Microsoft Excel โปรแกรมชวยในการคํานวณงานตางๆ ในลักษณะแผนงาน (Spreadsheet) ตัวเลข หรือขอมูลตางๆ จะแสดงในลักษณะเซลลยอยๆ สามารถคํานวณเชื่อมโยง และผลลัพธแกไขไดอัตโนมัติ เมื่อ มีการแกไขตัวเลขที่เกี่ยวของ นําเสนอขอมูลไดทั้งรายงาน ฟอรม และกราฟลักษณะตางๆ รวมทั้งฟงกชัน ประมวลผลในลักษณะฐานขอมูล เพื่อสะดวกตอการสืบคน หรือทํารายงาน Show
ความสามารถของโปรแกรม • เหมาะกับงานคํานวณประเภทตางๆ เชน เลขทั่วๆ ไป, คาทางสถิติ, เลขตรีโกณฯ, คาทาง การเงิน, คํานวณเกี่ยวกับวันที่ • ระบบคําสั่งเปนมาตรฐานเดียวกับโปรแกรมอื่นในตระกูลเดียวกัน ทําใหสามารถเรียนรู โปรแกรมอื่นๆ ไดโดยอางอิงกับโปรแกรม Microsoft Excel ชุดนี้ หรือผูใชที่ศึกษาโปรแกรม อื่นมาแลว ก็สามารถใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ไดสะดวก • ระบบคําสั่งมีหลากหลายใหเลือกใชงาน ทั้งแบบเมนูคําสั่ง, ปุมลัด, ไอคอนในแถบเครื่องมือ (Toolbars), เมนูจากการคลิกปุมขวาของเมาส • การคลิกปุมขวาของเมาสจะเรียกเมนูคําสั่งที่เกี่ยวของกับลักษณะงานใหโดยอัตโนมัติ • จัดการกับขอมูลภาษาไทยไดถูกตองการหลักพจนานุกรมไทย • สามารถเติมขอมูลลําดับ ไดโดยอัตโนมัติ (Auto Fill) • ชวยสรางสูตรคํานวณไดงาย และรวดเร็วดั่งเนรมิต ดวยความสามารถ Function Wizard ทําให ไมตองเสียเวลาจดจํารูปแบบการใชสูตรคํานวณแบบตาง ๆ • สรางกราฟ และแกไข-ปรับปรุงไดอยางรวดเร็ว ดวย Chart Wizard ทําใหสามารถเนรมิตกราฟ ไดหลากหลายรูปแบบ เชน กราฟเสน, กราฟแทง, กราฟวงกลม, กราฟพื้นที่ ทั้งในลักษณะ ภาพ 2 มิติ และภาพ 3 มิติ • จัดการขอมูลสําหรับงานฐานขอมูลไดอยางยอดเยี่ยม ดวยความสามารถที่เกือบเทียบเทา โปรแกรมจัดการฐานขอมูลเฉพาะงาน เชน เรียงขอมูล, คนหาขอมูล, ทํารายงานสรุปผลแบบ ตางๆ 2 การใชงานโปรแกรม การเรียกโปรแกรม Microsoft Excel มีลักษณะเดียวกับการเรียกโปรแกรมตางๆ โดยคลิกเมาสที่ปุม Start แลวเลือกรายการ Program, Microsoft Excel หนาตางโปรแกรม หนาตางโปรแกรมของ Microsoft Excel มีลักษณะไมแตกตางจาก Microsoft Word มากนัก เพียงแตพื้นที่ทํางานจะมีลักษณะเปนตารางยอยๆ เรียกวา Sheet และประกอบดวยสวนประกอบตางๆ ดังนี้ Menu Bar แถบเมนู Title Bar แสดงชื่อไฟลเอกสาร Formula Bar แถบสูตร Toolbar แถบเครื่องมือ Name Box แสดงตําแหนงเซลล Active Cell ตําแหนงเซลลปจจุบัน Sheet Tab แท็บแผนงาน Status Bar แถบสถานะ Cell Pointer ตําแหนงเมาส Drawing Toolbar แถบเครื่องมือวาด Office Assistant ผูชวย ใหคําแนะนําตางๆ Task Pane แถบงาน 3 แถบสูตร และแถบแสดงสถานะ แถบสูตร (Formula Bar) และแถบสถานะ (Status Bar) เปนองคประกอบของจอภาพการทํางาน ซึ่ง ผูใชมักจะละเลยไมสนใจตอองคประกอบ 2 ชิ้นนี้ แตหลักการใชงานที่ถูกตององคประกอบ 2 ชิ้นนี้มี ความสําคัญมาก โดยแถบสูตร จะเปนสวนที่แสดงขอมูลจริง ณ ตําแหนงเซลล ขณะที่แถบสถานะ จะเปน สวนที่แสดงขอความที่จําเปนตางๆ ขณะกําลังใชงานโปรแกรมอยู แถบสูตรและแถบสถานะสามารถควบคุม ใหแสดง หรือไมใหแสดง ไดโดย • View, Formula Bar • View, Status Bar กําหนดใหแสดง/ไมใหแสดงแถบสูตร หนดใหแสดง/ไมใหแสดงแถบแสดงสถานะ แผนงาน (Sheet) พื้นที่ทํางานของ Microsoft Excel เรียกวา Worksheet หรือ Sheet หรือแผนงาน โดยใน 1 แผนงาน จะประกอบดวยบรรทัดในแนวตั้งและบรรทัดในแนวนอน ซึ่งมีการเรียกชื่อเฉพาะ ดังนี้ • บรรทัดในแนวตั้ง เรียกวา คอลัมน (Column) มี 256 คอลัมน • บรรทัดในแนวนอน เรียกวา แถว (Row) มี 65,536 แถว เซลล (Cell) การทํางานในแผนงานจะกระทํา ณ จุดตัดกันของแถวและคอลัมน โดยขอมูล 1 รายการ หรือขอมูล 1 ขอมูล จะพิมพ ณ ตําแหนงที่เปนจุดตัดกันนี้เสมอ และเรียกจุดตัดกันของแถวและคอลัมนในแผนงานวา “เซลล (Cell)” การใชงานเซลลในแผนงาน จะอาศัยชื่อเรียกที่เกิดจากการผสมกันของชื่อเรียกคอลัมน ตามดวยชื่อ เรียกแถว โดยชื่อเรียกคอลัมน จะเปนดวยตัวอักษร A - Z, AA - AZ, BA - BZ, CA - CZ, ... , IA - IV ในขณะ ที่ชื่อเรียกแถวจะเปนตัวเลข 1 - 16384 ดังนั้นชื่อเรียกเซลล จะอยูในลักษณะของ ชื่อเซลล = ตัวอยางการเรียกเซลล ทํางานกับเซลลในแถวที่ 10 คอลัมน J เรียกวา J10 ทํางานกับเซลลในแถวที่ 250 คอลัมน CZ เรียกวา CZ250 แถบคําสั่ง (Menu Bar) แถบคําสั่งของ Microsoft Excel จะมีการแสดงผลแบบยอ คือ โปรแกรมจะยุบคําสั่งที่ไมคอยไดเรียกใชงาน และแสดงผลเมื่อมีการคลิก เมาสคางไวสักครู หรือเมื่อมีการคลิกที่ปุมขยายแถบคําสั่ง การควบคุมแถบคําสั่งใหแสดงแบบยอ หรือแบบเต็มทําไดโดย เลือกคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options 4 คลิกเลือกรายการ Always show full menus เพื่อเลือกใหโปรแกรมแสดงรายการคําสั่งแบบเต็มทุก ครั้งที่มีการเรียกใชเมนู แถบเครื่องมือ (Toolbar) แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานที่แบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆการเปดใชงาน หรือปดแถบเครื่องมือ ใชคําสั่ง View, Toolbars โดยแถบเครื่องมือที่มีเครื่องหมาย 9 นําหนา แสดงวา กําหนดใหแสดงผลบนจอภาพ โดยปกติโปรแกรมจะแสดงแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard Toolbar) และแถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ (Formatting Toolbar) ในเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุก ปุมสามารถแกไขไดโดยนําเมาสชี้ที่สัญลักษณ ของแถบเครื่องมือที่ตองการยายตําแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ หรือจะเลือกคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options 5 คลิกเลือกรายการ Show Standard and Formatting toolbars on two rows เพื่อควบคุมใหแถบ เครื่องมือมาตรฐาน และจัดรูปแบบ แยกแสดงผลเปน 2 บรรทัด แถบเครื่องมือแบบฝงตัว/แบบลอยตัว โดยปกติแถบเครื่องมือจะอยูในสภาวะฝงตัว แตผูใชอาจจะเผลอลากออกมาจากจอภาพเปนแถบ เครื่องมือแบบลอยตัว ซึ่งไมสะดวกเนื่องจากไปบังพื้นที่ทํางานบางพื้นที่ การยายตําแหนงแถบเครื่องมือใหใช การนําเมาสชี้ที่สัญลักษณ ของแถบเครื่องมือที่ตองการยายตําแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงที่ ตองการ รูปแสดงแถบเครื่องมือแบบฝงตัว และแบบลอยตัว รูจักแถบเครื่องมือ 6 ปุมเครื่องมือ แถบเครื่องมือจะมีปุมเครื่องมือเฉพาะ ทําหนาที่แตกตางออกไปตามฟงกชันงานที่กําหนดในปุม ทั้งนี้ผูใชสามารถควบคุมปุมเครื่องมือได เชน การเพิ่ม ลบ หรือยายตําแหนงปุมเครื่องมือ ใหเลือกคําสั่ง Tools, Customized… คลิกเลือกบัตรรายการ Commands เลือกหมวดคําสั่ง/คําสั่ง แลว ลากไปปลอยในแถบเครื่องมือ คียลัดการยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือ ใหนําเมาสชี้ที่ปุมที่ตองการ แลวกด A คางไว แลวลากยายตําแหนง หรือลากออกจากแถบเครื่องมือเพื่อลบปุมที่เลือก ปุมเครื่องมือที่ควรนําใสในแถบเครื่องมือ Standard คือ Paste Special การคืนสภาพแถบเครื่องมือที่มีการปรับแตงแกไขใหเลือก คําสั่ง Tools, Customized… แลวคลิก เลือกบัตรรายการ Toolbars คลิกเลือกแถบเครื่องมือที่ตองการคืนสภาพ คลิกปุม Reset… 7 ปุมเครื่องมือแตละปุม สามารถปรับเปลี่ยนรูปภาพไดโดยเขาสูคําสั่ง Tools, Customized… จากนั้น ใหคลิกขวาที่ปุมเครื่องมือที่ตองการแกไข จะปรากฏเมนู ดังนี้ คียลัดควบคุมแถบคําสั่งและแถบเครื่องมือ F10 หรือ Alt Tab หรือ Shift+Tab Ctrl+Tab หรือ Ctrl+Shift+Tab Enter Shift+F10 Alt+Spacebar ปุมลูกศร Home หรือ End Esc Ctrl+7 เปด/ปดการเลือกเมนู เลือกคําสั่งตางๆ ของเมนู เลือกแถบเครื่องมือตางๆ สั่งงาน แสดงคําสั่งลัด เปด Control Menu ของหนาตางโปรแกรม เลื่อนรายการตามทิศทาง เลื่อนไปคําสั่งแรก, คําสั่งสุดทาย ปดเมนูคําสั่ง, ยกเลิกการเลือกคําสั่ง เปด/ปดการแสดง Standard Toolbar ปดโปรแกรม การปดโปรแกรม Microsoft Excel ก็มีลักษณะเดียวกับ โปรแกรมอื่นๆ โดยเลือกคําสั่ง File, Exit หรือใชคียลัด A$ หรือคลิกเมาสที่ปุม Close กรณีที่ไฟลเอกสารยังไมได บันทึก โปรแกรมจะสอบถามการบันทึกไฟลกอน 8 ขอจํากัดตางๆ ของ Excel การเปดไฟล ขึ้นอยูกับหนวยความจําของคอมพิวเตอร ขนาดของแผนงาน (Worksheet size) 65,536 แถว 256 คอลัมน ความกวางคอลัมน 255 อักขระ ความสูงของแถว 409 pt ความยาวของขอมูลในเซลล 32,767 อักขระ โดยแสดงในเซลลไดเพียง 1,024 ตัว จํานวนแผนงานตอไฟล ขึ้นอยูกับหนวยความจําของคอมพิวเตอร จํานวนสีที่สามารถเลือกใชไดตอไฟล 56 สี จํานวนสไตลตอไฟล 4,000 สไตล การซูมหนาตาง 10% - 400% การคืนคา (Undo levels) 16 ลําดับ จํานวนฟลดตอฟอรม 32 จํานวนทศนิยม 15 หลัก คาสูงสุด 9.99999999999999E307 คาต่ําสุด -9.99999999999999E307 ความยาวของอักขระในสูตร 1,024 จํานวนชวงขอมูล (Range) 2,048 Arguments ในแตละฟงกชัน 30 จํานวนการซอนกันของฟงกชัน 7 จํานวนฟงกชันตอไฟล 329 วันที่เริ่มตนของระบบ January 1, 1900 วันที่สุดทายของระบบ December 31, 9999 9 เทคนิคการทํางานกับขอมูล การทํางานกับขอมูลในแผนงาน จะตองใชทั้ง Cell Pointer และ Range ดังนั้นถาสามารถควบคุม Cell Pointer และ Range ไดดี จะชวยใหการทํางานเปนไปอยางรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ การเลื่อน Cell Pointer Cell Pointer บงบอกใหผูใชทราบวา ขณะนี้กําลังทํางานอยู ณ เซลลใด ดังนั้น การทํางานใดๆ ก็ตามจะตองพิจารณาตําแหนงของ Cell Pointer เสมอ และผูใชจะทํางานไดดีเพียงใดอยูที่ ความสามารถในการเลื่อน Cell Pointer วารวดเร็วหรือไม ดังนั้นกอนจะศึกษาในหัวขอการปอน - แกไข ขอมูล และการจัดแตงขอมูลแบบตางๆ ศึกษาถึงคําสั่งและปุมควบคุมในการเลื่อน Cell Pointer กอน ดังนี้ • ปุมลูกศร QRZY เลื่อนครั้งละ 1 เซลล • ปุม NO เลื่อนขึ้น, ลง 1 จอภาพ • ปุม เลื่อนไปตนคอลัมน • ปุม C พรอม QRZY เลื่อนไปสุดทิศลูกศร • ปุม เลื่อนไปเซลล A1 • ปุม เลื่อนไปเซลลสุดทาย • ปุม % เลื่อนไปตําแหนงที่ระบุ ระบุตําแหนงที่จะเปนเชน A500 • การเลื่อนแถบดวย Scroll Bar โดยเลื่อนไปยังตําแหนงและทิศทางที่ตองการตามการเลื่อนของ เมาส • ถากดปุม ใหทํางาน การเลื่อนขอมูลจะเลื่อนเฉพาะในแผนงาน จอภาพไมเลื่อน ตามไปดวย 10 • การดับเบิลคลิกที่เสนขอบเซลลดานที่ตองการ จะเปนการเลื่อน Cell Pointer ไปสุดขอบขอมูล ของดานนั้นๆ เชน ถาตองการไปสุดขอมูลดานขวา ก็ดับเบิลคลิกที่ขอบเซลลดานขวา เปนตน ขอบเซลล ซึ่งสามารถดับเบิลคลิก เพื่อเลื่อน Cell Pointer ได • การปอนตําแหนงเซลลในชอง Name Box ของแถบสูตร ปอนตําแหนงเซลลใน Name Box เมื่อมีการเลื่อนจอภาพ โดยที่ยังไมไดคลิกเมาส และตองการกลับไปยังตําแหนง Cell Pointer เดิมให กด ชวงขอมูล (Range) การกําหนดชวงขอมูล หมายถึง การเลือกขอมูลหลายๆ เซลลที่สนใจ เพื่อทํางานใดงานหนึ่งพรอมๆ กัน เชน เลือกขอมูลในเซลล A1 ถึงเซลล A10 เพื่อลบทิ้งในครั้งเดียว การกําหนดชวงขอมูล จะใชหลักของ การระบายแถบสี (Selection) ดังนี้ กรณีที่ใชเมาส • Mouse Pointer ชี้ ณ ตําแหนงเซลลเริ่มตน • กดปุมซายของเมาสคางไว แลวลากเมาส จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอมูล • ไดขนาดทีต่ องการใหปลอยเมาส กรณีใชแปนพิมพ • Cell Pointer อยูในเซลลเริ่มตน • กดปุม S คางไว แลวกดปุมลูกศร จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอมูล • ไดขนาดที่ตองการใหปลอยปุมบนแปนพิมพ 11 เทคนิคเกีย่ วกับการกําหนดชวงขอมูล • การกําหนดชวงขอมูลทั้ง Sheet – ใชเมาสคลิกที่ปุมเลือกทั้งหมด (Selection Button) ของ Sheet คลิกปุม Select all เพื่อ เลือกทั้งซีท หรือกดปุม Ca • การกําหนดชวงขอมูลทั้งแถว – ใชเมาสคลิก (หรือ Drag) ที่ตัวเลขกํากับแถว หรือใชกดปุม • การกําหนดชวงขอมูลทั้งคอลัมน – ใชเมาสคลิก (หรือ Drag) ที่ตัวอักษรกํากับคอลัมน หรือใช กดปุม • การกําหนดชวงแบบไมตอเนื่อง – ใชหลักการคลายกับการเลือกแบบชวงตอเนื่อง แตสามารถ กําหนดชวงอื่นๆ โดยการกดปุม C คางไว n สรางชวงขอมูลแรก o กดปุม C คางไว แลวสรางชวงที่สอง 12 สรางชวงขอมูลอยางรวดเร็ว กรณีที่มีเนื้อหาจํานวนมาก การสรางชวงขอมูลดวยแปนพิมพจะสะดวกกวาใชเมาส คลิกในเซลล เริ่มตนที่ตองการกําหนดชวง แลวกดปุม S คางไว พรอมกับปุม C จากนั้นกดปุมลูกศรตามทิศทาง เชน มีขอมูลจํานวน 100 แถว 20 คอลัมน โดยเซลลเริ่มตนคือ A1 ใหทดลองจาก • คลิกเมาสที่เซลล A1 • กดปุม CBR จะปรากฏแถบสีเลือกขอมูลไปจนสุดคอลัมน 20 • กดปุม FBY จะปรากฏแถบสีเลือกขอมูลไปจนสุดแถวที่ 100 หรืออาจจะใชเทคนิคการกดปุม S ขณะเลื่อนตําแหนงดวย % เชน เลื่อนตัวชี้ตําแหนงไป เซลล A10 จากนั้นกดปุม % พิมพตําแหนงเซลลปลายทาง F500 จากนั้นกดปุม S แลวตามดวย E จะเปนการสรางชวงขอมูลตั้งแต A10 ถึง F500 หรือจะระบุเปน A10:F500 ตรงๆ ก็ได สําหรับการสรางชวง แบบไมตอเนื่องดวย % ใหใชเครื่องหมาย , คั่นระหวางชวงแตละชวง • พิมพชวงขอมูลใน Name Box แลวกดปุม E คัดลอกขอมูล การคัดลอกขอมูลจากตําแหนงหนึ่งไปตําแหนงหนึ่ง นอกจากการใชคําสั่ง Edit, Copy / Edit, Paste ยังสามารถใชเทคนิคการลากเมาส พรอมๆ กับการกดปุม C คางไว ยายขอมูล การยายขอมูลจากตําแหนงหนึ่งไปตําแหนงหนึ่ง นอกจากการใชคําสั่ง Edit, Cut / Edit, Paste ยัง สามารถใชเทคนิคการลากเมาสไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ การยกเลิกการทํางาน (Undo) ในการทํางานใดๆ ถาพบวาใชคําสั่งผิดพลาด หรือตองการยกเลิกการทํางานนั้นๆ หลังจากที่ไดผาน การใชงานคําสั่งไปแลว Word มีคําสั่งชวยยกเลิกการทํางานได โดยใชคําสั่ง Edit, Undo ทั้งนี้คําสั่ง Undo จะ มีขอความตามทาย แลวแตคําสั่งที่ใชกอนหนา คําสั่ง Undo ของ Word จะบันทึกการทํางานยอนหลัง 100 ครั้ง ดังนั้นสามารถยกเลิกคําสั่งที่เคยใชงานไปไดถึง 16 ระดับหรือคลิกปุมเครื่องมือ หรือใชคียลัด Cz มุมมองจอภาพ (Zoom View) มุมมองจอภาพ เปนสวนที่ชวยใหสามารถแสดงเนื้อหาอยางชัดเจน เนื่องจากแผนงานมีขนาดโตก วาจอภาพ ดังนั้นถาตองการยอ/ขยายพื้นที่งานที่เลือก ก็สามารถปรับคามุมมองไดโดยเลือกคําสั่ง View, Zoom… หรือจะใชการเลือกขอมูลกอน แลวจึงใชคําสั่งก็ได ซึ่งจะมีผลเฉพาะพื้นที่ที่ๆ เลือกเทานั้น 13 คียลัดที่ควรทราบ • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • F1 F2 F3 F4 F4 F5 F9 Ctrl+Alt+F9 Shift+F9 Ctrl+Click Ctrl+Enter Alt+Enter Ctrl+จุด Ctrl+Home Ctrl+End Ctrl+; Ctrl+: Ctrl+c Ctrl+v Ctrl+x Ctrl+s End,ลูกศร Shift+End,ลูกศร สวนตางๆของกราฟ • Alt+F11 Help Edit paste name ใชเรียกชื่อที่ตั้งขึ้นนํามาใสในสูตร เปลี่ยนหรือใสเครื่องหมาย $ ในตําแหนงอางอิงบนสูตร ทวนคําสั่งลาสุดซ้ํา Go to เพื่อไปยังตําแหนงเซลลที่ตองการ สั่งคํานวณ สั่งคํานวณเพื่อแกไข Recalculation Bug สั่งคํานวณเฉพาะ active sheet เลือกเซลลที่ไมติดตอกันใหเปนกลุมเซลล บันทึกซ้ําลงไปในกลุมเซลล ขึ้นบรรทัดใหมในเซลลเดิม ใชกับพื้นที่เซลลที่เลือกไว เพื่อสํารวจขอบเขตพื้นที่ กลับไปยังเซลลซายบนสุด ไปเซลลขวาลางสุด ใสวันเดือนป ใสเวลา Copy Paste (เทียบเทากับการกด Enter) Cut Save ไปเซลลสุดทางในทิศนั้น เลือกตั้งแตเซลลที่ใชอยู ไปจนถึงเซลลสุดทางในทิศนั้น ลูกศร เลือก สลับหนา Window ระหวาง Excel กับ VBE 14 การปอนและแกไขขอมูล ขอมูลที่ปอนในแผนงานของ Microsoft Excel จะมีการแบงประเภทไวหลายประเภท และมี หลักการปอนขอมูลที่แตกตางจากการปอนผานโปรแกรมประมวลผลคํา คือ จะตองปอนขอมูล 1 ขอมูลตอ 1 เซลล ยกเวนการปอนสวนที่เปนคําอธิบายที่สามารถปอนตอเนื่องได • เลื่อน Cell Pointer ไปยังตําแหนงเซลลที่ตองการ • พิมพขอมูล โดยขอมูลจะปรากฏในแถบสูตร (Formula Bar) ดังนี้ • ตรวจสอบความถูกตอง ถาผิดใชปุม Back Space ลบแกไข • ขอมูลถูกตองสามารถปฏิบัติ ดังนี้ o กดปุม E หรือกดปุมลูกศรเพื่อเลื่อนตําแหนง Cell Pointer หรือใชเมาส คลิกที่ ไอคอนเครื่องหมาย ใน Formula Bar • ถาตองการยกเลิกการปอนขอมูล สามารถปฏิบัติ ดังนี้ o กดปุม ESC หรือใชเมาสคลิกที่ไอคอนเครื่องหมาย ใน Formula Bar ประเภทขอมูล Text • • • • ขอมูลที่ไมนําไปคํานวณ มีความยาวไมเกิน 32,000 อักขระ จัดชิดซายของเซลลโดยอัตโนมัติ ตัวเลข/สูตร/สมการตางๆ ที่ตองการทําใหเปน Text จะตองใชเครื่องหมาย Single Quote นําหนา • ขอมูลมีความยาวมากกวาความกวางของเซลล จะลนออกนอกเซลล และหากมีขอมูลใน เซลลถัดไป ขอมูลที่ลนออกจะถูกทับ (แตไมไดถูกลบ) สามารถแกไขโดยขยายขนาด ความกวางของเซลล 15 Number • ขอมูลตัวเลขที่นําไปคํานวณได • จะถูกจัดชิดขวาของเซลล • เลขที่มีหลักเกิน 100 ไมตองปอนเครื่องหมายคอมมาคั่น ใหปอนเฉพาะคาตัวเลข • ถามี % ตอทายจะเปนการนําคา 100 มาหารใหโดยอัตโนมัติ • สามารถปอนในรูปแบบ Exponential เชน 2.5E+04 เทากับ 2.5 คูณดวย 10 ยกกําลัง 4 • กรณีที่ปอนเศษสวน เชน 1/2 โปรแกรมจะตีความหมายเปนวันที่ จึงควรใช 0 นําหนา เชน 0 1/2 Date & Time • ขอมูลวันที่ หรือเวลา • นําไปคํานวณได Formula & Function • สมการ หรือสูตรคํานวณตางๆ • ขึ้นตนดวยเครื่องหมาย = • ตองการปอนขอความอธิบายสูตร จะตองใชเครื่องหมาย ‘ นําหนา = เพื่อแปลงสูตรนั้นๆ เปนขอความ ขอสังเกตในการปอนขอมูล • ขอมูลประเภทตัวอักษรจะอยูชิดซายเสมอ • ขอมูลประเภทตัวเลข (Number), วันที่-เวลา (Date & Time), ผลลัพธจากสูตรและฟงกชัน การคํานวณ (Formula & Function) จะถูกจัดชิดขวาของเซลล • การปอนวันที่ ใหปอนป ค.ศ. เทานั้น • เลขที่มีหลักเกิน 100 ไมตองปอนเครื่องหมายคอมมาคั่น ใหปอนเฉพาะคาตัวเลข • ในกรณีที่ปอนขอมูล แลวปรากฏเครื่องหมาย # เต็มเซลล แสดงวา ความกวางของเซลล ไมพอที่จะแสดงผล จะตองขยายขนาดความกวางของเซลล ทดสอบ หนึ่ง สอง MS-Excel MS-Word MS-Windows วันที่ เงินเดือน 12/05/96 31/12/96 ราคา 5000 12000 25 500 16 การแกไขขอมูล • Cell Pointer อยูในตําแหนงเซลลที่ตองการแกไข • พิมพขอมูลใหมทับขอมูลเกา หรือกดปุม @ จะปรากฏขอมูลที่ตองการแกไขใน Formula Bar หรือดับเบิลคลิกในเซลล หรือคลิกเมาสในแถบสูตร การลบขอมูล • เลื่อน Cell Pointer ไปยังเซลลที่ตองการลบ หรือกําหนดชวงเซลลที่ตองการลบขอมูล • กดปุม = เทคนิคการปอนขอมูล การปอนขอมูลในชวง การปอนขอมูลโดยคาปกติของ MS-Excel หลังจากการกดปุม E ตําแหนง Cell Pointer จะ เลื่อนไปแถวถัดไปเสมอ ถาตองการปอนขอมูลลักษณะแนวนอน สามารถปฏิบัติ ดังนี้ • • • • เลือกชวงที่ตองการปอนขอมูล พิมพขอมูลชุดแรก จากนั้นกดปุม E Cell Pointer จะเลื่อนไปตามทิศทางของชวง พิมพขอมูลชุดที่ 2, 3 และอื่นๆ จนครบทุกเซลลตามชวงขอมูลที่กําหนด เมื่อ Cell Pointer อยู ณ ตําแหนงเซลลสุดทายของชวง หากมีการกดปุม E จะมีผลให Cell Pointer เลื่อนกลับ ณ ตําแหนงเซลลแรกของชวงเสมอ • ตองการเลื่อนตําแหนงเซลล สามารถกระทําไดดังนี้ o กดปุม E เพื่อเลื่อนลง 1 เซลล o กดปุม SE เพื่อเลื่อนขึ้น 1 เซลล o กดปุม T เพื่อเลื่อนไปดานขวา o กดปุม ST เพื่อเลื่อนไปดานซาย o กดปุม C พรอมกับจุดทศนิยม เพื่อเลื่อนไปที่มุมของชวง การปอนขอมูลที่มีคาซ้ํากันในชวงเดียวกัน • เลือกชวงที่ตองการปอนขอมูล • พิมพขอมูล จากนั้นกดปุม CE ทุกๆ เซลลในชวง มีขอมูลเหมือนกัน การปอนขอมูลหลายบรรทัดในเซลลเดียวกัน • Cell Pointer อยู ณ ตําแหนงเซลลที่ตองการปอนขอมูล • พิมพขอมูล เมื่อตองการขึ้นบรรทัดใหม ใหกดปุม AE 17 สามารถใชคําสั่ง Format, Cells… แลวเลือกบัตรรายการ Alignment คลิกเลือกรายการ Wrap text หลักการปอนวันที่ ระบบวันที่ของ Excel เกิดจากการ Shift คาป เนื่องจากปญหา Y2K ดังนั้น o ป ค.ศ. ลงทายดวย 00 ถึง 29 จะเทากับป ค.ศ. 2000 – 2029 o ป ค.ศ. ลงทายดวย 30 ถึง 99 จะเทากับป ค.ศ. 1930 – 1999 ดังนั้นถาตองการปอนป 2030 หามปอนเปน 1/1/30 เพราะจะหมายถึงป ค.ศ. 1930 นั่นเอง จะตอง ปอนเต็มสี่หลักคือ 1/1/2030 และไมสามารถปอนป พ.ศ. ได จะตองปอนเปนป ค.ศ. เทานั้น o o o o o o o ชื่อเดือน พิมพไดทั้งตัวเลข, ชื่อยอ และชื่อเต็ม ป พิมพไดทั้งสองหลัก และสี่หลัก ถาไมระบุป จะหมายถึง ปปจจุบัน ถาไมระบุวัน จะหมายถึงวันที่ 1 ใชเครื่องหมาย / หรือ – หรือชองวางในการเวนระหวางวัน เดือน ป ก็ได เวลา สามารถใช AM หรือ PM ตอทายได ถาไมระบุจะใชระบบ 24 ชั่วโมง เวลาจะตองปอนอยางนอย 2 ชุด คือ ชม. และนาที คียลัดในการปอนวัน/เวลา • • • • วันปจจุบัน กดปุม Ctrl + ; เวลาปจจุบัน กดปุม Ctrl + Shift + ; วัน/เวลาปจจุบัน กดปุม Ctrl + ; แลวกดปุม SPACE จากนั้นกดปุม Ctrl + Shift + ; แปลงวัน/เวลา เปนตัวเลข กดปุม Ctrl + Shift + ~ Auto Fill Auto Fill หรือการเติมขอมูลลําดับอัตโนมัติ เปนความสามารถพิเศษของ Microsoft Excel ใน การปอนขอมูลที่มักจะใชบอยๆ และเปนขอมูลที่ตองเรียงลําดับ เชน เดือน, วัน, พ.ศ., ไตรมาศทางการคา, ตัวเลข • ปอนขอมูลเริ่มตน เชนชื่อของวันในสัปดาห หรือชื่อเดือนทั้งแบบเต็มและแบบยอ, ไตรมาส 1, ป พ.ศ. 2540 เปนตน 18 • เลื่อน Mouse Pointer ไปยังมุมลางขวา ของเซลลนั้น จะปรากฏเครื่องหมายกากบาทเล็กๆ สีดํา เรียกวา “Fill Handle” • ลากเมาสไปยังเซลลปลายทาง แลวจึงปลอยเมาส AutoFill กับตัวเลข ตัวเลขที่ไมนําไปคํานวณ เชน ลําดับที่ใหปอนโดยใชเครื่องหมายเขี้ยวเดียว (‘) นําหนา แลวตาม ดวยตัวเลข เมื่อ AutoFill จะเพิ่มคาทีละ 1 ใหโดยอัตโนมัติ ตัวเลขที่ตองการนําไปคํานวณ จะตองปอนอยางนอย 2 เซลล และโปรแกรมจะสราง AutoFill โดย นําผลตางของทั้งสองคาบวกกับคาสุดทายโดยอัตโนมัติ เชน เซลลแรกปอน 5 เซลลถัดไปปอน 10 จากนั้น เลือกทั้งสองเซลล เมื่อ AutoFill จะไดคา 15, 20, 25, … ตามลําดับ การลาก Fill Handle สามารถใชปุมขวาของเมาส ซึ่งเมื่อปลอย จะปรากฏคําสั่งใหเลือก ดังนี้ • • • • Fill Series เติมแบบเรียงลําดับ โดยเพิ่มคาทีละ 1 Fill Formatting Only เติมเฉพาะรูปแบบ คลายกับการใชเครื่องมือ Fill Without Formatting เติมเฉพาะขอมูล ไมเอารูปแบบของเซลล Fill Day, Weekdays, Months, Years เติมเฉพาะคาวัน,วันในสัปดาห, เดือน หรือปที่ระบุ เทานั้น • Linear Trend เพิ่มคาแบบเชิงเสน คือเอาผลตางของคาที่หนึ่งกับคาที่สอง มาบวกเพิ่มกับคาลาสุด • Growth Trend เพิ่มคาแบบผลคูณ โดยนํา 2 คูณกับคาลาสุด • Series เขาสูกรอบตัวเลือกการเติมอัตโนมัติ 19 Initial selection 1, 2, 9:00 Mon Monday Jan Jan, Apr Jan-99, Apr-99 15-Jan, 15-Apr 1999, 2000 1-Jan, 1-Mar Qtr3 (or Q3 or Quarter3) text1, textA 1st Period Product 1 Extended series 3 4, 5, 6 10:00, 11:00, 12:00 Tue, Wed, Thu Tuesday, Wednesday, Thursday Feb, Mar, Apr Jul, Oct, Jan Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jul, 15-Oct 2001, 2002, 2003 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr4, Qtr1, Qtr2,... text2, textA, text3, textA,... 2nd Period, 3rd Period,... Product 2, Product 3,... สราง AutoFill AutoFill สามารถสรางรายการที่ใชงานไดบอยๆ ตามความตองการของผูใช เชน หนวยงานมี ผลิตภัณฑ 4 รายการ ไดแก แผนดิสก, คอมพิวเตอร, เครื่องพิมพ และเมาส เพื่อไมตองเสียเวลากับ การปอนรายการดังกลาว สามารถกําหนดรายการทั้ง 4 เปน AutoFill ไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options… เลือกบัตรรายการ Custom Lists ปอนรายการแยกบรรทัด แลวคลิกปุม Add เพื่อเพิ่ม สามารถปอนรายการในชวงเซลล ใดๆ แลวระบุเปนชวงขอมูลโดย การนําเขา (Import) 20 เพิ่มหมายเหตุ (Comment) หมายเหตุ เปนการบันทึกยอใหกับเซลลที่สนใจ โดยเลือกเซลล แลวเลือกคําสั่ง Insert, Comment เซลลที่มีการใสหมายเหตุ จะมีจุดสีแดงเล็กๆ ปรากฏที่มุมบนขวาของเซลล เมื่อนําเมาสมาชี้ จะ ปรากฏขอความโดยอัตโนมัติ การลบ/แกไข Comment ใหเลื่อนเมาสมาที่เซลลที่ตองการ แลวกดปุมขวาเมาส จะปรากฏเมนูลัด เลือกคําสั่ง Edit Comment เพื่อแกไข เลือกคําสั่ง Delete Comment เพื่อลบ หรือ Show Comment เพื่อระบุใหแสดงหรือไมแสดงหมายเหตุ ชื่อนามสกุลที่ปรากฏใน Comment ปรับแกไขโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options แลวเลือกบัตรรายการ General แกไขจากรายการ User name Paste Special คําสั่ง Paste Special เปนคําสั่งวางขอมูลแบบพิเศษ ซึ่งมีตัวเลือกในการจัดการขอมูล เชน การสลับ แถวเปนคอลัมน สลับคอลัมนเปนแถว, การวางขอมูลจากสูตรแลวแปลงเปนตัวเลข หรือการนําคาตัวเลขมา วางทับขอมูลที่มีอยูเดิมโดยการเพิ่มคา หรือลบคา หรือคูณ หรือหาร 21 จัดการไฟล ไฟลเอกสารของ Microsoft Excel เรียกวา Workbook มีสวนขยายเปน .xls นอกจากนี้ยังมีไฟล ลักษณะอื่นๆ อีก เชนไฟลแมแบบ (Template) จะมีสวนขยายเปน .xlt ไฟลฟอรแมต CSV ที่มีสวนขยาย เปน .csv ซึ่งเปนไฟลที่นิยมใชในการแลกเปลี่ยนขอมูลระหวางโปรแกรม เชน จากสมุดโทรศัพทของ โทรศัพทมือถือบางรุน จัดเก็บเอกสาร (Save) ขณะที่มีการสรางงาน, ปรับแตงแกไข ควรจัดเก็บงานนั้นไวในฮารดดิสก จากนั้นจึงคอยคัดลอก (Copy) หรือยาย (Move) ไปไวในแผนดิสก ไมควรจัดเก็บลงแผนดิสก เนื่องจากขนาดไฟลมักจะมีขนาดใหญ อาจจะทําใหขอมูลเกิดความเสียหายได การจัดเก็บหรือบันทึกเอกสารจะใชคําสั่ง File, Save หรือใชคียลัด Cs หรือคลิกที่ปุม Save บน Standard Toolbar โดยโปรแกรมจะบันทึกลงไฟลที่เปดแกไขใหโดย อัตโนมัติ ในกรณีที่ตองการเปลี่ยนชื่อไฟล หรือเปลี่ยนไดรฟ และโฟลเดอรใหเลือกคําสั่ง File, Save as… หรือใชคียลัด + • เลือกโฟลเดอรที่จะจัดเก็บจากรายการ Save in : โดยคลิกที่ Drop Down Menu มักจะเก็บไวใน โฟลเดอรชื่อ My Document • กําหนดชื่อไฟลในชอง File name: โปรแกรมจะใหนามสกุลไฟล เปน .xls ชื่อไฟลควรยึดหลัก ดังนี้ o ตัวอักษรหรือตัวเลข หรือผสมกัน รวมชองวาง o ยาวไมเกิน 255 ตัวอักษร o ยกเวนสัญลักษณ \ / ? : ; [ “ < > | • คลิกปุม เพื่อจัดเก็บไฟล หรือปุม เพื่อยกเลิกคําสั่ง 22 สามารถตั้งระบบการบันทึกไฟลอัตโนมัติ (Auto Save) โดยเลือกคําสั่ง Tools, Options… แลวเลือก บัตรรายการ Save กําหนดโฟลเดอรสําหรับการบันทึกและเปดไฟลไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options… แลวเลือก บัตรรายการ General ปดไฟลเอกสาร (Close) เมื่อใชงานไฟลเอกสารใดๆ เรียบรอยแลว หรือตองการใชงานไฟลอื่น ควรปดไฟลเอกสารที่เปดอยู กอน เพื่อเปนการคืนหนวยความจําใหกับคอมพิวเตอร ทําใหสามารถใชงานไฟลใหมไดอยางเต็ม ประสิทธิภาพ โดยเลือกเมนู File, Close หรือกดปุม Cw กรณีที่เอกสารยังไมไดจัดเก็บครั้งลาสุด โปรแกรมจะแสดงกรอบโตตอบใหจัดเก็บเอกสารกอน • Yes • No • Cancel เมื่อตองการบันทึกไฟล ไมตองการบันทึกไฟล ยกเลิกคําสั่งปดไฟลเอกสาร ถาเปดไฟลไวหลายไฟล และตองการปดทุกไฟล ใหกดปุม S คางไวกอนคลิกเมนู File คําสั่ง Close จะเปลี่ยนเปน Close All สรางเอกสารใหม การสรางเอกสารใหมสามารถคลิกปุม New หรือใชคียลัด Cn 23 สรางเอกสารใหมจากแมแบบ แมแบบเอกสาร หมายถึง ไฟลสําเร็จรูปที่โปรแกรม หรือผูใชสรางขึ้น หรือออกแบบเพื่อให เหมาะสมกับงาน มักจะเปนงานที่ตองทําบอยๆ เชน Balance Sheet, Sales Invoice แมแบบเอกสารมีใหเลือกใชหลายรูปแบบ โดยบางรูปแบบก็มีการทํางานแบบโตตอบ (Wizard) บางรูปแบบก็เปนโครงรางสําเร็จ เพียงแตเขาไปปรับแตงแกไขบางสวนก็สามารถใชงานไดทันที โดยคลิกที่ รายการ General Template จาก Task Pane ในโหมด New Workbook กรณีที่เชื่อมตออินเทอรเน็ต สามารถดาวนโหลดไฟลแมแบบใหมจากเว็บไซตของ www.microsoft.com โดยคลิกที่รายการ Templates on Microsoft.com ใน Task Pane Import Text File เอกสารที่เปนตารางจาก Word หรือฐานขอมูลจากโปรแกรมอื่นๆ ที่ไมใชผลิตภัณฑของ Microsoft วิธีการนําเขามาใสใน Sheet ของ Excel วิธีหนึ่งที่นิยมกันก็คือ แปลงเอกสารดังกลาวเปน Text File แลว Import เขามาใน Excel โดยเลือกคําสั่ง File, Open แลวเลือก Text File ดังกลาว 24 ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมการนําเขา ดังนี้ • เลือกวาสิ่งที่นําเขามานั้นเปนเอกสารที่มีการคั่นดวยสัญลักษณพิเศษ (Delimited) หรือ เปนเอกสารที่มีการกําหนดความยาวอักขระที่แนนอน (Fixed width) • เลือกแถวแรกของการนําเขา (Start import at row) • เลือกรูปแบบการเขารหัสภาษาไทย (File origin) เมื่อกําหนดคาตางๆ แลวใหคลิกปุม Next เพื่อเขาสูการนําเขาขั้นตอนที่ 2 ซึ่งเปนขั้นตอนระบุ เครื่องหมายคั่นเนื้อหา (Delimiter) เลือกเครื่องหมายคั่นเนื้อหาที่ตองการ (โดยมากมักจะเปน comma) ใหคลิกปุม Next เพื่อกําหนด ประเภทของขอมูลแตละรายการ 25 เลือกประเภทขอมูลใหกับขอมูลแตละรายการ แลวคลิกปุม Finish โปรแกรมจะนําเขาขอมูลและ แปลงเปนขอมูลบนแผนงานโดยอัตโนมัติ อยางไรก็ตามยังมีวิธีที่สะดวกในการนําเขาเอกสารลักษณะ ดังกลาว คือ o คลิกเลือกคําสั่ง File, Open... o เลือกไฟลเอกสารที่ตองการนําเขา o กดปุม S คางไว แลวคลิกปุม Open โปรแกรมจะนําเขาเอกสารทันทีโดยไมผาน หนาตาง Wizard การนําเขาไฟลขอมูลจาก MS Access นอกจากการนําเขาจาก Text File ยังสามารถนําเขาไฟลฐานขอมูลตางๆ เชน MS Access ซึ่งมี วิธีการนําเขา ดังนี้ • เลือกคําสั่ง Data, Import External Data, Import Data • เลือกไฟลฐานขอมูล เชน Northwind.mdb โปรแกรมจะใหเลือกตารางขอมูล (Table) ของ ไฟลฐานขอมูล • เลือกตารางขอมูลที่ตองการแลวคลิกปุม OK • เลือกแผนงาน และตําแหนงเซลลที่ตองการวางขอมูล • โปรแกรมจะนําเขาขอมูลและจัดวางในแผนงานที่เลือกโดยอัตโนมัติ 26 การคัดลอกไฟลสูแผนดิสก หรือสื่อบันทึกอื่นๆ ไดกลาวไวตั้งแตเริ่มตนวา การสรางไฟลเอกสาร ควรจัดเก็บไวในฮารดดิสกกอน จากนั้นจึงคอย คัดลอกไปยังแผนดิสกหรือสื่อบันทึกอื่นๆ เชน Handy Drive ไมควรจัดเก็บลงแผนดิสกโดยตรง เนื่องจาก โปรแกรมจะใชพื้นที่สํารองในการจัดเก็บไฟลเอกสารปริมาณมาก ซึ่งแผนดิสกมีพื้นที่จํากัด อาจจะทําให ไฟลเอกสารนั้นๆ มีปญหาในการเรียกใชงานครั้งตอๆ ไป ดังนั้นเมื่อสรางเอกสาร และจัดเก็บไวในฮารดดิสกแลว หากตองการนําไฟลเอกสารนั้นไปใชงานที่ อื่น วิธีหนึ่งที่นิยมก็คือ คัดลอกไฟลเอกสารใสไวในแผนดิสกหรือสื่อบันทึกอื่นๆ • ปดไฟลเอกสารที่ตองการคัดลอก • นําแผนดิสกใสในชองดิสกไดรฟ • ยอหนาตางโปรแกรม Microsoft Excel และโปรแกรมอื่นๆ โดยใหแสดงเฉพาะเดสท็อปของ Windows • ดับเบิลเปด My Document หรือเปดโฟลเดอรที่เก็บไฟลเอกสารที่สรางไว • หาชื่อไฟลเอกสาร แลวกดปุมขวาของเมาสที่ไฟลเอกสารนั้นๆ ปรากฏเมนูลัด เลือกคําสั่ง Sent to, 3.5 Floppy (A:) • โปรแกรมจะคัดลอกไฟลไปไวในแผนดิสกใหอัตโนมัติ หากไฟลใหญไมพอที่จะเก็บในแผน เดียว โปรแกรมจะแจงใหนําแผนวางใสแทน การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบ อางอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยาง สูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อ เฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง File, Properties… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดย อัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองทําการ ตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time 27 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้ • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวนแผนงาน เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่ง ผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุ ประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใช หรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะ ปรากฏหนาตางควบคุมการคนคืน เลือกรายการที่ตองการคนจาก Property ระบุ รูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการที่ตองการ คน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถ กําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน 28 การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย สามารถ มองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL) • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd สมมุติวาชื่องานคือ budget ในการรางเอกสาร เปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน 20031216-budget.xls ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและ ทบทวนออกมาอีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-budget-1.xls • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้น มารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจก แฟมขอมูล 20031218-budget-1.xls ใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาให ผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-budget-1-boonlert.xls (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-budget-1-somchai.xls (ปรับปรุงโดย somchai) ขอกําหนดการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสผานเครือขายอินเทอรเน็ต • เอกสารทุกชิ้นจะตองสรางเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่มีมาตรฐานและรูปแบบที่ถูกตอง • เอกสารอิเล็กทรอนิกสในชุด Microsoft Office กอนสงเขาสูเครือขายอินเทอรเน็ตผานบริการ ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (E-Mail) จะตองบีบอัดไฟลในรูปแบบ Zip File ดวยโปรแกรม Winzip หรือแปลงเปน PDF Format กอนเสมอ • ชื่อไฟลจะตองกําหนดตามหลักเกณฑการกําหนดชื่อไฟล 29 จัดการแผนงาน เมื่อมีการปอนขอมูลในแผนงาน มักจะมีปญหาหลายดานเกิดขึ้น เชน จํานวนแผนงานมีไมเพียงพอ ตองการยายแผนงาน หรือตองการปรับแตงแกไขแถว หรือคอลัมน ดังนั้นการจัดการแผนงาน และ สวนประกอบตางๆ ของแผนงาน จึงเปนเนื้อหาที่ผูใช Microsoft Excel ควรทราบ การขยาย-ลดความกวางของคอลัมน ขอมูลใน Cell บางครั้งเมื่อปอนลงไปแลว หรือกรณีที่มีการจัดแตงขอมูล อาจจะไมปรากฏผลตาม ความเปนจริง แตแสดงในรูปแบบเครื่องหมาย # เต็มเซล หรือล้ําไปยังเซลลอื่น หรือขนาดของเซลลไม เหมาะสมกับขนาดของขอมูลภายใน หมายความวา ความกวางของคอลัมนนั้น ๆ ไมพอเหมาะกับขนาดของ ขอมูล ซึ่งแกไขโดยการขยายหรือลดความกวางของคอลัมน • เลื่อนเมาสไปชี้ที่เสนคั่นระหวางหัวคอลัมน จะปรากฏเมาสเปนรูปลูกศร 2 ทิศในแนวซายขวา • ลากเมาสใหไดขนาดของคอลัมนตามที่ตองการ แลวจึงปลอยเมาส หรือดับเบิลคลิกเพื่อจัด ความกวางใหพอดีกับเนื้อหาในเซลล • สามารถใชคําสั่ง Format, Column… หรือ Format, Row… แลวเลือกรายการคําสั่งยอย ควบคุมคอลัมน คําสั่งของ Format, Column… คําสั่งของ Format, Row… 30 การแทรกแถว/คอลัมน ขอมูลที่ปอนลงแผนงานไปแลว สามารถแทรกเพิ่มเติมไดโดยใชหลักการแทรกแถว ดังนี้ • เลือกแถว หรือคอลัมน • เลือกคําสั่ง Insert, Rows/Columns การลบแถว/คอลัมน เมื่อมีการแทรกแถว หรือคอลัมน ก็ยอมจะสามารถลบแถวหรือคอลัมนที่ไมตองการออกไปได โดย ใชหลักการดังนี้ • เลือกแถว หรือคอลัมนที่ตองการลบ • เลือกคําสั่ง Edit, Delete Tab Sheet ไฟลขอมูลของ Microsoft Excel เรียกวา WorkBook โดย 1 WorkBook จะประกอบดวยพื้นที่ ทํางานหลายพื้นที่รวมกัน เรียกวา WorkSheet โดยใช Tab Sheet เปนจุดบงบอกการใชงาน การเปลี่ยนแผนงาน • คลิกเมาส ณ Tab Sheet ที่ตองการ การเปลี่ยนชือ่ แผนงาน • ดับเบิลคลิกที่ Tab Sheet พิมพชื่อแผนงานใหม แลว E การลบแผนงานออกจาก WorkBook • เลือกแผนที่ตองการลบ แลวใชคําสั่ง Edit, Delete Sheet หรือคลิกขวาที่ชื่อแผนงานแลวเลือก Delete การแทรกแผนงานใหมลงใน WorkBook • เลือกคําสั่ง Insert, WorkSheet หรือคลิกขวาที่ชื่อแผนงานแลวเลือก Insert… การยายตําแหนงแผนงาน • เลือกแผนงานที่ตองการยาย แลว Drag เมาส ณ Tab Sheet นั้นนําไปปลอย ณ ตําแหนงใหม การสําเนาแผนงาน • เลือกแผนงานที่ตองการคัดลอก แลว Drag เมาส ณ Tab Sheet พรอมๆ กับกดปุม C นําไป ปลอย ณ ตําแหนงใหม • จะปรากฏWorksheet ใหมที่มีขอมูลเดียวกับ Worksheet ตนฉบับ 31 การสําเนาชีตขามไฟล • เลือกชีต แลวคลิกขวาเลือกคําสั่ง Move or Copy … • เลือกไฟลจาก To book: แลวคลิกรายการ Create a copy แลวจากนั้นคลิกปุม OK การปอนขอมูลลงใน Sheet หลาย Sheet ในการทํางานบางงาน มีความจําเปนตองใช Sheet มากกวา 1 Sheet ทั้งการพิมพโครงสรางขอมูลใน Sheet หรือการพิมพขอมูลใน Sheet มากกวา 1 Sheet ดังนั้น Excel จึงเตรียมคําสั่งในการปอนขอมูลลักษณะ ดังกลาว โดย • • • • • • • เลือก Sheet ที่ตองการ คลิก Sheet แรก กดปุม S หรือ C คางไว แลวคลิกที่แท็บ Sheet อื่นๆ ที่ตองการ สังเกตไดวาปรากฏคําวา Group ใน Title bar แสดงวามีการสรางกรุปใหกับ Sheet ที่เลือก พิมพขอมูลที่ตองการในตําแหนงเซลล ขอมูลจะปรากฏ ณ ตําแหนงเซลลนั้น ในทุกๆ Sheet ที่เลือกโดยอัตโนมัติ การยกเลิกการเลือกกรุปของ Sheet ใหคลิกที่แท็บ Sheet ใดๆ ตรึงตําแหนงขอมูล ขอมูลที่มีปริมาณมากจะมีปญหาในการเลื่อนตําแหนง เพราะจะทําใหสวนหัวขอมูลเลื่อนหายไป จากจอภาพ ซึ่งโปรแกรมไดเตรียมคําสั่งชวยตรึงแถว หรือคอลัมนไดโดย คลิกเมาสถัดจากแถว หรือคอลัมน ที่ตองการตรึง เชน ตองการตรึงแถวที่ 3 คอลัมน C ใหคลิกเมาสที่เซลล D4 แลวเลือกคําสั่ง Window, Freeze Panes และถาตองการยกเลิกใหเลือกคําสั่ง Window, Unfreeze panes 32 จัดแตงขอมูล ขอมูลที่ปอนลงในแผนงาน สามารถจัดแตงใหมีลักษณะ สีสัน รูปแบบไดหลากหลายวิธี ทั้งโดย การใชปุมจัดแตงรูปแบบจาก Formatting Toolbar หรือจากเมนูคําสั่ง Format หรือใชคําสั่งจัดรูปแบบ สําเร็จรูป (AutoFormat) โดยขั้นแรกกอนที่จะจัดแตงขอมูลใดๆ จะตองเลือกเซลล หรือเลือกชวงขอมูลกอน Formatting Toolbar Formatting Toolbar เปนแถบเครื่องมือจัดแตงขอมูลที่ประกอบดวยปุมเครื่องมือ ดังนี้ แบบอักษร/ขนาดและลักษณะ กลุมจัดแตงพารากราฟ กลุมจัดแตงเซลล กลุมจัดแตงขอมูลตัวเลข แกไขคา Default ของฟอนตใหเลือกคําสั่ง Tools, Options… เลือกบัตรรายการ General แลวแกไข คาฟอนตตามตองการ จัดขอมูลอยูกึ่งกลางชวง • ปอนขอมูลในเซลลแรกของชวง • กําหนดแถบสีใหกับชวงขอมูล 33 • คลิกเมาสที่ปุมเครื่องมือ Merge and Center หัวเรื่องแนวตั้ง การพิมพหัวเรื่องในแนวตั้ง ดังตัวอยาง ทําไดโดยพิมพขอความตามปกติ แลว Merge เซลลในแนวตั้งใหพอเหมาะ เลือกคําสั่ง Format, Cells เลือกบัตรรายการ Alignment กําหนดคา Orientation เปน 90 องศา จัดกึ่งกลางเซลล จัดแตงขอมูลตัวเลข • เลือกเซลล หรือกําหนดชวงขอมูล • คลิกเลือกคําสั่ง Format, Cell… เลือกรายการจากบัตรรายการ Number คียลัดคือ C1 • ลักษณะการจัดรูปแบบ 0.00 #, 0 #,0.00 #,0_);(#,0)ตัวเลขมีทศนิยม 2 หลัก ตัวเลขมีเครื่องหมาย , ตัวเลขมีเครื่องหมาย , และทศนิยม 2 หลัก ตัวเลขมีเครื่องหมาย , โดยถาเปนคาติดลบ จะมีเครื่องหมายวงเล็บกํากับ 34 #, 0.00_);[Red](#,0.00) ตัวเลขมีเครื่องหมาย , และทศนิยม 2 หลัก โดยถาเปนคาติดลบ จะแสดงเปนตัวสีแดงในวงเล็บ t#,### ตัวเลขมีเครื่องหมาย , และแสดงเปนเลขไทย “ขอความ” พิมพขอความที่ระบุ [Blue]#,0.00;[Red](-#,0);"ศูนย";"ไมมีขอมูล" ตรวจสอบขอมูลโดย ขอมูลเปนคาบวก ใหแสดงดวยสีน้ําเงิน มีเครื่องหมาย , และทศนิยม 2 หลัก ขอมูลเปนคาลบ ใหแสดงดวยสีแดง ใน ( ) และมีเครื่องหมาย - นําหนา ขอมูลเปนคาศูนย ใหแสดงดวยขอความ "ศูนย" ขอมูลเปนชองวาง ใหแสดงดวยขอความ “ไมมีขอมูล” 0*พิมพเครื่องหมาย – ใหเต็มเซลล ขอมูล รหัส การแสดงผล 12345.34 #,###.# 12,345.3 1234.23 #,0.0000 1,234.230 12300000 0.00,, 12.30 500000 0.00,, 0.50 323435435 0.00,, 323.44 456.33 # ?/? 456 1/3 54.234 # ???/??? 54 117/500 9 0*9----54.233 0.00** 54.23*************** 500 t0.00 "บาทถวน" ๕๐๐.๐๐ บาทถวน 0.54 0.00% 54.00% 0.003 0.00% 0.30%จัดรูปแบบตัวเลขหลักลาน ปอนตัวเลขในหลักลาน แตตองการแสดงเปนหลักพัน ใหใช Format Code เปน #, 0, (หรือ #,0.0,) และถาตองการเปนหลักเดี่ยวในหลักลาน ใหเปลี่ยนเปน #,0,, (หรือ #,0.0,,)จัดตัวเลขผสมขอความ ตัวเลขที่พิมพลงไป หากมีขอความผสมดวย สามารถใชคําสั่ง Format Cell มาชวยใสขอความได เพื่อใหเกิดความสะดวก รวดเร็ว และยังสามารถนําตัวเลขนั้นมาคํานวณไดดวย เชน ชุดคําสั่งควบคุม ในชอง Type คือ "AB"0000 35 การยกเลิกรูปแบบการแสดงผลขอมูลตัวเลข จากเมนูคําสัง่ ขอมูลที่จัดแตงไปแลว โดยเฉพาะตัวเลข สามารถยกเลิกรูปแบบไดโดยกําหนดชวงขอมูลที่ตองการ คลิกมาสที่เมนูคําสั่ง Format, Cells… เลือกบัตรรายการ Number เลือก Category: General หรือเลือกเมนูคําสั่ง Edit, Clear, Formats ซึ่งจะยกเลิกรูปแบบทุกอยางที่เคยจัดไว เชน ฟอนต, ลักษณะพื้นเซลล, สีตัวอักษร และการจัดรูปแบบตัวเลข การแสดงผลวันที่/เวลา สําหรับการแสดงผลป พ.ศ. จะใชคําสั่ง Format, Cell… มาควบคุม โดยมีรหัสควบคุมวันที่ ดังนี้ ว วว ววว วววว ด ดด ดดด ดดดด bb ปป yy หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ หรือ d dd ddd dddd m mm mmm mmmm bbbb ปปปป yyyy แสดงเลขวัน (เลขไทย/อารบิค) แสดงเลขวัน 2 หลัก (เลขไทย/อารบิค) แสดงชื่อยอของวันในสัปดาห แสดงชื่อของวันในสัปดาห แสดงเลขเดือน แสดงเลขเดือน 2 หลัก แสดงชื่อยอของเดือน แสดงชื่อเต็มของเดือน แสดงป พ.ศ. ดวยเลขอารบิค แสดงป พ.ศ. ดวยเลขไทย แสดงป ค.ศ. 36 จัดแตงขอมูลดวย Style การจัดแตงขอมูลซ้ําๆ กันหลายๆ ครั้ง หรือหลายๆ ตําแหนงในกระดาษ Style จะชวยอํานวย ความสะดวกไดดี การสราง Style เลือกคําสั่ง Format, Style… ตั้งชื่อสไตล แลวคลิกปุม Add จากนั้นคลิกปุม Modify… กําหนดรูปแบบที่ตองการ สไตลที่สรางไวแลว สามารถใชได โดยเลือกเซลล หรือชวงแลวเลือกสไตลจากคําสั่ง Format, Style… จัดแตงขอมูลดวย AutoFormat นอกจากสไตล ยังสามารถใช AutoFormat หรือคําสั่งจัดรูปแบบอัตโนมัติ เพื่อชวยจัดแตงขอมูล โดยเลือกขอมูลที่ตองการจัดแตง แลวเลือกคําสั่ง Format, AutoFormat เสนขอบเซลล (Borders) เสนขอบที่เห็นโดยปกติ เรียกวา เสนกริด (Grid Line) ซึ่งแสดงขึ้นมาเพื่อบงบอกขอบเขตของเซลล ใด ๆ เมื่อมีการจัดแตงขอมูล ผูใชอาจตองการลักษณะของเสนขอบที่มีลักษณะอื่น ๆ ดังนั้นเสนขอบที่เกิดจาก การใชคําสั่ง เรียกวา “กรอบเซลล (Borders)” ซึ่งมีหลักการใชงาน ดังนี้ • กําหนดชวงขอมูล คลิกเมาสที่ปุมลูกศร Drop Down List ของเครื่องมือ Borders ปุมเครื่องมือยอย ดังนี้ ปรากฏ • คลิกเมาสในชองปุมเครื่องมือที่ตองการ • หรือเลือกจากคําสั่ง Format, Cells, Border จัดแตงดวยกราฟก การจัดแตงเอกสาร แผนงานดวยกราฟก จะชวยใหเอกสารมีลักษณะโดดเดน นาสนใจ โดยสามารถ ใชไดทั้ง ClipArt, Image และการวาดภาพดวยเครื่องมือ Drawing 37 Clip Art ClipArt เปนคลังภาพสําเร็จรูปที่ MS Office จัดเตรียมเพื่อสะดวกในการเรียกใชงาน มีการแบง หมวดหมูของภาพไวอยางเหมาะสม การใช ClipArt ทําไดโดย • นําตัวชี้ตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art… • เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ • พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E • โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้ • คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนสไลด การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน • นําตัวชี้ตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้ 38 • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in : • เลือกรูปภาพที่ตองการ • กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle • การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ • การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ HANDLE รูปภาพปกติ ลบรูปภาพ รูปภาพที่ถูกเลือก • เลือกรูปภาพ • กดปุม = ยอ - ขยายรูปภาพ • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปที่จุด Handle ใด ๆ • Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ เลื่อนตําแหนง • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปบนภาพ 39 • Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ ถานําเมาสไปคลิกที่ภาพใดๆ จะพบวามีแถบเครื่องมือ1 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Picture Insert Picture นําภาพอื่นมาใสเพิ่มในเอกสาร Image Control ควบคุมลักษณะของภาพ ไดแก สีตามภาพ (Automatic), สีโทนขาวดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้ํา ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก o คลิกที่ภาพที่ตองการตัด o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture o เมาสจะเปลี่ยนรูปรางเปนสัญลักษณ o นําเมาสไปชี้ที่ Handle ณ ตําแหนงที่ตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพ ดานขวา ก็นําเมาสไปชี้ที่ Handle ดานขวาของภาพดวย o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา Rotate Left หมุนภาพ Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือก ดังนี้ 40 Format Picture/Object เปดบัตรสั่งงาน Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม เครื่องมือวาดภาพ นอกจากการนําภาพมาจัดแตง ยังมีเครื่องมือชวยวาดภาพ วาดผังงานดวย Drawing Tools ซึ่งเปด/ ปดไดจากคําสั่ง View, Toolbars, Drawing 41 โดยคําสั่งควบคุม Drawing จะสามารถเลือกไดโดยคลิกที่ปุม ซึ่งจะปรากฏคําสั่งยอย ดังนี้ เทคนิค • ดับเบิลคลิกเครื่องมือ เพื่อวาดหลายๆ ครั้งตอเนื่อง หยุดดวยการกดปุม X • กด S ขณะวาด เพื่อกําหนดใหเปนเสนเรียบ, สี่เหลี่ยมจัตุรัส หรือวงกลม • กด C ขณะวาด เพื่อกําหนดใหจุดเริ่มตนของภาพ เปนจุดศูนยกลาง • เลือกวัตถุหลายๆ ชิ้นไดดวยปุม S หรือ C • คําสั่งควบคุมตางๆ อยูในปุม Draw • แตละปุมมีคําสั่งยอยภายใน Line Tool เครื่องมือวาดเสน และลูกศร • คลิกเมาสที่ Line หรือ Arrow Tool • ชี้เมาสไปยังตําแหนงเริ่มตน • Drag เมาสใหไดขนาดที่เสนที่ตองการ Rectangle Tool เครื่องมือวาดสี่เหลี่ยม • คลิกเมาสที่ Rectangle Tool • ชี้เมาสไปยังตําแหนงเริ่มตนของกรอบสี่เหลี่ยม • Drag เมาสใหไดขนาดที่ตองการ Ellipse Tool เครื่องมือวาดวงรี หรือวงกลม • คลิกเมาสที่ Ellipse Tool • ชี้เมาสไปยังตําแหนงเริ่มตนของวงรี หรือวงกลม • Drag เมาสใหไดขนาดที่ตองการ Text Box เครื่องพิมพกรอบขอความ สําหรับการพิมพขอความที่สามารถปรับเคลื่อนยายไดอิสระ สี่เหลี่ยม แตสามารถพิมพขอความภายในได วิธีการคลายกับการใชครื่องมือวาด AutoShapes เครื่องมือวาดรูปทรงตางๆ นอกจากนี้โปรแกรมยังมีเครื่องมือวาดรูปทรงอิสระตางๆ อีกหลากหลายใหเลือกใชงาน โดยคลิกที่ จะปรากฏรายการเลือก และสามารถดึงแยกเปนแถบงานเฉพาะไดโดยคลิกที่สวนหัวของแถบ ลากมาปลอยบนจอภาพทํางาน 42 การพิมพขอมูลในรูปวาด รูปวาดแตละชิ้น สามารถพิมพขอความภายในไดโดยคลิกขวาแลวเลือกคําสั่ง Add Text หรือ Edit, Text การจัดแตงวัตถุ เครื่องมือวาดรูปตางๆ ที่แนะนํา สามารถ เปลี่ยนแปลงลักษณะของเสน, สี และเฉดลายไดดวยหลักการ เดียวกับการจัดแตงภาพ หรือจะใชหลักการเลือกรูป แลว ดับเบิลก็จะปรากฏ Dialog Box เกี่ยวกับ Format Objects ขึ้นมา ดังรูป นอกจากนี้ยังสามารถใชชุดเครื่องมือจัดแตงวัตถุ อักษรศิลป • คลิกปุม ปรากฏตัวเลือกอักษรศิลป • พิมพขอความ • ปรับแตงแกไขใหคลิกเลือกปรากฏตัวเลือกดังนี้ Drawing & Formula/Function โปรแกรม Excel อนุญาติใหปอนสูตร หรือฟงกชันใสไวใน Drawing Object ไดโดยคลิกเลือกวัตถุ แลวนําเมาสไปคลิกที่แถบสูตร ปอนสูตร หรือฟงกชันที่ตองการ หรือจะพิมพเครื่องหมาย = ตามดวย ตําแหนงเซลล เพื่อนําคาจากเซลลไปปอนใสไวใน Drawing Object ก็ได 43 การคํานวณคา โปรแกรม Microsoft Excel มีความสามารถเดนในดานการคํานวณ ซึ่งมีลักษณะการคํานวณ 2 รูปแบบใหญๆ ไดแก • การคํานวณดวยสูตร (Formula) • การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function) ผลรวมอัตโนมัติ (Autosum) การคํานวณหาคาผลรวมดวย MS-Excel สามารถกระทําไดสะดวก งาย และรวดเร็ว โดยอาศัย ความสามารถที่เรียกวา “ผลรวมอัตโนมัติ” หรือ Auto Sum ซึ่งการทํางานเกี่ยวกับ Auto Sum มีหลายวิธี ขึ้นอยูกับรูปแบบขอมูลใน Sheet หาผลรวมของภาษีปาย • ระบายแถบสีใหกับชวงเซลล B2:F2 • คลิกที่ไอคอน Auto Sum • ปรากฏผลลัพธในเซลล G2 หาผลรวมทุกรายการ (ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง) • ระบายแถบสีคลุมขอมูลการคํานวณทั้งหมด รวมพื้นที่เซลลที่ตองการวางผลลัพธ 44 • คลิกที่ไอคอน Auto Sum • ปรากฏผลลัพธจากการคํานวณทุกคาในเซลลที่เกี่ยวของโดยอัตโนมัติ แสดงผลคํานวณอยางรวดเร็ว นอกจากการคํานวณดวยความสามารถ AutoSum ยังสามารถแสดงคาคํานวณรูปแบบตางๆ โดย ผานจาก Status Bar โดยเลือกชวงขอมูลที่ตองการคํานวณ แลวสังเกตผลจาก Status Bar สามารถคลิกปุมขวา เพื่อเปลี่ยนฟงกชันคํานวณได การคํานวณดวยสูตร (Formula) • เลื่อน Cell Pointer ไปไว ณ เซลลที่ตองการวางผลลัพธ • สรางสูตรการคํานวณแลวกดปุม E โดยสูตรจะมีรูปแบบดังนี้ = คาที่1 เครื่องหมาย คาที่ 2 ... คาที่ใชในการคํานวณ • คาคงที่ เชน 500 • ตําแหนงเซลล เชน A5 จะหมายถึงนําคาที่ถูกเก็บไวในเซลล ณ ตําแหนงแถวที่ 5 คอลัมน A มา คํานวณ ลําดับความสําคัญของเครื่องหมายการคํานวณ การคํานวณดวยคอมพิวเตอร จะมีรูปแบบที่แนนอนเฉพาะตัว โดยอาศัยลําดับความสําคัญของ เครื่องหมายการคํานวณ () ^ % ลําดับความสําคัญอันดับ ลําดับความสําคัญอันดับ ลําดับความสําคัญอันดับ 1 2 3 45 *,/ +,- ลําดับความสําคัญอันดับ ลําดับความสําคัญอันดับ 4 5 ตัวอยางสูตรการคํานวณ =500*2% หมายถึง เอา 2 หารดวย 100 แลวนําผลลัพธไปคูณกับ 500 =5+5*8 หมายถึง เอา 5 คูณ 8 แลวนําผลลัพธไปบวกกับ 5 =(5+5)*8 หมายถึง เอา 5 บวกกับ 5 แลวนําผลลัพธไปคูณกับ 8 =A2/100 หมายถึง เอาคาในเซลล A2 หารดวย 100 =A2+A3+A4+A5 หมายถึง เอาคาในเซลล A2 บวกดวยคาในเซลล A3 บวกดวยคาในเซลล A4 บวกดวยคาในเซลล A5 ขอมูลเกี่ยวกับสูตร • สูตรแบบใชคาคงที่ จะไมมีการเปลี่ยนแปลงผลลัพธใหอัตโนมัติ เมื่อคาใดคา หนึ่งเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนผลลัพธจะตองไปแกไขที่สูตรดวยตนเอง • สูตรแบบใชตําแหนงเซลล จะมีการเปลี่ยนแปลงผลลัพธใหโดยอัตโนมัติ เมื่อคาใดคา หนึ่งเปลี่ยนแปลง • สูตรหนึ่งๆ มีขอจํากัดอยู 3 ประการ o เซลลรับสูตรไดยาวมากที่สุด 1024 ตัวอักษร o ในวงเล็บของสูตร เฉพาะบางสูตรซึ่งแบงได จะแยกเปนสวยยอยๆไดสูงสุด 30 สวน แยกออกจากกันดวยเครื่องหมาย comma เชน สูตร CHOOSE เปนตน o ในสูตรหนึ่ง จะนําสูตรอื่นมาซอนกันไดไมเกินกวา 7 สูตร • การปอนกันสูตร ใหกําหนดคุณสมบัติของเซลลที่เก็บสูตรเปน Hidden แลวปองกันเอกสาร ดวย Tools, Protection… หรือจะใชเทคนิคแปลงสูตรเปนคาขอมูล (Value) โดยเลือกเซลลที่ ปอนสูตร เลือกคําสั่ง Edit, Copy แลววางแบบพิเศษ ดวยคําสั่ง Edit, Paste Special… เลือก ตัวเลือกเปน Value • การแสดงผลลัพธ และสูตรในเซลลใหกด (ปุมเดียวกับ ~) เชื่อมขอมูลเขาดวยกัน โดยปกติการปอนขอมูลใน Excel จะแยกฟลดขอมูลใหเล็กที่สุด เชน ชื่อ - นามสกุล ก็ใหแยกเปน 2 - 3 คอลัมน ดังตัวอยางไดแยก ชื่อ และนามสกุล เปนคนละคอลัมน แตบางครั้งการนําไปใช จําเปนตองใช รวมกัน ซึ่งสามารถแกไขไดโดยการนําขอมูลทั้งสองคอลัมน มาเชื่อมกันเปนคอลัมนใหม หรือขอมูลชุดใหม นั่นเอง 46 วิธีการเชื่อมขอความ กระทําไดดังนี้ • สรางคอลัมนใหม 1 คอลัมน โดยคลิกเมาสที่ตัวอักษร D แลวเลือกเมนูคําสั่ง Insert, Columns… • ขยายความกวางของคอลัมนใหม ใหเหมาะสม • กําหนดชื่อคอลัมนใหม เปน "ชื่อ - นามสกุล" • นําเมาสคลิกในเซลลแรกของคอลัมนใหม (ตัวอยางคือเซลล D2) • ปอนสูตรเพื่อเชื่อมขอมูล ดังนี้ =B2&" "&C2 • จากนั้นคัดลอกสูตรไปยังเซลลอื่นๆ ก็จะปรากฏขอมูลใหม ที่เกิดจากการเชื่อมของขอมูลใน เซลล B2 และ C2 นั่นเอง คําอธิบาย สูตรในการเชื่อมขอมูล คือ ="คาคงที่"&ตําแหนงเซลล&ตําแหนงเซลล&"คาคงที่"&... • คาคงที่ คือ คาใดๆ ก็ไดที่ตองการใหแสดงโดยจะตองกําหนดใหเครื่องหมายคําพูด เชน ชองวาง ก็ใหกําหนดเปน " " หรือคําวา คุณ ก็ใหกําหนดเปน "คุณ" • เครื่องหมาย & เปนเครื่องหมายกระทําของ Excel เพื่อใชในการเชื่อมขอมูล การคํานวณแบบสัมบูรณ โดยสภาพปกติการคํานวณดวยสูตรอางอิงในโปรแกรม บางงานสูตรอางอิงแบบคาสัมพันธอาจจะไมสะดวกในการใชงาน สัมบูรณ จะมีสภาพเปนคาสัมพันธเสมอ แต จึงจําเปนตองอาศัยการคํานวณแบบคา • การกําหนดสูตรแบบคาสัมพันธ เชน ตองการนําคาในเซลล A10 บวกกับคาในเซลล A12 จะ กําหนดไดเปน =A10 + A12 • การกําหนดสูตรแบบคาสัมบูรณ เชน ตองการนําคาในเซลล A10 บวกกับคาในเซลล A12 โดยคาในเซลล A12 จะตองเปนการอางอิงแบบสัมบูรณ จะกําหนดไดเปน =A10 + $A$12 สังเกตวาจะนําเอาเครื่องหมาย $ นําหนาตัวอักษรกํากับคอลัมน และนําหนาตัวเลขกํากับแถว 47 • จากตัวอยาง การคํานวณรายรับแตละไตรมาศ จะใชสูตร คาผานประตู/คน * จํานวนผูเขาชมพิพิธภัณฑแตละไตรมาศ • ซึ่งหากใชสูตรอางอิงแบบสัมพันธ จะไดผล คือ =B5 * B7 • เมื่อมีการคัดลอกสูตร จะปรากฏผลดังนี้ จะพบวาผลลัพธในไตรมาศที่ 2 - ไตรมาศที่ 4 และยอดรวมเกิดขอผิดพลาด และหากนําเมาสไป Click ณ ตําแหนงเซลลผลลัพธนั้น แลวสังเกตที่ Formula Bar จะพบสูตรดังนี้ ตําแหนงเซลล C9 สูตรการคํานวณไดแก =C5 * C7 “ D9 “ =D5 * D7 “ E9 “ =E5 * E7 “ F9 “ =F5 * F7 ซึ่งจะสังเกตไดวา สูตรจะเปลี่ยนตําแหนงอางอิงของคาผานประตู ซึ่งควรจะเปน B7 คาเดียวเทานั้น เพราะ การกําหนดสูตรในสมการเซลลตน (B9) ใชสตู รอางอิงแบบสัมพันธนั่นเอง ดังนั้นเมื่อรูปของงานใด ๆ อยูในลักษณะเดียวกันนี้ การกําหนดสูตรใหกับเซลลเพื่อคํานวณ และมี ตําแหนงอางอิงตายตัว จะตองระบุตําแหนงเซลลที่ตายตัวนี้ ใหอยูในรูปของการอางอิงแบบสัมบูรณ โดยนํา เครื่องหมาย $ มานําหนาตัวอักษรกํากับคอลัมน เมื่อตองการตรึงตําแหนงคอลัมน หรือนําเครื่องหมาย $ นําหนาตัวเลขกํากับแถว เมื่อตองการตรึงตําแหนงแถว หรือนําเครื่องหมาย $ นําหนาทั้งตัวอักษรกํากับ คอลัมน และตัวเลขกํากับแถว เมื่อตองการตรึงทั้งแถวและคอลัมน จากกรณีขางตนสูตรที่ตําแหนงเซลลแรก (B9) จึงควรจะกําหนดเปน =B5 * $B$7 และเมื่อคัดลอก สูตร จะไดผลลัพธที่ถูกตอง ดังนี้ 48 การเปลี่ยนสูตรจากสัมบูรณเปนอางอิง สามารถใชคียลัด # การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function) สูตรเปนสิ่งที่ผูใชตองกําหนดหรือสรางขึ้นมา แตก็มีงานคํานวณหลายอยางที่โปรแกรมไดเตรียม สูตรคํานวณสําเร็จรูปไวใหแลว เรียกวา ฟงกชัน ซึ่งแบงเปนหมวดดังนี้ • ฟงกชันคํานวณดานการเงิน เชน DDB( ) หาคาเสื่อมราคาที่ระยะเวลาใด ๆ โดยวิธี Double declining balance method • ฟงกชันคํานวณดานวัน เวลา เชน NOW( ) ฟงกชันใหคาวันเวลาปจจุบัน • ฟงกชันคํานวณดานคณิตศาสตร เชน TAN( ) ฟงกชันหาคา Tangent ของมุม • ฟงกชันคํานวณดานสถิติ เชน SUM( ) ฟงกชันหาผลรวมของชุดตัวเลข • ฟงกชันคํานวณดานฐานขอมูล เชน DSUM( ) ฟงกชันหาผลรวมของขอมูลตามเงื่อนไขที่ระบุ • ฟงกชันในการคนหาขอมูล เชน HLOOPUP( ) ฟงกชันหาขอมูลที่ตรงตามเงื่อนไข • ฟงกชันจัดการตัวอักษร เชน CHAR( ) ใหคาตัวอักษรจากตาราง ASCII • ฟงกชันการคํานวณแบบตรรก เชน AND( ) ใหคาทางตรรกะในกรณี AND • ฟงกชันดานวิศวกรรม เชน HEX2OCT( ) แปลงตัวเลขฐาน 16 เปนตัวเลขฐาน 8 รูปแบบฟงกชัน การคํานวณดวยฟงกชัน มีวิธีการ ดังนี้ • เลื่อน Cell Pointer ไปไว ณ เซลลที่ตองการวางผลลัพธ • สรางฟงกชันการคํานวณแลวกดปุม E โดยฟงกชันจะมีรูปแบบดังนี้ =ชื่อฟงกชัน(คา) • คาที่นํามาใชในการคํานวณ อาจจะเปนคาคงที่ เชน 500 หรืออาจจะเปนตําแหนงเซลล เชน A5 จะหมายถึงนําคาที่ถูกเก็บไวในเซลล ณ ตําแหนงแถวที่ 5 คอลัมน A มาคํานวณ ตัวอยางการคํานวณ =SUM(3,5,8,12) หาผลรวมของ 3, 5, 8 และ 12 49 เหมือนกับการใชสูตร =3+5+8+12 =SUM(A3:A8) หาผลรวมของคาในเซลล A3 ถึง A8 \=SUM(A4,B5,E6) หาผลรวมของคาในเซลล A4, B5 และ E6 \=SUM(A3:A8,B2:F4) หาผลรวมของคาในเซลล A3 ถึงเซลล A8 กับผลรวม ของคาในเซลล B2 ถึงเซลล F4 \=AVERAGE(G2:H8) หาคาเฉลี่ยของคาในเซลล G2 ถึง H8 \=MIN(H5:H30) หาคาต่ําสุดของตัวเลขในชวง H5 ถึง H30 \=MAX(I3:I10) หาคาสูงสุดของตัวเลขในชวง I3 ถึง I10 Range name Range name เปนการกําหนดชื่อเฉพาะแทนที่ชวงขอมูล และนํามาใชเปนคาคํานวณ ตัวอยางมี ขอมูล ดังนี้ ถาตองการหาผลรวมสินคาไตรมาส 1 แทนที่จะพิมพ =SUM(B3:B5) ก็ใชเปน =SUM(Q1) หรือ ตองการหาผลรวมสินคารายการที่ 3 ก็ใชเปน =SUM(Product_3) เปนตน การใชชื่อมาแทนตําแหนงเซลล จะตองกําหนดชื่อชวงขอมูล โดยเลือกขอมูลดังนี้ จากนั้นเลือกคําสั่ง Insert, Name, Create… จะปรากฏตัวเลือก คลิกเลือก Top row และ Left column เพื่อระบุใหคําอธิบายขอมูลในแถวและคอลัมนแรก เปนชื่อ ชวง (Range name) โดยอัตโนมัติ 50 Range name จะไมมีชองวาง ดังนั้นชื่อขอมูลใดที่มีชองวาง โปรแกรมจะแทนที่ดวย _ การแกไข Range name Range name ที่สรางไว สามารถแกไขไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Name, Define… เลือก Range name ที่ตองการแกไข แลวคลิกปุม Delete เพื่อลบทิ้ง หรือระบุชวงใหม จากรายการ Refers to: และสามารถตรวจสอบ Range name ในแผนงานโดยคลิกที่ชอง Name box Function Wizard เนื่องจากฟงกชันของ Excel มีจํานวนมาก และแตละฟงกชันก็มีคาควบคุม (Arguments) แตกตาง ออกไป ผูใชที่ไมคุนเคยอาจจะตองใชความสามารถของ Function Wizard โดยคลิกในเซลลที่ตองการวาง ฟงกชัน แลวคลิกปุม ในแถบสูตร 51 เลือกหมวดฟงกชันจากรายการ Category และเลือกฟงกชันที่ตองการ เมื่อคลิกปุม OK จะปรากฏ กรอบโตตอบเฉพาะฟงกชัน เชน ฟงกชันหมวด Math and Trigonometry ฟงกชัน ABS(number) ACOS(number) ACOSH(number) ASIN(number) ASINH(number) ATAN (number) ATAN2(x_num,y_num) ATANH(number) FACT(number) INT(number) MOD(number,divisor) ROMAN(number,form) ความหมาย หาคาสัมบูรณ หาคา arccosine ของจํานวน -1 ถึง 1 หาคา inverse hyperbolic cosine ของจํานวนที่ มากกวา 1 หาคา arcsine ของ จํานวน -1 ถึง 1 หาคา inverse hyperbolic sine ของ จํานวนที่มากกวา 1 หาคา arctangent หาคา arctangent ของx/y-coordinates หาคา inverse hyperbolic tangent ของจํานวน -1 ถึง 1 หาคา factorial หาคาจํานวนเต็ม โดยปดเศษทิ้ง หาเศษจากการหาร แสดงตัวเลขในรูป เลขโรมัน โดยคา ตองอยูในชวง 0 – 3,999 และคา form ตัวอยาง =ABS(-2) =ACOS(-0.4) ผลลัพธ 2 1.982313 \=ACOSH(5) 2.29243167 \=ASIN(0.5) 0.523598776 \=ASINH(5) 2.312438341 \=ATAN(4) =ATAN2(4,5) 1.325817664 0.896055385 \=ATANH(-0.6) -0.693147181 \=FACT(5) =INT(1.9) 120 1 \=MOD(5,3) =ROMAN(4,0) 2 IV 52 ฟงกชัน ROUND(number,num_digits) ROUNDDOWN(number,num_digits) ROUNDUP(number,num_digits) SQRT(number) ความหมาย ระบุไดตั้งแต 0 - 4 ปดเศษโดยระบุ ทศนิยม ปดเศษลง ตัวอยาง ผลลัพธ \=ROUND(3.45,2) 3.45 หาคา square root. \=SQRT(9) 9 ฟงกชันหมวด Text and Data ฟงกชัน BAHTTEXT(number) CHAR(number) CLEAN(text) CODE(text) CONCATENATE (text1,text2,...) EXACT(text1,text2) FIND(find_text,within_text) LEFT(text,num_chars) LEN(text) LOWER(text) MID(text,start_num,num_chars) PROPER(text) REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) REPT(text,number_times) RIGHT(text,num_chars) SEARCH(find_text,within_text) SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) TRIM(text) UPPER(text) ความหมาย แสดงตัวเลขเปนตัวอักษรในรูปแบบคาจํานวนเงิน แสดงอัขระ ณ ตําแหนง Code Page โดยตัวเลขตอง อยูในชวง 0 – 255 ลบอักขระที่ไมใชตัวพิมพออกจากชุดตัวอักษร ปอนอักขระ เพื่อหาคารหัสตัวเลขใน Code Page เชื่อมขอมูล เหมือนการใช & ตรวจสอบคาสองคา ถาตรงกันแสดงเปน True คนหาคําแหนงของอักขระที่ระบุจากขอความ แสดงอักขระตามจํานวนที่ระบุจากซาย นับจํานวนอักขระ แปลงอักขระเปนตัวพิมพเล็ก แสดงอักขระนับจากตําแหนงที่ระบุ จนครบตาม จํานวนที่ระบุ แปลงอักขระเปนตัวพิมพใหญของทุกคํา แทนที่อักขระ พิมพซ้ํา แสดงอักขระจากดานขวา ตามจํานวนที่ระบุ คนหาอักขระ เหมือน Find แทนที่ดวยอักขระที่ระบุ ตัดชองวางทิ้ง แปลงเปนตัวพิมพใหญทั้งหมด สูตรปดตัวเลข • สูตรปดตัวเลขขึ้น ไดแก o RoundUp ปดตัวเลขขึ้น ใหเหลือจํานวนหลักตัวเลขตามตองการ =ROUNDUP(ตัวเลข,จํานวนหลัก) =ROUNDUP(1.23,1) 1.3 =ROUNDUP(1.23,0) 2 =ROUNDUP(12.3,-1) 20 o Ceiling ปดตัวเลขขึ้น สูตัวเลขเทากับ จํานวนเทาคูณคาทวีคูณ =CEILING(ตัวเลข,คาทวีคูณ) 53 \=CEILING(1.23,.25) =CEILING(1.23,.5) =CEILING(1.23,1) =CEILING(12.3,2) 1.25 1.5 2 14 คาทวีคูณ หมายถึง ตัวเลขซึ่งจะเพิ่มหรือลดเปนจํานวนเทาตัวของคาเดิม เชน คาทวีคูณ = .5 มีคา 0 > 0.5 > 1.0 > 1.5 > 2 >>> • สูตรปดตัวเลขลง ไดแก o RoundDown ปดตัวเลขลง ใหเหลือจํานวนหลักตัวเลขตามตองการ =ROUNDDOWN(ตัวเลข,จํานวนหลัก) =ROUNDDOWN(1.23,1) 1.2 =ROUNDDOWN(1.23,0) 1 =ROUNDDOWN(12.3,-1) 10 o Floor ปดตัวเลขลง สูตัวเลขเทากับ จํานวนเทาคูณคาทวีคูณ =FLOOR(ตัวเลข,คาทวีคูณ) =FLOOR(1.23,.25) 1 =FLOOR(1.23,.5) 1 =FLOOR(1.23,1) 1 =FLOOR(12.3,2) 12 54 o Int ปดตัวเลขลง เปนเลขจํานวนเต็มที่นอยลง =INT(ตัวเลข) =INT(1.23) 1 =INT(-1.23) -2 o Trunc ตัดตัวเลข ใหเหลือจํานวนหลักตัวเลขตามตองการ =TRUNC(ตัวเลข,จํานวนหลัก) =TRUNC(1.23) 1 =TRUNC(-1.23) -1 =TRUNC(1.23,1) 1.2 =TRUNC(12.3,0) 12 =TRUNC(12.3,-1) 10 ขอสังเกต สูตร Trunc จะตัดตัวเลขทิ้งเลย สวนสูตร Int จะตัดตัวเลขทิ้งใหเปนคาที่นอยลง ทําให Int(-1.23) กลายเปน -2 • สูตรปดตัวเลข ขึ้นก็ได ลงก็ได ไดแก o Round ใชเลข 5 เปนเกณฑ ในการปดตัวเลขขึ้นหรือลง =ROUND(ตัวเลข,จํานวนหลัก) =ROUND(1.23,1) 1.2 =ROUND(1.25,1) 1.3 =ROUND(14.2,-1) 10 =ROUND(15.2,-1) 20 สูตร Round จะปดลงเมื่อตัวเลขหลักถัดไปนอยกวา 5 และปดขึ้นเมื่อตัวเลขหลักถัดไป มากกวาหรือเทากับ 5 o Round พิเศษ ใชคาทวีคูณเปนเกณฑ ปดตัวเลขใกลเคียง เขาสูคาทวีคูณ =ROUND(ตัวเลข/คาทวีคูณ,0)*คาทวีคูณ =ROUND(10.125/.05,0)*.05 =ROUND(10.125/.10,0)*.10 =ROUND(10.124/.25,0)*.25 =ROUND(10.125/.25,0)*.25 10.15 10.10 10.00 10.25 สูตร Round ดัดแปลงนี้มีประโยชนมากจะปดลง เมื่อตัวเลขมีคา ไมถึงครึ่งของคาทวีคูณ จะปดขึ้น เมื่อตัวเลขมีคา มากกวาหรือเทากับครึ่งหนึ่งของคาทวีคูณ o MRound ใชคาทวีคูณเปนเกณฑ ปดตัวเลขใกลเคียง เขาสูคาทวีคูณ 55 ฟงกชันสุมคาตัวเลข การสุมคาตัวเลขดวย Excel สามารถกระทําไดงาย และสะดวกดวยฟงกชัน Random ซึ่งมีรูปแบบ การใชฟงกชันคือ =RAND() โดยฟงกชันนี้จะแสดงผลลัพธเปนคาทศนิยม ระหวาง 0 - 1 ดังนั้นถาตองการแสดงผลดวยคาที่ มากกวา 1 สามารถนํา 10 หรือ 100 หรือ 1000 มาคูณ ดังนี้ =RAND()*10 อยางไรก็ตามคาที่ได ก็จะมีผลลัพธเปนคาเลขทศนิยมดวย ดังนั้นถาตองการคาเลขจํานวนเต็ม สามารถใชฟงกชันปดเศษทศนิยมมาใชรวมกัน ดังนี้ =INT(RAND()*1000) การสุมตัวเลขระหวางคาใด ใหใชสูตร =RAND()*(b-a)+a เชน สุมระหวางคา 3 - 5 ใหใชสูตร =RAND()*(5-3)+3 สรางชุดขอมูลใหมจากการรวมเซลล • มีขอมูลแยกกัน 2 เซลลดังตัวอยาง • แตตองการนําไปใชรวมกัน โดยใหอยูในรูปแบบ (077) 521-749 มีวิธีการดังนี้ o สรางรายการเพิ่มเติม ในคอลัมน C นําเมาสคลิกในเซลล C2 พิมพคําสั่ง ="("&A2&") "&LEFT(B2,3)&"-"&MID(B2,4,3) o คัดลอกสูตรใหครบทุกแถว ปรากฏผลลัพธดังนี้ หมายเหตุ • เครื่องหมาย & ใชในการเชื่อมขอมูล • ขอมูลคาคงที่จะตองกําหนดในเครืองหมายคําพูด เชน " - " • ฟงกชัน Left ใชแสดงขอมูลทางซายมือของขอมูลเดิม เชน กําหนดเปน =left(b2,3) ใหแสดง ขอมูลจากเซลล B2 มา 3 ตําแหนง 56 • ฟงกชัน Mid ใชแสดงคากลางของขอมูลเดิม เชน กําหนดเปน =mid(b2,4,3) หมายความวา ให แสดงขอมูลจากเซลล b2 โดยเริ่มตนจากตําแหนงอักขระที่ 4 และแสดงออกมา 3 ตําแหนง ฟงกชันตรวจสอบคาผิดพลาด (Error) การสรางสูตรคํานวณใดๆ ใน Excel เมื่อมีคาผิดพลาดเกิดขึ้น เชน DIV/0! เนื่องจากตัวหารเปน ศูนย หรือไมมีคาขอมูลในเซลลตัวหาร หรือ ErrorValue! เนื่องจากคาในเซลลตัวหารเปนตัวอักษร สามารถ ปองกันไดโดยใชฟงกชัน IsError() ตรวจสอบคูกับฟงกชัน IF() แลวใหแสดงขอความวา "ตัวหารผิดพลาด" แทนคา Error ดังกลาว ซึ่งสูตรที่ใชจะมีรูปแบบดังนี้ =IF(ISERROR(ตัวตั้ง/ตัวหาร),"ขอความที่ตองการแสดงเมื่อมีขอผิดพลาด",ตัวตั้ง/ตัวหาร) ตัวอยางการคํานวณวันที่ การคํานวณวันที่ของ Excel จะใชหลักการบวกหรือลบชวงวัน โดยโปรแกรมจะกําหนดระบบวันที่ ใน Excel ดวยชวงตัวเลข 1 ถึง 2958465 ตัวเลข 1 แทนคา January 1, 1900 และตัวเลข 2958465 แทนวันที่ December 31, 9999. ฟงกชันวันที่/เวลา o o o o \=TODAY() =NOW() =DATE(Year,Month,Day) =DAY(Serial Number or Text) o =DATEVALUE("ขอความในรูปแบบของวันที่") o =HOUR(Serial Number) ใหคาเปนวันที่ปจจุบัน ใชหาวันที่และเวลาปจจุบัน ใชสําหรับใสขอมูลที่เปนวันที่ ใชหาวันที่ของแตละเดือน =DAY("9/15/98") ไดคาเปน 15 ใชในการแปลงขอความที่อยูในรูปของ วันที่ ใหเปนตัวเลขวันที่ ทั้งนี้ตัวเลขที่ ไดจะนับเริ่มจาก 12:00 AM ของ วันที่ 1 มกราคม 1900 ใชในการแปลงตัวเลขใหเปนชั่วโมง (ภายใน 24 ชั่วโมง) 57 o =MINUTE(Serial Number) o =MONTH(Serial Number) o =WEEKDAY(Serial Number,Return Type) o =YEAR(Serial Number) ใชในการแปลงตัวเลขใหเปนนาที (Minute) หรือ วินาที (Second) จาก 1 ถึง 59 หาคาของเดือน (ตัวเลข 1 ถึง 12) หาคาของวันในสัปดาห(ตัวเลข 1 ถึง 7) Return Type มีคา เปนตัวเลข 1,2 และ 3 ตามความหมายดังนี้ o 1 ใหคาเปนตัวเลข 1 ถึง 7 (Sunday ถึง Saturday) o 2 ใหคาเปนตัวเลข 1 ถึง 7 (Monday ถึง Sunday) o 3 ใหคาเปนตัวเลข 0 ถึง 6 (Monday ถึง Sunday) o คา Default คือ 1 (ถาไมใส จะ หมายถึง 1) ใชหาคาของป (ตัวเลข 4 ตําแหนง) \=DATE(year,month,day) คืนคาเปนวัน เดือน ป ตามเลขที่ป เลขที่เดือน และวันที่ คา SN มีคาเปนเลขจํานวนเต็ม ไมมีเศษ ทศนิยม เชน =DATE(2001,5,16) 16/5/2001 =DATE(2001,6,0) เปนสูตรหาวันที่สิ้นเดือน 31/5/2001 =DATE(2001+1,5+2,16+3) 19/7/2002 สูตร Date นี้มีประโยชนมากในการคํานวณหาวันเดือนปสิ้นสุด นับจากวันเดือนปที่กําหนด เชน =DATE(2001+1,5+2,16+3) ไดวันที่สิ้นสุดนับเพิ่มอีก 1 ป 2 เดือน 3 วัน ซึ่งคือวันที่ 19/7/2002 คํานวณหาอายุ, อายุงาน (ป) การคํานวณหาอายุงาน กระทําไดโดย 58 o คลิกเมาสที่คอลัมน J เลือกเมนูคําสั่ง Insert, Columns เพื่อแทรกคอลัมนวาง ปอนชื่อ คอลัมนเปน “อายุงาน (ป)” o คลิกเมาสในเซลล J2 พิมพสูตร =YEAR(TODAY())-YEAR(I2) o คัดลอกสูตรไปยังเซลลอื่นๆ o ถาปรากฏคาเปนรูปแบบวันที่ ใหคลิกปุม เพื่อจัดรูปแบบการแสดงผลตัวเลข คําอธิบาย o =today() เปนฟงกชันหาคาวันที่ปจจุบัน (วันที่ของเครื่อง) o =year(today()) เปนฟงกชันผสม โดยฟงกชัน Year() จะหาคา "ป ค.ศ." ของฟงกชัน Today() เชน ถาวันที่ของเครื่องเปน 21 มกราคม 2545 ฟงกชัน Today() จะมีคาเปน 1/1/70 เมื่อนํามาผานฟงกชัน Year(today()) จะไดคาเปน 2002 นั่นเอง o =year(I2) เปนการหาคาป ค.ศ. ของขอมูลในเซลล I2 จากตัวอยางขอมูลใน I2 คือ 7 พฤษภาคม 2537 เมื่อผานฟงกชัน Year() จะไดคาป ค.ศ. เปน 1991 วันหยุดเสาร/อาทิตย วันหยุดเสาร/อาทิตย ของเดือนใดๆ จะชวยใหการคํานวณวันทํางาน หรือคํานวณคาจางเปนไปอยาง สะดวก รวดเร็ว ดังนั้นควรสรางตารางแสดงวันหยุดเสาร อาทิตยเก็บไวใชงาน โดยมีวิธีการคํานวณดังนี้ o สรางไฟล Excel o เปลี่ยนชื่อ Sheet 1 เปน Holiday2003 o ในคอลัมน A แถวที่ 2 พิมพวันเริ่มตนของป 2003 คือ 1/1/2003 แลว AutoFill จนถึงวันที่ 31/12/2003 o ในเซลล B2 พิมพสูตร =if(weekday(a2)=1,a2,if(weekday(a2=7,a2,0)) ความหมาย o ใหตรวจสอบวาวันที่ใน A2 ตรงกับวันอาทิตยหรือไม (สูตร weekday(a2)=1) ถาใชให แสดงวันที่ตามจริง o ถาไมใชใหตรวจสอบวาวันที่ใน A2 ตรงกับวันเสารหรือไม (สูตร weekday(a2)=7) ถาใช ใหแสดงวันที่ตามจริง o ถาไมใชตรงกับวันเสารหรือวันอาทิตย ใหแสดงดวยคา 0 o สราง Selection ตั้งแต B2:B366 แสดงผลวันที่ดวยคําสั่ง Format, Cell, Number, Custom ดวย ฟอรแมต 59 o แลวตั้งชื่อชวงดวยคําสั่ง Insert, Name, Define... เปน Holiday เพื่อใชอางอิงในการคํานวณ ครั้งถัดไป o จากนั้นใชคําสั่ง Format, Conditional Formatting o แลวตั้งสูตรดังตัวอยางขางตน เพื่อแสดงวันที่ที่ไมใชวันหยุด เปนสีขาว (ไมตองแสดงผลบน จอ) คลิกปุม Format แลวเลือกสีตัวอักษรเปนสีขาว คํานวณวันทํางานไมรวมวันหยุด การคํานวณวันทํางานไมรวมวันหยุด จะตองใชฟงกชัน Networkday ซึ่งเปนฟงกชันเสริมที่ตอง ติดตั้งเพิ่มเติมดวยคําสั่ง Tools, Add-ins คลิกเลือกรายการ Analysis ToolPak เมื่อคลิก OK โปรแกรมจะติดตั้ง ฟงกชันเพิ่มเติมให (อาจจะตองใสแผนโปรแกรม MS-Office) o ใน Sheet ที่ 2 ปอนขอมูลดังตัวอยาง o พิมพวันที่เริ่มตนและวันสุดทายของการคํานวณในเซลล C2 และ C3 ตามลําดับ โดยมีรูปแบบ คือ ว/ด/ค.ศ. o ในเซลล C5 สรางสูตรคํานวณระยะหางของวัน ดวยสูตร =c3 - c2 + 1 o เมื่อกดปุม E แลวแสดงผลดวยวันที่ ใหคลิก o ในเซลล C6 สรางสูตรคํานวณวันทํางาน ไมรวมวันหยุดดวยสูตร 60 \=networkdays(วันเริ่มตน,วันสุดทาย,วันหยุด)ทั้งนี้สูตรของตัวอยางนี้คือ =NETWORKDAYS(C2,C3,holiday) หมายเหตุ holiday เปนชื่อชวงวันหยุดที่ไดตารางวันหยุด o สําหรับวันหยุดในชวง ก็คํานวณไดจากสูตร =C5-C6 คํานวณคาวันสุดทายของเดือน (วันสิ้นเดือน) ตองการทราบวาวันสิ้นเดือนของเดือนกุมภาพันธ ปพ.ศ. 2546 คือวันใด สามารถกระทําไดดังนี้ • ปอนวันใดๆ ของเดือนในเซลล A1 เชน วันที่ 2 เดือนกุมภาพันธ 2546 ก็ปอนเปน 2/2/2003 • ในเซลลถัดไป (A2) ใหปอนสูตรเปน =DATE(YEAR(A1),MONTH(A1)+1,0) โปรแกรมจะ แสดงวันที่ซึ่งเปนวันสิ้นเดือนของเดือนนั้นๆ โดยอัตโนมัติ คนหาคาสุดทายของชวงขอมูล จากตัวอยาง ถาตองการใหเครื่องแสดงขอมูลสุดทายของคอลัมนวาเปนคาใด สามารถกระทําได ดวยสูตร INDEX( ) ดังนี้ \=INDEX(A:A,COUNTA(A:A),1) ความหมายของสูตร • =INDEX(ชวงขอมูลที่ตองการคนหา,จํานวนเซลล,จํานวนคอลัมน) • =INDEX(A:A....) หมายถึงใหคนหาขอมูลในคอลัมน A ทั้งคอลัมน • =INDEX(...,COUNTA(A:A),...) หมายถึง ใหนับวาขอมูลในคอลัมน A ทั้งหมดมีกี่แถว ซึ่ง คาที่ไดจะเปนคาบรรทัดสุดทายของคอลัมน A • =INDEX(...,...,1) หมายถึง ใหคนหาขอมูลในคอลัมนแรก คือคอลัมน A นั่นเอง 61 หาคามากที่สุด หรือคานอยที่สุด ตองการแสดงคามากที่สุด จากตัวอยาง สามารถใชสูตร • =LARGE(A1:A6,1) จะไดผลเปน 97 • ตองการแสดงคามากลําดับที่ 3 จากตัวอยาง สามารถใชสูตร =LARGE(A1:A6,3) จะไดผล เปน 23 • ในกรณีที่ตองการแสดงคานอยที่สุด ก็เปลี่ยนคําวา LARGE เปน SMALL เชน =SMALL(A1:A6,3) หมายถึง แสดงคานอยที่สุดลําดับที่สามของขอมูล คนหาลําดับที่ของคาตัวเลขที่สนใจ จากตัวอยาง ถาตองการหาลําดับที่ของคา 9 วาอยูลําดับที่เทาใดในชวงขอมูลที่เรียงแลวจากมากไป หานอย สามารถใชสูตร \=RANK(9,A1:A6) ซึ่งจะไดผลลัพธเปน 5 เนื่องจากถาดูขอมูลที่จัดเรียงแลว จะพบวาคา 9 อยูลําดับที่ 5 ของชวงนั่นเอง 62 ผลรวมแบบมีเงื่อนไข จากตัวอยาง =SUMIF(A1:A6,">20",A1:A6) หมายความวา ใหหาผลรวมเฉพาะขอมูลที่มีคา มากกวา 20 ในชวงที่ระบุ โดยสูตรจะมีรูปแบบนี้ =SUMIF(ชวงขอมูลเงื่อนไข,เงื่อนไข,ชวงขอมูลที่ตองการหาผลรวม) คาเฉลีย่ แบบมีเงื่อนไข จากตัวอยางขางตน ถาตองการหาคาเฉลี่ยแบบมีเงื่อนไข AverageIF จะตองใชสูตร SUMIF และ COUNTIF มาผสมรวมกัน เปนสูตรใหมคือ AVERAGEIF = SUMIF / COUNTIF โดยถาตองการหาคาเฉลี่ยของขอมูลที่มีคามากกวา 20 จะตองหาคาผลรวม SUMIF กอน ดวยสูตร =SUMIF(A1:A6,">20",A1:A6) ซึ่งไดคาเปน 188 จากนั้นนับจํานวนแบบมีเงื่อนไขดวย COUNTIF ดวย สูตร =COUNTIF(A1:A6,">20") ซึ่งไดคาเปน 4 เนื่องจากมีตัวเลขตรงเงื่อนไข 4 คานั่นเอง ดังนั้นสูตรของ AverageIF ในกรณีนี้ไดแก =SUMIF(A1:A6,">20",A1:A6)/COUNTIF(A1:A6,">20") 63 ตรวจสอบเปรียบเทียบขอมูล จากตัวอยางขางตน ตองการตรวจสอบวาขอมูลในคอลัมน C (รายการใหม) มีรายการใดบาง ที่เปน รายการใหม และรายการใดบาง ซ้ําซอนกับรายการเดิม ทั้งนี้มีลําดับการตรวจสอบดังนี้ ลําดับที่ 1 ใชฟงกชัน vlookup ชวยคนหาขอมูลในคอลัมน C วารายการใดมีอยูในรายการคอลัมน A โดยแสดงผลลัพธในคอลัมน D ดวยสูตรดังนี้ • • • • • \=VLOOKUP(C2,$A$2:$A$7,1,FALSE) C2 ระบุวาตองการคนหาขอมูลในเซลล C2 $A$2:$A$7 ระบุชวงขอมูลที่ตองการคนหาเปรียบเทียบ แบบ Absolute 1 ระบุวาคอลัมนที่ตองการใชตรวจสอบคนหาคือคอลัมนแรก (คอลัมน A) False ระบุกฏการตรวจสอบวาขอมูลที่ตรวจสอบไมจําเปนตองเรียงลําดับ (Sorting) เมื่อปอนเซลลแรกเรียบรอยแลวก็ทําการคัดลอกสูตรไปยังเซลลถัดไปจนครบทุกเซลล จะ ปรากฏผลลัพธดังนี้ • หมายความวารายการที่ 4, 5 และ 7 เปนรายการใหม ไมปรากฏในรายการเดิม จึงแสดงผลดวย N/A ลําดับที่ 2 ใชฟงกชัน IF และ ISNA ชวยแสดงผลโดยขอมูลที่มีอยูแลว ใหแสดงดวยคําวา "ซ้ําซอน" และแสดงดวยคําวา "ขอมูลใหม" สําหรับรายการใหม ทั้งนี้สูตรที่ปรับปรุงจะเปนดังนี้ =IF(ISNA(VLOOKUP(C2,$A$2:$A$7,1,FALSE)),"ขอมูลใหม","ซ้ําซอน") ความหมายคือ ISNA จะตรวจสอบวารายการใด ที่มีคา Error เปนN/A ซึ่งไดแกรายการในแถวที่ 4, 5 และ 7 นั่นเอง ดังนั้นจึงใช IF มาแสดงผลขอความใหชัดเจนขึ้นนั่นเอง ซึ่งไดผลลัพธดังนี้64 ลําดับที่ 3 ใชคําสั่ง Format, Conditional Formatting แสดงผลคําวา “ขอมูลใหม” ดวยสีแดง • เลือกขอมูลในชวง E2:E7 • เลือกเมนูคําสั่ง Format, Conditional Formatting ปอนคําสั่งดังนี้ • คลิกปุม Format... เลือกรายการสีเปนสีแดง เมื่อคลิกปุม OK โปรแกรมจะทําการตรวจสอบ และแสดงผลคําวา “ขอมูลใหม” ดวยสีแดงดังตัวอยางขางตน ตรวจสอบจํานวนขอมูลซ้ําในชวง จากตัวอยางขางตน ตองการตรวจสอบวาขอมูลในชวงมีรายการใดบางที่ซ้ําซอนกัน และซ้ําซอนกัน กี่ครั้ง ทั้งนี้สามารถใชสูตรดังนี้ คลิกเมาสในเซลล B1 เพื่อปอนสูตร =COUNTIF($A$1:$A$18,A1) หมายความวาในตรวจสอบ ขอมูลในเซลล A1 วามีซ้ําซอนในชวง A1:A18 หรือไม ถาไมมีจะแสดงผลดวยเลข 1 แตถามีจะแสดงดวย ตัวเลขจํานวนขอมูลที่ซ้ําซอน ดังตัวอยาง 65 การคํานวณแบบมีเงื่อนไข ถาพนักงานมีตําแหนงเซลล จะไดรับเงินคาคอมฯ 5% ของรายไดแตละเดือน ยอดสุทธิรายไดของเซลล = รายได * 5% + รายได ยอดสุทธิรายได = I4*5%+I4 หมายเหตุ เปนยอดสุทธิของพนักงานทุกคน การตรวจสอบเงื่อนไข ใชฟงกชัน IF() =IF(เงื่อนไข,การกระทําเมื่อจริง,การกระทําเมื่อเท็จ) =IF(ถาพนักงานเปนเซลล, I4*5%+I4,I4) = IF(D4=”เซลล”, I4*5%+I4,I4) การคํานวณแบบ IF ซอน IF (เงื่อนไขซอนเงือ่ นไข) ถาพนักงานมีตําแหนงเปนหัวหนาทีม ใหยอดสุทธิเปนรายไดบวกคาคอมฯ 5% ของรายไดแตละ เดือน และถาพนักงานมีตําแหนงเปนเซลล ใหยอดสุทธิเปนรายไดบวกคาคอมฯ 3% ของรายไดแตละเดือน สวนพนักงานตําแหนงอื่นใหยอดสุทธิเทากับรายไดปกติ ตรวจสอบพนักงาน มีตําแหนงเปน “หัวหนาทีม” หรือไม ถาใช ให ยอดสุทธิ = รายได * 5% + รายได ถาไมใช ตรวจสอบพนักงาน มีตําแหนงเปน “เซลล” หรือไม ถาใช ให ยอดสุทธิ = รายได * 3% + รายได ถาไมใช ยอดสุทธิ = รายได ตรวจสอบ “ชื่อ” วาสามตัวอักษรแรก เปน “นาย” หรือไม ถาใช เอาคําวา “นาย” มาใสในคอลัมน คํานําหนา ถาไมใช เอาคําวา “นาง” มาใสในคอลัมน คํานําหนา 66 คะแนนสอบ 0 – 49 ได F 50 – 69 ได C 70 – 79 ได B 80 ขึ้นไป ได A ตรวจสอบ คะแนนสอบ นอยกวา 50 หรือไม ถาใช ใหเกรด F ถาไมใช ตรวจสอบ คะแนนสอบ นอยกวา 70 ถาใช ใหเกรด C ถาไมใช ตรวจสอบคะแนนสอบ นอยกวา 80 ถาใช ใหเกรด B ถาไมใช ใหเกรด A 67 การสั่งพิมพเอกสาร เอกสารที่สรางและจัดแตงเรียบรอยแลว สามารถสั่งพิมพโดยมีคาควบคุมการสั่งพิมพหลายลักษณะ ดังนี้ • เปดไฟลเอกสารที่ตองการสั่งพิมพ • เลือกคําสั่ง File, Print โดยจะปรากฏ Dialog Box ในการสั่งพิมพดังนี้ Page Range กําหนดหนาเอกสารที่ตองการสั่งพิมพ All สั่งพิมพเอกสารทุกหนา Page(s) เลือกพิมพเฉพาะหนาที่ระบุ Print What เลือกลักษณะการพิมพ Selection สั่งพิมพขอมูลที่กําหนดในแถบสี Active Sheet(s) สั่งพิมพขอมูลใน Sheet ที่เลือก Entire workbook สั่งพิมพขอมูลทุก Sheet Copies กําหนดจํานวนชุดที่ตองการ Collate ลักษณะการพิมพเอกสารเปนชุด Preview ปุมเรียกจอภาพแสดงผลกอนพิมพ สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ถาตองการสั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว สามารถคลิกที่ปุม ในแถบเครื่องมือมาตรฐาน โปรแกรมจะพิมพเอกสารโดยใชคาติดตั้งที่เคยกําหนด (กรณีที่เคยกําหนดมากอนหนานี้แลว) หรือสั่งพิมพ ตามที่โปรแกรมเห็นวาเหมาะสม (กรณีที่ไมเคยกําหนดคาติดตั้งใดๆ มากอน) 68 กําหนดหนากระดาษ (Page Break) Page Break เปนการการกําหนดพื้นที่พิมพงานโดยผูใชกําหนดไดอิสระ ซึ่งใชวิธีการเลื่อนตัวชี้ ตําแหนงไป ณ ตําแหนงที่ตองการกําหนดเปนจุดสิ้นสุดการจบหนากระดาษ แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Break แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ เนื่องจากแผนงานมีขนาดโตกวากระดาษ ดังนั้นกอนพิมพเอกสารควรตรวจสอบลักษณะ หนากระดาษกอนวามีลักษณะอยางไร โดยใชคําสั่ง File, Print Preview หรือคลิกปุม ตัวอยางกอนพิมพ ดังนี้ ซึ่งจะปรากฏ ในโหมดนี้จะมีปุมควบคุมการสั่งงาน ดังนี้ • • • • • • ปุม Next, Previous เลื่อนดูเนื้อหา ปุม Zoom ยอ/ขยายภาพ ปุม Print สั่งพิมพเอกสาร ปุม Setup ตั้งคาหนากระดาษ ปุม Margins ตั้งขอบกระดาษ ปุม Page Break Preview เขาสูโหมดภาพตัวอยางที่สามารถแกไขเอกสารได และ สามารถกลับสูโหมดปกติไดโดยเลือกคําสั่ง View, Normal • ปุม Close ปดโหมดภาพตัวอยาง กลับสูโหมดทํางานปกติ กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ กอนพิมพงานควรกําหนดลักษณะกระดาษ และลักษณะงานพิมพกอน โดยเลือกคําสั่ง File, Page Setup… หรือคลิกปุม Setup ในโหมด Preview ในหนาตางการทํางานของ Page Setup จะมีบัตรรายการเลือก ทํางาน 4 บัตร ไดแก 69 • • • • Page Margins Header/Footer Sheet กําหนดลักษณะกระดาษ กําหนดลักษณะขอบกระดาษ ตั้งคาหัว/ทายกระดาษ กําหนดลักษณะการสั่งพิมพแผนงาน คาควบคุมลักษณะกระดาษ • Orientation o Portrait o Landscape • Scaling o Adjust to % o Fit to • Paper size • Print quality • First page number แนวกระดาษ แนวตั้ง แนวนอน การกําหนดขนาดพื้นที่พิมพใหเหมาะสมกับกระดาษ สัดสวนการยอ/ขยาย กําหนดใหพิมพงานใหพอดีกับกระดาษจํานวนกี่แผน ขนาดกระดาษ คุณภาพงานพิมพ เลขหนาหนาแรก คาควบคุมขอบกระดาษ เลือกเพื่อจัดเนื้อหาใหอยู กึ่งกลางกระดาษ 70 คาควบคุมหัวกระดาษ/ทายกระดาษ เลือกรูปแบบ Header/Footer หรือกําหนดคาที่ตองการเอง คาควบคุมแผนงาน • Print Area กําหนดพื้นที่งานพิมพ • Print Titiles กําหนดสวนหัวเนื้อหาที่มีการซ้ํากันในทุกแผนกระดาษ (สวนหัวเนื้อหาอาจจะมีไดทั้งแนวตั้งและแนวนอน) • Print o Gridlines เลือกพิมพเสนกั้นเซลลหรือไม o Row and Column headings เลือกพิมพตัวเลขกํากับแถว ตัวอักษรกํากับ คอลัมนหรือไม o Black and white เลือกพิมพขาว/ดํา กรณีที่มีการจัดสีใหกับเนื้อหา o Comment เลือกพิมพ Comment หรือไม o Cell error as เลือกพิมพสวน Error ของเซลลในลักษณะใด • Page order กรณีที่งานพิมพมีปริมาณมาก จะพิมพเรียงลําดับลักษณะใด 71 นําเสนอขอมูลดวยกราฟ การนําเสนอขอมูลดวยกราฟและแผนภูมิ (Graph & Chart) ถูกใชกันโดยทั่วไปในการนําเสนอ ขอมูลกับผูอาน ผูฟง เนื่องจากเปนทางเลือกที่ดีในการสื่อขอมูลตางๆ ไดอยางรวดเร็ว และงายกวาการใช ตาราง ผูอาน ผูฟงสามารถเขาใจ และจดจําขอมูลไดเปนอยางดี การนําเสนอขอมูลลักษณะนี้ ตองแนใจวารูปแบบของกราฟที่เลือกใช เหมาะสมกับขอมูลที่จะ นําเสนอ ไมควรนําเสนอขอมูลเดียวกันโดยใชกราฟหลายรูปแบบผสมผสานกัน รูปแบบกราฟและแผนภูมิ และการเลือกใชงาน ตาราง (Table) ตาราง เปนการนําเสนอขอมูลที่นิยมใชกันอยางแพรหลาย แตบางครั้งก็อาจจะไมสามารถแสดง ความแตกตางของขอมูลไดชัดเจนเทาที่ควร กราฟวงกลม (Pie Graph) กราฟวงกลม จะนําเสนอเพื่อแสดงสัดสวนของขอมูลตางๆ ตอขอมูลทั้งหมดที่คิดเปน 100% การ นําเสนอขอมูลในรูปแบบนี้ จะตองมีการปรับ หรือคํานวณขอมูลในแตละสวน โดยใหผลรวมของขอมูล ทั้งหมดคิดเปน 100% และเทากับพื้นที่วงกลม และที่สําคัญตองพิจารณาดวยวาขอมูลมีไมมากจนเกินไป ไม ควรมีความแตกตางของจํานวนตัวเลขของขอมูลนอยเกินไป จนไมสามารถแบงแยกความแตกตางดวยสายตา โดยทั่วไปสัดสวนขอมูลตางๆ ควรมีขนาดไมนอยกวา 7% ในการสรางกราฟชนิดนี้ ควรใหสวนที่ขอมูลที่มี ขนาดใหญสุดเริ่มที่ 12 นาฬิกา และขนาดที่มีขนาดเล็กรองลงมาอยูถัดไปในทิศทางตามเข็มนาฬิกา การอธิบายขอมูล ควรมีคําอธิบายสั้นๆ และใหคําจํากัดความของขอมูลอยางคราวๆ สําคัญที่สุดตัว เลขที่แสดงอยูในสวนตางๆ ของกราฟวงกลม รวมกันแลวตองไดเทากับผลรวมของขอมูลทั้งหมด ที่คิดเปน 100% กราฟแทง (Bar Graph) กราฟแทง นิยมใชกันมากในการเปรียบเทียบ โดยสามารถนําเสนอไดทั้งแนวตั้ง และแนวนอน โดย กราฟแทงแนวตั้งนิยมนําไปใชในการเปรียบเทียบขอมูลชนิดเดียวกันที่เวลาแตกตางกัน สวนกราฟแทง แนวนอนมักใชเปรียบเทียบขอมูลตางชนิดกันที่เวลาเดียวกัน การแสดงผลดวยกราฟแทง ควรกําหนดจํานวนศูนยที่แกนตั้งไวเสมอ และความสูงไมควรถูกแบง หรือตัดทอน (หากไมจําเปนจริงๆ) นอกจากนี้ควรแสดงขอมูลทางสถิติกํากับไวเสมอ รวมทั้งจํานวนขอมูลที่ แปลความหมายไดงาย สามารถใชสีหรือลวดลาย หรือเนนความแตกตางของขอมูลชนิดตางๆ โดยใหความ กวางและระยะหางของแทงกราฟมีขนาดเทาๆ กันควรใชขนาดตัวอักษรที่ใหญพอที่จะอานไดชัดเจน เมื่อมี การยอภาพเพื่อพิมพ 72 กราฟแทงเดี่ยว เปนรูปแบบกราฟแทงที่นิยมใชกันอยางกวางขวาง การนําเสนอควรเริ่มจากกลุมควบคุมกอนเสมอ (กรณีนําเสนอขอมูลงานวิจัย) หรือคานอยที่สุดไปหาคามากที่สุด กราฟแทงกลุม เปนการเปรียบเทียบขอมูลระหวางกลุม โดยมีขอมูลชนิดเดียกัน 2 – 3 ชนิดกระจายในทุกกลุม กราฟเสน (Line Graph) รูปแบบการนําเสนอที่ใชกันมากทําไดงาย และใชไดกับขอมูลเกือบทุกชนิดใชในการเปรียบเทียบ ขอมูลแบบงายที่สุด จนถึงขอมูลที่ซับซอนที่สุด มักใชในการนําเสนอขอมูลที่ตองการใหเห็นแนวโนมของ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในชวงเวลาหนึ่งๆ มากกวาจะแสดงเพียงจํานวนตัวเลขที่แทจริงเทานั้น อยางไรก็ ตามหากกราฟเสนแสดงความสําคัญของขอมูลเพียงจุดเดียวการนําเสนอดวยคําบรรยายจะเหมาะสมกวา สวนสําคัญของการนําเสนอดวยกราฟเสน คือ สัญลักษณกําหนดจุดอางอิง (Reference point) โดย จะตองระบุความหมายของสัญลักษณประกอบดวยเสมอ วงกลมเปดจะเปนมาตรฐานของสัญลักษณ นอกจากนี้ก็ยังสามารถใชวงกลมปด, สามเหลี่ยมเปดและปด, สี่เหลี่ยมจตุรัสเปดและปด เปนตน หากจํานวน สัญลักษณถูกใชหมด ควรใชวิธีการนําเสนอโดยการแบงกราฟเสนเปนสองรูปจะเหมาะสมกวา แตถาจํานวน เสนกราฟเพิ่มไมมาก อาจจะใชสัญลักษณกากบาท หรือใชความแตกตางของเสน เชน เสนประ เสนทึบ เปน ตน อยางไรก็ตามในรูปกราฟเดียวกัน ไมควรใชสัญลักษณ หรือลายเสนหลายชนิดมากเกินไป คําอธิบายกราฟ (Legend) คําอธิบายกราฟ เปนสวนสําคัญที่จําเปนตองมี สัญลักษณที่นํามาสรางกราฟ เพื่อแสดงรายละเอียดสําคัญของกราฟ หรือ คําอธิบายแกนกราฟ (X/Y Title) คําอธิบายแกนของกราฟ โดยทั่วไปแกน X จะตองเขียนตามแนวนอน ในขณะที่แกน Y จะเขียนใน แนวตั้ง หรือแนวนอนก็ได โดยแนวนอนจะมีพื้นที่จํากัดกวา หรือจะเขียนไวเหนือแกน Y ก็ได ตัวอักษรและตัวเลขที่ประกอบแกน X และแกน Y ควรเปนตัวปกติ ในขณะที่ตัวอักษรและตัวเลขที่ ประกอบกราฟ ควรเปนตัวเอน ทั้งนี้ฟอนต Helvetica เปนที่นิยมมากที่สุด การจัดเตรียมขอมูล ขอมูลที่จะนํามาสรางกราฟ ควรถูกแปลงสภาพใหเปน ขอมูลในลักษณะตางๆ สรุปกอน ทั้งจากวิธีการวิเคราะหขอมูล หรือตารางสรุปสาระสําคัญ (Pivot Table) จากตารางขอมูลขางตน ถาตองการกราฟสรุปจํานวน ประเทศที่นําเขาสินคา ควรใชความสามารถของ Pivot Table เพื่อ สรุปผลดังรูป 73 ขอมูลที่สรุปแลว ดังตัวอยาง อยางไรก็ตามก็ยังไมเหมาะสมเทาที่ควร เนื่องจากยังไมไดจัดเรียง ขอมูลนั่นเอง นอกจากนี้ยังควรนําฟงกชัน COUNTIF, SUMIF มาชวยสรุปขอมูลที่สนใจ เพื่อสรางตารางขอมูลที่ เหมาะสม โดยรูปแบบของคําสั่ง ไดแก =COUNTIF(range,criteria) =COUNTIF(F2:F2156, “France”) =COUNTIF(G2:G2156, “Vinet”) =SUMIF(range,criteria,sum_range) =SUMIF(F2:F2156, “France”,W2:W2156) สรางกราฟดวย Function Rept ฟงกชัน Rept เปนฟงกชันแสดงอักขระตามจํานวนที่ระบุ จึงสามารถนํามาประยุกตสรางกราฟได ดังตัวอยาง โดยมีรูปแบบคําสั่งคือ ตัวอยาง * เรียงตอกัน 10 อักขระ \=REPT(อักขระ,จํานวนอักขระ) \=REPT(“*”,B3) แสดงอักขระ * เทากับคาขอมูลในเซลล B3 จึงไดเครื่องหมาย หมายเหตุ สามารถเลือกฟอนต Symbol เพื่อแสดงผลดวยอักขระพิเศษตางๆ 74 สรางกราฟดวย Chart Wizard ความสามารถเดนของโปรแกรม Excel ประการหนึ่งก็คือ การนําขอมูลมาสรางกราฟ โดยมีรูปแบบ ของกราฟใหเลือกใชอยางมากมาย และสามารถปรับเปลี่ยนไดอยางหลากหลาย ขั้นตอนที่ 1 สรุปขอมูลใหอยูในรูปตาราง ตองการนําเสนอกราฟสรุปยอดสั่งซื้อ, จํานวนรายการสั่งซื้อของประเทศ Argentina, Brazil และ Finland พรอมแสดงคา % ของแตละรายการเปรียบเทียบทั้งสามประเทศ • สรางชีทใหม • นําเขา Invoices จากไฟล Northwind.MDB • กําหนด Rang Name ใหกับขอมูลโดยเลือกขอมูลทั้งหมด แลวเลือกคําสั่ง Insert, Name, Create เลือกรายการ Top Row เพื่อกําหนดใหแถวบนสุดเปนชื่อเรียกชวงขอมูลแตละ คอลัมนโดยอัตโนมัติ • คลิกชีทใหม ตั้งชื่อเปน Summary • กําหนดขอมูล ดังตัวอยาง • ใชคําสั่ง SumIF, CountIF, Sum หาขอมูลลงในตารางสรุป o ยอดสั่งซื้อของ Argentina o ยอดสั่งซื้อของ Brazil o ยอดสั่งซื้อของ Finland o จํานวนใบสั่งซื้อของ Argentina 75 o จํานวนใบสั่งซื้อของ Brazil o จํานวนใบสั่งซื้อของ Finland o สรุปยอดรวมของยอดสั่งซื้อทั้งสามประเทศ o % การสั่งซื้อของ Argentina o % ใบ Order ของ Argentina ขั้นตอนที่ 2 กําหนดชวงขอมูลสรางกราฟ สรางชวงขอมูลสําหรับการสรางกราฟ จากตัวอยางคือ A2:E5 สามารถใชเทคนิคการเลือกชวงแบบไมตอเนื่อง เพื่อเลือกขอมูล ขั้นตอนที่ 3 สรางกราฟแบบ Wizard คลิกปุมเครื่องมือ Chart จาก Standard Toolbar หรือเลือกเมนูคําสั่ง Insert, Chart ปรากฏขั้นตอน การสรางแบบ Wizard 4 ขั้นตอนยอย ขั้นตอนที่ 4 เลือกประเภทของกราฟ ขั้นตอนแรกของ Chart Wizard คือการเลือกประเภทของกราฟ ซึ่งมีใหเลือกทั้ง 2 มิติ และ 3 มิติ เมื่อเลือกประเภทใหญไดแลว ก็เลือกประเภทยอย (Chart sub-type) 76 กราฟแตละประเภท จะมีกราฟยอยแตกตางกันออกไป ทั้งสองมิติ และสามมิติ และมีบางประเภทที่ จะใชกับขอมูลชุดเฉพาะ เชนกราฟ Stock จะใชสําหรับการนําเสนอมูลคาเงินในตลาดหลักทรัพย เปนตน ขั้นตอนที่ 5 ระบุแหลงขอมูลทีน่ ํามาสรางกราฟ (Data Source) ขั้นตอนนี้ จะระบุแหลงขอมูลที่นํามาสรางกราฟ จากรายการ Data range สามารถใชเทคนิคการ เลือกชวงขอมูลแบบไมตอเนื่อง (กดปุม C) ควบคุมการเลือกแหลงขอมูล โดยปกติ โปรแกรมจะกําหนด แหลงขอมูลอัตโนมัติ จากการเลือกขอมูลในขั้นตอนที่ 2 ใหอยูแลว รวมทั้งระบุรูปแบบการสรางกราฟวาจะนําขอมูลในแนวแถว (Rows) หรือคอลัมน (Columns) มา สรางเปนชุดขอมูลของกราฟ (Graph Series) ตัวอยางกราฟจากการเลือก Series in Rows ตัวอยางกราฟจากการเลือก Series in Columns 77 ขั้นตอนที่ 6 ระบุรายละเอียดตางๆ ในการนําเสนอกราฟ ขั้นตอนนี้ จะใชระบุคาควบคุมตางๆ ที่จําเปนจากบัตรรายการควบคุม 6 ใบ • Title - กําหนดหัวเรื่องของแผนภูมิ หัวขอแกน X และคาแกน Y • Axes - กําหนดคาแกน X แกน Y • Gridlines - กําหนดใหมีการตีเสนหลังแผนภูมิใหดูคางายขึ้น • Legend - รายละเอียดประกอบขอมูลสามารถกําหนดใหอยูบน ลาง ซาย หรือขวาของ แผนภูมิไดตามตองการ • Data Labels - ใหแสดงชื่อกํากับที่แผนภูมิ • Data Table - ใหแสดงขอมูลประกอบในรูปของตาราง ขั้นตอนที่ 7 ระบุชีทที่จะนําเสนอกราฟ ถาตองการนําเสนอกราฟเปนชีทอีกใบ ใหเลือกรายการ As new sheet แตถาตองการนําเสนอกราฟ รวมกับตารางขอมูลเดิมหรือรวมกับขอมูลในชีทใดๆ ก็เลือก As object in 78 องคประกอบของกราฟ แถบเครื่องมือ Chart Chart Title Legend Data Label แบบ Value Plot Area คําอธิบายแกน X Chart Area คําอธิบายแกน Y และคาแกน Y Gridlines ชื่อองคประกอบของกราฟ จะแสดงในสวนแรกของ Chart Tools หมายเหตุ การเปด/ปด Chart Tool ใชคําสั่ง View, Toolbars, Chart เปลี่ยนรูปแบบกราฟ การเปลี่ยนรูปแบบกราฟ ใหคลิกเมาสที่ Chart Area กอน แลวเลือกคําสั่ง Chart, Chart Type หรือ ใน Chart Tool คลิกจากปุมเครื่องมือ แตถามีการคลิกที่ Series ใดๆ แลวเลือกคําสั่งนี้ จะเปนการสรางกราฟแบบผสม 79 ยอ/ขยายกราฟ การยอ/ขยายกราฟ จะตองคลิกที่ Plot Area แลวใชเทคนิค Drag & Drop ที่ Handle ปรับแกไของคประกอบของกราฟ องคประกอบของกราฟ แกไขไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง Chart, Chart Options หรือใชเทคนิคคลิกเลือก แลวปรับแกไขจากเมนูที่เกี่ยวของ เชน ตองการยกเลิกการแสดงเสน Gridline ก็ใชวิธีคลิกที่เสน Gridline แลว กดปุม = ลบออกไป เปนตน คลิกเลือกเสน Gridline เสน ใดๆ แลวกดปุม =เพื่อลบ Data Series / Data Point รูปแสดงการเลือก Data Series จะมีเครื่องหมาย Black Handle กํากับที่ชุดของขอมูลเดียวกันในทุก กลุม การปรับแตงแกไข จะมีผลตอทุก Series รูปแสดงการเลือกเฉพาะแทงกราฟแทงใดแทงหนึ่ง หรือ Data Point การปรับแตงแกไข จะมีผล เฉพาะแทงนี้แทงเดียว 80 สี ลักษณะของกราฟ พื้นกราฟทั้ง Plot Area, Chart Area, แทงกราฟ หรือเสนกราฟแนวตางๆ สามารถใชเทคนิค การคลิก เลือกเปดบัตร Properties หรือดับเบิลคลิกเพื่อเปดบัตรรายการ Properties และปรับแกไขไดตาม ตองการ แกน Y 2 เสน เลือก Series ใดๆ แลวปรับแตงคา Properties โดยเลือกคา Secondary axis จากบัตรรายการ Axis จากนั้นปรับคา Gap width จากบัตรรายการ Options 81 ปรับแตงแกน Y เปดการแสดง Gridline แกน Y ดวยคําสั่ง Chart, Chart Option จะพบวาเสน Gridline ถี่มากเกินไป จึงควรปรับแตง โดยเปดบัตร Properties ของแกน Y ปรับแตงคา ดังนี้ ปรากฏผล ดังนี้ 82 Waterfall chart Water chart คือ กราฟแทงที่มีปรับคาเริ่มตนของแกน Y จาก 0 เปนคาใดๆ เพื่อใชเปรียบเทียบ เชน ตองการแสดงวามีกี่ประเทศที่มียอดสั่งซื้อมากกวา 800 รายการ การปรับแคเริ่มตนของแกน Y ใหเปดบัตร Properties ของแกน Y แลวปรับแกไขคา Category (X) axis Crosses at: ยายตําแหนงของแกน Y โดยปกติแกน Y จะแสดงที่ขอบซายของแกน X แตก็สามารถปรับยายตําแหนงไดโดยเขาสูบัตร Properties ของแกน X แลวปรับคา Value (Y) axis crosses at category number 83 Tick-mark labels: Tick-mark เพิ่มคําอธิบายแกน ตองการแสดงใหทราบวาประเทศ Argentina และ Brazil มีเซลลกลุมที่ 1 เปนผูดูแล ในขณะที่อีก สองประเทศ เปนเซลลกลุมที่ 2 ดังภาพถัดไป จึงตองเพิ่มพื้นที่ระหวางคําอธิบายแกน X กับเสนแกน X โดยปรับแค Offset เปน 1000 จาก บัตรรายการ Alignment ของบัตร Properties แกน X เพิ่มขอมูลหรือปรับเปลี่ยนแหลงขอมูล การเพิ่มขอมูล หรือปรับเปลี่ยนแหลงขอมูลของกราฟ ใชคําสั่ง Chart, Source Data หรือ Chart, Add Data ทั้งนี้จะมีตัวเลือกวาตองการสรางเปน Series หรือ Point นอกจากนี้ยังใชเทคนิค Copy, Paste ขอมูล ได 84 ตัวอยาง เพิ่มขอมูลดัง Sheet เลือกขอมูล เลือกคําสั่ง Edit, Copy เลือกชีทของกราฟ แลว Edit Paste จะปรากฏแทงกราฟชุดใหมในกราฟ Tornado Graph กราฟลักษณะนี้ จะตองปอนขอมูลคาหนึ่งเปนบวก อีกคาเปนลบ ดังตัวอยาง จากนั้นก็สรางกราฟแบบ Bar แลวปรับแตงคาที่จําเปน 2 รายการไดแก คา Data Series ใหแทง กราฟแตละแทงซอนในแนวเดียวกัน และมีขนาดโตชิดสนิทกัน 85 จากนั้นปรับแตงคาการแสดงผลในแกน X ใหดานซายของแกน เปนคาบวก กราฟรูปภาพ โดยปกติกราฟแทง จะนําเสนอดวยแทงสี หรือลวดลาย แตก็สามารถนํารูปภาพมาประยุกตได ดัง ตัวอยาง โดย Copy รูปภาพที่ตองการนํามาแสดง แลวคลิกแทงกราฟที่ตองการ จากนั้นเลือกคําสั่ง Edit, Paste รูปภาพจะแทนที่แทงกราฟในลักษณะเต็มแทง 86 แลวเปดบัตรรายการ Properties ของแทงกราฟ เลือกคําสั่ง Fill Effects กําหนดคาควบคุมการแสดง รูปภาพจากคําสั่ง Stack หรือ Stack and scale to… นอกจากนี้ยังสามารถคลิกปุม Select Picture… เพื่อเลือก รูปภาพจากบัตรรายการนี้ไดเชนกัน ปญหาการสรางกราฟเสน กรณีที่บางเซลลไมมีขอมูล ในการสรางกราฟเสน สําหรับขอมูลที่บางเซลลเปนคาวาง หรือไมมีการใสขอมูล ดังตัวอยางใน เซลลสีเหลือง เมื่อนํามาสรางเปนกราฟเสน จะเกิดปญหาการไมตอเนื่องของเสนกราฟ ดังรูป สังเกตที่จุดสีน้ําเงิน แสดงผลเพียง 2 จุด ตรงกลางชวงจะหายไป 87 Excel ไดเตรียมคําสั่งแกไขไว 2 วิธี คือ วิธีที่ 1 กําหนดใหคาวางเปนคา 0 โดย • เลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options... • เลือกบัตรรายการ Chart • คลิกถูกหนารายการ Plot empty cells as : เปน Zero วิธีที่ 2 เชื่อมจุดที่แสดงทั้งหมดเขาดวยกัน โดยใหถือวาตําแหนงที่ไมแสดงเปนคาใดๆ • เลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options... • เลือกบัตรรายการ Chart • คลิกถูกหนารายการ Plot empty cells as : เปน Interpolated Custom Chart กราฟที่สรางแลวกําหนดใหเปน Custom Chart ดวยคําสั่ง Chart Type โปรแกรมจะบันทึกไวเปน ไฟลชื่อ Xlusrgal.xls กราฟกับ Dynamic Text โดยปกติกราฟ จะมี Title หลายลักษณะซึ่งสามารถใชเทคนิค Dynamic Text Box มาชวยสรางได โดย 1. สรางกราฟที่ตองการ 2. วาด Shape หรือ Text Box ในกราฟ 3. คลิกเลือก Shape หรือ Text Box ที่วาด แลวคลิกใน Formula Bar 4. ปอนเครื่องหมาย = ตามดวยตําแหนงเซลลของขอความที่ตองการแสดงผลใน Shape หรือ Text Box 5. จัดแตง Shape หรือ Text Box ตามตองการ 88 กราฟวงกลม การสรางกราฟวงกลม จะนําขอมูลชุดหนึ่งมาคํานวณ % แลวนําเสนอในลักษณะกราฟ โดยมีคา ควบคุมสําคัญคือ ภาคใต ภาคเหนือ ภาคอีสาน ภาคกลาง • Series name-ใหขึ้นชื่อคอลัมนที่เลือก • Category name-ชื่อของขอมูลตามแถว • Value-แสดงคาของขอมูล • Percentage-คิดออกมาเปนเปอรเซนต • Bubble size-กําหนดรูปรางขนาดใหเปนแบบฟอง • Separator-กําหนดใหแยกชื่อขอมูลดวย ชองวาง หรือ , หรือ ; หรือ . หรือ ขึ้นบรรทัดใหม • Legend key-แสดงกรอบสีของขอมูล • Show Leader lines-ใหแสดงเสนนําหนา การแยกสวนของกราฟวงกลม สวนตางๆ ของกราฟวงกลม สามารถแยกได โดยตองคลิกเลือกใหเปน Point กอน 89 รูปแสดงการเลือกในโหมด Data Series ถาแยกออกจะเปนการแยกทุกชิ้น รูปแสดงการเลือก Data Point เพื่อแยกเฉพาะชิ้นที่สนใจ กราฟวงกลมผสม คาควบคุมสําคัญของกราฟวงกลม ดังขางตน คือรายการ Second plot contains the last …. Value คือ นําคากี่คาไปสรางเปนกราฟวงกลมชิ้นที่ 2 จากตัวอยางคือ สองคาสุดทายจาก Data Source นั่นเอง 90 Gantt chart ทานที่มีภาระเกี่ยวกับการวางแผนงานตางๆ คงจะคุนเคยกับ Gantt chart เปนอยางดี และคิดวา หลายๆ ทานคงทราบวาการใช Microsoft Project สราง Gantt chart นี้จะวางายก็งาย ยากก็ยาก แลวแตความ ถนัดของแตละคน แตสําหรับทานที่ตองการสราง Gantt chart ที่ไมซับซอนมากนัก และมีขอมูลใน Excel ก็ สามารถปฏิบัติดังนี้ • รายการป ค.ศ. ที่ปรากฏในคอลัมน D เปนตนไป ใหพิมพตามปกติ แตจัดตําแหนงดวย คําสั่ง Format - Cells - Alignment เลือกรายการ Orientation แลวกําหนดความกวางให เหมาะสม • การสราง Gantt chart จะวิธีการตรวจสอบวาขอมูลในเซลล D1 ตรงกับ B2 หรือไม ถา ตรงกันก็จะเปนจุดเริ่มตนของ Gantt chart ตอไปก็ตรวจสอบวา D1 ตรงกับ C2 หรือไม ดวยวิธีการดังนี้ o นําเมาสคลิกในเซลล D2 o เลือกเมนูคําสั่ง Format, Conditional Formatting... o กําหนดเงื่อนไขดังตัวอยาง o โดยเลือกรูปแบบที่ตองการจากปุม Format เมื่อเงื่อนไขเปนจริง o คัดลอกสูตรจาก D2 ไปตําแหนงอื่นๆ จะปรากฏผลลัพธดังนี้ 91 o ไมยากเลยใชไหมครับ ทดลองสรางชิ้นงาน แลวรันดูนะครับ และทดลองปรับ คาดังตัวอยางนี้ดูบางวาผลเปนอยางไร ชวงขอมูลกับการสรางกราฟ หนวยงานหนึ่งมีพนักงาน 100 คน จัดสอบวัดความรูวิชาคอมพิวเตอร ไดคะแนนดังตารางสรุป ตองการสรางกราฟนําเสนอผลการสอบวัดคะแนนรายคน และกราฟนําเสนอคะแนนเปนชวงๆ ละ 10 คะแนน สรางกราฟนําเสนอคะแนนรายบุคคล สรางกราฟนําเสนอคะแนนเปนชวง โดยสรุปตาราง ดังนี้ 92 • สรางชวงขอมูล “จํานวนพนักงาน” (G2:G11) • ปอนสูตร =FREQUENCY(A2:A101,F2:F11) แลวกดปุม • นําขอมูลที่ไดไปสรางกราฟ จํานวนพนักงาน 25 20 15 10 5 0 1 - 10 10 - 20 20 - 30 30 - 40 40 - 50 50 - 60 60 - 70 70 - 80 80 - 90 90 - 100 คาสูงสุด/คาต่ําสุดในกราฟ จากตัวอยางขางตน ตองการนําเสนอคาสูงสุด และคาต่ําสุดในกราฟ ตองเพิ่มอีก 2 คอลัมน ดัง ตัวอยาง 93 โดยคอลัมน Max ใชสูตร \=IF($B2=MAX($B$2:$B$101),$B2,NA()) และคอลัมน Min ใชสูตร \=IF($B2=MIN($B$2:$B$101),$B2,NA()) เพื่อหาคาสูงสุด และคาต่ําสุดจากตารางขอมูล จากนั้นสรางกราฟอีกครั้ง โดยเลือกชวงคะแนน, Max และ Mix XY Chart กราฟ XY จะเนนการนําเสนอเพื่อวิเคราะหการเกาะกลุม หรือกระจายของขอมูล ดังตัวอยาง 12 10 8 Series1 6 4 2 0 0 5 10 15 20 25 Stock Chart Stock Chart ใชนําเสนอขอมูลมูลคาเงินของตลาดหลักทรัพย ซึ่งตองปอนขอมูลในตารางดัง ตัวอยาง 94 10000000 9000000 8000000 7000000 6000000 5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 140 120 100 80 Volume Open High 60 40 Low Close 20 1/ 9/ 02 1/ 10 /0 2 1/ 11 /0 2 1/ 12 /0 2 1/ 7/ 02 1/ 8/ 02 1/ 5/ 02 1/ 6/ 02 0 Stock แบบ Volume, High, Low, Close, Open 3D Surface Graph กราฟพื้นผิวสามมิติ เปนกราฟที่ใชนําเสนอขอมูลที่เกี่ยวกับสมการทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร เพื่อวิเคราะหขอมูล 2 ชุด ดังตัวอยาง มีสมการ z=(x-10)3 + (y-100)2 เมื่อนํามาสรางปอนขอมูลในตาราง จะ ไดผลดังนี้ 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 -1000 8000-9000 7000-8000 6000-7000 5000-6000 4000-5000 3000-4000 2000-3000 z 1 2 3 4 5 x 6 1000-2000 0-1000 -1000-0 95 ฐานขอมูลใน MS-Excel MS-Excel มีฟงกชันการทํางานที่ชวยใหคุณทํางานเกี่ยวกับระบบฐานขอมูลที่ไมใหญมากนักได อยางสบายๆ และไมยากเลยดังที่คิด ดวยโปรแกรมนี้คุณจะพบวาการเก็บ, คนหา, แกไข/ลบขอมูล ตลอดจน นําขอมูลมาประมวลผลในลักษณะตางๆ เชน หายอดรวม, นับจํานวนรายการตามเงื่อนไข และพิมพรายงาน ในแบบตางๆ ทั้งแบบรายงานตัวอักษร, รายงานกราฟ หรือรายงานผสม การจัดเตรียมขอมูล ขั้นแรกจะตองนําชิ้นงานมาวิเคราะหและแยกเปนรายการยอยๆ เสียกอน ซึ่งมีศัพททางคอมพิวเตอร ใชเรียกรายการยอยๆ ของรายการขอมูลวา “ฟลด (Field)” ตัวอยางเก็บขอมูลเกี่ยวกับบุคคลในองคกร โดยมี รายละเอียดที่จะเก็บบันทึก ไดแก รหัสประจําตัว, ชื่อ-นามสกุล, วันเดือนปที่เกิด, ที่อยู, วันเดือนที่ที่เขา ทํางาน, ตําแหนง, หนวยงาน และเงินเดือน เปนตน สามารถแยกเปนฟลดยอยๆ ไดดังนี้ • รหัสประจําตัวแยกไมไดดังนั้นนับเปน 1 ฟลด • ชื่อ-นามสกุล ยังสามารถเปนรายการยอยๆ ไดอีก คือ o คํานําหนาชื่อ 1 ฟลด o ชื่อตัว 1 ฟลด o นามสกุล 1 ฟลด • ที่อยู ควรแยกเปน o บานเลขที่ o ถนน o ตําบล o อําเภอ o จังหวัด o รหัสไปรษณีย เมื่อวิเคราะหลักษณะงานเรียบรอยแลว ขั้นตอไปก็เปนการเก็บขอมูลไวในแผนงานของ Excel หรือ Worksheet โดยพิมพรายการฟลดในแถวเดียวกัน 1 ฟลดตอ 1 คอลัมน เรียกแถวนี้วา “Header Row” ตอจากนั้นก็นําขอมูลที่จะจัดเก็บปอนลงในแถวถัดไป 1 รายการขอมูลตอ 1 แถว เรียกรายการขอมูลแตละ แถววา Record ดังรูป รายการขอมูลแถวแรกควรอยูตอจาก Header Row 96 หากขอมูลในฟลดใดยาวมากๆ อยาพิมพแยกเซลลนะครับ ใหขยายความกวางพอประมาณ แลว พิมพขอมูลตามปกติ แตเมื่อขอมูลจะเกินระยะขอบขวาของเซลล คุณก็สั่งใหโปรแกรมตัดคําแลวขึ้นบรรทัด ใหม โดยการกดปุม AE จากนั้นพิมพขอมูลที่เกินในแถวที่ 2, 3 ... ไปเรื่อยๆ พบวาความสูงของแถว จะขยาย อยางนี้เปนวิธีบันทึกที่ถูกตองครับ ถาพิมพแยกเซลลเมื่อไรผิดเมื่อนั้น โปรแกรมจะคนหาและ คัดเลือกขอมูลไมถูกตอง การกรองขอมูลดวย AutoFilter การกรองขอมูล เปนการคัดเลือกขอมูลที่ตรงกับเงื่อนไข แลวนําเสนอบนจอภาพเพื่อเตรียม ประมวลผล หรือสั่งพิมพ ขอมูลที่จะนํามากรอง จะตองปอนใหอยูในรูปของตารางขอมูล (Database) กอน เสมอ • ปอนขอมูลลง Worksheet โดยแบงขอมูลเปนคอลัมน และรายการเนื้อความเปนแถว ทั้งนี้ รายการเนื้อความรายการแรก จะตองอยูติดกับหัวเรื่อง • เลื่อน Cell Pointer ไปอยูในพื้นที่ขอมูล (เซลลใดก็ได แตหามอยูนอกพื้นที่ หรืออยูในหัวเรื่อง) • ใชคําสั่ง Data, Filter, AutoFilter จะปรากฏ Drop Down List (ลูกศรชี้ลงมีขีดอยูใตลูกศร) ณ รายการหัวเรื่องแตละรายการ • ตองการกรองขอมูลรายการใด ก็เลื่อน Mouse Pointer ไปชี้ที่ Drop Down List ของรายการนั้น แลวคลิกเมาสจะปรากฏกรอบเมนูโตตอบ • เลือกรายการที่ตองการจากกรอบเมนูโตตอบ โดยเลือกรายการจากกรอบเมนู เชน เลือกรายการ "เหนือ" จากรายการภูมิลําเนา เพื่อกรองขอมูลเฉพาะรายการที่มีภูมิลําเนาเปน “ภาคเหนือ” การดึงขอมูลกลับมาสูสภาพเดิม ขอมูลที่กรองแลว หากตองการเรียกกลับสูสภาพเดิม เลือกคําสั่ง Data, Filter, Show All การยกเลิกการกรองขอมูล เลือกคําสั่ง Data, Filter, AutoFilter ซ้ําอีกครั้งหนึ่ง 97 การกรองขอมูลตามเงื่อนไข • เลื่อน Mouse Pointer ไปชี้ที่ Drop Down List ของรายการ ที่ตองการ แลว • คลิกเมาสจะปรากฏกรอบเมนู โตตอบ เลือกรายการ Custom เพื่อเปดกรอบโตตอบยอย แลว พิมพรายการที่ตองการ การระบุเงื่อนไข • • • • Equals ก* Equals จินดา Does not equals จินดา is greater than 500 เพื่อกรองขอมูลเฉพาะที่ขึ้นตนดวยตัว "ก" เพื่อกรองขอมูลเฉพาะที่มีรายการตรงกับคําวา “จินดา” เพื่อกรองขอมูลเฉพาะที่มีรายการไมตรงกับคําวา “จินดา” เพื่อกรองขอมูลเฉพาะที่มากกวา 500 Advanced Filter Advanced Filter เปนฟงกชันการกรองขอมูลที่เพิ่มความสามารถขึ้นเนื่องจาก Auto Filter มีเงื่อนไข ใหเลือกไดเพียง 2 เงื่อนไข ดังนั้นถาตองการใชเงื่อนไขกรองขอมูลมากกวานี้จะตองเขาทํางานในโหมด Advance Filter ในโหมดนี้ยังสามารถคัดลอกผลการกรองไปวางตําแหนงอื่นไดดวย การกรองในโหมด Advanced Filter จะตองเตรียมพื้นที่ทํางาน 3 สวนคือ • Data Source พื้นที่ขอมูลตนฉบับ • Criteria พื้นที่ระบุเงื่อนไข จะตองมีสวนหัว (Field Title) ตรงกับ Data Source ใหใชการคัดลอก Field Title จาก Data Source ไปวางในพื้นที่ Criteria เพื่อปองกันความ ผิดพลาดจากการปอนขอมูล • Output Area พื้นที่แสดงผลปลายทาง Output Area Data Source Criteria Area 98 รูปแบบเงื่อนไข • หลายเงื่อนไขในคอลัมนเดียวกัน เปนการเชื่อมเงื่อนไขดวย OR เชน กรองขอมูลบุคคลที่มีชื่อขึ้นตนดวย “ก” รวมกับบุคคลที่มีชื่อขึ้นตนดวย “จ” • หลายเงื่อนไข แตแยกคอลัมน เปนการเชื่อมเงื่อนไขดวย OR เชนกัน แตมีเงื่อนไขยอยเชื่อมกัน กรองขอมูลบุคคลที่ชื่อขึ้นตนดวย “ก” รวมกับบุคคลที่นามสกุลขึ้นตนดวย “ล” รวมกับบุคคล ที่มีภูมิลําเนาในภาค “ใต” • หลายเงื่อนไขในแถวเดียวกัน เปนการเชื่อมเงื่อนดวย AND เชน กรองขอมูลบุคคลที่ชื่อขึ้นตนดวย “ก” และตองมีภูมิลําเนาในภาค “ใต” การจัดเรียงขอมูล (Sorting) การจัดเรียงขอมูล เปนการนําขอมูลมาจัดลําดับโดยมีเงื่อนไขวาเรียงดวยคามากไปหานอย หรือนอย ไปหามาก ซึ่งมีรูปแบบการจัดเรียงดังนี้ การจัดเรียงขอมูลแบบเงื่อนไขเดียว • ปอนขอมูลลง Worksheet โดยแบงขอมูลเปนคอลัมน และรายการเนื้อความเปนแถว ทั้งนี้ รายการเนื้อความรายการแรก ควรอยูติดกับหัวเรื่อง (ลักษณะเดียวกับตัวอยางการกรองขอมูล) • นํา Cell Pointer ไปคลิกในคอลัมนที่ตองการใชเปนหลักในการจัดเรียง เชนถาตองการจัดเรียง ตามชื่อ ก็นําไปคลิกในคอลัมนชื่อ • กดปุม เพื่อจัดเรียงจากนอยไปมาก หรือมากไปนอยตามลําดับ การจัดเรียงขอมูลแบบหลายเงื่อนไข • ปอนขอมูลลง Worksheet โดยแบงขอมูลเปนคอลัมน และรายการเนื้อความเปนแถว ทั้งนี้ รายการเนื้อความรายการแรก ควรอยูติดกับหัวเรื่อง (ลักษณะเดียวกับตัวอยางการกรองขอมูล) • เลื่อน Cell Pointer ไปอยูในพื้นที่ขอมูล (เซลลใดก็ได แตหามอยูนอกพื้นที่ หรืออยูในหัวเรื่อง) แลวใชคําสั่ง Data, Sort ก็จะปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้ 99 • เลือกขอมูลที่ตองการใชเปนตัวหลักในการจัดเรียง จากตัวเลือก "Sort By" • เลือกลักษณะการจัดเรียง โดย o Ascending o Descending เรียงจาก A-Z, 0-9, ก-ฮ เรียงจาก ฮ-ก, 9-0, Z-A • ถาตองการกําหนดเงื่อนไขที่สอง สามารถเลือกจากรายการ Then by • เลือกปุม OK การเรียงขอมูลมากกวา 3 เงื่อนไข • วิธีที่ 1 เรียงขอมูลโดยจัดกลุมครั้งละ 3 เงื่อนไข และเรียงจากเงื่อนไขเล็กไปหาเงื่อนไขใหญ โดยแตละครั้งใหมีตัวเชื่อมการจัดเรียงดวย เชน มีขอมูล ดังนี้ “ภาค, จังหวัด, อําเภอ, ตําบล, หมูบาน, ชุมชน, รายได” จะตองกําหนดเงื่อนไขดังนี้ o ครั้งที่ 1 ใหจัดเรียงดวยเงื่อนไข “หมูบาน, ชุมชน, รายได” o ครั้งที่ 2 ใหจัดเรียงดวยเงื่อนไข “อําเภอ, ตําบล, หมูบาน” โดยมี “หมูบาน” เปน ตัวเชื่อม o ครั้งสุดทาย ใหจัดเรียงดวยเงื่อนไข “จังหวัด, อําเภอ, ตําบล” • วิธีที่ 2 รวมขอมูลใหเปนกลุมๆ ดวยเทคนิคการเชื่อมฟลด เชน o สรางฟลดใหม โดยรวมฟลด “จังหวัด, อําเภอ, ตําบล” ดวยคําสั่ง =จังหวัด&อําเภอ&ตําบล o นําฟลดใหม มาเปนเงื่อนไขหลักในการจัดเรียงขอมูล 100 การทํารายงานยอดสรุป (Sub - Total) รายงานยอดสรุป เปนรูปแบบรายงานที่นําขอมูลมาจัดเรียง และสรุปผลตามเงื่อนไขที่ตองการ เชน เรียงขอมูลตามลักษณะที่ตองการ เชน ตองการยอดสรุปเกี่ยวกับประเภทสินคา ก็ตองเรียงขอมูลดวยขอมูล ประเภทสินคา, ตองการยอดสรุปเกี่ยวกับตําแหนงพนักงาน ก็ตองเรียงขอมูลดวยขอมูลตําแหนงพนักงาน • เลือกคําสั่ง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้ • กําหนดรายการที่ตองการทํายอดสรุป (At Each Change In) โดยตองกําหนดตามขอมูลรายการ ที่เรียงไวในขอ 1 • กําหนดลักษณะการหายอดสรุป (ผลรวม, จํานวนนับ, คาเฉลี่ย ฯลฯ) ในตัวเลือก Use Function • กําหนดขอมูลที่ตองการใหสรุปยอด ในตัวเลือก Add Subtotal To • เลือก OK ก็จะปรากฏขอมูลใหมเปนรายงานยอดสรุปบนจอภาพ 101 การยกเลิกการทํา Sub-Total • เลือกเมนูคําสั่ง Data, Subtotal เลือกคําสั่งยอย Remove All ฟอรมขอมูล ฟอรมขอมูล เปนสวนที่นําขอมูลในลักษณะตาราง มาแสดงผลใหเห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นในลักษณะ แบบฟอรม โดยใหคลิกเมาสในพื้นที่ตารางขอมูล แลวเลือกคําสั่ง Data, Form… ซึ่งจะปรากฏหนาตาง ทํางาน ดังนี้ หนาตางฟอรมจะมีปุมควบคุม ดังนี้ • ปุม New เขาสูโหมดการปอนขอมูล • ปุม Delete ลบขอมูล • ปุม Restore ยกเลิกการปอน/แกไขขอมูล • ปุม Find Prev เลื่อนดูขอมูลที่แลว • ปุม Find Next เลื่อนดูขอมูลถัดไป • ปุม Criteria เขาสูโหมดการกรองขอมูล • ปุม Close ปดหนาตางฟอรม การกําหนดเงื่อนไขการกรองขอมูลในฟอรม การระบุเงื่อนไขการกรอง ถาเปนฟลดขอความใหปอนคําที่ตองการกรอง เชน แลวใชปุม Find Prev & Find Next เพื่อตรวจสอบขอมูล กรณีที่เปนตัวเลข หรือวันที่ ใหใสเครื่องหมายเปรียบเทียบนําหนาตัวเลข เชน 102 ตารางรวมขอมูล (Consolidate) ตารางรวมขอมูล เปนการนําขอมูลจากแผนงานตางๆ มารวมกัน และคํานวณผลตามรูปแบบ ฟงกชันที่กําหนด โดยจะตองปอนขอมูลในแตละแผนงานใหมีลักษณะเดียวกัน แตกตางกันเฉพาะคาตัวเลข เชน สรางแผนงานชื่อ Jan, Feb, Mar แลวปอนขอมูล ดังตัวอยาง เดือนมกราคม เดือนกุมภาพันธ เดือนมีนาคม จากนั้นสรางแผนงานใหม ชื่อ สรุปผล เริ่มรวมขอมูลโดย • เลือกคําสั่ง Data, Consolidate… • เลือกชวงขอมูลที่ตองการคํานวณจากรายการ Reference แลวคลิกปุม Add • เลือกฟงกชันคํานวณจากรายการ Functions 103 • คลิกเลือก Top row/Left column เพื่อกําหนดใหแถวแรก/คอลัมนแรกของชวงที่เลือก เปน ชื่อฟลด และคลิกเลือก Create link to souce data เพื่อสรางความสัมพันธกับแผนงาน ตนฉบับ เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะสรุปผลการรวมขอมูล ดังนี้ • คลิกปุม + เพื่อยุบหรือขยายรายละเอียดของแตละผลลัพธ Memo สามารถรวมขอมูลจากไฟล xls ไฟลอื่นได ตารางสรุปสาระสําคัญ (Pivot Table) ตารางสรุปสาระสําคัญเปนรายงานอีกรูปแบบหนึ่งที่นําเฉพาะคาคํานวณมาแสดงผล โดยไมแสดง รายละเอียดยอยของแตละรายการ และผูใชสามารถปรับแตงลักษณะของรายงานไดเองอิสระ การสราง Pivot Table ใหคลิกเมาสในพื้นที่ขอมูล แลวเลือกคําสั่ง Data, Pivot Table & Pivot Chart Report…จะปรากฏกรอบ ทํางานดังนี้ เลือกแหลงขอมูลการสรางงาน วาจะเปนแหลงขอมูลที่เลือกอยู (Microsoft Office Excel list or database) หรือแหลงขอมูลภายนอก (External data source) หรือแหลงขอมูลจากการรวมแผนงาน (Multiple consolidation range) จากนั้นเลือกรูปแบบรายงานวาจะเปนตารางสรุป หรือเปนกราฟสรุป แลวคลิกปุม Next กําหนดชวงขอมูลที่ตองการนํามาสรุปเปนตารางสรุปคา แลวคลิกปุม Next 104 เลือกวารายงานสรุปจะนําเสนอในแผนงานใหม (New worksheet) หรือแผนงานเดิม (Existing worksheet) แลวคลิกปุม Layout… เพื่อกําหนดลักษณะของรายงาน ลากฟลดมาวางในตําแหนงตางๆ ตามรูปแบบที่ปรากฏ จากนั้นคลิกปุม OK และ Finish โปรแกรม จะสรุปรายงาน ตามเงื่อนไขที่ระบุ เชน ถาตองการรายงานสรุปผลรวมเงินเดือน โดยจําแนกตามภูมิลําเนา และตําแหนง ก็ใหจัดวาง ดังนี้ 105 หรือ ปรับแกไขตารางสรุปสาระสําคัญ การแกไขตารางสรุปสาระสําคัญ ก็ทําไดงาย เพียงแตคลิกลากฟลดสลับตําแหนงเพื่อสรางรายงานที่ ตองการ หรือคลิกปุมเครื่องมือ Pivot Table จากแถบเครื่องมือ เปลี่ยนฟงกชันคํานวณ การเปลี่ยนฟงกชันคํานวณ ใหดับเบิลคลิกที่ฟลดคํานวณ ดับเบิลคลิกในชองนี้ เพื่อเลือกฟงกชันใหม 106 ปรับแตงหมวดหมู การแสดงตารางดวยวันที่ โปรแกรมจะนําคาวันที่แตละวันมาจัดเรียง ซึ่งทําใหผลออกมาไมตรงกับ ที่ตองการ สามารถปรับแกไขโดยคลิกขวาที่ฟลดวันที่ แลวเลือกคําสั่ง Group and Show Detail, Group… จะปรากฏรายการเลือกการจัดหมวดหมู ดังนี้ เลือกการจัดหมวดหมูในรายการ By เปน Year แลวคลิกปุม OK 107 108 ภาคผนวก 1 ประเภทกราฟ Area Chart Type Area charts show the relative importance of values over a period of time. Although area charts are similar to line charts, area charts emphasize the amount of change or magnitude of values, rather than time and the rate of change. Bar Chart Type Bar charts show individual figures at a specific time or illustrate comparisons between items. The subtypes stacked and 100-percent stacked bar charts show relationships to a whole. The categories on a bar chart are organized vertically, while the values are organized horizontally. This type of organization places more emphasis on comparisons and less emphasis on time. Column Chart Type Column charts show variation over a period of time or illustrate comparisons between items. The subtypes stacked and 100-percent stacked column charts show relationships to a whole. Although similar to a bar chart, a column chart's categories are organized horizontally, and its values are organized vertically. Line Chart Type Line charts show trends or changes in data over a period of time at even intervals. Although line charts are similar to area charts, line charts emphasize time flow and the rate of change, rather than the amount of change or magnitude of values. High-Low-Close and Open-High-Low-Close Chart SubTypes The high-low-close and open-high-low-close chart subtypes are almost exclusively used for tracking stock prices. The open-high-low-close chart subtype is also referred to as a candlestick chart. The high-low-close chart subtype is also used to track scientific data. The order in which your data is arranged on the worksheet is very important. The order of the data in worksheet rows or columns must be one of the following: • the high values, followed by the low and close values -or• the open values followed by the high, low, and close values 109 Pie Chart Type Pie charts show the relationship or proportions of the parts to the whole. This chart type is useful for emphasizing a significant element. A pie chart always contains one data series. If you select more than one data series when you create a pie chart, only one data series will be displayed. To display more than one data series in a round chart format, use the doughnut chart type. Doughnut Chart Type Doughnut charts are similar to pie charts except for two things: Doughnut charts have a hole in the middle of them, and they are able to display more than one data series. Doughnut charts are widely used in the Far East. Radar Chart Type Radar charts show the changes or frequencies of data series relative to a center point and to one another. Each category has its own value axis radiating from the center point. Lines connect all of the data markers in the same series. Radar charts are widely used in the Far East. XY (Scatter) Chart Type An xy (scatter) chart shows the relationship or degree of relationship between the numeric values in several chart data series or plots two groups of numbers as one series of xy coordinates. The xy chart shows uneven intervals of data. Xy charts are most commonly used for scientific data. The way in which the data is arranged on the worksheet is very important when creating an xy chart. The data must be arranged with the x values in one row or column, followed by one or more corresponding y values in the adjacent rows or columns. NOTE: Only xy charts have the ability to have both the x and y axes scaled. 3-D Area Chart Type This chart type shows a 3-D view of an area chart, which emphasizes the sum of plotted values and separates chart data series into distinct rows to show differences between the data series. 3-D Bar Chart Type This chart type shows a 3-D view of a bar chart, which emphasizes the values of individual items at a specific time or draws comparisons between items. The subtypes stacked and 100-percent stacked bar charts show relationships to a whole. 110 3-D Column Chart Type This chart type shows a 3-D view of a column chart in one of two variations: simple 3-D and 3-D perspective. The simple 3-D column displays the column markers along the x (or category) axis. The 3-D perspective chart compares data points along two axes: the x axis and the y (or series) axis. In both chart variations, the data series are plotted along the z axis. This chart type allows you to compare data within a data series more easily and still be able to view the data by category. 3-D Line Chart Type This chart type shows a 3-D view of a line chart as 3-D ribbons. This chart type is often used to display data attractively for presentations. 3-D Pie Chart Type This chart type shows a 3-D view of a pie chart, which emphasizes the data values in the front wedges. A pie chart always contains one data series. If more than one data series is selected when creating a pie chart, only one data series will be displayed. To display more than one data series in a round chart format, use the doughnut chart type. 3-D Surface Chart Type This chart type shows a 3-D view of what appears to be a rubber sheet stretched over a 3-D column chart. Surface charts are useful for finding the best combinations between two sets of data. This chart can be used to show relationships between large amounts of data that may otherwise be difficult to see. As in topographic maps, colors or patterns indicate areas that are of the same value. The colors do not mark the data series. The "wire frame" format displays the data in black and white. The contour chart formats provide a 2-D view of the data from above, similar to a 2-D topographic map. Ref: เว็บไซต Microsoft.com 111 ภาคผนวก 2 Keyboard Shortcut Document actions Open a file CTRL+O New file CTRL+N Save As F12 Save CTRL+S CTRL+P Find CTRL+F Replace CTRL+H Go to F5 Cursor Movement One cell up up arrow One cell down down arrow One cell right Tab One cell left SHIFT+Tab Top of worksheet (cell A1) CTRL+Home End of worksheet (last cell with data) CTRL+End End of row Home End of column CTRL+left arrow Move to next worksheet CTRL+PageDown Formulas Apply AutoSum ALT+= Current date CTRL+; Current time CTRL+: Spelling F7 Help F1 Macros ALT+F8 Selecting Cells All cells left of current cell SHIFT+left arrow All cells right of current cell SHIFT+right arrow Entire column CTRL+Spacebar Entire row SHIFT+Spacebar Entire worksheet CTRL+A Text Style Bold CTRL+B Italics CTRL+I Underline CTRL+U Strikethrough CTRL+5 112 Formatting Edit active cell F2 Format as currency with 2 decimal places SHIFT+CTRL+$ Format as percent with no decimal places SHIFT+CTRL+% Cut CTRL+X Copy CTRL+C Paste CTRL+V Undo CTRL+Z Redo CTRL+Y Format cells dialog box CTRL+1 สารบัญ บทที่ 1 แนะนํา Microsoft Excel ............................................................................................................................1 ความสามารถของโปรแกรม .........................................................................................................................1 การใชงานโปรแกรม.......................................................................................................................................2 หนาตางโปรแกรม ...........................................................................................................................................2 แถบสูตร และแถบแสดงสถานะ ............................................................................................................3 แผนงาน (Sheet)..........................................................................................................................................3 เซลล (Cell)...................................................................................................................................................3 แถบคําสั่ง (Menu Bar) ......................................................................................................................................3 แถบเครื่องมือ (Toolbar)...................................................................................................................................4 แถบเครื่องมือแบบฝงตัว/แบบลอยตัว...................................................................................................5 รูจักแถบเครื่องมือ......................................................................................................................................5 ปุมเครื่องมือ................................................................................................................................................6 คียลัดควบคุมแถบคําสั่งและแถบเครื่องมือ..........................................................................................7 ปดโปรแกรม ....................................................................................................................................................7 ขอจํากัดตางๆ ของ Excel................................................................................................................................8 เทคนิคการทํางานกับขอมูล .................................................................................................................................9 การเลื่อน Cell Pointer .......................................................................................................................................9 ชวงขอมูล (RANGE) ......................................................................................................................................10 กรณีที่ใชเมาส...........................................................................................................................................10 กรณีใชแปนพิมพ ....................................................................................................................................10 เทคนิคเกี่ยวกับการกําหนดชวงขอมูล .................................................................................................11 สรางชวงขอมูลอยางรวดเร็ว .................................................................................................................12 คัดลอกขอมูล ..................................................................................................................................................12 ยายขอมูล .........................................................................................................................................................12 การยกเลิกการทํางาน (Undo).......................................................................................................................12 มุมมองจอภาพ (Zoom View) ........................................................................................................................12 คียลัดที่ควรทราบ...........................................................................................................................................13 การปอนและแกไขขอมูล ...................................................................................................................................14 ประเภทขอมูล ................................................................................................................................................14 114 ขอสังเกตในการปอนขอมูล ..................................................................................................................15 การแกไขขอมูล ..............................................................................................................................................16 การลบขอมูล ............................................................................................................................................16 เทคนิคการปอนขอมูล ..................................................................................................................................16 การปอนขอมูลในชวง ............................................................................................................................16 การปอนขอมูลที่มีคาซ้ํากันในชวงเดียวกัน .......................................................................................16 การปอนขอมูลหลายบรรทัดในเซลลเดียวกัน ...................................................................................16 หลักการปอนวันที่ ...................................................................................................................................17 คียลัดในการปอนวัน/เวลา .....................................................................................................................17 Auto Fill ............................................................................................................................................................17 AutoFill กับตัวเลข ....................................................................................................................................18 สราง AutoFill ............................................................................................................................................19 เพิ่มหมายเหตุ (Comment)..............................................................................................................................20 Paste Special......................................................................................................................................................20 จัดการไฟล ............................................................................................................................................................21 จัดเก็บเอกสาร (Save) ....................................................................................................................................21 ปดไฟลเอกสาร (Close).................................................................................................................................22 สรางเอกสารใหม...........................................................................................................................................22 สรางเอกสารใหมจากแมแบบ .....................................................................................................................23 Import Text File ................................................................................................................................................23 การนําเขาไฟลขอมูลจาก MS Access ..........................................................................................................25 การคัดลอกไฟลสูแผนดิสก หรือสื่อบันทึกอื่นๆ.....................................................................................26 การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร .............................................................................................................26 การคนคืนเอกสาร..........................................................................................................................................27 การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกัน ............................................................................................28 ขอกําหนดการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสผานเครือขายอินเทอรเน็ต.............................................28 จัดการแผนงาน.....................................................................................................................................................29 การขยาย-ลดความกวางของคอลัมน .........................................................................................................29 การแทรกแถว/คอลัมน .................................................................................................................................30 การลบแถว/คอลัมน ......................................................................................................................................30 Tab Sheet...........................................................................................................................................................30 การเปลี่ยนแผนงาน .................................................................................................................................30 115 การเปลี่ยนชื่อแผนงาน ...........................................................................................................................30 การลบแผนงานออกจาก WorkBook.....................................................................................................30 การแทรกแผนงานใหมลงใน WorkBook.............................................................................................30 การยายตําแหนงแผนงาน.......................................................................................................................30 การสําเนาแผนงาน ..................................................................................................................................30 การสําเนาชีตขามไฟล ............................................................................................................................31 การปอนขอมูลลงใน Sheet หลาย Sheet...............................................................................................31 จัดแตงขอมูล .........................................................................................................................................................32 Formatting Toolbar ...........................................................................................................................................32 จัดขอมูลอยูกึ่งกลางชวง .........................................................................................................................32 จัดแตงขอมูลตัวเลข .......................................................................................................................................33 จัดรูปแบบตัวเลขหลักลาน ....................................................................................................................34 จัดตัวเลขผสมขอความ ...........................................................................................................................34 การยกเลิกรูปแบบการแสดงผลขอมูลตัวเลข จากเมนูคําสัง่ .................................................................35 การแสดงผลวันที่/เวลา .................................................................................................................................35 จัดแตงขอมูลดวย Style..................................................................................................................................36 จัดแตงขอมูลดวย AutoFormat......................................................................................................................36 เสนขอบเซลล (Borders) ................................................................................................................................36 จัดแตงดวยกราฟก .........................................................................................................................................36 Clip Art .......................................................................................................................................................37 การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน...................................................................................................37 จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ ............................................................................................................................38 เครื่องมือวาดภาพ ....................................................................................................................................40 การพิมพขอมูลในรูปวาด .......................................................................................................................42 การจัดแตงวัตถุ.........................................................................................................................................42 อักษรศิลป .................................................................................................................................................42 Drawing & Formula/Function ..........................................................................................................................42 การคํานวณคา .......................................................................................................................................................43 ผลรวมอัตโนมัติ (Autosum)..........................................................................................................................43 การคํานวณดวยสูตร (Formula)....................................................................................................................44 คาที่ใชในการคํานวณ .............................................................................................................................44 ลําดับความสําคัญของเครื่องหมายการคํานวณ .......................................................................................44 116 ขอมูลเกี่ยวกับสูตร.........................................................................................................................................45 เชื่อมขอมูลเขาดวยกัน ..................................................................................................................................45 การคํานวณแบบสัมบูรณ .............................................................................................................................46 การคํานวณดวยฟงกชนั สําเร็จรูป (Function).............................................................................................48 รูปแบบฟงกชนั ........................................................................................................................................48 Range name.......................................................................................................................................................49 การแกไข Range name..............................................................................................................................50 Function Wizard..........................................................................................................................................50 ฟงกชันหมวด Math and Trigonometry...................................................................................................51 ฟงกชันหมวด Text and Data...................................................................................................................52 สูตรปดตัวเลข...........................................................................................................................................52 ฟงกชันสุมคาตัวเลข................................................................................................................................55 สรางชุดขอมูลใหมจากการรวมเซลล ..................................................................................................55 ฟงกชันตรวจสอบคาผิดพลาด (Error)..................................................................................................56 การคํานวณวันที่.............................................................................................................................................56 ฟงกชันวันที่/เวลา ....................................................................................................................................56 =DATE(year,month,day)............................................................................................................................57 คํานวณหาอายุ, อายุงาน (ป) ..................................................................................................................57 วันหยุดเสาร/อาทิตย................................................................................................................................58 คํานวณวันทํางานไมรวมวันหยุด .........................................................................................................59 คํานวณคาวันสุดทายของเดือน (วันสิ้นเดือน)...................................................................................60 คนหาคาสุดทายของชวงขอมูล .............................................................................................................60 หาคามากที่สุด หรือคานอยทีส่ ุด ..........................................................................................................61 คนหาลําดับทีข่ องคาตัวเลขที่สนใจ .....................................................................................................61 ผลรวมแบบมีเงื่อนไข .............................................................................................................................62 คาเฉลี่ยแบบมีเงื่อนไข ............................................................................................................................62 ตรวจสอบเปรียบเทียบขอมูล ................................................................................................................63 ตรวจสอบจํานวนขอมูลซ้ําในชวง .......................................................................................................64 การคํานวณแบบมีเงื่อนไข .....................................................................................................................65 การคํานวณแบบ IF ซอน IF (เงื่อนไขซอนเงื่อนไข).........................................................................65 การสั่งพิมพเอกสาร .............................................................................................................................................67 117 สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว .......................................................................................................................67 กําหนดหนากระดาษ (Page Break) ..............................................................................................................68 แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ .......................................................................................................................68 กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ ....................................................................................................68 คาควบคุมลักษณะกระดาษ ...................................................................................................................69 คาควบคุมขอบกระดาษ..........................................................................................................................69 คาควบคุมหัวกระดาษ/ทายกระดาษ ....................................................................................................70 คาควบคุมแผนงาน ..................................................................................................................................70 นําเสนอขอมูลดวยกราฟ ....................................................................................................................................71 รูปแบบกราฟและแผนภูมิ และการเลือกใชงาน .....................................................................................71 ตาราง (Table) ............................................................................................................................................71 กราฟวงกลม (Pie Graph).........................................................................................................................71 กราฟแทง (Bar Graph)..............................................................................................................................71 กราฟแทงเดี่ยว..........................................................................................................................................72 กราฟแทงกลุม ..........................................................................................................................................72 กราฟเสน (Line Graph).............................................................................................................................72 คําอธิบายกราฟ (Legend).........................................................................................................................72 คําอธิบายแกนกราฟ (X/Y Title) ............................................................................................................72 การจัดเตรียมขอมูล........................................................................................................................................72 สรางกราฟดวย Function Rept.......................................................................................................................73 สรางกราฟดวย Chart Wizard........................................................................................................................74 ขั้นตอนที่ 1 สรุปขอมูลใหอยูในรูปตาราง ..........................................................................................74 ขั้นตอนที่ 2 กําหนดชวงขอมูลสรางกราฟ..........................................................................................75 ขั้นตอนที่ 3 สรางกราฟแบบ Wizard.....................................................................................................75 ขั้นตอนที่ 4 เลือกประเภทของกราฟ....................................................................................................75 ขั้นตอนที่ 5 ระบุแหลงขอมูลที่นํามาสรางกราฟ (Data Source) .......................................................76 ขั้นตอนที่ 6 ระบุรายละเอียดตางๆ ในการนําเสนอกราฟ ................................................................77 ขั้นตอนที่ 7 ระบุชีทที่จะนําเสนอกราฟ...............................................................................................77 องคประกอบของกราฟ ................................................................................................................................78 เปลี่ยนรูปแบบกราฟ .....................................................................................................................................78 ยอ/ขยายกราฟ ..........................................................................................................................................79 118 ปรับแกไของคประกอบของกราฟ .............................................................................................................79 Data Series / Data Point..............................................................................................................................79 สี ลักษณะของกราฟ ...............................................................................................................................80 แกน Y 2 เสน ............................................................................................................................................80 ปรับแตงแกน Y........................................................................................................................................81 Waterfall chart ............................................................................................................................................82 ยายตําแหนงของแกน Y .........................................................................................................................82 เพิ่มคําอธิบายแกน ...................................................................................................................................83 เพิ่มขอมูลหรือปรับเปลี่ยนแหลงขอมูล ..............................................................................................83 Tornado Graph ..................................................................................................................................................84 กราฟรูปภาพ ...................................................................................................................................................85 ปญหาการสรางกราฟเสน กรณีที่บางเซลลไมมีขอมูล ....................................................................86 Custom Chart ..............................................................................................................................................87 กราฟกับ Dynamic Text............................................................................................................................87 กราฟวงกลม .............................................................................................................................................88 การแยกสวนของกราฟวงกลม..............................................................................................................88 กราฟวงกลมผสม ....................................................................................................................................89 Gantt chart...................................................................................................................................................90 ชวงขอมูลกับการสรางกราฟ .................................................................................................................91 คาสูงสุด/คาต่ําสุดในกราฟ ....................................................................................................................92 XY Chart.....................................................................................................................................................93 Stock Chart..................................................................................................................................................93 3D Surface Graph .......................................................................................................................................94 ฐานขอมูลใน MS-Excel.......................................................................................................................................95 การจัดเตรียมขอมูล........................................................................................................................................95 การกรองขอมูลดวย AutoFilter.....................................................................................................................96 การดึงขอมูลกลับมาสูสภาพเดิม ..........................................................................................................96 การยกเลิกการกรองขอมูล .....................................................................................................................96 การกรองขอมูลตามเงื่อนไข ..................................................................................................................97 การระบุเงื่อนไข .......................................................................................................................................97 Advanced Filter.................................................................................................................................................97 รูปแบบเงื่อนไข ........................................................................................................................................98 119 การจัดเรียงขอมูล (Sorting) ...........................................................................................................................98 การจัดเรียงขอมูลแบบเงื่อนไขเดียว ....................................................................................................98 การจัดเรียงขอมูลแบบหลายเงื่อนไข ...................................................................................................98 การเรียงขอมูลมากกวา 3 เงื่อนไข ........................................................................................................99 การทํารายงานยอดสรุป (Sub - Total)........................................................................................................100 การยกเลิกการทํา Sub-Total..................................................................................................................101 ฟอรมขอมูล ..................................................................................................................................................101 การกําหนดเงือ่ นไขการกรองขอมูลในฟอรม..................................................................................101 ตารางรวมขอมูล (Consolidate) ...................................................................................................................102 ตารางสรุปสาระสําคัญ (Pivot Table).........................................................................................................103 ปรับแกไขตารางสรุปสาระสําคัญ ......................................................................................................105 เปลี่ยนฟงกชนั คํานวณ..........................................................................................................................105 ปรับแตงหมวดหมู.................................................................................................................................106 ภาคผนวก 1 ประเภทกราฟ ..............................................................................................................................108 Area Chart Type..............................................................................................................................................108 Bar Chart Type................................................................................................................................................108 Column Chart Type.........................................................................................................................................108 Line Chart Type ..............................................................................................................................................108 High-Low-Close and Open-High-Low-Close Chart SubTypes.....................................................................108 Pie Chart Type ................................................................................................................................................109 Doughnut Chart Type .....................................................................................................................................109 Radar Chart Type............................................................................................................................................109 XY (Scatter) Chart Type.................................................................................................................................109 3-D Area Chart Type ......................................................................................................................................109 3-D Bar Chart Type ........................................................................................................................................109 3-D Column Chart Type .................................................................................................................................110 3-D Line Chart Type.......................................................................................................................................110 3-D Pie Chart Type .........................................................................................................................................110 3-D Surface Chart Type..................................................................................................................................110 ภาคผนวก 2 Keyboard Shortcut .........................................................................................................................111 |
ว ธ แก เคร องซ ม-ซ ง a10ล อคซ ม
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.apacode Inc.
