ความจำเป็นในการฝึกอบรมมีความหมายตรงกับข้อใด

ลักษณะของการฝึกอบรมในองค์กร

การจัดฝึกอบรมในองค์กรนั้นอาจมีทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ บางครั้งอาจไม่ต้องมีขั้นตอนอะไรมาก ไม่จำเป็นต้องใช้สถานที่ในการจัด หรือไม่ต้องมีพิธีรีตรองอะไรให้ยุ่งยาก ขณะเดียวกันก็มีการฝึกอบรมอย่างจริงจังที่ต้องมีการจัดการรายละเอียดมากมายด้วยเช่นกัน ซึ่งการฝึกอบรมในองค์กรนั้นมีลักษณะใหญ่ๆ ดังนี้

1. การฝึกอบรมสำหรับการเริ่มต้นงานใหม่ (Orientation Training)

การฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่นี้มีอยู่ 3 ลักษณะใหญ่ๆ ที่ต้องใส่ใจรายละเอียดต่างกันไปดังนี้

• 1.1 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษา : การฝึกอบรมสำหรับเด็กจบใหม่อาจจะต้องใส่ใจรายละเอียดตั้งแต่ขั้นตอนพื้นฐาน และไม่ควรยากจนเกินไปนัก เพื่อให้เขาเริ่มปรับตัวในการทำงานได้ดี สำหรับเด็กจบใหม่อาจต้องปูพื้นฐานเรื่องวัฒนธรรมองค์กร ระบบ ระเบียบ ตลอดจนความรู้เบื้องต้นต่างๆ

Internship Program

ปัจจุบันการฝึกงานสำหรับนิสิตนักศึกษาเริ่มมีความเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น บางองค์กรจัดโปรแกรมการฝึกงานที่เสมือนทำงานจริงไม่ต่างจาก Orientation Training เลย โดยนิสิตนักศึกษาจะได้ทดลองทำงานจริงไปพร้อมกับเรียนรู้องค์กร ตลอดจนฝึกอบรมในด้านต่างๆ โปรแกรมการฝึกงานที่จริงจังนี้บริษัทสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับทั้งคนภายนอกและเหล่าคนรุ่นใหม่ไปพร้อมกันด้วย ทั้งยังเป็นบททดสอบความสามารถที่ดี และองค์กรก็ใช้การฝึกงานนี้เป็นกระบวนการสรรหาพนักงานไปในตัว ใครที่มีศักยภาพก็มักจะได้จ้างงานต่อหลังจากเข้าโปรแกรมการฝึกงานเสร็จ ปัจจุบันมีโครงการฝึกงานที่เป็นจริงเป็นจังน่าสนใจมากมายหลากหลายสาขา บริษัทที่มีโครงการที่ดีก็ย่อมต้องมีคนให้ความสนใจเป็นจำนวนมาก และต้องทำการคัดเลือกไม่ต่างจากการคัดเลือกคนเข้าทำงานในบริษัทเลยทีเดียว โดยตัวอย่างของโครงการที่น่าสนใจก็ได้แก่

• Growing with AIS (GA) : เป็นโครงการฝึกงานภาคฤดูร้อนกับยักษ์ใหญ่อย่าง AIS และเป็นหนึ่งในโครงการฝึกงาน Internship with AIS ที่ได้รับความสนใจอย่างดีเยี่ยมทีเดียว โดย AIS พัฒนาโครงการฝึกงานในรูปแบบที่มีการฝึกฝนอบรมอย่างจริงจังมานาน เปิดรับในทุกสาขาอาชีพ เพื่อเปิดโอกาสให้เด็กรุ่นใหม่ได้แสดงศักยภาพของตนได้ทุกรูปแบบ
• a team junior : โครงการฝึกงานที่ไม่เหมือนใครและได้รับความสนใจจากคนรุ่นใหม่อย่างมากนี้เป็นโปรแกรมการฝึกงานที่สร้างสรรค์โดยนิตยสาร a day เพื่อให้เด็กรุ่นใหม่ได้ทดลองทำงานนิตยสารจริงในรูปแบบ On Job Training ที่เด็กฝึกงานที่ได้รับการคัดเลือกทุกคนจะต้องทำนิตยสารของทีมออกมาวางตลาดขายจริงเป็นประจำทุกปี
• SCB Internship : สำหรับสายงานธนาคาร โครงการฝึกงานธนาคารไทยพาณิชย์ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่ได้รับความสนใจจากนิสิตนักศึกษาเป็นอย่างมาก เพราะในโครงการจะมีการฝึกงานอย่างจริงจัง มีการอบรมต่างๆ รวมถึงการฝึกงานแบบ On Job Training ด้วย

• 1.2 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสบการทำงานแล้ว : สำหรับพนักงานใหม่ที่เคยผ่านงานมาแล้ว อาจไม่ต้องมีการฝึกอบรมในเรื่องพื้นฐานมาก แต่โฟกัสไปที่การฝึกอบรมเรื่องานเลยเพื่อให้พร้อมทำงานให้เร็วที่สุด หรือไม่หากเป็นงานที่คุ้นเคยอยู่แล้วก็อาจฝึกแบบทำงานจริงเพื่อให้พนักงานใหม่ได้ลองปรับตัวให้เข้ากับระบบการทำงานของบริษัท เป็นต้น สำหรับพนักงานใหม่นี้อาจเพิ่มเติมเรื่องวัฒนธรรมองค์กร และระบบ ระเบียบ การทำงานเข้าไปด้วย
• 1.3 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ย้ายหน่วยงานภายในองค์กร : สำหรับพนักงานในองค์กรที่มีการย้ายแผนกหรือหน่วยงานที่ไม่ต้องเทรนด์เรื่องความสามารถเฉพาะทาง อาจไม่ต้องทำการฝึกอบรมอะไรมาก และอาจไม่ต้องมีการชี้แจงเรื่องวัฒนธรรมองค์กรใหม่ อาจมุ่งไปที่เรื่องการฝึกทักษะในการทำงานโดยตรง หรือให้ฝึกไปพร้อมกับการทำงานจริงเพื่อเป็นการปรับตัวไปเลย

2. การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาศักยภาพเดิมให้มีขีดความสามารถเพิ่มขึ้น (Skill Development Training)

การฝึกอบรมลักษณะนี้เป็นการเพิ่มพูนทักษะการทำงานของพนักงานให้ก้าวหน้าและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งยังเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรโดยรวมด้วย การฝึกอบรมในส่วนนี้อาจเป็นการฝึกอบรบเฉพาะทางที่ไม่เหมือนกัน ฝ่าย HR ควรสั่งเกตศักยภาพของพนักงานแต่ละคน รวมถึงภาพรวมของแต่ละแผนก ว่าควรเสริมการอบรมตรงจุดใดด้วย

3. การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มเติมองค์ความรู้ใหม่ (Unfamiliar Knowledge Training) 

การฝึกอบรมลักษณะนี้คือการเสริมองค์ความรู้ใหม่ๆ ให้กับพนักงานในองค์กร โดยควรเป็นองค์ความรู้ที่เขาไม่คุ้นเคยหรือมีทักษะมาก่อน ในขณะเดียวกันองค์ความรู้นั้นก็ควรเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานในบริษัท และทำให้องค์กรก้าวหน้าด้วย ฝ่าย HR ควรหูตากว้างไกลอยู่เสมอ สรรหาการอบรมใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์มาให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานไม่หยุดอยู่กับที่ มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเมื่อมีความก้าวหน้าก็ทำให้พนักงานมุ่งมั่นในการทำงานได้ยิ่งขึ้นด้วย

Management Training

อีกหนึ่งการอบรมที่สำคัญก็คือการอบรมระดับบริหารจัดการ เพราะบรรดาหัวหน้างานต่างๆ นอกจากจะต้องบริหารเรื่องงานแล้วยังต้องบริหารเรื่องบุคคลด้วย จริงอยู่ที่ว่าบางคนอาจเก่งเรื่องงานแต่ไม่เก่งเรื่องคน แต่ฝ่าย HR เองก็สามารถช่วยส่งเสริมสนับสนุนเรื่องนี้ได้เช่นกัน เพื่อเพิ่มศักยภาพในการบริหารงานบุคคลได้ดียิ่งขึ้น เพราะหัวหน้าที่ดีนั้นจะทำให้ลูกน้องอย่างทำงานร่วมด้วยไปนานๆ ลดอัตราการลาออก และทำให้ฝ่าย HR ทำงานได้สะดวกขึ้น ทั้งยังช่วยแบ่งเบาภาระในการบริหารงานบุคคลได้ดีอีกด้วย

HR ที่มีข้อสงสัยหรือมีคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q. คิดว่าเราควรปรับแผนพัฒนาบุคคลอย่างไรบ้างในปี 2021 จากผลกระทบของ covid

โควิคส่งผลกระทบกับเราในหลากหลายทางมาก ก็เลยต้องกลับมาจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่เราจะมาโฟกัสกันใหม่ เลยอยากฟังไอเดียจากเพื่อนๆ ในหลากหลายบริษัทว่ามีการปรับแผนไปอย่างไรบ้าง อะไรที่ยังคงทำอยู่และอะไรที่ต้องเปลี่ยนไปแบบพลิกหน้ามือคะ

A. ควรมีการจัดสรรทรัพยากรใช้ให้มีความคุ้มค่า หมายถึง เงิน คน เครื่องจักร วัตถุดิบ และการบริหารจัดการ คนที่เป็นผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือผู้ที่มีส่วนในการบริหารงาน จำเป็นจะต้องมีการวินิจฉัยองค์กร ว่าปัจจุบัน มีถานณ์การเป็นอย่างไร เพื่อวางแผนกับสถานการณ์โควิดซึ่งไม่รู้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่…

รูปแบบของการฝึกปฎิบัติงานในองค์กร

รูปแบบของการฝึกปฎิบัติงานในองค์กรนั้นมีอยู่ 4 ลักษณะใหญ่ๆ ด้วยกัน ฝ่ายบุคคลสามารถพิจารณาให้ถ้วนถี่ว่ารูปแบบใดเหมาะกับการฝึกปฎิบัติงานในแต่ละคนหรือแต่ละตำแหน่งมากที่สุด

การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training / OJT)

การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้คือการให้พนักงานคนนั้นๆ ได้ทดลองทำงานจริงไปพร้อมกับการเรียนรู้เลย โดยใช้ประสบการณ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงาน การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้มักจะเหมาะกับธุรกิจที่ไม่มีความเสี่ยงสูง หรือไม่ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะทางมากนัก รวมถึงมีแนวโน้มในการสร้างความเสียหายน้อยให้กับสังคมหรือคนทั่วไป

 ข้อดี 

• ไม่ต้องเสียเวลาในการฝึกปฎิบัติงานนาน
• ได้ทดสอบความสามารถและวัดศักยภาพในการทำงานจริง
• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

 ข้อเสีย 

• อาจเกิดผลเสียหรือผลกระทบต่อธุรกิจได้ง่าย เพราะเป็นการทำงานจริง
• หากเป็นงานที่มีความเสี่ยง ต้องใช้ความสามารถเฉพาะทาง มีโอกาสสร้างปัญหาได้สูง
• ไม่สามารถปกปิดความลับของบริษัทได้ เพราะต้องเปิดเผยทั้งหมดในการทำงานจริง
• ไม่มีเวลาปรับพื้นฐานในเรื่องอื่นๆ ที่จำเป็น
• เป็นการทำงานแบบลองผิดลองถูก อาจไม่มีเวลาในการสอนงาน หรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน
• ระบบการทำงานในองค์รวมอาจไม่ดี

CHECK!!

ทำอย่างไรให้การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) มีประสิทธิภาพมากที่สุด 

การฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน (Off Job Training)

การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้มักจะเป็นการฝึกที่แยกส่วนจากการทำงานจริง ซึ่งมักเป็นการเตรียมตัวและฝึกฝนความชำนาญก่อนการเริ่มทำงานจริง การฝึกลักษณะนี้บางครั้งอาจเป็นเพียงการปูพื้นฐานความรู้ ระบบการทำงานในองค์รวม ก่อนที่แต่ละคนจะเริ่มทำงานจริง หรือบางครั้งก็เป็นการจัดการฝึกฝนอย่างจริงจัง โดยเฉพาะความสามารถเฉพาะทางทั้งหลาย เพื่อเวลาทำงานจริงจะได้พร้อมและเกิดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด บางครั้งอาจจะเป็นการทำงานเสมือนจริง ในสถานการณ์ที่จำลองขึ้น หรือบางครั้งก็เป็นการอบรมการใช้เครื่องมือให้ถูกวิธี ก่อนที่จะลงมือปฎิบัติงานจริง เป็นต้น การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้เหมาะกับงานที่มีความเสี่ยงสูง ต้องการความชัดเจน แน่นอน ตลอดจนงานที่มีความเสี่ยงต่อชีวิต แต่บางครั้งองค์กรใหญ่ๆ ก็อาจมีการฝึกงานลักษณะนี้เป็นพื้นฐานในงานทุกรูปแบบอยู่แล้ว โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาในการเริ่มต้นงานใดๆ

 ข้อดี 

• เกิดความผิดพลาดได้น้อย เพราะทุกคนได้ทดลองทำงานมาอย่างเชี่ยวชาญก่อนเริ่มงานจริง
• พนักงานมีองค์ความรู้พื้นฐานที่แน่น ตลอดจนมีทักษะชำนาญการที่ดี
• พนักงานเกิดความมั่นใจในการทำงาน ส่งผลให้ทำงานได้ดี
• งานมีประสิทธิภาพมากกว่า
• มีเวลาในการเรียนรู้ ถามไถ่ ตลอดจนแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน
• องค์กรทำงานเป็นระบบเดียวกันได้ดีกว่า

 ข้อเสีย 

• กินเวลาในการฝึกอบรมที่นาน ทำให้เสียเวลาได้
• ใช้งบประมาณค่อนข้างสูง

การฝึกปฎิบัติงานแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Development Job Training) 

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวไกลยิ่งขึ้น และทุกองค์กรต้องการประหยัดเวลาให้มากที่สุด การฝึกปฎิบัติงานในรูปแบบเรียนรู้ด้วยตนเองนี้จึงเริ่มมีบทบาทมากขึ้นเรื่อยๆ ฝ่าย HR (และฝ่ายต่างๆ) อาจจะจัดทำชุดการเรียนรู้ด้วยตัวเองไว้ให้พนักงานแต่ละแผนกเรียนรู้ไปตามความถนัดที่ต่างกัน หรืออาจเป็นการสร้างระบบ E-Learning แบบออนไลน์ ที่เป็นชุดการเรียนรู้ให้พนักงานทุกคนสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองในทุกสถานที่ ทั้งนี้การทำ E-Learning มักเป็นความรู้พื้นฐานขององค์กรที่พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองแบบไม่ยากนัก หรือเป็นชุดเรียนรู้ที่จะช่วยเสริมทักษะสำหรับการทำงานในแต่ละตำแหน่งที่จะช่วยเพิ่งศักยภาพตลอดจนปรับความเข้าใจและระบบการทำงานให้ตรงกัน การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้มักจะเหมาะกับงานทั่วๆ ไป ที่ไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องทักษะมากนัก ขณะเดียวกันก็เหมาะกับการเทรนด์ที่มีองค์ความรู้มากๆ เพราะใน E-Learning สามารถบรรจุความรู้ลงไปได้ และผู้เรียนสามารถย้อนกลับมาดูได้ตามต้องการ หรือใช้เวลาเรียนรู้ได้ตามต้องการ

ข้อดี 

• องค์กรไม่เสียเวลาในการอบรมปฎิบัติงาน
• พนักงานสามารถเลือกเรียนรู้ได้ตามเวลาที่สะดวก
• ประหยัดงบประมาณในระยะยาว เพราะองค์ความรู้สามารถใช้ซ้ำและอธิบายได้ไม่จำกัดเวลาหรือจำนวนคนที่รับรู้
• บริหารจัดการสื่อได้ง่าย สร้างสรรค์สื่อให้มีความน่าสนใจได้ไม่จำกัดรูปแบบ
• สร้างความเข้าใจได้ดี

 ข้อเสีย 

• ขาดการสื่อสารสองทาง (Two Way Communication) ที่อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้
• ไม่มีการถามตอบ หรือทำให้พนักงานไม่กล้าสักถาม
• ควบคุมองค์ความรู้และความลับของบริษัทได้ยาก
• ควบคุมเวลาการเรียนรู้ได้ยาก ขึ้นอยู่กับศักยภาพและความสนใจของแต่ละบุคคล

การฝึกปฎิบัติงานแบบผสมผสาน (Mixed Pattern Job Training)

บางครั้งบางลักษณะงานอาจต้องการการฝึกฝนแบบผสมผสานทั้งแบบ การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training / OJT) หรือ การฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน (Off Job Training) เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอย่างชำนาญและเริ่มต้นทำงานจริงให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเฉพาะสายงานที่เกี่ยวกับวิทยาศาสตร์ ตลอดจนอุตสาหกรรมการผลิตทั้งหลาย ที่การผิดพลาดแม้เพียงน้อยนิดอาจสร้างผลกระทบอันใหญ่หลวงในหลายมิติได้ นอกจากนี้องค์กรยุคปัจจุบัน (โดยเฉพาะองค์กรระดับใหญ่) ยังเสริมการฝึกปฎิบัติงานแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Development Job Training) เข้ามาด้วย ทั้งแบบบังคับให้เรียนรู้ตามตำแหน่งงาน และแบบศูนย์เรียนรู้รวมที่แชร์ความรู้ให้พนักงานสามารถเลือกเรียนรู้ได้ด้วยความสนใจของตนเอง และสิ่งที่ตัวเองต้องการพัฒนาศักยภาพให้ดีขึ้น

 ข้อดี 

• พนักงานมีองค์ความรู้ที่รอบด้าน ครบ แน่น พร้อมในการปฎิบัติงาน
• พนักงานมีตัวเลือกในการพัฒนาศักยภาพหลากหลายรูปแบบ ไม่น่าเบื่อ
• ธุรกิจมีความเสี่ยงน้อยลง
• พนักงานมีศักยภาพ องค์กรมีประสิทธิภาพ
• องค์กรมีการทำงานที่เป็นระบบระเบียบ

 ข้อเสีย 

• ใช้งบประมาณที่สูง
• ใช้เวลาในกระบวนการที่ค่อนข้างนาน

การอบรมเชิงปฎิบัติการ (Workshop)

การฝึกฝนปฎิบัติการที่กำลังได้รับความนิยมและกระจายไปยังทุกสายงานมากขึ้นเรื่อยๆ ก็คือ “การอบรมเชิงปฎิบัติการ (Workshop)” ซึ่งการฝึกฝนลักษณะนี้มักจะอยู่ระหว่าง การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training / OJT) กับ การฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน (Off Job Training) คือมักจะเป็นคอร์สเสริม เพิ่มเติมความสามารถ อาจไม่ใช่เป็นการเพิ่มเติมที่เป็นหลักหรือเป็นจริงเป็นจังนัก แต่ในขณะเดียวกันก็อาจเป็นคอร์สเร่งด่วนที่เป็นจริงเป็นจังและจำเป็นสำหรับบางสายงานได้เช่นกัน การทำ Workshop นี้มักเป็นกิจกรรมพิเศษที่ไม่ได้ทำร่วมกับการทำงานจริง และมักจะใช้เวลาไม่นานเท่ากับการฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน รวมถึงใช้เวลาไม่นานในการเตรียมงานสำหรับสร้างกิจกรรมฝึกฝนในรูปแบบนี้ด้วย หัวใจสำคัญของการทำ Workshop ก็คือการได้ลงมือทำงานจริง หรือลงมือทดลองปฎิบัติจริง ที่ไม่ใช่แค่การนั่งฟังบรรยายเฉยๆ และทำให้การฝึกฝนปฎิบัติการนั่นไม่เกิดความน่าเบื่อ

CHECK!!

การฝึกอบรมแบบระบบห้องเรียน (Classroom Training)

ทำไมต้องมีการฝึกอบรม

โลกยุคนี้หมุนเวียนเปลี่ยนแปลงเร็วมาก องค์ความรู้หลายอย่างก็เปลี่ยนอย่างว่องไวไปตามกัน ตลอดจนการแข่งขันของบริษัทต่างๆ ก็ทวีความรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ ฉะนั้นการฝึกอบรมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะแต่ละองค์กรต่างก็ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพที่สุดอยู่เสมอ