การ เก็บข้อมูลใน รูป แบบ Excel มี ลักษณะ อย่างไร

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือในการทำงานกับข้อมูลสำหรับการเริ่มต้น สามารถจัดเก็บข้อมูล เตรียมข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูล นำเสนอในรูปแบบ Dashboard ได้ เหมาะสำหรับผู้ที่ใช้งาน Microsoft Excel อยู่แล้ว และมีข้อมูลไม่มากนัก ไม่มีความซับซ้อนในการคำนวณหรือประมวลผลมากนัก และ แสดงผลไฟล์ของ Excel (.xlsx)

เครื่องมือใน Microsoft Excel

ใน Microsoft Excel มีเครื่องมือในการทำงานกับข้อมูลมากมาย และ มีสูตรในการคำนวณต่าง ๆ มากมายที่ใครที่จะต้องทำงานกับข้อมูลควรจะเรียนรู้

สูตรคำนวณ

สูตรใน Microsoft Excel มีมากมาย สำหรับคนที่ทำงานกับข้อมูล ควรศึกษาสูตรดังนี้

• สูตรในการสรุปข้อมูล ได้แก่ SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, COUNTA เป็นต้น
• สูตรเพื่อการสรุปผลตามเงื่อนไข ได้แก่ SUMIFS, AVERAGEIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT เป็นต้น
• สูตรเกี่ยวกับการ Lookup เพื่อสืบค้นข้อมูลจากหลายตาราง ได้แก่ VLOOKUP, XLOOKUP เป็นต้น
• สูตรเพื่อทำงานกับข้อความ เพื่อการ Cleansing Data ด้วย Power Query
• สูตรเพื่อทำงานกับวันที่

Excel Table

Table คือเครื่องมือนึงใน Excel เพื่อเปลี่ยนข้อมูลจาก ช่วงข้อมูล (range) ไปเป็น ตาราง (table) โดยจะมีความสามารถในการนำข้อมูลไปใช้สร้าง PivotTable ที่มีความยืดหยุ่นสูง (Dynamic PivotTable) สามารถสร้างการสรุปผลที่แถวสุดท้าย (Total Row) การอ้างอิงข้อมูลใน Table ในสูตรคำนวณจะเปลี่ยนไป เช่น =SUM(Sales[Total]) คือการหาผลรวมของคอลัมน์ Total ของตาราง Sales

Power Query

Power Query คือเครื่องมือใน Microsoft Excel และ Power BI เพื่อทำการนำเข้าข้อมูลจากหลายแหล่งข้อมูล พร้อมมีความสามารถในการทำ ETL (Extract, Transform, Load) ปรับแต่ง คำนวณ รวมข้อมูล แยกข้อมูล ซึ่ง Power Query นั้นจะได้ภาษา M (M Language) เพื่อนำข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการทำการวิเคราะห์ข้อมูลต่อไปในอนาคต ด้วยเครื่องมือในการทำ Data Analytics ต่อไป

Power Pivot

Power Pivot คือ เครื่องมือในการทำ Data Model จัดรูปแบบ (Formatting) สร้างความสัมพันธ์ข้อมูล (Relationships) จัดกลุ่มลำดับ (Hierarchy) และทำการคำนวณด้วย DAX (Data Analytic Expression) เพื่อสร้าง Columns, Measures หรือ Table ตามที่ต้องการ เพื่อนำผลลัพธ์ไปใช้ในการสร้างรายงาน หรือ Dashboard ต่อไป

Power Pivot เพื่อการคำนวณสร้าง Columns และ Measures

Power Pivot ใช้สำหรับการสร้าง Data Model กำหนดรูปแบบ และ สร้างความสัมพันธ์ของข้อมูล (Relationships)

PivotTable

PivotTable คือ เครื่องมือในการสรุปผลนำข้อมูลที่พร้อมในการวิเคราะห์ (อาจจะมีจาก Table, Data Model ที่ได้จาก Power Query) นำมาสรุปผลโดยเลือกสูตรการคำนวณ จัดกลุ่ม และจัดรูปแบบในรูปแบบตาราง สามารถใช้ร่วมกับ Conditional Formatting และยังมีสูตรคำนวณที่จะใช้นำข้อมูลใน PivotTable ไปแสดงในตารางของ Excel ด้วย Function GetPivotData() หรือนำไปใช้สร้าง PivotChart ต่อไปในอนาคตได้อีกด้วย โดย PivotTable ช่วยให้เราสรุปผลต่าง ๆ ได้มากมาย

PivotChart

PivotChart คือ การนำเอาข้อมูลที่ได้สรุปไว้แล้วจาก PivotTable หรือข้อมูลจาก Data Model

มาแสดงผลในรูปแบบของ Visualization หรือ Chart ซึ่ง Excel มีกราฟให้เลือกมากมาย อาทิ Column, Bar, Pie, Donut, Line, Treemap, Sunburst, Pareto, Map เป็นต้น ซึ่งเราสามารถสร้างกราฟได้ใน Excel ได้ไม่ยาก
 

ข้อจำกัดของ Excel

1. Excel มีการจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ โดยใน 1 Sheet เก็บข้อมูลได้สูงสุด 1,048,756 rows หากจะเก็บมากกว่านี้อาจจะต้องเก็บหลาย Sheet หรือ หลายไฟล์
2. การทำงานกับ version ของ Excel ที่ต่างกันอาจจะไม่สามารถเปิดไฟล์ที่ทำแล้วกับ Excel version ต่ำกว่าได้
3. Excel ไม่เหมาะกับการเปิดไฟล์ขึ้นมาทำงาน พร้อมกันหลาย ๆ คน
4. ไม่เหมาะกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีหลายทีม เช่น ทีมเตรียมข้อมูล ทีมที่จัดทำ ผู้ที่ดู เป็นต้น

ทั้งหมดก็จะเห็นว่า Microsoft Excel มีความสามารถในการทำงานกับข้อมูลอยู่หลายเครื่องมือ ส่วนไหนยังไม่เคยลองใช้ หรือ เรียนรู้ หากเราทำได้ก็จะช่วยให้ใช้ศักยภาพของ Microsoft Excel ออกมาให้เต็มประสิทธิภาพ และยังใช้เวลาในการศึกษาไม่มาก (Learning Curve ไม่มาก) แต่หากใช้คล่องแล้วและต้องการต่อยอด หรือ มีข้อจำกัดของ Excel ก็ขยับขยายไปยังเครื่องมืออื่น ๆ เพิ่มเติม เพื่อช่วยให้ตอบโจทย์ของธุรกิจของเราได้ เช่น Power BI, SQL Server เป็นต้น

บทความที่เกี่ยวข้อง