การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ คือ

          3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (database management software) การใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลายๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์เรียกว่าฐานข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล การประมวลผลข้อมูลพื้นฐาน การสร้างรายงานผล หรือสรุปผลของข้อมูลที่ผ่านการประมวลแล้ว ซอฟต์แวร์นี้จะมีการจัดเก็บทั้งค่าข้อมูลพร้อมโครงสร้างข้อมูล เพื่อช่วยลดความซ้ำซ้อนและความขัดแย้งของข้อมูลตลอดจนช่วยให้ผู้ใช้งานทั้งหลายได้รับความสะดวกและใช้ข้อมูลร่วมกันได้
          ในซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะมีการจัดเก็บเป็นตารางความสัมพันธ์ (relation) ซึ่งในฐานข้อมูลหนึ่งๆ จะมีตารางความสัมพันธ์ได้หลายตาราง และในแต่ละตารางความสัมพันธ์ก็จะมีได้หลายลักษณะประจำ ( attribute ) ในการสร้างลักษณะประจำนั้นจะมีการกำหนดชนิดของลักษณะประจำ และกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ เช่น รูปแบบ และความยาวของเขตข้อมูล เป็นต้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือต้องกำหนดลักษณะประจำ 1 ตัวให้เป็นเขตกุญแจหลัก (primary key) ของตารางความสัมพันธ์ด้วย เมื่อกำหนดลักษณะประจำในตารางความสัมพันธ์แล้ว ก็จะสามารถเติมข้อมูลได้ ซึ่งข้อมูลในแต่ละแถวของตารางความสัมพันธ์ เราเรียกว่า เอนทิตี้ (entity)
          นอกจากนั้นซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังมีในส่วนของพจนานุกรมข้อมูล ซึ่งจะบอกรายละเอียดของตารางความสัมพันธ์ เช่นบอกชื่อตารางความสัมพันธ์ จำนวน รายชื่อคุณลักษณะประจำ และเขตกุญแจหลัก เราสามารถสร้างดัชนีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานและการเข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูล โดยประกอบด้วยข้อมูลที่แสดงตำแหน่งของข้อมูลจากค่าที่กำหนด และยังสามารถกำหนดความสัมพันธ์ของตารางข้อมูล สร้างรายงาน และส่วนประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ โครงสร้างและรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ถูกกำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวก ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลบางซอฟต์แวร์ก็สามารถเรียกใช้งานฐานข้อมูลที่สร้างจากซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลอื่นได้

          ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีอยู่หลายชนิด แต่ละชนิดก็มีความเหมาะสมกับงานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เช่น ไมโครซอฟต์แอกเซส ดีเบส และ ฟอกซ์เบส นอกจากนี้ยังมีระบบจัดการฐานข้อมูลบนระบบปฏิบัติการอื่น เช่น บนระบบลีนุกซ์มีซอฟต์แวร์ระบบฐานข้อมูลเป็นจำนวนมากทั้งที่เป็นโปรแกรมที่ใช้ฟรี เช่น มายเอสคิวแอล, โพสเกรส เอสคิวแอล, พีคิวแอล หรือซอฟต์แวร์ที่เป็นซอฟต์แวร์การค้า เช่น ดีบีทู, อินฟอร์มิก, อินเกรส, ออราเคิล และไซเบส เป็นต้น

การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูล

      ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้เรียกว่ากุย (Graphical User Interface : GUI)

      ซอฟต์แวร์ทำงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป

      ซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไป นิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ

• ด้านการประมวลคำ
• ด้านการวิเคราะห์ข้อมูลหรือตารางทำงาน
• การเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
• ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
• ด้านกราฟิก และนำเสนอข้อมูล
• ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ

          ปัจจุบันมีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บนคราวด์ (Cloud-Based Service) จำนวนมาก ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้อย่างสะดวก เราสามารถใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้เป็นเครื่องมือในการจัดการกับข้อมูลได้ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์บนคราวด์ยังสามารถแบ่งปันหรือทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อีกด้วย ตัวอย่างบริการซอฟต์แวร์บนคราวด์ ได้แก่

          1. ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processor) ใช้สำหรับสร้าง แก้ไข และจัดรูปแบบเอกสาร โดยทำงานร่วมกันผ่านอินเตอร์เน็ต เช่น Google Docs และ Microsoft Words ในชุด Office 365

          2. ซอฟต์แวร์สร้างฟอร์ม (Form) ใช้สำหรับสร้างแบบสำรวจ/แบบสอบถาม เพื่อรวบรวมข้อมูล โดยคำถามที่กำหนดในแบบสำรวจแจเป็นได้ทั้งคำถามปลายปิดและปลายเปิด ซึ่งเมื่อสร้างแบบสอบถามเสร็จแล้ว สามารถนำ URL ไปให้ผู้ตอบแบบสอบถาม ตอบแบบสอบถามแบบออนไลน์ได้เลย

          3. ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ใช้สำหรับสร้าง และแก้ไขตารางทำงาน รวมถึงการประมวลผลข้อมูลในตาราง คำสั่งในการประมวลผล เช่น การหาค่าเฉลี่ย การหาค่าความถี่ เป็นต้น รวมถึงการสร้างงานนำเสนอให้เข้าใจง่ายโดยทำเป็นแผนภูมิ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น Google Sheets และ Microsoft Excel ในชุด Office 365

          4. ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation) ใช้สำหรับสร้างและแก้ไข ตกแต่งแฟ้มงานนำเสนอ โดยสามารถใส่ตาราง แผนภูมิ รูปภาพ เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น Google Slides และ Microsoft PowerPoint ในชุด Office 365

ปัจจุบันมีบริการเก็บไฟล์ข้อมูลบนคราวด์ โดยให้บริการแบบไม่มีค่าใช้จ่ายเมื่อใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลในปริมาณไม่มากนัก ตัวอย่างของผู้ให้บริการเก็บไฟล์ข้อมูลบนคราวด์ เช่น Google Drive , One Drive , iCloud และ Dropbox

กิจกรรม

          ให้นักเรียนสืบค้นกระบวกการทำงาน วิธีการใช้งาน ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ, ซอฟต์แวร์สร้างฟอร์ม, ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน, ซอฟต์แวร์นำเสนอ และบริการเก็บไฟล์ข้อมูลบนคราวด์ พร้อมทั้งสร้างคู่มือการใช้งานฉบับที่นักเรียนเข้าใจ

อ้างอิง

สถาบันส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, “เทคโนโลยี(วิทยาการคำนวณ)”, โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, ศูนย์หนังสือแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2561 หน้า 158