Copyright 2016 by Sara2u.comAll rights reserved
Contact us : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. | This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. |
Facebook | Site Map
Sara2u.com อัพเดตข่าวไอที บทความ Tips&Tricks การใช้งานคอมพิวเตอร์
ใครเคยเจอปัญหาเกี่ยวกับการที่ต้องมาตั้งค่าหน้ากระดาษใน EXCEL ทีละ Sheet บ้าง ซึ่งต้องเสียเวลาที่เราต้องมาตั้งค่าที่ละ sheet จริงๆแล้ว วิธีนี้เป็นวิธีง่ายมาก ซึ่งคนอื่นอาจจะทราบกันแล้ว แต่เพื่อให้คนอื่นได้ทราบด้วย ผู้เขียนมีวิธีง่ายๆ คือ
- เปิด File ที่ต้องการตั้งค่าในแต่ละ Sheet ขึ้นมา และในที่นี้ เราต้องการให้แต่ละ sheet ตั้งค่าหน้ากระดาษเท่าๆกัน โดยที่ไม่ต้องตั้งค่าใหม่ในแต่ละ sheet
- กด Ctrl ค้างไว้ แล้วนำเมาส์ไปคลิก Sheet ที่ต้องการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในที่นี้ Sheet ที่ต้องการ จะมี Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 สังเกตที่หัวจะขึ้นว่า Group แสดงว่าเรากำลังทำรายการนี้ถูกต้อง
3. จากนั้น ไปคลิกที่ file > page setup แล้วใส่ค่าที่เราต้องการ และคลิก OK
4. แล้วเราลองดูผลลัพธ์ที่เราได้ทำไป จะเห็นได้ว่า ทุก Sheet จะมีค่าหน้ากระดาษเท่ากันทุก Sheet แล้วเราไม่ต้องไปเสียเวลา ตั้งที่ทุก Sheet
ผู้เขียนหวังว่าคงจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่กำลังฝึกใช้งาน Excel หรือยังไม่ทราบน่ะค่ะ
เทคนิคง่ายๆ กับการใช้ Excel : การตรึงแนว
เทคนิคง่ายๆ กับการใช้ Excel : การตรึงแนว
เมื่อเรามีได้ข้อมูลดิบที่มีจำนวนคอลัมน์เยอะๆ หรือจำนวนแถวเยอะ ๆ เวลาที่เราเลื่อนดูข้างมูลที่อยู่ด้านล่างหรือด้านข้าง จะทำให้หัวข้อของเราเลื่อนขึ้นหายไป เมื่อเราต้องการดูหัวข้อก็ต้องเลื่อนขึั้นไปดูใหม่ ทำให้ไม่สะดวกในการทำงาน บางครั้งมีตาลายกันไปบ้าง ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดในการดูข้อมูลได้ เราจังต้องใช้เครื่องมือในการตรึงแนวเข้ามาช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น
วิธีตรึงแถวใน Excel
1. เปิดเอกสารใน Excel ที่ต้องการ
2. เลือก "มุมมอง" ที่แถบริบบอนด้านบน
3. กดเลือก ตรึงแนว (Freeze Panes)
4. จะมีเมนูตรึงแนว 3 หัวข้อได้แก่
- ตรึงแนว
- ตรึงแนวแถวบนสุด
- ตรึงข้อลัมน์แรก
5.
เนื่องจากข้อมูลที่เลือกมาเป็นตัวอย่างมีคอลัมน์หลายคอลัมน์และมีแถวหลายรายการ จึงเลือกใช้ หัวข้อแรก "ตรึงแนว" ต้องวางเม้าส์ใน เซลล์ C2 เพื่อให้คอลัมน์ทางด้านซ้าย 2 คอลัมน์แสดงผล และ ล็อคหัวตารางด้านบนด้วย ดังภาพด้านล่าง
ในบทความนี้ผมจะมาเสนอวิธีการใช้งาน Microsoft Excel ในเรื่องการสร้างหัวตารางอัตโนมัติ หลายๆท่านอาจจะสงสัยว่าหัว ดังนั้น ในจุดรับลงทะเบียน ผู้เข้าร่วมงานจะต้องลงทะเบียนโดยการ เซ็นต์ชื่อ กรอกเบอร์โทรติดต่อ และหน่วยงาน (ดังรูปภาพด้านล่าง)
ตารางอัตโนมัติหมายถึงอะไร ? อยากจะให้ลองนึกภาพว่า หากสถานที่ทำงานของเรามีการจัดการประชุมหรือสัมนาครั้งยิ่งใหญ่ อีกทั้งเราต้องมารับหน้าที่ในการเตรียมข้อมูล เตรียมรายชื่อของผู้เข้าร่วมงาน เตรียมเอกสารสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมงาน โดยที่รายชื่อของผู้เข้าร่วมนั้นมีประมาณ 100 – 200 คน
หรือผู้เข้าร่วมงานอาจจะมีมากถึง 1000+ คน
การสั่งพิมพ์โดยไม่ได้ตั้งหัวตารางอัตโนมัติ
จากรูปภาพตัวอย่างข้างบน ลองจิตนาการว่าถ้าหากเรามีฟอร์มลงทะเบียนมากกว่าสองแผ่น และผู้เข้าร่วมงานต้องลงทะเบียน เซ็นต์ชื่อในหน้าที่ 2 หรือ 3 แล้วไม่รู้ว่า ช่องที่ 1,2,3 ที่ว่างไว้จะต้องกรอกอ่ะไรบ้างเนื่องจากไม่มีหัวตารางระบุเอาไว้ จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการลงทะเบียน เพราะต้องย้อนกลับมาดูหัวตารางในหน้าที่ 1 นั้นเอง
ถ้าหากเราใช้วิธีเดิมๆ ในการ Copy หัวตารางมาวางไว้ในแถวที่คิดว่าจะเป็นหัวตารางของอีกหน้า ซึ่งวิธีการนี้เป็นวิธีการที่เสียเวลามากที่สุด เพราะเราจะต้องมานั่งกะระยะของแถวว่าแถวไหนจะเป็นหัวตารางของหน้านั้นๆ ดังนั้นในหัวข้อนี้ผมจะมาแนะนำวิธีการสั่งพิมพ์เอกสาร โดยที่มีหัวตารางติดมาให้โดยอัตโนมัติในทุกหน้าที่เราสั่งพิมพ์ ส่วนจะเป็นวิธีไหนนั้นมาดูกันเลย….
วิธีการสั่งพิมพ์หัวตารางอัตโนมัติให้ติดทุกหน้าเอกสารใน Excel
- ในตัวอย่างผมได้ทำการสร้างหัวตารางไว้ในแถวที่ 1
- เมื่อมีหัวตารางแล้ว ขั้นตอนแรกให้เราไปที่แท็บ PAGE LAYOUT แล้วเลือกครื่องมือที่มีชื่อว่า Print Title ในกลุ่มเครื่อง Page Setup
- ขั้นตอนที่สองในหน้าต่างของแท็บ Sheet ให้เราตั้งค่าในส่วนของ Rows to repeat at top โดยคลิกที่รูปตารางท้ายช่องกรอกข้อความ ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดการทำซ้ำของแถวซึ่งจะปรากฏอยู่ด้านบนของหน้ากระดาษ นั้นก็คือแถวที่ 1 หรือหัวตารางที่เราจะทำซ้ำนั้นเอง
- ขั้นตอนที่สาม ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดแถวที่ต้องการจะทำเป็นหัวตารางอัตโนมัติโดยโดยให้เราคลิกที่แถวที่ 1 จากนั้นกด ENTER บนแป้นพิมพ์ 1 ครั้ง
- หลังจากนั้นในส่วนของ Rows to repeat at top จะปรากฏแถว 1 ที่เราได้เลือกไว้เป็นหัวตารางอัตโนมัติ จากนั้นให้เรากด OK
- ย้อนหลับมาหน้า Worksheet อีกครั้ง เราจะเห็นว่าไม่มีอ่ะไรเปลี่ยนแปลงเลย ซึ่งแน่นอนการตั้งค่า Print Title จะไม่มีผลต่อหน้าเอกสารที่เราทำงานอยู่แต่จะมีผลก็ต่อเมื่อเราสั่งพิมพ์งานเอกสาร
- ขั้นตอนสุดท้ายคือการพิมพ์เอกสารให้กด Ctrl+P หรือไปที่แท็บ File – > Print
- จะเห็นได้ว่าในส่วนของ Print Preview(ตัวอย่างก่อนพิมพ์) จะปรากฏหัวตารางที่เราได้กำหนดไว้ในทุกๆ หน้าเอกสารของการพิมพ์ โดยที่ไม่เราต้องมานั่ง Copy หัวตารางมาไว้ทุกๆ หน้าให้ปวดหัวอีกต่อไป
เพียงไม่กี่ขั้นตอนการในกำหนดหัวตารางอัตโนมัติให้ปรากฏบนหน้าเอกสารทุกๆ หน้า ซึ่งเราสามารถทำได้ด้วยตัวเองง่ายๆ หากใครเห็นว่าบทความนี้มีประโยชร์ก็สามารถแชร์ส่งต่อให้กับเพื่อนๆ ได้นะคับ..
แสดงความคิดเห็น
ความเห็นทั้งหมด