนภูมขิ องเรา สําหรับแผนงาน Excel ที่มขี อมูลแผนภูมขิ องเราอาจ เก็บอยู ในเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint หรือในแฟมที่แยกตางหากเพื่อลดขนาดเอกสารของ เรา การคัดลอกแผนภูมไิ ปยังโปรแกรมอื่น แผนภูมสิ ามารถถูกคัดลอกและวางขาม ระหวางเอกสารหรือจาก โปรแกรมหนึ่งไปยังโปรแกรมอื่นไดอยางงายดาย เมื่อเราคัดลอกแผนภูมิ จาก Excel ไปยัง Word หรือ PowerPoint แผนภูมจิ ะไดรับการเปลี่ยนแปลงใหตรงตามเอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint โดย อัตโนมัติ แตเรายังสามารถเก็บรูปแบบแผนภูมิ Excel ไว ไดดวย ขอมูลในแผนงาน Excel สามารถฝงตัวใน เอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint ได ทั้งนี้เราสามารถทิ้งไวในแฟมตนฉบับ Excel ไดเชนกัน การทําใหแผนภูมเิ คลื่อนไหวใน PowerPoint ใน PowerPoint เราสามารถใช ภาพเคลื่อนไหวไดอยาง งายดายขึ้นเพื่อเนนขอมูลในแผนภูมทิ ่ใี ชใน Excel เราสามารถทําใหท้งั แผนภูมหิ รือขอความคําอธิบายแผนภูมิ และปายชื่อแกนเคลื่อนไหวได ในแผนภูมคิ อลัมน เรา สามารถแมแตการทําใหคอลัมนแตละคอลัมนเคลื่อนไหว เพื่อแสดงแตละประเด็นไดดียิ่งขึ้น คุณลักษณะภาพเคลื่อนไหวนั้นหาไดงา ย และเราสามารถควบคุมไดมากขึ้น ตัวอยางเชน เราสามารถ PivotTables ที่ใชงานงาย ใน Excel 2007 นั้น PivotTable จะใชงานงายกวาใน Excel รุนกอนหนา โดยใชสว น ติดตอผูใชใหมของ PivotTable ขอมูลตางๆ ที่เราตองการแสดงเกี่ยวกับขอมูลของเราจะแสดงขึ้นมา ดวยการคลิกเพียงไมกี่ครั้ง เรา ไมตองลากขอมูลไปยังโซนที่จะปลอยซึ่งมักจะไมใชเปาหมายงายๆ อีกตอไป เราพียงแคเลือกเขตขอมูลที่ ตองการดูในรายการเขตขอมูล PivotTable ใหมแทนเทานัน้ และหลังจากเราสราง PivotTable แลว เราสามารถใชประโยชนของคุณลักษณะที่ ปรับปรุงหรือ คุณลักษณะใหมอ่นื ๆ มากมายเพื่อสรุป วิเคราะห และจัดรูปแบบขอมูล PivotTable ของเราได การใชการเลิกทําใน PivotTable ขณะนี้เราสามารถเลิกทําการกระทําสวนใหญท่เี รา ไดทาํ เพื่อสรางหรือ จัดเรียง PivotTable ใหมได

12

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตัวบงชี้การเขาถึงรายละเอียดมากขึ้นหรือนอยลง ตัวบงชี้เหลานี้ใชเพื่อระบุวาเรา สามารถขยายหรือยุบ สวนตางๆ ของ PivotTable เพื่อดูขอมูลที่เพิ่มขึ้นหรือนอยลงไดหรือไม การเรียงลําดับและการกรอง ขณะนีก้ ารเรียงลําดับนั้นทําไดงา ยเพียงแคเลือกรายการ ในคอลัมนท่เี รา ตองการเรียงลําดับและใชปมุ 'เรียงลําดับ' เราสามารถกรองขอมูลไดโดยใชตัวกรอง PivotTable เชน 'มากกวา' 'เทากับ' หรือ 'มี' การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เราสามารถนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใชกับ Pivot Table ของ Excel 2007 ไดตามเซลลหรือตามจุดตัดของเซลล ลักษณะและเคาโครงของ PivotTable เชนเดียวกับที่เราสามารถทําไดกับตารางและ แผนภูมิ Excel เรา สามารถนําลักษณะที่กําหนดไวลว งหนาหรือที่กําหนดเองไปใชกับ PivotTable ไดอยางรวดเร็ว และการเปลี่ยน เคาโครงของ PivotTable ก็ยังทําไดงา ยขึ้นในสวนติดตอผูใชใหมนี้ PivotChart ดวยลักษณะเดียวกันกับ PivotTable นั้น PivotChart จะสรางขึ้นไดงา ย กวามากในสวน ติดตอผูใชนี้ การปรับปรุงการกรองทั้งหมดยังพรอมใหใชงานสําหรับ PivotChart อีกดวย เมื่อเราสราง PivotChart เครื่องมือ PivotChart ที่เฉพาะเจาะจงและเมนูบริบทจะพรอมใหใช งานเพื่อใหเราสามารถวิเคราะห ขอมูลในแผนภูมไิ ด เรายังสามารถเปลี่ยนเคาโครง ลักษณะ และ รูปแบบของแผนภูมหิ รือองคประกอบตางๆ ดวยวิธเี ดียวกันกับที่เราสามารถทําไดกับแผนภูมทิ ่วั ไป ใน Excel 2007 การจัดรูปแบบแผนภูมทิ ่เี รานําไปใชจะ สงวนไวเมื่อเราเปลี่ยนแปลง PivotChart ซึ่ง เปนการปรับปรุงจากวิธกี ารทํางานเดิมใน Excel รุนกอนหนา การเชื่อมตอกับขอมูลภายนอกอยางรวดเร็ว ใน Excel 2007 เราไมจําเปนตองทราบชื่อเซิรฟเวอรหรือฐานขอมูลของแหลงขอมูล ขององคกรอีก ตอไป เพราะเราสามารถใช 'เปดใชดวน' เพื่อเลือกจากรายการแหลงขอมูลที่ผดู ูและ รูปแบบแฟมแบบใหม รูปแบบแฟมจาก XML ใน 2007 Microsoft Office system Microsoft ไดแนะนํา รูปแบบแฟมใหม สําหรับ Word, Excel และ PowerPoint ที่เรียกวารูปแบบ Microsoft Office Open XML โดยรูปแบบแฟมแบบ ใหมเหลานี้จะชวยอํานวยความสะดวกใหกับการรวมกับแหลงขอมูล ภายนอก และยังใหขนาดแฟมที่ลดลง รวมทั้งการกูค ืนขอมูลที่ไดรับการปรับปรุงอีกดวย ใน Office Excel 2007 รูปแบบเริ่มตนสําหรับสมุดงาน Excel จะเปนรูปแบบแฟม Excel 2007 จาก XML (.xlsx) สวนรูปแบบจาก XML อื่นที่มอี ยูไดแก รูปแบบแฟม Excel 2007 ที่เปดใชงานในแมโครและ จาก XML (.xlsm) รูปแบบแฟม Office Excel 2007 สําหรับแมแบบ Excel (.xltx) และรูปแบบแฟม Office Excel 2007 ที่เปดใชงานในแมโครสําหรับแมแบบ Excel (.xltm)

13

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปแบบแฟม Excel 2007 แบบไบนารี นอกจากรูปแบบแฟมจาก XML แบบใหมแลว Excel 2007 ยัง แนะนํารุนไบนารีของรูปแบบแฟมที่บบี อัดแบบเปนสวนๆ สําหรับสมุดงานขนาด ใหญหรือซับซอนอีกดวย รูปแบบแฟม Excel 2007 แบบไบนารี (หรือ BIFF12) (.xls) นี้สามารถใช เพื่อใหไดประสิทธิภาพสูงสุดและมี ความเขากันไดแบบยอนกลับ ความเขากันไดกับ Excel รุนกอนหนา เราสามารถตรวจสอบสมุดงาน Excel 2007 เพื่อดูวาสมุดงานมี คุณลักษณะหรือการจัดรูปแบบที่เขากันไมไดกับ Excel รุนกอนหนาหรือไม เพื่อใหเราสามารถทําการ เปลี่ยนแปลงที่จําเปนสําหรับความเขากันไดแบบยอนกลับที่ดีขึ้น ใน Excel รุนกอนหนา เราสามารถติดตั้ง โปรแกรมปรับปรุงและตัวแปลงที่ชว ยเราเปดสมุดงาน Excel 2007 เพื่อใหเราสามารถแกไข บันทึก และเปดสมุด งานนั้นอีกครั้งไดใน Excel 2007 โดยไมสญ ู เสีย คุณลักษณะหรือหนาที่การใชงานที่เฉพาะเจาะจงกับ Excel 2007 ไป ประสบการณการพิมพที่ดีขึ้น มุมมองเคาโครงหนากระดาษ นอกจากมุมมอง ปกติ และมุมมอง แสดงตัวอยางตัว แบงหนา แลว Excel 2007 ยังมีมมุ มอง เคาโครงหนากระดาษ ดวย เราสามารถใชมมุ มองนี้สราง แผนงานในขณะที่คอยดูวาแผนงาน นั้นจะมีลกั ษณะหนาตาอยางไรในรูปแบบที่พิมพออกมา ใน มุมมองนี้ เราสามารถทํางานกับสวนหัว สวนทาย และการตั้งคาระยะขอบหนากระดาษที่เหมาะสม ในแผนงาน และวางวัตถุ เชน แผนภูมหิ รือรูปราง ในตําแหนง ที่เราตองการวางไดอยางแมนยํา นอกจากนี้ เรายังสามารถเขาถึงตัวเลือกการตั้งคาหนากระดาษทั้งหมดบนแท็บ เคาโครง หนากระดาษ ในสวนติดตอผูใชใหมไดงา ยดายเพื่อใหเราสามารถระบุตัวเลือก เชนการวางแนว หนากระดาษ ไดอยางรวดเร็ว ดั้งนั้นจึงทําใหงา ยที่จะเห็นสิ่งที่จะพิมพบนทุกๆ หนา ซึ่งจะชวยใหเรา หลีกเลี่ยง การตองพยายามพิมพหลายครั้งและไมมขี อมูลที่ตัดทอนในสิ่งที่พิมพออกมา การบันทึกเปนรูปแบบ PDF และ XPS เราสามารถบันทึกเปนแฟม PDF หรือ XPS จากโปรแกรม 2007 Microsoft Office system เฉพาะเมื่อเราติดตั้ง Add-in สําหรับขอมูลเพิ่มเติม โปรดดูท่ี การเปดใชการสนับสนุน รูปแบบแฟมอื่น เชน PDF และ XPS (แสดงเปนภาษาอังกฤษ) วิธีการใหมในการใชงานรวมกัน การใช Excel Services เพื่อใชงานของเรารวมกัน ถาเราเขาถึง Excel Services ได เรา สามารถใช Excel Services เพื่อใชขอมูลแผนงาน Excel 2007 ของเรารวมกับผูใชรายอื่นๆ ได เชน ผูบริหารและผูถอื หุนใน หนวยงานของเรา เปนตน ใน Excel 2007 เราสามารถบันทึกสมุดงานเปน Excel Services และระบุขอมูลแผน งานที่ตองการใหผใู ชรายอื่นมองเห็นได ในเบราวเซอร (เบราว เซอร: ซอฟตแวรท่ตี ีความแฟม HTML จัดรูปแบบและแสดงผลแฟม HTML ใหเปนเว็บเพจ เว็บเบ ราวเซอร เชน Windows Internet Explorer จะ

14

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

สามารถตามการเชื่อมโยงหลายมิติ ถายโอนแฟม และ ทํางานกับแฟมเสียงหรือวิดีโอที่ฝง อยูในเว็บเพจนั้นได) ผูใชสามารถใช Microsoft Office Excel Web Access เพื่อแสดง วิเคราะห พิมพและแยกขอมูลแผนงานนี้ได นอกจากนี้ผใู ชยังสามารถสราง Snapshot แบบคงที่ของขอมูลในชวงเวลาปกติหรือตามที่ตองการได Office Excel Web Access ทํา ใหงา ยตอการทํากิจกรรม เชน การเลื่อน การกรอง การเรียงลําดับ การแสดงแผนภูมิ และ การใชการ เขาถึงรายละเอียดใน PivotTables อีกทั้งเรายังสามารถเชื่อมตอ Excel Web Access Web Part กับ Web Part อื่นๆ เพื่อแสดงขอมูลในวิธอี ่นื และเมื่อมีสทิ ธิ์ท่เี หมาะสม ผูใช Excel Web Access สามารถเปดสมุด งานใน Excel 2007 เพื่อใหสามารถใช Excel ไดอยางเต็มประสิทธิภาพเพื่อ วิเคราะหและทํางานกับขอมูลใน เครื่องคอมพิวเตอรของผูใ ชเองถาผูใชไดติดตั้ง Excel ไว การใชวิธนี ี้เพื่อใชงานของเรารวมกันทําใหแนใจไดวาผูใชรายอื่นสามารถเขาถึงขอมูล รุนเดียวกันใน ตําแหนงที่ตั้งเดี่ยว ซึ่งเราสามารถเก็บขอมูลปจจุบนั ที่มรี ายละเอียดลาสุดได ถาเรา ตองการใหบคุ คลอื่น เชน สมาชิกในทีม ใหขอคิดเห็นและขอมูลที่ปรับปรุงแลว เราอาจตองการใช สมุดงานรวมกันในวิธเี ดียวกับที่เราทํา ใน Excel รุนกอนหนาเพื่อรวบรวมขอมูลที่เราตองการกอน เราจะบันทึกลงใน Excel Services การใชเซิรฟเวอรการจัดการเอกสาร Excel Services สามารถรวมกับเซิรฟเวอรการ จัดการเอกสารเพื่อ สรางขั้นตอนการตรวจสอบความถูกตองตลอดรายงานใหมของ Excel และการ กระทําเวิรก โฟลวการคํานวณ สมุดงาน เชน การแจงใหทราบตามเซลลหรือขั้นตอนเวิรกโฟลวตาม การคํานวณที่ซบั ซอนของ Excel นอกจากนี้เรายังสามารถใชเซิรฟเวอรการจัดการเอกสารเพื่อจัด กําหนดการการคํานวณตัวแบบของสมุดงานที่ ซับซอนในเวลากลางคืนไดอกี ดวย การเขาถึงดวนไปยังแมแบบเพิ่มเติม ใน Excel 2007 เราสามารถใชสมุดงานใหมตามแมแบบตางๆ ที่ถกู ติดตั้งมากับ Excel หรือเราอาจเขาถึง ดวนและดาวนโหลดแมแบบจากเว็บไซต Microsoft Office Online ก็ได 2. สวนประกอบของโปรแกรม Excel 2007 การเรียกใชโปรแกรม Excel 2007 การเรียกใชโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใชไดใน 2 ลักษณะ คือ 1. จากปุมเมนูเริ่ม Start\ New Office Document จะเปดกลองโตตอบ New Office Document สามารถ เปดเปนสมุดงานเปลา หรือสมุดงานจากแมแบบก็ได

15

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-1 การเปดแมแบบ Excel 2007 จากปุมStart\New Office Document 2. จากปุมเมนูเริ่ม Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Excel 2007

รูปที่ 2-2 การเรียกใช Excel 2007 การเปดแฟมสมุดงานเกาของโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใชไดใน 5 ลักษณะ คือ 1. จากปุมเมนูเริ่ม Start\All Programs\เปดเอกสาร Microsoft Office จะเปดกลองโตตอบ Open Office Document แลวเลือกแฟมสมุดงานที่ตองการ

16

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-3 การเปดแฟมสมุดงานเกา จากปุม Start\Open Office Document 2. จากปุมเมนูเริ่ม Start\Document

รูปที่ 2-4 การเปดแฟมสมุดงานเกา จากปุม Start\Document

17

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. จากหนาตางโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปมุ Office จะเปดเมนูใหเลือกแฟมเอกสาร ลาสุด

รูปที่ 2-5 การเปดแฟมสมุดงานเกา จากปุม Office \Recent Document 4. จากหนาตางโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปมุ Office เลือกรายการ Open จะเปดกลอง โตตอบ

รูปที่ 2-6 การเปดแฟมสมุดงานเกา จากปุม Office\Open 5. จากหนาตางโปรแกรม Windows Explorer ไปที่ท่เี ก็บแฟมสมุดงาน แลวดับเบิลคลิก เรียกแฟมสมุดงาน เกาออกมา

รูปที่ 2-7 การเปดแฟมสมุดงานเกา คลิกขวาที่ Start \Explore

18

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-8 ลักษณะของไอคอนแฟมสมุดงาน Excel สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 เมื่อโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถูกเปดขึ้นมาแลว จะใชช่อื ไฟลวา Book 1 เสมอ แตถา เปดแฟม ใหมตอไปอีกก็จะใชช่อื เปน Book 2 Book 3 ตอไปเรื่อย ๆโดยมี สวนประกอบ ของ โปรแกรม Microsoft Excel 2007

รูปที่ 2-9 สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

19

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีรายละเอียด ดังตอไปนี้ Title bar เปนสวนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟลสมุดงานที่เราเรียกใช Office Bottom เปนปุมรายการที่รวบรวมคําสั่งหลัก ใชแทนที่เมนูแฟมในรุน ๆ กอน ซึ่งมีเมนู 9 รายการ รายการ เอกสารลาสุด ปุมตัวเลือกของ Excel และปุมออกจาก Excel มีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ 2-10 ปุม Office ควบคุมรายการหลัก

1. New เปนเมนูท่ใี ชสรางสมุดงาน ซึ่งมีหวั ของานอยู 2 หัวขอ คือ แมแบบ และ Microsoft Office Online โดยที่หวั ขอแมแบบ มีเมนูยอย 4 เมนู ไดแก Bank and recent Installed Templates My Templates และNew from exiting สวนแมแบบจาก Microsoft Office Online มีแมแบบอยู 21 ประเภท ไดแก Featured Agendas Budgets Calendars เปนตน ซึ่งแตละปะเภทจะมีแมแบบ ใหเลือกอีกหลาย แมแบบ

รูปที่ 2-11 สมุดงานใหมท่แี มแบบวางและลาสุด

20

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. Open เปนเมนูใชเปดสมุดงานเกาจากที่ท่เี ก็บงานไว สวนทางดานขวามือเปนรายชื่อ แฟมสมุดงาน ตาง ๆ ที่เปนเอกสารลาสุดที่ไดเปดงานมาใช สามารถเลือกชื่อแฟมสมุดงานเปดได ทันทีเลย ถาแฟม สมุดงานนั้น ๆ ยังอยูท่เี ดิม และไมไดถกู เปลี่ยนชื่อ

รูปที่ 2-12 การเปดสมุดงานเกาจากแหลงที่อยูของแฟมงาน 3. Save เปนเมนูใชในการจัดเก็บงานตาง ๆ ที่อยูในสมุดงานอยางรวดเร็ว ถาเปนการ สรางสมุดงาน ใหม การบันทึกจะตองไปที่ท่ตี องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะ เปลี่ยนชนิดของ แฟมไดดวย สวนการบันทึกในสมุดงานเดิม จะเปนการจัดเก็บอยางรวดเร็วในที่เก็บ เดิม และชื่อเดิม

รูปที่ 2-13 ปุม Office ที่มรี ายการคําสั่งบันทึก

4. Save as เปนเมนูใชในการจัดเก็บงานตาง ๆ ที่อยูในสมุดงาน ซึ่งมีเมนูยอยใหเลือกตออีก ไดแก การ บันทึกจะตองไปที่ท่ตี องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะเปลี่ยนชนิด ของแฟมได

21

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-14 ปุม Office มีรายการ Save as และมีรายการยอยอีก 5. Print เปนเมนูใชพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ มีท้งั Print แลวไปตั้งคาตัวเลือกตาง ๆ Quick Print และ Print Preview

รูปที่ 2-15 คําสั่ง Print ในปุม Office

เปนตน

6. Prepare เปนเมนูใชจดั เตรียมงานตาง ๆ ไดแก Properties, Inspect Document , Encrypt Document

22

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-16 คําสั่ง Prepare ในปุม Office 7. Send เปนเมนูใชสง เอกสาร E-mail และ Internet Fax

รูปที่ 2-17 คําสั่ง Send ในปุม Office 8. Publish เปนเมนูใชประกาศกระจายเอกสารไปยังบุคคลอื่น บันทึกสําหรับ Excel Services เซิรฟเวอร การจัดการเอกสาร และสรางพื้นที่การทํางานเอกสาร

23

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-18 คําสั่ง Publishในปุม Office 9. Close เปนเมนูใชปด สมุดงานที่กําลังเปดใชงานอยู

รูปที่ 2-19 คําสั่งปดในปุม Office

10. Excel Options เปนเมนูใชกําหนดคาตัวเลือกตาง ๆ ที่นํามาใชในโปรแกรม

รูปที่ 2-20 คําสั่ง Excel Options ในปุม Office

24

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

10.1 Popular ในกลองโตตอบ Excel Options มีรายการ Edit custom list สามารถสราง รายการขอความตาง ๆ ที่เปนลําดับเพิ่มเติมไวใชงานเองได แบบชุดสี รูปแบบอักษร จํานวน แผนงาน ชื่อผูใช และการตั้งคาภาษา

รูปที่ 2-21 รายการเปนที่นิยม ในกลองโตตอบ Excel Options

รูปที่ 2-22 รายการ Edit Custom list ใชในการเตรียมงานตัวเติมอัตโนมัติ 10.2 Formula เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Options ที่มรี ายการ ตัวเลือกการ คํานวณ การทํางานกับสูตร การตรวจสอบขอผิดพลาด และกฎการตรวจสอบ ขอผิดพลาด

25

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-23 รายการ Formula ในกลองโตตอบ Excel Options 10.3 Proofing เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Options ที่มี รายการตัวเลือกการ แกไขอัตโนมัติ การแกไขตัวสะกด และพจนานุกรม

รูปที่ 2-24 รายการ Proofing ในกลองโตตอบ Excel Options 10.4 Save เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Options ที่มรี ายการ บันทึกสมุดงาน ตัวเลือกการแกไขแบบออฟไลน และรักษาลักษณะที่มองเห็นของสมุดงาน

26

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-25 รายการSave ในกลองโตตอบ Excel Options 10.5 Advanced เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Option ที่มรี ายการ ตัวเลือกการ แกไข ตัด คัดลอก และวาง การพิมพ แสดง ตัวเลือกการแสดง สูตร ทั่วไป

รูปที่ 2-26 รายการ Advanced ในกลองโตตอบ Excel Option 10.6 Customize เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Option ที่มี รายการ กําหนดแถบ เครื่องมือดวนเอง

27

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-27 รายการCustomize ในกลองโตตอบ Excel Option Add-in

10.7 Add-in เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Options ที่มกี ารแสดง และจัดการ

รูปที่ 2-28 รายการ Add-in ในกลองโตตอบ Excel Option 10.8 Trust center เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Option ที่ ชวยรักษาเอกสารให ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

28

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-29 รายการ Trust center ในกลองโตตอบ Excel Option 10.9 Resources เปนรายการในกลองโตตอบ Excel Options ที่มี รายการรับโปรแกรม ปรับปรุง เรียกใชการวินิจฉัย ติดตอเรา ไปที่เว็บไซต

รูปที่ 2-30 รายการ Resources ในกลองโตตอบ Excel Options

ดวย

11. Exit Excel เปนปุมใชออกจากโปรแกรมหรือจบการทํางานของโปรแกรม ซึ่งจะปดแฟม สมุดงานตาง ๆ

29

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-31 คําสั่งExit Excel ในปุม Office Tool bar เปนสวนที่แสดงคําสั่งที่ใชบอ ย ๆ อยูดานบนซายของหนาตาง (อาจสั่งใหอยูใต Ribbon ก็ได) ที่ แสดงในรูปของปุมรูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีปมุ บันทึก เลิกทํา ทําซ้ํา ฯลฯ ซึ่ง สามารถเพิ่มปุมคําสั่งที่ ใหมาในรายการของแถบเครื่องมือ แลวคลิกถูกเลือกรายการที่ตองการหรือ คลิกขวาที่ปมุ ที่ใชงานในแท็บตาง ๆ บน Ribbon แลวเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือดวน นอกจากนี้ ยังสมารถเพิ่มปุมเครื่องมือดวน ไดโดยใชคําสั่ง เพิ่มเติม หรือใชรายการกําหนดแถบเครื่องมือดวน เองในกลองโตตอบ Excel Options ที่ปมุ Office

รูปที่ 2-32 Quick Access อยูเหนือ/ใต Ribbon และรายการคําสั่ง/เพิ่มปุมคําสั่ง Ribbon เปนสวนที่แสดงคําสั่งตาง ๆ แบงออกเปนแท็บ ๆ แท็บ ในแตละแท็บจะมีกลุมชื่อ/ ชุดคําสั่งอยู ดานลาง และมีปมุ คําสั่งไวใชงานแทนเมนูแบบเกา ๆ โดยบางแท็บจะมีปมุ นอย ๆ หรือ จุดมุมดานลางขวามือไว

30

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

สําหรับเรียกกลองโตตอบออกมาใชงานไดละเอียดมากขึน้ นอกจากนี้หาก ไมใชงานสามารถยอ Ribbon ไดอกี ดวย

รูปที่ 2-33 แถบเครื่องมือ Ribbon และเมนูยอใหเล็กสุด 1. แท็บ Home เปนแท็บ Home ที่ใหมาเมื่อเปดโปรแกรม/งานเขามา ซึ่งจะเปนคําสั่งมาตรฐาน ที่ จําเปนตองใชงานบอย ๆ มีกลุมคําสั่ง ไดแก คลิปบอรด แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล และการแกไข เปนตน

รูปที่ 2-33 แท็บ Home บนแถบเครื่องมือ Ribbon 2. แท็บ Insert เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการแทรกงานตาง ๆ ไดแก ตาราง ภาพประกอบ แผนภูมิ การเชื่อมโยง และขอความ เปนตน

รูปที่ 2-34 แท็บ Insert บนแถบเครื่องมือ Ribbon 3. แท็บ Page Layout เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการจัดการหนากระดาษตาง ๆ ไดแก ชุด รูปแบบ ตั้งคา หนากระดาษ ปรับพอดี ตัวเลือกของแผนงาน และจัดเรียง เปนตน

รูปที่ 2-35 แท็บ Page Layout บนแถบเครื่องมือ Ribbon

31

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

4. แท็บ Formulas เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการจัดการเกี่ยวกับสูตรหรือฟงกชนั ตาง ๆ ไดแก ไลบรารี ฟงกชนั ชื่อที่กําหนด ตรวจสอบสูตร และการคํานวณ เปนตน

รูปที่ 2-36 แท็บ Formulas บนแถบเครื่องมือ Ribbon 5. แท็บ Data เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการจัดการขอมูลตาง ๆ ไดแก รับขอมูล ภายนอก การ เชื่อมตอ เรียงลําดับและกรอง เครื่องมือขอมูล และเคาราง เปนตน

รูปที่ 2-37 แท็บ Data บนแถบเครื่องมือ Ribbon 6. แท็บ Review เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการตรวจทานพิสจู นอกั ษร สรางขอคิดเห็น และการ เปลี่ยนแปลง

รูปที่ 2-38 แท็บ Review บนแถบเครื่องมือ Ribbon 7. แท็บ View เปนแท็บที่มกี ลุมคําสั่งใชงานในการจัดการมุมมองของหนากระดาษ/แผนงาน/ สมุดงาน ไดแก มุมมองสมุดงาน แสดง/ซอน ยอ/ขยาย หนาตาง และแมโคร เปนตน

รูปที่ 2-39 แท็บ View บนแถบเครื่องมือ Ribbon

32

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

8. แท็บคําสั่งตามบริบท เปนแท็บเครื่องมือที่เกิดขึน้ มาตามสถานการณงานที่ทาํ อยูในขณะนั้น และอาจมี แท็บเดียว หรือหลายแท็บก็ได

รูปที่ 2-40 แท็บ Design ที่อยูบนแถบ Chart Tool แถบสูตร เปนแถบเครื่องมือที่มพี ื้นที่ใชงานอยู 3 สวน คือดานซายเปนที่ใชในการแสดงตําแหนง เซลลหรือ อางอิงเซลล ทั้งนี้เมื่อพิมพเครื่องหมาย = หรือคลิก ปุมเครื่องหมาย fx ที่ตําแหนงเซลล หรืออางอิงเซลลนี้ จะ เปลี่ยนเปนชื่อสูตรหรือฟงกชนั และการใชสตู รที่ใชในเร็ว ๆ นี้ ถัดไปเปนปุม เครื่องหมายกากบาทใชยกเลิก ปุม เครื่องหมายถูกใชปอ นคา และปุมเครื่องหมาย fx ใชแทรกฟงกชนั ชองพื้นที่ดานขวาสุดเปนที่ท่แี สดงขอความ ตัวเลข และสูตรที่อยูเบื้องหลังตัวเลข รูปที่ 2-41 แถบเครื่องมือสูตรอางอิงเซลล A2 Status bar เปนแถบดานลางสุดของหนาตาง ซึ่งแบงพื้นที่ออกเปน 2 สวน คือ สวนซายเปนสวนที่ แสดงการใช งานขณะนั้น เชน การคัดลอก และการพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ เปนตน และสวน ขวาแสดงมุมมอง รูปที่ 2-42 Status bar

Sheet เปนพื้นที่ทาํ งานของสมุดงาน ในแตละสมุดงานจะมีกี่แผนงานก็ได โดยโปรแกรมได ใหมา 3 แผน งานกอน ซึ่งสามารถเพิ่มไดโดยใชเมนูลดั ที่แผนงานเลือกแทรก...\แผนงาน หรือคลิก แผนงานทาย (ปุมแทรก แผนงาน) หรือกดแปน Shift + F11 ซึ่งในแผนงานหนึ่ง ๆ จะมีลกั ษณะเปน ตาราง ประกอบไปดวย

33

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 2-43 แผนงานที่ตั้งชื่อแลว และแผนสุดทายเปนแทรกแผนงานใหม

รูปที่ 2-44 แทรกแผนงาน และเมนูลดั การจัดการแผนงาน Column เปนชองขอมูลที่เรียงอยูในแนวตั้งดานบน ตั้งแต A, B, C,…,Z แลวตอ ดวยอักษร 2 และ 3 ตัว ซึ่งมี ทั้งหมด 16,384 คอลัมน

รูปที่ 2-45ชื่อคอลัมนเปนตัวอักษรอังกฤษ

34

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

Row เปนชองขอมูลที่เรียงอยูทางแนวนอนดานซาย ใชตวั เลขแทนชื่อของแถว เริ่มตั้งแต 1 ไปจนถึง 1,048,576 แถว

รูปที่ 2-46 ชื่อแถวเปนตัวเลข

Cell เปนชองสําหรับใสขอมูล มีช่อื อางอิงเซลลแบบปกติท่นี ิยมใชกนั คือ ชื่อ คอลัมนตามดวยชื่อแถว เชน A1 เปนเซลลท่อี ยูในคอลัมน A และอยูในแถวที่ 1 เปนตน ภายในหนึ่ง เซลลจะมีขอมูลไดเพียงแคตัวเดียว โดย ขอมูลจะเปนตัวเลข ขอความ ตัวเลขปนขอความ หรือสูตรก็ ได และตําแหนงปอนขอมูลจะเปนเซลลท่มี กี รอบ เขมกวาเซลลอ่นื ๆ และถาตองการตั้งชื่อใหกับ เซลล ก็สามารถพิมพช่อื เซลลแทนตําแหนงเซลลในแถบสูตรได ทันทีเลย หรือใชปมุ คําสั่งกําหนด ชื่อ กลุมคําสั่งชื่อที่กําหนดในแท็บFormulas

รูปที่ 2-47 การอางอิงเซลลและการตั้งชื่อเซลล

35

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. หลักการพื้นฐานในการใชโปรแกรม Excel 2007 หลักการพื้นฐานในการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ยังมีสว นที่เหมือนกันกับการใช งาน โปรแกรม Microsoft Word ไดแก การเขา/ออกจากโปรแกรม การเปด/ปดแฟม การบันทึก/ บันทึกเปน การ เรียกใชคําสั่งในเมนู/เมนูลดั การใชแถบเครื่องมือ/การกําหนดเอง การเลิกทํา/ทําซ้ํา สําหรับการพิมพงานตาราง จําเปนที่ตองเรียนรูหลักการพืน้ ฐานในการใชงานกับโปรแกรม Microsoft Excel เสียกอน ซึ่งมีรายละเอียดที่ สําคัญ ดังตอไปนี้ การพิมพงานหรือการปอนขอมูล การพิมพงานหรือการปอนขอมูลในแผนงานนั้น มีขอมูลอยูหลายลักษณะดวยกัน ซึ่งมี รายละเอียด ดังตอไปนี้ การพิมพและการแกไขงานที่พมิ พ การพิมพครั้งแรก ใหเลือกเซลล แลวพิมพงานลงไปไดเลย ขอความหรือขอมูลที่มคี วามยาวมากกวา ความกวางของคอลัมนเซลลนั้น จะทับไปในเซลลทางดาน ขวามือตอไปเรื่อย ๆ แตเมื่อใดก็ตามที่เซลลดาน ขวามือมีขอความใด ๆ อยู เซลลท่พี ิมพจะถูกซอน ไวในเซลลนั้น เมื่อจบงานพิมพแลว สามารถใชไดท้งั Enter ผลลัพธตําแหนงเซลลจะเลื่อนลงมา หรือกดแปนลูกศร ผลลัพธตําแหนงเซลลจะไปตามทิศทางของลูกศร หรือ กดแปนTab ผลลัพธ ตําแหนงเซลลจะเลื่อนไปทางเซลลขวามือ และ คลิกปุมปอนคา (เครื่องหมายถูก) ที่แถบ สูตร ผลลัพธตําแหนงเซลลจะอยูท่เี ดิม

รูปที่ 3-1 การพิมพงานครั้งแรก การเคาะแปน Enter และการคลิกปุมปอนคา การแกไขงานพิมพหรือการพิมพครั้งตอไปในเซลลเดิม มีอยู 2 ลักษณะ คือ การแกไขงานทั้งเซลลหรือการพิมพงานใหม ใหเลือกเซลลท่มี ี ขอมูลหรือขอความเกา แลวพิมพงานทับ ไดเลยเชนเดียวกับการพิมพใหม ขอความใหมจะทับลงไป ในเซลลเดิม

รูปที่ 3-2 การพิมพงานใหมทบั เซลลงานเดิม

36

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การแกไขงานในเซลลเปนบางสวน ใหเลือกเซลลท่มี ขี อมูลหรือ ขอความเกา แลวดับเบิลคลิกให ตําแหนงพิมพลงไปในเซลล (ผลลัพธ ตําแหนงการพิมพจะเลื่อนยาว ออกไปตามขอความที่พมิ พ) หรือคลิก ตําแหนงพิมพลงไปในชองขอความที่แถบสูตร(ผลลัพธ ตําแหนงการพิมพจะอยูในเซลลท่พี ิมพ ไมเลื่อนยาว ออกไปตามขอความที่พิมพ) แลวจึงพิมพงานที่ ตองการ เสร็จแลวใหคลิกตกลงหรือกดแปน Enter เทานั้น ไม สามารถใชแปนพิมพลกู ศรไดเลย

รูปที่ 3-3 ดับเบิลคลิกและพิมพเพิ่มลงไปในเซลล A1 ตําแหนงการพิมพขอ ความลวนและการพิมพขอความปนตัวเลข ขอความและตัวเลขที่พิมพนั้น จะอยูชดิ ทางดานซายของเซลล

รูปที่ 3-4 การพิมพขอความและตัวเลข ตําแหนงการพิมพตัวเลขลวน ตัวเลขที่พิมพหรือปอนคาลงไป จะอยูชดิ ทางดานขวาของเซลล

รูปที่ 3-5 การพิมพตัวเลข 0 นําหนา ซึ่งผลลัพธจะไมมเี ลข 0 และตัวเลขชิดขวา

37

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การพิมพเซลลตัวเลขประเภทพิเศษ การปอนคาตัวเลข สวนใหญนิยมปอนแตตวั เลขทั้งหมด ซึ่งสามารถที่จะเปลี่ยน รูปแบบของเซลลนั้น ๆ ได เชน วันที่ เวลา ขอความ ฯลฯ หรือถาตองการจัดรูปแบบตัวเลข เชน สกุลเงิน คาเปอรเซ็นต จุลภาค เพิ่ม/ลด ทศนิยม เปนตน ก็ใชชดุ คําสั่งตัวเลข ที่แท็บHome ของ แถบเครื่องมือ Ribbon และการพิมพตวั เลข 0 นําหนา จะ ไมแสดงเลข 0 ออกมา เชน 001 จะแสดง

รูปที่ 3-6 ชุดคําสั่งตัวเลข ที่แท็บHomeของแถบเครื่องมือ Ribbon ที่ใชจัดรูปแบบเซลล ตารางที่ 3-1 ปุมไอคอนชุดคําสั่งตัวเลข แท็บHome ที่ใชจัดรูปแบบเซลล

38

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การพิมพสตู รและการใชสตู รฟงกชัน หลักการพิมพสตู รนั้น ตองมีเครื่องหมายเทากับ (=) อยูขางหนาเสมอ และ ในขณะที่ตําแหนงพิมพอยู หลังเครื่องหมายเทากับนั้น เมื่อเรานําเมาสไปคลิกที่เซลลใด ๆ จะเปน การนําเอาชื่อเซลลนั้นมากรอกใชในการ คํานวณเสมอ และการพิมพสตู ร สามารถทําได 5 วิธี คือ การพิมพแบบสมการคณิตศาสตร เปนการคํานวณโดยใชเครื่องหมาย บวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) ยกกําลัง (^) เชน =5*20% หรือ =A1/(2 +3*A6) ฯลฯ

รูปที่ 3-7 การพิมพสมการทางคณิตศาสตรแบบตัวเลขลวน และแบบอางอิงเซลล การพิมพแบบสูตรฟงกชัน เปนการคํานวณโดยใชสตู รฟงกชนั จาก แท็บHome ชุดคําสั่งการแกไข หรือ แท็บสูตร ชุดคําสั่งผลรวมอัตโนมัติ ไดแก SUM AVERAGE IF MAX ฯลฯ ซึ่งมีรูปแบบในการพิมพ คือ พิมพ = ตามดวยชื่อสูตร และวงเล็บ ซึ่งในวงเล็บเปน เซลลอา งอิงถึงขอมูลที่จะนํามาใชในการคํานวณสูตรนัน้ เชน สัญลักษณ : ใชแทนถึง และ สัญลักษณ , ใชแทนอีกกลุมเซลลหนึ่ง เชน = SUM (C4:C6,C8) หมายถึงการหา ผลรวมจากเซลล C4 ถึง C6 และเซลล C8 เปนตน

รูปที่ 3-8 การพิมพสมการแบบสูตรฟงกชนั

39

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเรียกใชสตู รฟงกชันที่ใชไปลาสุด เปนการเรียกใชสตู รฟงกชนั ที่ใช ไปลาสุด จากแถบเครื่องมือสูตร โดยเริ่มตนจากการพิมพเครื่องหมาย = แลวตําแหนงการอางอิง เซลลทางดานหนาจะเปลี่ยนเปนชื่อสูตรขึ้น 1 สูตร ถาเปนสูตรที่ตองการใช ก็คลิกที่ช่อื สูตรนี้ไดเลย แตถา ตองการใชสตู รอื่น ใหคลิกหัวลูกศรเปดรายการที่ ซอนสูตรออกมา แลวคลิกเลือกสูตรที่

รูปที่ 3-9 การพิมพเครื่องหมาย = และเรียกใชสตู รฟงกชนั ลาสุด การเรียกใชสตู รฟงกชันที่ใหมาบนแถบ Ribbon เปนการเรียกใชสตู ร ฟงกชนั ที่ไดจดั ทํารายการให มาแลวจากแท็บHome ชุดคําสั่งการแกไข หรือ แท็บFormulas ชุดคําสั่ง ผลรวมอัตโนมัติ ไดแก ผลรวม คาเฉลี่ย นับตัวเลข คามากที่สดุ และคานอยที่สดุ ฯลฯ

รูปที่ 3-10 การเรียกใชสตู รฟงกชนั ที่แท็บHome และแท็บFormulas

40

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเรียกใชสตู รฟงกชันเพิ่มเติม ที่แถบ Ribbon เปนการเรียกใชสตู ร ฟงกชนั เพิ่มเติมนอกจากที่ใหมา จากแท็บHome ชุดคําสั่งการแกไข หรือ แท็บFormulas ชุดคําสั่ง ผลรวมอัตโนมัติ ไดแก ผลรวม คาเฉลี่ย นับ ตัวเลข คามากที่สดุ และคานอยที่สดุ ฯลฯ

รูปที่ 3-11 การเรียกใชสตู รฟงกชนั เพิ่มเติมที่แท็บHome แท็บFormulas และกลองโตตอบจากการเรียกใชสตู ร ฟงกชนั เพิ่มเติม การใชคําสั่งดวยแปนพิมพ เปนลักษณะการใชคําสั่งที่แปนพิมพ กับ Excel 2007 ใหมปี ระโยชนและมี ความรวดเร็วมากที่สดุ ตารางที่ 3-2 แปนพิมพและหนาที่ของแปนพิมพใน Excel 2007

41

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตารางที่ 3-2 (ตอ) แปนพิมพและหนาที่ของแปนพิมพใน Excel 2007

42

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตารางที่ 3-2 (ตอ) แปนพิมพและหนาที่ของแปนพิมพใน Excel 2007

43

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตารางที่ 3-2 (ตอ) แปนพิมพและหนาที่ของแปนพิมพใน Excel 2007

การเลือกและการแกไข กอนที่จะพิมพงานหรือแกไขงานตาง ๆ เราจําเปนที่ตองเลือกเซลล แถว คอลัมน หรือ ตาราง ใหเปน เสียกอน โดยวิธกี ารใชเมาส เนื่องจากไดอธิบายการใชแปนพิมพจากตารางมาแลว ซึ่ง มีรายละเอียด ตอไปนี้ การเลือก เมื่อเปดโปรแกรมขึน้ มาแลว ตําแหนงพิมพเริ่มแรกจะอยูท่ี A1 และใหสงั เกต รูปตัวชี้จะมีลกั ษณะเปน กากบาทแบบบล็อก ( ) ซึ่งใชในการเลือกตําแหนงที่จะใชงาน เมื่อ เลือกมากกวาหนึ่งเซลลแลว จะเกิดขอบเขตที่ เลือกไวมสี เี ขมขึ้นใหเราสังเกตได ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

44

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเลือกเซลล ในการจะใชคําสั่งจัดการเซลลใด ๆ ตองเลือกเพื่อระบุ ตําแหนงเซลลท่จี ะถูกดําเนินการ ตามคําสั่งนั้น ๆ เสียกอน ซึ่งมีวิธกี ารเลือก ดังนี้ 1. การเลือกเซลลเดียว ใหคลิกเลือกเซลลท่ตี องการ

รูปที่ 3-12 การเลือกเซลล A1 เซลลเดียว 2. การเลือกหลายเซลลติดกัน ใหคลิกเลือกเซลลท่หี วั หรือทายหรือ เซลลทา ยในลักษณะทแยง มุมของกรอบพื้นที่เซลลท้งั หมดที่จะเลือก แลวลากไปในทิศทางตรงขาม ที่ตองการ หรือ หลังจากคลิกเลือกเซลลแรกแลว ใหกดแปน Shift + คลิกเลือกที่เซลลทา ย หรือ หลังจาก คลิกเลือกเซลลแรกแลว ใหกดแปน Shift + แปนลูกศรก็ได ดังรูป

รูปที่ 3-13 การเลือกหลายเซลลและเริ่มตนที่เซลล A1 ลากไปที่ B4 3. การเลือกหลายเซลลท่ไี มติดกัน ใหคลิกเลือกเซลลหรือลากพื้นที่ หลาย ๆ เซลลท่ไี มอยู ติดกัน โดยกดแปน Ctrl คางไว การเลือกวิธนี ี้ไมสามารถใชคําสั่งแกไขตัด หรือคัดลอกได ดังรูป

รูปที่ 3-14 การเลือกหลายเซลลท่ตี ิดกันและไมติดกัน

45

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเลือกแถว ใหคลิกเลือกที่หวั แถวตัวเลขที่ตองการ หากเลือกหลาย แถวใหทาํ ลักษณะเดียวกันกับการ เลือกเซลล

รูปที่ 3-15 การเลือกแถว การเลือกคอลัมน ใหคลิกเลือกที่หวั คอลัมนตวั อักษรที่ตองการ หาก เลือกหลายคอลัมนใหทาํ ลักษณะ เดียวกันกับการเลือกเซลล

รูปที่ 3-16 การเลือกคอลัมน การเลือกทั้งหมดหรือทั้งแผนงาน ใหคลิกเลือกที่วางมุมบนซายหรือ บนหัวแถวที่ 1 หรือหนาหัว คอลัมนท่ี A หรือ กดแปน Ctrl + A

46

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-17 การเลือกทั้งแผนงาน การยกเลิกการเลือก ใหคลิกที่เซลลใดเซลลหนึ่ง หรือกดปุม ESC ขอบเขตที่เลือกไวจะหายไปทันที การแกไข การพิมพงาน ยอมตองมีการแกไขงานอยูเสมอ หลังจากที่เราเปนการเลือกแลว เราจะมาแกไขงานตอไป ได ซึ่งมีอยูหลายหัวขอ ดังตอไปนี้ การเลิกทําหรือการทําซ้ํา จากแถบเครื่องมือดวน ใหคลิกปุม คําสั่ง Undo Typing หรือ Redo Typing

รูปที่ 3-18 รายการคําสั่ง Undo Typing หรือ Redo Typing บนแถบเครื่องมือดวน การตัดหรือการยายเนื้อหา ใหเขาไปในเซลล แลวเลือกเนื้อหาที่ ตองการ แลวใชคําสั่งตัด คลิกที่ปมุ ไอคอนตัดที่ชดุ เครื่องมือคลิปบอรดของแท็บ Home หรือคลิก ขวาเปดเมนูลดั หรือใชแปน Ctrl + X เนื้อหาจะ หายไปอยูในคลิปบอรด จากนั้นคลิกเลือกเซลล ตําแหนงที่จะวาง แลวใชคําสั่งวาง ที่ชดุ เครื่องมือคลิปบอรดของ

47

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

แท็บHome หรือคลิกขวาเปดเมนู ลัด หรือใชแปน Ctrl + V ซึ่งสามารถวางไดหลายครั้ง ในกรณีท่ไี มไดวางหรือ ลืมวาง เนื้อหาก็จะอยู ที่คลิปบอรด ซึ่งสามารถนํามาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอรดก็ได

รูปที่ 3-19 การใชคําสั่ง Cut ในการยายเนื้อหาบางสวนในเซลล การคัดลอกเนื้อหา ใหเขาไปในเซลล แลวเลือกเนื้อหาที่ตองการ แลว ใชคําสั่งCopy คลิกที่ปมุ ไอคอน Copy ที่ชดุ เครื่องมือคลิปบอรดของแท็บHome หรือคลิกขวา เปดเมนูลดั หรือใชแปน Ctrl + C เนื้อหาจะเขาไป อยูในคลิปบอรด จากนั้นคลิกเลือกเซลลตําแหนง ที่จะวาง แลวใชคําสั่งวาง ที่ชดุ เครื่องมือคลิปบอรดของแท็บ Home หรือคลิกขวาเปดเมนูลดั หรือ ใชแปน Ctrl + V ซึ่งสามารถวางไดหลายครั้ง ในกรณีท่ไี มไดวางหรือลืม วาง เนื้อหาก็จะอยูท่คี ลิป บอรด ซึ่งสามารถนํามาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอรดก็ได

รูปที่ 3-20 การใชคําสั่งCopyเนื้อหาบางสวนในเซลล การตัดหรือการยายเซลล/แถว/คอลัมน เมื่อเลือกเซลลหรือแถวหรือ คอลัมนท่ตี องการแลว แลวใชคําสั่ง Cut ดวยวิธใี ดก็ได จะปรากฏแนวเสนประเคลื่อนไหวรอบบริเวณ พื้นที่ถกู เลือก จากนั้นคลิกเลือกเซลลตําแหนง แรกสุดของดานบนซายของพื้นที่ทจ่ี ะวาง แลวใช คําสั่งPaste ดวยวิธใี ดก็ได หรือกดแปน Enter ซึ่งสามารถวาง ไดเพียงครั้งเดียวเทานั้น หากตองการวาง อีกตองใชการวางที่คลิปบอรด และเราสามารถใชเมาสลากมาวางก็ได แตตองวางเมาสไวท่ขี อบของ เซลลท่เี ลือกใหรูปตัวชี้เมาสจะมีลกั ษณะเปนลูกศรสีขาวหันไปทางซาย ( ) จึงจะ เปนการยาย การคัดลอกเซลล/แถว/คอลัมน เมื่อเลือกเซลลหรือแถวหรือคอลัมนท่ี ตองการแลว ใชคําสั่งคัดลอกดวย วิธใี ดก็ได จะปรากฏแนวเสนประเคลื่อนไหวรอบบริเวณพืน้ ที่ท่ี ถูกเลือก จากนั้นคลิกเลือกเซลลตําแหนงแรกสุด

48

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ของดานบนซายของพื้นที่ท่จี ะวาง แลวใชคําสั่งวาง ดวยวิธใี ดก็ได หรือกดแปน Enter ซึ่งสามารถวางไดหลาย ครั้ง และยังเก็บไวท่คี ลิปบอรดใหสามารถ วางในภายหลังอีกได และเราสามารถใชเมาสลากพรอมทั้งกดแปน Ctrl คางไวมาวางก็ได แตตอง วางเมาสไวท่ขี อบของเซลลท่เี ลือกใหรูปตัวชี้เมาสจะมีลกั ษณะเปนลูกศรสีขาวหัน ไปทางซายมี เครื่องหมาย + ( )จึงจะเปนการคัดลอก การใชปุมตัวเลือกการวาง ในการคัดลอกและวางแลว จะปรากฏปุม ตัวเลือกการวางขึน้ มา สามารถที่จะปรับเปลี่ยนการวางทั้ง เนื้อหาและรูปแบบไดอกี หลายรูปแบบ ไดแก รักษาการจัดรูปแบบตามตนฉบับ ใชชดุ รูปแบบของปลายทาง ตรง กับการจัดรูปแบบของ ปลายทาง คาและการจัดรูปแบบตัวเลข เก็บความกวางคอลัมนตามตนฉบับ การ จัดรูปแบบเทานั้น และการเชื่อมโยงเซลล

รูปที่ 3-21การคัดลอกและตัวเลือกการวางแบบตาง ๆ การวางแบบพิเศษ เมื่อสั่งคัดลอกแลว ยังสามารถวางเปนแบบ พิเศษได โดยคลิกที่พ้นื ที่ปมุ หัวลูกศรใตไอคอนวางที่ชดุ เครื่องมือคลิปบอรดของแท็บHome แลวเลือกรายการที่ตองการ หรือรายการวางแบบพิเศษ หรือคลิกขวาเปดเมนู ลัด เลือกวางแบบพิเศษ ก็ไดขึ้นอยูกับความตองการของเรา ตัวอยางเชน วางทั้งหมด วางเปนสูตร คา รูปแบบ ขอคิดเห็น การตรวจสอบความถูกตอง ทั้งหมดยกเวนเสนขอบ และความกวางคอลัมน ทั้งยังวางเปนตัว ดําเนินการ หมายถึงนําเซลลท่คี ัดลอกมาคํานวณกับเซลลท่จี ะวาง เชน ตัวดําเนินการไมมี คูณ บวก หาร ลบ หรือ จะวางเซลลท่วี าง หรือจะวางสลับเปลี่ยนแถวเปนคอลัมน

49

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-22 การวางแบบพิเศษสลับเปลี่ยนแถวเปนคอลัมน การคัดลอกในเซลลตน แบบที่เปนสูตรนั้น การวางธรรมดาก็จะไดเปน สูตร เชนเดียวกับการวางแบบ พิเศษเปนสูตร แตถา สูตรใดมีการอางอิงเซลลอยูดวย เมื่อวางแลวการ อางอิงเซลลจะเปลี่ยนไปตามแถวและ คอลัมนท่เี ซลลท่วี างนั้น ตัวอยางจากรูป ที่เซลล A6 เปนการ ใชสตู รผลรวม =A2+A3+A4+A5 เมื่อคัดลอกมาวาง ที่เซลล A8 การอางอิงเซลลเปลี่ยนไปเปน =A4+A5+A6+A7 ซึ่งเซลล A7ไมมขี อมูลใด ๆ จึงไดผลลัพธเทากับ 170

รูปที่ 3-23 การวางแบบพิเศษเปนสูตร การคัดลอกขอความจากโปรแกรมอื่นมา เมื่อเลือกขอความจาก โปรแกรมอื่น เชน Word ที่ตองการแลว สั่งคัดลอกที่ Word จากนั้นจึงเปดโปรแกรม Excel ที่จะใช งานพิมพนั้น คลิกตําแหนงเซลลท่ตี องการ แลวสั่งวาง ก็จะไดขอความนั้นอยูในเซลลท่เี ลือก โดยมี การจัดขอความลงในเซลลตามการพิมพงานดวยตัวแบงแบบแท็บ หรือจุลภาคหรือยอหนา

50

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-24 การใชคําสั่งคัดลอกขอความที่พิมพงานดวยแท็บจาก Word 2007

รูปที่ 3-25 การใชคําสั่งวางขอความใน Excel 2007 และจัดความกวางคอลัมนแลว การคัดลอกขอความออกไปยังโปรแกรมอื่น เมื่อเลือกงานพิมพจาก ตารางงาน Excel แลว สั่งคัดลอก จากนัน้ จึงเปดโปรแกรมอื่น เชน Word คลิกตําแหนงพิมพท่ี บรรทัดและหนาที่ตองการจะวาง ใชคําสั่งวาง ก็จะ ไดตารางงานพรอมรูปแบบเซลลมาดวย แตท่ไี ม ไดมาคือสูตรคํานวณ

51

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-26 การใชคําสั่งคัดลอกตารางงานที่พมิ พใน Excel 2007

รูปที่ 3-27การใชคําสั่งวางตารางงานใน Word 2007 การเติมอัตโนมัติ (Auto Fill) เปนการเติมใหกับขอมูลที่อยูในเซลล ติดกันตามแถวหรือคอลัมนก็ได โดยการนําเมาสไปวางที่จดุ มุม ลางซายของขอบเซลลท่ี เลือก ใหรูปตัวชี้เมาสมลี กั ษณะเปนบวกดํา ( ) หรือเรียกวา Fill Handle แลวจึงลากไป ตามแถวหรือคอลัมนท่ตี องการ หรือใชปมุ เติมในกลุมคําสั่งแกไข ของแท็บHomeบนแถบ Ribbon โดยจะมี ผลลัพธแตกตางกันไปตามชนิดของขอมูลตนแบบ ดังนี้

52

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ขอมูลเปนขอความลวน เมื่อลากตัวเติมอัตโนมัติจะไดเปน 2 รูปแบบ คือ การคัดลอกขอความ กับ การ เรียงลําดับขอความ ในกรณีท่มี รี ายการอยูในกลองโตตอบ รายการแบบกําหนดเอง การเติมอัตโนมัติจะเปนการ เรียงลําดับตามรายการนั้น สวนขอความใดที่ ไมไดจัดทํา จะเปนการคัดลอก ซึ่งมีวิธกี ารจัดทํารายการแบบ กําหนดเอง ดังนี้

รูปที่ 3-28 การใชตวั เติมอัตโนมัติใหกับขอความแบบคัดลอกและเรียงลําดับ (1) การพิมพขอความเรียงลําดับที่แผนงาน มีวิธกี าร ดังนี้ พิมพขอความของแตละลําดับในแตละเซลล ใหเลือกเซลล ทั้งหมด เสร็จแลวคลิกปุม Office คลิกที่ปมุ ตัวเลือกของ Excel จะเปดกลองโตตอบรายการแบบ กําหนดเอง การอางอิงเซลลจะถูกนําเขามา จากนั้นให คลิก ปุมนําเขา โปรแกรมจะนํารายการพิมพ ในเซลลท่อี า งเขามาใหเอง แลวจึงคลิกปุมตกลง (2) การพิมพในกลองโตตอบที่รายการแบบกําหนดเองรายการ กําหนดเอง มีวิธกี าร คือ ใหคลิกปุม Office คลิกที่ปมุ ตัวเลือกของ Excel จะเปดกลองโตตอบ รายการแบบกําหนดเอง คลิกเลือกรายการใหมจาก รายการดานซาย แลวปอนขอความเซลลละ บรรทัดทางดานขวา จบบรรทัดเคาะ Enter เสร็จแลวคลิกปุมเพิ่ม จากนัน้ จึงคลิกปุมตกลง (3) การลบรายการที่ไมตองการ เมื่อเขามาที่กลองโตตอบที่รายการ แบบกําหนดเองรายการ ใหคลิก เลือกรายการที่ไมตองการทางดานซายมือ เสร็จแลวคลิกปุม ลบ จะมี แผนคําเตือน ถาตองการลบใหคลิกตกลง หรือถาเปลี่ยนใจไมตองการลบ ใหคลิกยกเลิก การเชื่อมขอความเปนเซลลเดียวกัน เปนการใชเครื่องหมาย & เชื่อมตอระหวางเซลลท่ตี องการ ภายใตการใชสตู ร หรือใชการยายขอความ จากเซลลหนึ่งไปวางตอ อีกเซลลหนึ่งก็ได เชนที่ B3 พิมพ =A1&C1 จะเปนการเชื่อมขอความของเซลล A1 กับ เซลล C1

รูปที่ 3-29 การเชื่อมตอขอความดวยเครื่องหมาย & ในการใชสตู ร

53

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การเปลี่ยนขอความใหเปนคอลัมน เปนการเปลี่ยนงานขอมูลที่ตอน แรกพิมพอยูในเซลลเดียวกัน โดยอาจจะเวนวรรค หรือใชจุลภาค หรือ อัฒภาค หรือแท็บคั่น แลว ตอนหลังตองการที่จะแยกขอความออกไปอีกเซลลหนึ่ง สามารถทําไดโดยการเลือก ขอความ ทั้งหมด แลวคลิกแท็บ Data เลือกคําสั่ง Text to column จะมีแผนตัวชวยสรางการแปลง ขอความเปน คอลัมนทาํ ตามขั้นตอน

รูปที่ 3-30 เลือกคําสั่งขอความเปนคอลัมนท่แี ท็บ Data

ขั้นที่ 1 เลือกชนิดการแบงคอลัมนดวยตัวคั่น

ขั้นที่ 3 เลือกรูปแบบของเซลลแตละคอลัมน และจะนําไปไวท่เี ซลลใด

ขั้นที่ 2 เลือกชนิดตัวคั่นเปนชองวาง

ผลลัพธจากการแปลงขอความเปนคอลัมน

54

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การลาง เปนการจัดการลางเซลลที่เลือกไว ไดแก รูปแบบ เนื้อหา ขอคิดเห็น และทั้งหมด เปนตน โดยไปที่แท็บHome ชุดคําสั่งการแกไข ดัง รายละเอียดตอไปนี้

รูปที่ 3-31 คําสั่งการลาง Clear all เปนการลางทั้งรูปแบบ เนื้อหา และขอคิดเห็น Clear Formats เปนการลางรูปแบบ แตไมไดลา งเนื้อหาที่เปนขอมูล หรือขอความ เชน สกุลเงินหายไป หรือ 20% ลางแลวจะได .2 ฯลฯ Clear Contents เปนการลางแตเนื้อหาที่เปนขอมูลหรือขอความ แต ไมไดลา งรูปแบบ ซึ่งเมื่อมองดวย ตาเปลา จะเห็นเปนเซลลเปลา ๆ แตเมื่อพิมพงานเขาไปจะได รูปแบบเหมือนเดิม เชน เซลล 20% ลางแลวจะได เซลลเปลา เมื่อพิมพ 1 ลงไปในเซลลท่ลี า งนั้น จะ ไดผลลัพธเปน 100% ฯลฯ Clear Comments เปนการลางเฉพาะขอคิดเห็นเทานัน้ การคนหาและเลือก เปนการจัดการลบสวนที่เลือก เชน จะลบเซลล หรือลบแถวหรือลบคอลัมนท่ไี ดเลือกไว เปนตน โดย ใชคําสั่งFind and Select ที่ชดุ คําสั่งการ Edit ของแท็บHome จะมีรายการตาง ๆไดแก Find Replace… Go to Go to special.. Formulas Comment Conditional Formatting Content Data validation Select Object และ Selection Plane เปนตน

รูปที่ 3-32 รายการตาง ๆ จากคําสั่งการคนหาและเลือก

55

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การลบ

เปนการจัดการลบสวนที่เลือก เชน จะลบเซลล หรือลบแถว หรือลบคอลัมนท่ไี ดเลือกไว เปนตน โดย ใชคําสั่งDelete ที่ชดุ คําสั่งเซลลของแท็บHome จะมี ชุดคําสั่งอยู 4 คําสั่ง ไดแก Delete Cells , Delete Sheet Rows ,Delete Sheet Columns และDelete Sheet เปนตน หรือใชคลิกขวาเปดเมนูลดั ในสวนที่เลือก แลวเลือก รายการลบ... จะมีกลองโตตอบลบ ออกมาใหเลือกวาจะลบอะไร ไดแก ลบเซลลแลวเลื่อนเซลลไปทางซาย/ขึ้น หรือลบทั้งแถว หรือลบ ทั้งคอลัมน เปนตน

รูปที่ 3-33 คําสั่ง Delete ที่ชดุ คําสั่งเซลลของแท็บHome การแทรก เปนการจัดการแทรกสวนที่เลือก เชน จะแทรกเซลล หรือ แทรกแถวหรือแทรกคอลัมนท่ไี ดเลือกไว เปนตน โดยใชคําสั่ง Insert ที่ชดุ คําสั่งเซลลของแท็บ Home แรก จะมีชดุ คําสั่งอยู 4 คําสั่ง ไดแก Insert Cells Insert Sheet Row , Insert Sheet Columns และInert Sheet เปนตน หรือใชคลิกขวาเปดเมนูลดั ในสวนที่เลือก แลวเลือกรายการแทรก... จะ มีกลองโตตอบแทรกออกมาใหเลือกวาจะแทรกอะไร ไดแก แทรกเซลลแลวเลื่อน เซลลไปทางขวา/ ลง หรือแทรกทั้งแถว หรือแทรกทั้งคอลัมน เปนตน นอกจากนี้ยังมีปมุ ตัวเลือกการแทรกเกิด ขึ้นมา ดวย ชวยใหมกี ารจัดรูปแบบเซลลท่แี ทรกมางายขึน้

รูปที่ 3-34 กลองโตตอบแทรกเซลล แถว หรือคอลัมน การสรางขอคิดเห็น เปนการสรางและการจัดการขอคิดเห็นตาง ๆ เชน ลบ แสดง/ซอน คนหากอนหนา ถัดไป แสดง ขอคิดเห็นทั้งหมด เปนตน โดยใชกลุมคําสั่งComment ของแท็บ Review

56

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-35 การสรางขอคิดเห็น ชื่อที่กําหนด เปนการจัดการชื่อที่ใชแทนการอางอิงเซลลท่เี ปนคาสูตร ทําใหเขาใจไดงา ยขึ้น โดยใชกลุมคําสั่งชื่อที่ กําหนดในแท็บFormulas

รูปที่ 3-36 กลุมDefined namesในแท็บFormulas

รูปที่ 3-37 การสรางชื่อจากคําสั่งDefine Nameที่กลุมคําสั่งDefined Namesในแท็บFormulas

การจัดการแผนงาน

ในการบางครั้งเราตองมีจัดการกับแผนงาน เพื่อใชงานในปจจุบนั อยูตลอดเวลา โดยคลิก ขวาที่ช่อื แผน งาน จะเปดเมนูลดั ขึ้นมาใหเลือกรายการที่ตองการทํางาน

57

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-38 เมนูลดั ในการจัดการแผนงาน การเลื่อนแผนงาน ใหคลิกปุมควบคุมการเลือนแผนงานที่อยูหนา Sheet1 ซึ่งมีอยู 4 ปุม ไดแก ไปที่แผน งานแรก ไปที่แผน งานกอนหนาทีละแผนงาน ไปที่แผนงานตอไปทีละแผนงาน และไปที่แผนงาน สุดทาย เปนตน

รูปที่ 3-39 การเลื่อนแผนงาน การเลือกหรือสลับแผนงานและการจัดกลุม แผนงาน ใหคลิกเลือกที่ปา ยชื่อแผนงานที่ตองการทํางานสลับกันไป แตถา ตองการเลือกหลาย แผนงานติดกัน ให กดแปน Shift + คลิก ถาเลือกหลายแผนงานไมติดกัน ใหกดแปน Ctrl + คลิก และถาเลือกแผนงานทั้งหมด ให คลิกขวาเปดเมนูลดั เลือกรายการเลือกแผนงานทั้งหมด การแทรกแผนงาน เมื่อตองการเพิ่มแผนงาน เพื่อใชงานพิมพในสมุดงานเดียวกัน ใน Excel 2007 ไดจัด ปุมแผนงานสุดทาย เปนปุมแทรกแผนงานอยางรวดเร็ว หรือใชคียลดั Shift + F11 หรือใชคําสั่ง แทรกในกลุมคําสั่งเซลลของแท็บ หนาแรกก็ได แตถา ใชคลิกขวาเปดเมนูลดั เลือกรายการแทรก...จะ

58

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การจัดการกับแผนงาน เมื่อตองการจัดการแผนงาน เชน การเปลี่ยนชื่อ ลบ การยายคัดลอกแผนงาน ซอน ฯลฯ สามารถจัดการ ไดดวยการคลิกขวาเรียกเมนูลดั ออกมาแลวเลือกรายการนัน้ ๆ การเปลี่ยนชื่อแผนงาน ใหดับเบิลคลิกที่ปา ยชื่อแผนงานที่ตองการเปลี่ยนชื่อ หรือใชเมนูลดั รายการ เปลี่ยนชื่อ แลว พิมพช่อื ใหมทบั ไดเลย เสร็จแลวกดแปน Enter

รูปที่ 3-40 การเปลี่ยนชื่อแผนงาน

การยายแผนงาน ใหใชเมาสคลิกเลือกแผนงานที่ตองการยาย ถายายในสมุดงานเดียวกัน สามารถ ลากเมาส ( ) ไปวางไวท่ที ่ตี องการไดเลย แตถา ใชเมนูลดั Move or Copy... จะเปดกลองโตตอบ

รูปที่ 3-41 การยายขามสมุดงาน โดยใชกลองโตตอบการยายหรือคัดลอกในเมนูลดั การคัดลอกแผนงาน ใหใชเมาสคลิกเลือกแผนงานที่ตองการคัดลอก แลวกดแปน Ctrl คางไว แลว ลากเมาส ( ) ไป วางไวท่ที ่ตี องการไดเลย แตถา ใชเมนูลดั Move or copy... จะเปดกลองโตตอบ การยายหรือคัดลอก ให คลิกเลือกสรางสําเนา เพื่อคัดลอก และเลือกวาจะนําไปที่สมุดงานใด และอยู กอนแผนงานใด

59

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-42 การคัดลอกขามสมุดงาน โดยใชกลองโตตอบการยายหรือคัดลอกในเมนูลดั การลบแผนงาน ใหเลือกแผนงานที่จะลบ แลวใชเมนูลดั Delete หรือใชคําสั่งลบเลือกรายการลบ แผนงานจาก กลุมคําสั่งเซลลในแท็บ Home ก็จะลบแผนงานนัน้ ออกไปจากสมุดงานโดยถาวรเลย ซึ่งจะมีแผนคํา เตือนขึ้นมาใหตัดสินใจอีกครั้งวาจะ Delete หรือ Cancel

รูปที่ 3-43 คําเตือนเมื่อลบแผนงาน การซอน/ยกเลิกการซอนแผนงาน ใหเลือกแผนงานที่จะซอนลบ แลวใชเมนูลดั Hide เมื่อตองการใหแผนงาน แสดงออกมา ใช เมนูลดั Unhide...จะเปดกลองโตตอบ Unhide เลือกชื่อแผนงาน ที่ตองการ แลวคลิกปุม OK

รูปที่ 3-44การซอน/ยกเลิกการซอนแผนงาน

60

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การใสสแี ท็บหรือปายชื่อแผนงาน ใหเลือกแผนงานที่ตองการใสสแี ท็บหรือปายชื่อแผนงาน แลวใชเมนูลดั เลือก Tab Color จะ เปดถาดสีออกมา แลวเลือกสีตามที่ตองการ

รูปที่ 3-45 การใสสแี ท็บหรือปายชื่อแผนงาน การใสรปู พื้นหลังแผนงาน การใสรูปพืน้ หลังแผนงานนี้ จะสามารถแสดงใหเห็นไดในมุมมองปกติหรือ Page Layout หรือบันทึก เปน Web Page ซึ่งเวลาพิมพงานจะไมมพี ื้นหลังนี้มาดวย โดยใชคําสั่ง

รูปที่ 3-46 คําสั่งพื้นหลังของแท็บเคาโครงหนากระดาษใชในการใสรูปพืน้ หลังแผนงาน การปองกันแผนงาน การปองกันแผนงาน เพื่อไมใหผอู ่นื เขามาแกไขงานในแผนงาน โดยไมไดรับ อนุญาต ใหเลือกแผนงาน ที่ตองการปองกันแผนงาน แลวใชเมนูลดั เลือกรายการ Protect Sheet... หรือใชคําสั่ง Protect Sheet จากกลุม คําสั่งChanges ในแท็บ Review จะเปด Protect Sheet ใสรหัสผาน และคลิกเลือกหัวขอที่จะอนุญาตใหผใู ช ทั้งหมดที่ใช แผนงานนี้สามารถทําอะไรไดบา ง

61

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-47 การปองกันแผนงานตองใสรหัสและตองจําใหได แผนงานที่ถกู ปองกันแลว จะไมสามารถแกไขรูปแบบเซลลไดเลย เมื่อตองการยกเลิกการปองกันแผน งาน เพื่อจะไดเขามาแกไขงานในแผนงาน ใหเลือกแผนงานที่ปอ งกันแผนงานไว แลวใชเมนูลดั เลือกรายการ Unprotect Sheet... หรือ ใชคําสั่ง Unprotect Sheet จากกลุมคําสั่งChangesในแท็บ Review จะเปดกลอง โตตอบ Unprotect Sheet ใหใสรหัสผานใหถกู ตองแบบตัวเล็กตัวใหญ แลวคลิกตกลง

รูปที่ 3-48 การยกเลิกการปองกันแผนงาน ตองใสรหัสและตองจํารหัสใหได การตกแตงตารางงานในแผนงาน ในการพิมพงานตาราง จะตองตกแตงปรับปรุงแกไขงานใหถกู ตองและสวยงามอยู ตลอดเวลา ซึ่งมี ลักษณะงานตาง ๆ ดังตอไปนี้ การจัดการคอลัมนและแถว การจัดการคอลัมนและแถว ไดแก การปรับความกวางของคอลัมน ความสูงของแถว การซอน การ ยกเลิกการซอน เปนตน การจัดการกับคอลัมน การแทรก/ลบคอลัมน ที่ตําแหนงคอลัมน ใหคลิกขวาเปดเมนูลดั เลือก รายการ Insert หรือ Delete หรือใชปมุ คําสั่ง Insert หรือ Delete เลือกรายการ Insert หรือ Delete Sheet Columns จากกลุม คําสั่ง Cellsในแท็บ Home จะทํางานทันทีเลย

62

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-49 การใชคําสั่ง Insert หรือ Delete Sheet Columns ความกวางของคอลัมน การพิมพเนื้อหาในเซลลอาจมีขอมูลที่นอยกวา หรือมากกวาความกวางของคอลัมน (เริ่มตนที่ 8.38 หรือ 72 พิกเซล) และในงานตารางยังตอง คํานึงถึงการจัดตารางใหเหมาะสมกับหนากระดาษอีก ดวย จึงจําเปนตองปรับความกวางของคอลัมน

รูปที่ 3-50 การเลือกรายการความกวางคอลัมน...แลวพิมพตัวเลข

รูปที่ 3-51 การลากขยายความกวางคอลัมน B

63

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-52 การดับเบิลคลิกปรับความกวางพอดีอตั โนมัติของคอลัมน C การซอน/ยกเลิกการซอนคอลัมน ใหคลิกขวาเปดเมนูลดั เลือกรายการ Hide/Unhide หรือใชปมุ คําสั่ง Format เลือกรายการ Hide & Unhide หัวขอVisibility จากกลุมคําสั่ง Cells ในแท็บ Home จะทํางานทันทีเลย หรือใชเมาส ( ) ลาก หรือดับเบิลคลิกเพื่อยกเลิกการซอนก็ได

รูปที่ 3-53 การซอน/ยกเลิกการซอนคอลัมน การจัดการกับแถว การแทรก/ลบแถว ที่ตําแหนงแถว ใหคลิกขวาเปดเมนูลดั เลือกรายการInsert หรือ Delete หรือใชปมุ คําสั่ง Insert หรือ Delete เลือก Insert Sheet rows หรือ Delete Sheet rows จากกลุมคําสั่ง Cells ในแท็บHome จะทํางานทันที เลย

64

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-54 การใชคําสั่ง Insert Sheet rows หรือ Delete Sheet rows ความสูงของแถว การพิมพเนื้อหาในเซลลอาจมีการจัดขนาดรูปแบบ ตัวอักษรทําใหมเี นื้อหานอยกวาหรือ มากกวาความสูงของแถว (เริ่มตนที่ 14.25 หรือ 19 พิกเซล) และในงานตารางยังตองคํานึงถึงการจัด ตารางใหเหมาะสมกับหนากระดาษอีกดวย จึงจําเปนตอง ปรับความสูงของแถวใหเปน ซึ่งสามารถปรับ ไดหลายวิธี คือ การลากที่เขตระหวางแถว การดับเบิลคลิกที่เขตระหวางแถว หรือจัดพอดี อัตโนมัติ การใชพิมพความสูง โดยใชเมนูลดั ที่แถว หรือเลือกแถว แลวใชคําสั่ง Format จากกลุมคําสั่ง Cells ในแท็บ Home

รูปที่ 3-55 การเลือกรายการความสูงของแถว...แลวพิมพตัวเลข

รูปที่ 3-56 การลากขยายความสูงของแถวที่ 1

65

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-57 การดับเบิลคลิกปรับความสูงพอดีอตั โนมัติของแถวที่ 4 การซอน/ยกเลิกการซอนแถว ใหคลิกขวาเปดเมนูลดั เลือกรายการ Hide/unhide หรือใชปมุ คําสั่งFormat เลือก Hide & unhide ของหัวขอ Visibility จากกลุมคําสั่ง Cell ในแท็บ Home จะทํางาน ทันทีเลย หรือใชเมาสลาก หรือดับเบิลคลิกเพื่อยกเลิกการซอนก็ได

รูปที่ 3-57 การซอน/ยกเลิกการซอนแถว การจัดการเซลล การจัดการเซลลในที่นี้ จะเปนการตกแตงเซลล ไดแก การปรับความกวางของคอลัมน ความสูงของแถว การซอน การยกเลิกการซอน เปนตน การจัดรูปแบบเซลล ใชในการจัดรูปแบบเซลลใหถกู ตองและสวยงาม ไดแก ตัวเลข การจัดตําแหนง แบบอักษร เสน ขอบ ลวดลาย และการปองกัน เปนตน โดยใชคําสั่ง Format ในกลุมคําสั่ง Ceels ของแท็บ Home หรือ ใชปมุ มุมลางขวาที่เปดกลองโตตอบการจัดรูปแบบเซลลหรือคลิกขวาที่เซลล เลือกรายการ Format cells...หรือใชคีย Ctrl+Shift+F

66

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-58การเปดกลองโตตอบการจัดรูปแบบเซลล ตัวเลข ในการพิมพเซลลตัวเลข สามารถที่จะเปลี่ยนความหมายของ ตัวเลขเปนคาตาง ๆ ตามประเภทที่ ใหมา ไดแก ทั่วไป ตัวเลข สกุลเงิน บัญชี วันที่ เวลา เปอรเซ็นต เศษสวน เชิงวิทยาศาสตร ขอความ และพิเศษ เปนตน และเราสามารถที่จะกําหนดรูปแบบตัวเลข เองไดดว ย ซึ่งสามารถใชปมุ คําสั่ง จากกลุมคําสั่ง Numberใน แท็บ Home ก็ได

รูปที่ 3-59 กลุมคําสั่งตัวเลขในแท็บหนาแรก การพิมพวนั เดือนปท่นี ิยมใช มักจะผิดจากกฎของExcel แตอาจจะไดผลลัพธตามที่ตองการถาใชพิมพ งานออกมาจึงขึน้ อยูกับวาเราตองการใหถกู ตองทั้งหมดหรือไม เชน ตองการพิมพใหไดตามรูปแบบนี้ 13 เม.ย. 50 ถาพิมพตามนี้เลยจะไดผลลัพธ คือ 13-เม.ย.-50 เมื่อไปดูท่เี บื้องหลังรูปแบบเซลลจะได d-mmm-yy เมื่อลบ ออกก็จะไดผลลัพธตามรูปแบบ แตจะ ผิดที่ปเ พราะเปนป ค.ศ. 1950 (พิมพเลขอารบิค) เมื่อทดลองเปลี่ยนเปนป ไทย จะไดผลลัพธ คือ 13 เม.ย. 93 (ปพ.ศ. = ป ค.ศ. + 543) หรือ ๑๓ เม.ย. ๙๓

67

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การจัดแนว เปนการจัดรูปแบบเซลล ใหอยูในตําแหนงแนวนอน แนวตั้ง การควบคุมขอความ เชน การ ตัดขอความ การผสานเซลล และการวางแนว ตามที่ตองการ ซึ่งสามารถใชปมุ คําสั่ง จากกลุมคําสั่งAlignmentใน แท็บ Homeได

รูปที่ 3-60 กลุมคําสั่งAlignmentในแท็บ Home

รูปที่ 3-61 การจัดรูปแบบเซลลเพื่อจัดแนวของเนื้อหาในเซลล แบบอักษร เปนการจัดรูปแบบอักษรในเซลล ใหมแี บบ ลักษณะ ขีด เสนใต สี และลักษณะพิเศษ สามารถใชปมุ คําสั่ง จากกลุมคําสั่ง Font ในแท็บ Home ก็ได

รูปที่ 3-62 การจัดรูปแบบเซลลเพื่อจัดรูปแบบอักษรของเนือ้ หาในเซลล

68

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

เสนขอบ เปนการวาดเสนขอบใหกับเซลลในตาราง จะขึน้ อยูกับการ พิมพงาน การเลือกเซลล และการ เลือกเสนขอบใหถกู ตอง สามารถใชปมุ คําสั่ง จากกลุมคําสั่ง Font ในแท็บ Home ก็ได

รูปที่ 3-63 การจัดรูปแบบเซลลเพื่อวาดเสนขอบของเซลล การเติม ที่เปนการเติมสีใหกับพื้นเซลลในตาราง สามารถใชปมุ คําสั่ง จากกลุมคําสั่ง Font ในแท็บ Home ก็ได

รูปที่ 3-64 การจัดรูปแบบเซลลเพื่อเติมสีใหกับเซลล การปองกัน การล็อก เปนการปองกันเซลลท่เี ลือกจากการเปลี่ยนแปลง เคลื่อนยาย เปลี่ยนขนาด หรือลบ สวนการซอน เปนการซอนสูตรในเซลลซ่งึ จะไมปรากฏในแถบ สูตร การล็อกและการซอนเซลลจะไมมผี ล จนกวาแผนงานจะถูกปองกัน สามารถใชปมุ คําสั่ง Format จากกลุมคําสั่ง Cells ในแท็บ Home ก็ได

69

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-65 การจัดรูปแบบเซลลเพื่อการปองกันใหกับเซลล การจัดการลักษณะเซลล การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใหเลือกกลุมเซลลท่ตี องการการจัดรูปแบบ แลวใชปมุ คําสั่งConditional formatting จากกลุมคําสั่ง Styles ในแท็บ Home จะเปดรายการ

รูปที่ 3-66 การจัดรูปแบบเซลลตามเงื่อนไขเนนกฎของเซลลใหกับกลุมเซลล จัดรูปแบบเปนตาราง ใหเลือกกลุมเซลลขอมูลที่จะทํารูปแบบตาราง แลวใชปมุ คําสั่งการ Format as Table จากกลุมคําสั่ง Styles ในแท็บ Home จะเปดรายการที่ แสดงเปนตัวอยางตารางขึ้นมา ใหเลือกรายการที่สอดคลองกับขอมูลใน ตารางที่เลือก และตองระบุ ตําแหนงของขอมูลในตาราง พรอมทั้งระบุดวยวาตารางนี้มสี ว นหัวตารางดวย หรือไม ถามีสว นหัว ตาราง ผลลัพธท่ไี ดจะสรางตัวกรองอัตโนมัติมาดวยเลย และสามารถใชเรียงลําดับหรือ กรองขอมูล ในตารางไดทนั ที

70

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-67 การจัดรูปแบบเปนตาราง และมีสว นหัวตาราง ลักษณะเซลล ใหเลือกกลุมเซลลขอมูลที่จะทํารูปแบบตาราง แลวใช ปุมคําสั่ง Cell styles จากกลุมคําสั่ง Stylesใน แท็บ Home จะเปดรายการที่แสดงเปนตัวอยาง ลักษณะเซลล ไดแก ดี แย และปานกลาง ขอมูลและแบบ ชื่อเรื่อง และหัวเรื่อง ลักษณะเซลลท่มี ชี ดุ รูปแบบ รูปแบบตัวเลข ลักษณะเซลลใหม และลักษณะการผสาน เปนตน

รูปที่ 3-68 เลือกกลุมเซลลหวั ตารางกอน ใชลกั ษณะเซลลช่อื เรื่องและหัวเรื่อง

71

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การแทรกรูปภาพและวัตถุ ในโปรแกรม Microsoft Excel สามารถแทรกรูปภาพ รูปราง และวัตถุจาก โปรแกรมอื่น ๆ ได เชนเดียวกับโปรแกรม Microsoft Word แตไมสามารถนํารูปภาพและวัตถุไปอยู ดานหลังขอมูลในตารางได ใน ที่นี้จะแทรกเพียงรูปภาพ ภาพตัดปะ และวาดรูปราง เปนตัวอยางพอ สังเขป

รูปที่ 3-69 การแทรกรูปภาพ จากคําสั่ง Picture ของกลุมคําสั่ง Illustrations แท็บ Insert

รูปที่ 3-70 การตกแตงเปลี่ยนสีรูปภาพจากแท็บคําสั่งบริบทกลุมคําสั่งAdjust ของ Picture Too แท็บ Format การจัดการกับหนาตางและสมุดงาน การจัดการกับหนาตาง จะเปนการใชกลุมคําสั่ง Windowในแท็บ View เพื่อจัดการ สรางหนาตาง จัดเรียงทั้งหมด ตรึงแนว แยก ซอน/ยกเลิกการซอน แสดงแบบเคียงขาง บันทึกพื้นที่ ทํางาน และสลับหนาตาง แมโคร เปนตน และการจัดการกับสมุดงาน จะเปนการใชกลุมคําสั่งการ Changesในแท็บ Review ไดแก การ ปองกันสมุดงาน ฯลฯ

72

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การสรางหนาตาง เปนการสรางหนาตางสมุดงานเดิมที่กําลังเปดอยูในขณะนัน้ เพิ่มอีก 1 หนาตาง เชน สมุดงาน test1 เปน test1:1 และ test1:2 เปนตน

รูปที่ 3-71 หนาตางใหม test1:2 ที่สรางจากสมุดงาน test1 การจัดเรียงหนาตางทั้งหมด เปนการเรียงหนาตางที่กําลังเปดอยูในลักษณะตาง ๆ เชน เรียงตอกัน แบบ แนวนอน แบบแนวตั้ง และ แบบเรียงซอน เปนตน และสามารถเลือกเรียงเฉพาะสมุดงานที่ใชอยูนนั้ ก็ได

รูปที่ 3-72 กลองโตตอบจัดเรียงหนาตางเลือกเรียงตอกัน การตรึงแนว และการแยก การตรึงแนว เปนการตรึงแถวบนสุดหรือคอลัมนแรกในหนาตาง และเมื่อไม ตองการใช ก็สามารถ ยกเลิกการตรึงได สวนการแยกหนาตาง เปนการทําใหมหี นาตางแยกออกมา ตามแนวนอนและ/หรือแนวตั้ง

รูปที่ 3-73 การใชคําสั่งตรึงแนวแถวที่ 1

73

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-74 การใชคําสั่งแยก เพื่อเลื่อนดูขอมูลในหนาตางยอย ๆ แตละหนาตางไดโดยงาย การซอน/แสดงหนาตาง ถาใชคําสั่งซอนหนาตางที่เปดอยูทลี ะหนาตาง และใชคําสั่งยกเลิกการซอน เพื่อ แสดงชื่อหนาตางที่ ซอนไว โดยมีกลองโตตอบการยกเลิกการซอนที่มรี ายชื่อสมุดงานใหเลือก

รูปที่ 3-75 การซอน/แสดงหนาตาง การเปรียบเทียบแบบเคียงขางกัน ถาใชคําสั่งการเปรียบเทียบแบบเคียงขางกัน เพื่อใชแสดงงานขอมูลในหนาตาง หลายหนาตาง

รูปที่ 3-76 กลองโตตอบการเปรียบเทียบแบบเคียงขางกัน เพื่อเลือกสมุดงานมาเปรียบเทียบ การสลับหนาตาง เปนการใชคําสั่งเรียกหนาตางสมุดงานที่ตองการใชงานออกมาทํางาน จาก คําสั่งสลับหนาตางของกลุม คําสั่ง Window ในแท็บ View ในกรณีท่เี ปดงานหลายหนาตางทํางาน หรือใชคลิกเลือกจากปุมชื่องานที่ Taskbar ก็ได

74

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-77 การสลับหนาตางทํางานจากชุดคําสั่ง Window ของแท็บ View

รูปที่ 3-78 การสลับหนาตางทํางานจาก ปุมชื่องานที่ Taskbar การปองกันสมุดงาน เปนการปองกันงานของเรา สามารถทําไดหลายระดับดวยกัน โดยอาจจะ เปนการปองกันเซลล (กลาว มาแลวในรูปแบบเซลล) แผนงาน สมุดงาน และการใชสมุดงานรวมกัน ก็ได โดยใชกลุมคําสั่ง Changesในแท็บ Review ซึ่งการปองกันสมุดงาน สามารถทําได ดัง รายละเอียดตอไปนี้

รูปที่ 3-79 การปองกันสมุดงานของกลุมคําสั่ง Changes แท็บ Review การปองกันสมุดงาน เปนการปองกันสมุดงานที่เลือก โดยสามารถ เลือกการปองกันโครงสรางและ/หรือหนาตาง แลวพิมพ รหัสผาน และยืนยันรหัสผาน

รูปที่ 3-80 การปองกันสมุดงานและใสรหัสผาน

75

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

และสามารถปองกันสมุดงานที่เลือก จากการ Save as แลวคลิกปุม เปดเมนูซอ นของTools เลือกGeneral Option... แลวกําหนดรหัสผานและยืนยันรหัสผาน ก็ สามารถปองกันสมุดงานนี้ไดเชนกัน โดยเมื่อเปดสมุดงาน จะใหเราใสรหัสผานใหถกู ตอง จึงจะ เปดสมุดงานนั้น ๆ ได และจะยกเลิกการปองกัน ก็ให Save as เปดเมนู ซอนของ Tols เลือก General Option... แลวลบรหัสที่ใชออกเสีย แลวบันทึกทับไปไดเลย

รูปที่ 3-81 การบันทึกเปนเพื่อปองกันสมุดงาน การปองกันและใชสมุดงานรวมกัน เปนการปองกันสมุดงานที่เลือก ปองกันการใชงานรวมกัน และการติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงใน สมุดงานที่ใชรวมกัน เพื่อให ไมสามารถปดได ถาสมุดงานนั้นไมใชสมุดงานที่ใชรวมกัน เมื่อเลือกกลองกา เครื่องหมายนี้ และ คลิก ตกลง เราจะถูกถามวาตองการใหบนั ทึกสมุดงานเปนสมุดงานที่ใชรวมกันหรือไม ในสมุดงานที่เปนสมุดงานที่ใชรวมกันแลว สามารถเปดการปองกัน สําหรับการใชงานรวมกัน และ ประวัติการเปลี่ยนแปลงได แตจะไมสามารถกําหนดรหัสผาน สําหรับการปองกัน เมื่อตองการกําหนดรหัสผาน เราตองลบสมุดงานจากการใชรวมกันออกกอน

รูปที่ 3-82 การปองกันเกี่ยวกับสมุดงานที่ใชงานรวมกัน การใช มุมมองและพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ เมื่อสิ้นสุดงานตารางแลว เราคงตองพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ โดยควรมีขนั้ ตอน ดังนี้

76

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

แสดงตัวอยางตัวแบงหนา กอนที่จะพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ ควรจัดการงานตารางใหอยูในขอบเขต ของหนากระดาษใหได เสียกอน จึงควรใหแสดงตัวอยางการแบงหนาจากแถบเครื่องมือปุม View ทางดานลางขวามือ ซึ่งจะเห็นเปน เสนประสีน้ําเงิน จากรูปแสดงวาตารางงานมีบางสวนที่เลย หนากระดาษออกมา จึงตองไปจัดการตารางงานให พอดีกับกระดาษเสียกอน

รูปที่ 3-83 การแสดงตัวอยางการแบงหนา ซึ่งจะเห็นเสนประสีน้ําเงิน การกําหนดพื้นที่การพิมพ กอนที่จะพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ ควรกําหนดพืน้ ที่การพิมพใหชดั เจน โดยใชคําสั่ง Print Area เลือกรายการกําหนดพืน้ ที่พิมพ จากกลุมคําสั่ง Page Setup แท็บ Page layout จะไดเซลลท่เี ลือกมีช่อื วา Print Area และใชคําสั่งพื้นที่พมิ พเลือกรายการลาง พื้นที่พมิ พ เพื่อยกเลิกได

รูปที่ 3-84 การกําหนดพื้นที่พิมพ การดูตัวอยางกอนพิมพ กอนที่จะพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ ควรเรียกดูตัวอยางกอนพิมพ เพื่อ ตรวจสอบความถูกตองของ ผลงานกับกระดาษที่ใช เพราะตารางในแผนงานมักมีขนาดใหญ โดย เปดเมนูจากปุม Office รายการพิมพเลือก แสดงตัวอยางกอนพิมพ

77

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-85 ตัวอยางกอนพิมพ มีบางคอลัมนเลยออกไปจากขอบกระดาษ ตองปรับแกกอน การตั้งคาหนากระดาษ จากตัวอยางกอนพิมพ คลิกปุมตั้งคาหนากระดาษ จะมีกลองโตตอบการตั้งคา หนากระดาษขึ้นมามี 4 แท็บ ไดแก หนา เปนแท็บงานที่ใชกําหนดการวางแนว มาตราสวน ขนาดกระดาษ คุณภาพการพิมพ หมายเลขหนา แรก เปนตน

รูปที่ 3-86 แท็บหนาในการตั้งคาหนากระดาษ

78

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ระยะขอบ เปนแท็บงานที่ใชกําหนดระยะขอบกระดาษทั้งสี่ดาน และ ระยะหัวกระดาษและทาย กระดาษ การจัดกึ่งกลางหนากระดาษ

รูปที่ 3-87 แท็บระยะขอบในการตั้งคาหนากระดาษ แท็บหัวกระดาษ/ทายกระดาษ เปนแท็บงานที่ใชตั้งชื่อหัวกระดาษ/ทาย กระดาษ การตั้งชื่อหัวกระดาษ/ ทายกระดาษ จะมีรายการที่โปรแกรมไดสรางไวให โดยคลิก รายการซอนของหัวกระดาษ/ทายกระดาษ แลว เลือกรายการที่ตองการ

รูปที่ 3-88 เลือกรายการที่กําหนดใหทาํ หัวกระดาษ/ทายกระดาษ และยังสามารถตั้งชื่อหัวกระดาษ/ทายกระดาษไดเอง โดยคลิกปุมหัว กระดาษกําหนดเอง... หรือทาย กระดาษกําหนดเอง... จะมีกลองโตตอบหัวหระดาษหรือทาย กระดาษ ที่มกี ลองกรอกขอมูลอยู 3 สวน คือ สวน

79

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ซาย สวนกลาง และสวนขวา ซึ่งถาเราพิมพ ขอความหรือตัวเลข จะไดขอมูลที่คงที่ แตถา เราคลิกปุมที่ใหมา จะ ปรับเปลี่ยนไปตามคาที่เกิดขึน้ เชน ปุมเลขหนา จะเปลี่ยนไปตามหนาที่พมิ พ ฯลฯ

รูปที่ 3-89 หัวกระดาษกําหนดเอง หรือทายกระดาษกําหนดเอง ตารางที่ 3-3 ปุมคําสั่งการจัดทําหัวกระดาษกําหนดเองหรือทายกระดาษกําหนดเอง

แท็บแผนงาน เปนแท็บงานที่ใชกําหนดพื้นที่การพิมพ พิมพช่อื เรื่องซ้ํา ดานบน และ/หรือซ้ําดานซาย ใหพิมพเสนตารางเซลล ขาวดํา หัวแถวและคอลัมน และคุณภาพแบบ ราง หัวแถวและหัวคอลัมน ทั้งยังกําหนด ลําดับของหนาการพิมพลงแลวซายไปขวาหรือซายไปขวา แลวลง

80

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-90 แท็บแผนงานในการตั้งคาหนากระดาษ การพิมพออกทางเครื่องพิมพ เมื่อตรวจสอบและปรับคาตาง ๆ จนเปนที่พอใจแลว ก็ใหส่งั พิมพ โดยคลิกปุม พิมพท่ตี ัวอยางกอนพิมพ ไดเลย จะเปดกลองโตตอบพิมพขึ้น เพื่อตั้งคาตาง ๆ ใหตรงกับงานของเรา ไดแก เลือกเครื่องพิมพ/ตั้งคุณสมบัติ การพิมพ กําหนดชวงระยะที่พิมพ สิ่งที่พิมพ และจํานวนสําเนา ที่ตองการ

รูปที่ 3-91 การกําหนดคาตาง ๆ ในกลองโตตอบพิมพ ในกรณีท่มี กี ารแทรกแผนภูมิ และตองการพิมพแผนภูมอิ อกมาเปน แผนกระดาษตางหาก ก็ใหคลิก เลือกแผนภูมจิ ากแผนงานของสมุดงาน แลวคลิกปุม Office เปดเมนู พิมพเลือกรายการแสดงตัวอยางกอนพิมพ แลวจึงคอยสั่งพิมพ

81

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 3-92 แสดงตัวอยางกอนพิมพแผนภูมิ

รูปที่ 3-93 กลองโตตอบพิมพ เมื่อเลือกพิมพแผนภูมิ 4. การคํานวณโดยใชสตู รและวางฟงกชนั

การคํานวณโดยใชการพิมพสูตรทางคณิตศาสตร

การคํานวณโดยการพิมพสมการทางคณิตศาสตรนนั้ ตองมีการเรียนรูถงึ หลักการและ การนําไปใช ดังนี้

หลักการพิมพสตู รทางคณิตศาสตรในเซลล ในการพิมพสตู รสมการทางคณิตศาสตรแบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังตอไปนี้ เครื่องหมายสถานะของสูตร ใหพิมพเครื่องหมายเทากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเทากับบนแถบสูตร จะ มีแผนกรอกขอมูลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรูทนั ทีวากําลังทํางานอยูในสถานะสูตร

82

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 4-1 การพิมพ = ลงไปโดยตรงในเซลล และการคลิก = ที่แถบสูตร ตัวเลขและการอางอิงเซลล เมื่อพิมพ = แลว ก็เปนการพิมพสมการทางคณิตศาสตรบรรทัดเดียว ซึ่งจะ ใชตวั เลขหรือเซลลมาพิมพก็ ได ถาเปนตัวเลข Excel จะถือวาเปนคาคงที่ แตถา เปนเซลล จะขึ้นอยู กับการอางอิงเซลล โดยการพิมพช่อื เซลล ลงไปโดยตรง หรือใชเมาสคลิกเลือกเซลลท่อี า งอิงนั้นก็ ได เชน =1/2 หรือ =6*B3 หรือ =A4+B4 เปนตน เครื่องหมายการคํานวณและเปรียบเทียบ เปนการคํานวณโดยใชเครื่องหมาย บวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) เลขยก กําลัง (^) เปอรเซ็นต (%) และใชเครื่องหมายวงเล็บ () แตเราไมสามารถที่จะใสสญ ั ลักษณทาง ค ณิ ต ศ า ส ต ร ที่ ซั บ ซ อ น เ ช น (Square root) ลงในสูตรของ Excel ได ดังนั้นจึงตองมี การนําฟงกชนั มาชวยทํางาน ตัวอยาง 7 จะเขียนเปน SQRT (7) แทน เปนตน ซึ่งการคํานวณจาก เครื่องหมายคํานวณนี้ จะมีลาํ ดับงานการคํานวณกอนหลัง ดังตาราง ตารางที่ 4-1 ลําดับงานการคํานวณสูตรในโปรแกรม Microsoft Excel ลําดับที่

เครื่องหมาย

คําอาน

1

()

วงเล็บ

2

%

เปอรเซ็นต

3

^

ยกกําลัง

4

* และ /

คูณ และ หาร

5

+ และ -

บวก และ ลบ

83

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตารางที่ 4-2 เครื่องหมายในการเปรียบเทียบในการคํานวณสูตรของโปรแกรม Microsoft Excel เครื่องหมาย

คําอาน

ตัวอยาง

\=

เทากับ

\>

มากกวา

<

นอยกวา

\>=

มากกวาหรือเทากับ

\=250 ถาคาเปนจริงหรือถูก จะได ผลลัพธ เปน TRUE แตถา คา เปนจริงหรือเท็จ จะได ผลลัพธ เปน FALSE

ไมเทากับ

หลักการพิมพสตู รสําเร็จหรือฟงกชันในเซลล ในการพิมพสตู รสําเร็จหรือฟงกชนั แบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังตอไปนี้ เครื่องหมายสถานะของสูตร ใหพิมพเครื่องหมายเทากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเทากับบนแถบสูตร จะ มีแผนกรอกขอมูลใหมา โดยโปรแกรม Excel จะรูทนั ทีวาขณะนีก้ ําลังทํางานอยูในสถานะสูตร ชื่อสูตรสําเร็จหรือฟงกชัน ใหพิมพช่อื สูตรสําเร็จหรือฟงกชนั ที่รูจกั ตอจากเครื่องหมายเทากับ (=) ไดแก SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ การอางอิงเซลล หลังจากพิมพช่อื สูตรสําเร็จหรือฟงกชนั จะเปนวงเล็บที่เปนขอมูลการ อางอิงเซลล โดยใชเครื่องหมาย โคลอน (:) คั่นระหวางเซลล เปนขอมูลตอเนื่องจากเซลลหนึ่งถึงอีก เซลลหนึ่ง และใชเครื่องหมายจุลภาคหรือ คอมมา (,) เปนขอมูลเวนชวงระยะไปอีกเซลลหนึ่งหรือ อีกกลุมเซลลหนึ่ง โดยการพิมพช่อื เซลลลงไปโดยตรง หรือใชเมาสคลิกเลือกเซลลท่อี า งอิงนั้นก็ได ถาเปนกลุมเซลล การอางอิงเซลลติดตอกันใหใชเมาสลาก แตถา เปน เซลลหรือกลุมเซลลเวนชวง ระยะกัน ใหใช Ctrl + เมาสคลิกหรือลาก ตามแตกรณี เชน =SUM (A1:A4, A6) เปนตน

84

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 4-2 การพิมพ = สูตรและขอมูลลงไปโดยตรงในเซลล แตถา เปนการคลิก = ที่แถบสูตรแลว จะมีแผนขอมูลมาใหเรากรอกหรือใช เมาสคลิกเลือกเซลลก็ได ใน ชองจํานวนชุดที1่ และ2 (ถามี) แผนนี้สามารถยายได ในกรณีท่แี ผนบัง ขอมูลดิบอยู โดยนําเมาสไปลากยาย ออกมา หรือสามารถที่จะยอแผนใหเหลือแตชอ งที่จะกรอก ขอมูลก็ได โดยใหคลิกที่รูป ทายชองนั้น และคลิกที่ รูป ทายชองนั้นอีกครั้ง เพื่อเปดแบบ เต็มแผนขึน้ มาใหม

รูปที่ 4-3 การคลิก = ที่แถบสูตรและพิมพขอมูลลงไปในแผนกรอกขอมูล

รูปที่ 4-4 การยอแผนกรอกขอมูล ใหเหลือเพียงชองกรอกขอมูลที่ตองการ

การคํานวณโดยใชสูตรสําเร็จจากแทรกฟงกชนั

การคํานวณโดยการใชสตู รสําเร็จจากการแทรกฟงกชนั นี้ เปนที่รวบรวมสูตรหรือ ฟงกชนั ประเภทตาง ๆ ไดแก การเงิน วันและเวลา คณิตศาสตรและตรีโกณมิติ ทางสถิติ การคนหา และการอางอิง ฐานขอมูล ขอความ ตรรกศาสตร ขอมูล เปนตน ดังนั้น การใชประโยชนจากการ แทรกฟงกชนั ของโปรแกรม Excel นั้นมี อยูอยางมากมายมหาศาล แตส่งิ สําคัญยิ่งในการใช ประโยชนจากเครื่องมือนี้กค็ ือ ความรูและความเขาใจในการ ใชสตู รประเภทตาง ๆ ที่ตองไดรับ การศึกษามาในแตละสาขาวิชา ซึ่งมีความจําเปนเปนอยางยิ่งในการนําไปใช กรอกขอมูลหรือสราง ตารางคํานวณไดถกู ตองและตรงกับการนําไปใชในสูตรหรือฟงกชนั นั้น ๆ โดยจะ กลาวถึงหลักการ ในการใชสตู รหรือฟงกชนั ดังตอไปนี้

85

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การใชฟง กชันผลรวมอัตโนมัติ เมื่อมีตัวเลขหรือขอมูลที่ตองการหาผลรวมอยางรวดเร็ว ซึ่งในตารางขอมูล โดยทั่วไป มักจะใชกันเปน ประจํา โปรแกรม Excel จึงไดสรางเครื่องมือใหใชงานไดอยางสะดวก

รูปที่ 4-5 การใชฟงกชนั ผลรวมอัตโนมัติ การใชฟง กชันที่ถูกใชเร็ว ๆ นี้ ในการใชสตู รหรือฟงกชนั ที่ไดถกู ใชเมื่อเร็ว ๆ นี้ จะเก็บประวัติไว 10 สูตร ใหเรา นํากลับมาใชอยาง รวดเร็ว โดยไมตองเสียเวลาไปคนหาสูตรใหมอกี ซึ่งมีการใชอยู 2 วิธี คือเรียกใช ที่แถบสูตร กับที่วางฟงกชนั ในหัวขอนี้จะกลาวถึงที่แถบสูตรเทานั้น สวนหัวขอถัดไปเปนการ เรียกใชสตู รหรือวางฟงกชนั ดังขั้นตอน ตอไปนี้ เรียกรายการสูตรที่ถูกใชเร็ว ๆ นี้ ใหคลิกเครื่องหมายเทากับ (=) บนแถบสูตร จะมีแผนกรอกขอมูลใหมา และ ที่ชอ งอางอิงตําแหนงเซลลได เปลี่ยนเปนชื่อสูตรแลว ซึ่งจะมีรายชื่อสูตรทั้ง 10 สูตรอยูในรายการ ซอนนี้

รูปที่ 4-6 ลักษณะครั้งแรกเมื่อคลิกเครื่องหมายเทากับ (=) บนแถบสูตร

86

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

เปดเลือกสูตรที่ตอ งการใช ใหคลิกที่หวั ลูกศรดํา ๆ หลังชื่อสูตรที่เกิดขึ้น จะเปนการเปดรายการสูตรที่ ถูกใชเมื่อเร็ว ๆ นี้ 10 สูตร และฟงกชนั เพิ่มเติม... ใหคลิกเลือกสูตรที่ตองการ จะมีแผนกรอกขอมูล ที่ไดนําเซลลขอมูลเขาไปแลว หาก ตองการเปลี่ยนแปลงขอมูลก็ใหลบขอมูลเดิม และคลิกเลือก เซลลใหมท่ตี องการ แลวคลิกปุมตกลง

รูปที่ 4-7 รายการชื่อสูตรหรือฟงกชนั ที่ถกู ใชเมื่อเร็ว ๆ นี้ 10 สูตร และMore Function...

รูปที่ 4-8 เมื่อคลิกเลือกสูตรหาคาเฉลี่ย (AVERAGE) จะมีแผนกรอกขอมูลเซลลใหเลย แตถา คลิกเลือกรายการฟงกชนั เพิ่มเติม... จะแสดงแผนกลองโตตอบวาง ฟงกชนั ขึ้นมาใหเลือกประเภท และสูตร หรือฟงกชนั ที่ตองการ ดังรูป

รูปที่ 4-9 กลองโตตอบแทรกฟงกชนั ถูกเปดขึ้นมา เมื่อคลิกเลือกแทรกฟงกชนั หรือฟงกชนั เพิ่มเติม

87

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การใชฟง กชันประเภทตาง ๆ ในการเรียกใชสตู รหรือฟงกชนั ทั้งหมด ใหคลิกคําสั่งแทรกฟงกชนั หรือฟงกชนั เพิ่มเติมของกลุมคําสั่ง ไลบรารีฟงกชนั ในแท็บสูตร จะแสดงกลองโตตอบแทรกฟงกชนั ขึน้ มาให เลือกประเภทที่ตองการทางบน แลว จึงเลือกสูตรหรือฟงกชนั ที่ตองการทางดานลาง เชน ตองการหา คาสวนเบี่ยงเบนมาตรฐานของตัวอยาง ตอง เลือกประเภททางสถิติ และเลือกฟงกชนั ชื่อ STDEV เปนตน

รูปที่ 4-10 คลิกเลือกประเภท และชื่อฟงกชนั ที่ตองการ เสร็จแลวคลิกตกลง จะเปดแผนกรอกขอมูลที่มกี ารนําคาเซลลมากรอกใหเรียบรอย แลว หากตองการ แกไขก็ใหลบและคลิกเลือกเซลลใหมเขามาแทนที่ แลวจึงคลิกตอบตกลง

รูปที่ 4-11 เมื่อคลิกเลือกชื่อสูตรหรือฟงกชนั STDEV จะมีแผนกรอกขอมูลเซลลใหเลย การคํานวณและวิเคราะหขอ มูลขั้นสูง การคํานวณโดยการใชสตู รหรือฟงกชนั ไมวาจะเกิดจากการพิมพเองหรือมีการวาง ฟงกชนั ก็ตาม ควรไดทาํ ความ เขาใจถึงหลักการการนําสูตรหรือฟงกชนั ไปใชในการคํานวณ ดังตอไปนี้

88

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การคัดลอกสูตร การคํานวณในตําแหนงเซลลอ่นื ๆ แตมกี ารใชสตู รเดียวกัน จําเปนที่ตองคัดลอกสูตรที่ ทําแลวนําไปใช แตการคัดลอกอาจมีปญ  หาบางประการเกิดขึน้ ได ดังนั้นควรตองทําความ เขาใจ เกี่ยวกับการคัดลอกสูตร การ อางอิงเซลล ผลลัพธขอความแปลก ๆ ดังตอไปนี้ การคัดลอกสูตรและการอางอิงเซลล เมื่อเราคํานวณโดยการพิมพสตู รหรือการใชฟงกชนั เสร็จเรียบรอยแลว ก็ให คัดลอกไปวางไวในเซลล อื่น ๆ ไดโดยใชการคัดลอกและวางจากเมนูหรือเครื่องมือตามที่ไดอธิบาย ไปแลว หรือใหใชตวั เติมอัตโนมัติ ลากไป ในกรณีท่ขี อมูลอยูในแนวแถวและคอลัมนเดียวกัน ดังนี้ การคัดลอกโดยใชตัวเติมอัตโนมัติ ในกรณีท่ขี อมูลในตารางที่ ตองการคัดลอกสูตรอยูในแนวแถวและ คอลัมนเดียวกัน ก็สามารถใชตัวเติมอัตโนมัติลากไปได ตลอด ซึ่งเซลลท่ถี กู วางในลําดับตอ ๆ ไปนั้น จะมีการ อางอิงในสูตรเปลี่ยนแปลงตามไปดวย ตาม ลักษณะของแถวและคอลัมน เชน การคัดลอกสูตรหาเงินภาษีของ แตละคน จากตําแหนงเซลล F3 ใชสตู ร =10%*E3 เมื่อคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมน ของ F ในแตละแถว การอางอิงเซลลในสูตรจะเปลี่ยนไปตามแถวนั้น ๆ คือที่ F4 จะเปนสูตร =10%*E4 โดยที่ คอลัมน ไมไดถกู เปลี่ยน เพราะลากลงมาในคอลัมนเดียวกัน หากแถวใดไมมขี อมูลเลย ก็จะไดผลลัพธเปน 0 หรือ -

รูปที่ 4-12 การใชสตู รผลคูณที่ตําแหนงเซลล F3

89

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 4-13 การคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมนของ F และในการคัดลอกตามแนวแถว เชน การคัดลอกสูตรรวมเงินเดือนที่ ตําแหนงเซลล E8 ใชสตู รผลรวมอัตโนมัติ คือ =SUM (E3:E7) เมื่อคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติ ตามแนวแถวที่ 8 ไปทางขวา (คอลัมน) การอางอิงเซลล ในสูตรจะเปลี่ยนไปตามคอลัมนนนั้ ๆ คือที่ F8 จะเปนสูตร =SUM (F3:F7) โดยที่แถวไมไดถกู เปลี่ยน เพราะ ลากไปตามแนวแถวเดียวกัน

รูปที่ 4-14 การคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติไปตามแนวแถวที่ 8 การคัดลอกโดยใช เมนู เครื่องมือ และเมาสลาก เปนการคัดลอกไป ใชในตําแหนงเซลลท่ไี มอยูในแถว และคอลัมนเดียวกัน หรืออยูแตเปนการอางอิงไมเหมือนกัน จาก ตัวอยางเชน การหาผลรวมที่เซลล C6 ใชสตู ร

90

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ผลรวม =SUM (D6,E6) แลวคัดลอกมาวางที่ตําแหนง เซลล G6 จะไดสตู รผลรวม =SUM (H6,I6) ซึ่งเปนการ อางอิงเลื่อนลําดับคอลัมนไปตามตนฉบับที่มี 2 เซลล แตในขอมูลตําแหนงวางมีขอมูลถึง 3 เซลล จึงไดสตู รและ ผลลัพธไมถกู ตอง ตองแกไขสูตร ใหมใหเปน =SUM (H6:J6) ดังนั้นการคัดลอกมาวางในตําแหนงอื่น ๆ ตอง ระวังวาเซลลตนฉบับ ของสูตรกับเซลลปลายทางนั้นมีความสอดคลองเหมือนกันหรือไม ถาไมเหมือนกันตอง แกไขการ อางอิงใหถกู ตองดวย

รูปที่ 4-15 การคัดลอกเซลล C6 จะไปวางที่เซลล G6

รูปที่ 4-16 เมื่อมาวางที่เซลล G6 จะไดสตู รอางอิงที่ไมตรงกับขอมูลตารางตองแกไขสูตรใหถกู ตอง การคัดลอกโดยมีเซลลอางอิงคงที่ ในกรณีนี้จะแตกตางกัน โดยที่มี บางเซลลหรือหลายเซลลท่นี ํามาใช อางอิงในสูตรเปนเซลลท่อี ยูคงที่ไมปรับเปลี่ยนไปตามแถวและ คอลัมน หากเราคัดลอกไปอาจไดเซลลท่มี คี าอื่น หรือเซลลวาง คือ 0 เปนขอมูลลงไปแทนคา ซึ่งจะ เกิดผลลัพธท่ผี ดิ ได ดังเชน การหาคารอยละของผูลงทะเบียน สมัครงานแตละสจจ. ที่เซลล B6 =100*C6/C5 นั้น เมื่อลากตัวเติมอัตโนมัติลงมา เชนที่ B7 จะไดสตู รเปลี่ยน ลําดับตามเปน = 100*C7/C6 เมื่อพิจารณาแลวพบวา ที่เซลลเศษ (C7) นั้นถูกตอง แตท่เี ซลลสว น(C6) ผิดไป เพราะ เปนเซลลของสจจ.เชียงใหม ไมใชของผลรวมศูนยภาคเหนือ จึงไดผลลัพธท่ไี มถกู ตองเลย

91

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 4-17 การคัดลอกที่เซลลตัวหารอางอิงไมถกู ตอง ดังนั้น เราตองรูจักวิธกี ารแกไขใหเซลลบางเซลลหรือหลายเซลลอยูคงที่ ซึ่งมีวิธกี ารคือการใสเครื่องหมาย $ นําหนาแถวและ/หรือคอลัมนท่ตี องการใหคงที่ ตัวอยางเชน เซลลท่มี คี าปกติหรือการอางอิงแบบสัมพันธท่ี C5 เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบเซลลใหคงที่ได 3 ทาง ดวยกัน คือ อางอิงแบบผสม คือ แถวคงที่ ใหใสท่หี นาแถว เชน C$5 เปนตน อางอิงแบบผสม คือ คอลัมนคงที่ ใหใสท่หี นาคอลัมน เชน $C5 เปนตน อางอิงแบบสัมบูรณ คือแถวและคอลัมนคงที่ ใหใสท่หี นาแถวและ คอลัมน เชน $C$5 เปนตน จากตัวอยาง เราตองแกไขที่เซลลตนฉบับ B6 =100*C6/C5 เปลี่ยนเปน B6 =100*C6/C$5 ใหถกู ตองเสียกอน แลวจึงคัดลอกลงมาได

รูปที่ 4-18 การคัดลอกที่ไดเปลี่ยนเซลลตัวหารจาก C5 เปนเซลลแถวคงที่ C$5 แลว

92

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

การอางอิงเซลลในแผนงานและสมุดงานอื่น ในกรณีท่มี กี ารใชสตู ร และจําเปนที่ตองใชการอางอิงเซลล ในสูตรที่มาจากแผนงานอื่นหรือสมุดงานอื่นนัน้ ก็สามารถทํา ไดเหมือนปกติ โดยเปดสมุดงานและ/หรือแผน งานอื่นแลวไปคลิกที่เซลลเปาหมายที่ตองการ โปรแกรมก็จะนํามากรอกขอมูลใหเราเอง

รูปที่ 4-19 การคัดลอกขามแผนงานและสมุดงาน เมื่อการอางอิงเซลลไมถกู ตอง การวางแบบเชื่อมโยง นอกจากการใชการพิมพอา งอิงเซลลในสูตร ตามที่กลาวมาแลว เรายังสามารถใช การวางแบบพิเศษ คือ การวางแบบเชื่อมโยง ซึ่งเปนการอางอิง เซลลอกี วิธหี นึ่ง ที่ทาํ ไดท้งั ในแผนงานหรือสมุด งานเดียวกัน และวางในแผนงานอื่นหรือสมุดงาน อื่น โดยเปดสมุดงานและ/หรือแผนงานที่เกี่ยวของ แลวไป คลิกเลือกเซลลตนทางที่ตองการ แลวใช คําสั่งคัดลอก จากนั้นใหคลิกเปดหนาตางสมุดงานและแผนงานที่ ตองการ เลือกเซลลเปาหมาย แลว ใชคําสั่งวางแบบพิเศษ... คลิกปุมวางการเชื่อมโยง ไมวาเซลลตนทางจะ เปลี่ยนแปลงไปอยางไร เซลลเปาหมายก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปดวย เชน การคัดลอกสูตรผลรวมจากสมุดงาน Book1 ไปที่ สมุดงาน Book2 ดังรูป

93

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปที่ 4-20 การคัดลอกสูตรและวางแบบเชื่อมโยงในการอางอิงเซลลในสูตรไปอีกสมุดงานอื่น ผลลัพธขอ ความแปลก ๆ การทํางานในโปรแกรม Excel มักอาจเกิดผลลัพธท่ไี มไดคาดคิดอยูเสมอ โดยผลลัพธนี้ จะเปนขอความ แปลก ๆ ที่เราอาจไมเขาใจได ซึ่งสามารถสรุปได ดังตาราง ตารางที่ 4-3 ขอความแปลก ๆ เกี่ยวกับผลลัพธของสูตรในโปรแกรม Excel 2007 ผลลัพธที่เกิด #####

สาเหตุที่เกิด จะเกิดขึ้นเมื่อตัวเลขในเซลลยาวกวา ขนาด กวางของเซลล

แนวทางการแกไข แกไขไดโดยการขยายขนาดความ กวางของเซลล

VALUE

จะเกิดเมื่อเราใชสตู รผิดหลักไวยากรณ ของ แกไขไดโดยการสํารวจดูวาประเภท สูตรเชนนําตัวเลขไปบวกกับ ตัวอักษรเปนตน ของขอมูลถูกตองตามหลัก คณิตศาสตรหรือไม

DIV/0!

จะเกิดเมื่อเราใช 0 เปนตัวหารเชน 10/0 ซึ่งทํา ไมไดโดยเด็ดขาด

แกไขโดยใชตัวเลขอื่น ๆ เปนตัวหาร แทน

NAME?

จะเกิดเมื่อในสูตรมีขอความที่ Excel ไม สามารถบอกไดวาคืออะไร เชน A21+ วัสดุ โดยที่คําวา วัสดุ ไมได เกี่ยวของอะไรเลยใน แผนงานนั้น

แกไขโดยการตรวจสอบสูตรดูวามี ขอความอะไรแปลกปลอมเขาไป หรือไม

N/A

จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไมสามารถ คนหา ตําแหนงอางอิงเซลลท่ใี ชในสูตร ได มักพบ เมื่ออางอิงเซลลขามแผน งานหรือขามสมุด งาน

แกไขโดยการตรวจสอบวาประเภท ตัวแปรของฟงกชนั คืออะไร แลว เปลี่ยนใหถกู ตอง

94

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ผลลัพธที่เกิด

สาเหตุที่เกิด

แนวทางการแกไข แกไขโดยการตรวจสอบตําแหนง อางอิงเซลลท่อี าจจะหายไป

REF!

จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไมสามารถ คนหา ตําแหนงอางอิงเซลลท่ใี ชในสูตร ได มักพบ เมื่ออางอิงเซลลขามแผน งานหรือขามสมุด งาน

NULL!

จะเกิดขึ้นเมื่อเรากําหนดพื้นที่เซลล สองเซลลท่ี แกไขโดยการใสเครื่องหมายคั่นให ถูกตอง ไมไดมสี ว นใดตอกัน แต ลืมแบงแยกดวย เครื่องหมายคั่น (,) เชน SUM (A1:B2, C2:D5) เขียนผิด เปนSUM (A1:B2 C2:D5) เปนตน

การคํานวณโดยใชฟง กชันพื้นฐาน ฟงกชนั เปนสิ่งที่จะชวยใหเราสามารถสรางสูตรไดงา ยขึ้น ดังนั้นเราจึงควรทํา ความรูจกั และทําความ เขาใจกับฟงกชนั พื้นฐานที่ใชกันอยูเปนประจํา จากตัวอยางที่ผา น ๆ มา เรา จะสังเกตเห็นวาฟงกชนั มี สวนประกอบ ดังนี้ FUNCTION (ตัวแปร 1, ตัวแปร2,…,ตัวแปร n) ตารางที่ 4-4 ฟงกชนั พื้นฐานที่ใชกันอยูเปนประจํา ใน Excel 2007 ชื่อฟงกชัน SUM

รูปแบบของฟงกชัน

การนําไปใช

SUM (จํานวนที1่ , จํานวนที่ 2...)

ใชในการหาผลรวมของขอมูล

AVERAGE (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชหาคาเฉลี่ย

COUNT

COUNT (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชนับจํานวนขอมูล

DATE

DATE (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

แปลงคา ป, เดือน, วัน ให กลายเปน ตัวเลขที่ Excel สามารถ นําไปคํานวณ ได

IF (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชตรวจสอบเงื่อนไขที่กําหนด

MAX

MAX (จํานวนที1่ , จํานวนที… ่ 2)

ใชคนหาขอมูลที่มคี ามากที่สดุ

MIN

MIN (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชคนหาขอมูลที่มคี านอยที่สดุ

AVERAGE

IF

95

คูมอื การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ศูนยเทคโนโลยีสารสนเทศ

ชื่อฟงกชัน

รูปแบบของฟงกชัน

ABS

การนําไปใช

ABS (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชในการหาคาสัมบูรณ (เลขที่ไม มี เครื่องหมายลบ) ของตัวเลข เชน ABS (-1) เทากับ 1 และ ABS (1) เทากับ 1

ROUND

ROUND (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชปด เศษเลขทศนิยมโดยวิธที ่ี นิยม กันคือ ถานอยกวา .5 ใหปด ลง นอกนั้นใหปด ขึน้ ดังนั้น 5.5 ก็ จะถูก ปดเปน 6

FLOOR

FLOOR (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชปด เศษเลขทศนิยมทิ้ง

RANK

RANK (จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชในการหาลําดับขอมูลวาขอมูล ที่เรา มีอยูในลําดับที่เทาใด

HYPERLINK ( จํานวนที1่ , จํานวนที2่ …)

ใชในการสรางการเชื่อมโยงไปยัง เอกสารอื่น

HYPERLINK

ตัวอยางการใชฟง กชนั พื้นฐานและขั้นสูงในการคิดระดับคะแนนของวิชา คอมพิวเตอร ซึ่งมีสตู รที่ใชคือ SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN และ IF ตารางที่ 4-5 สัดสวนการประเมินผลวิชาคอมพิวเตอร รายการ