ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการดำเนินโครงการ แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก
เอกสารการพัฒนาระบบโลจิสติกส์และโซ่อุปทานของกลุ่มอุตสาหกรรมเซรามิก 2550
สำนักโลจิสติกส์ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการดำเนินโครงการ
เมื่อพบประเด็นปัญหาหรือประเด็นสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมโลจิสติกส์ที่ต้องการทำการปรับปรุงให้ดีขึ้นแล้ว จะต้องพยายามเขียนเป็นแบบรายละเอียดการจัดทำโครงการขึ้นมาเพื่อกำหนดหัวข้อโครงการให้ชัดเจน มีการกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน เป้าหมาย ผลที่คาดว่าจะได้รับ ระยะเวลาดำเนินโครงการ กำหนดบุคคลที่จะเป็นผู้จัดการโครงการ แต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมาจากหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร ดังตัวอย่างการเขียนโครงการเพื่อการลดสินค้าคงคลังของโรงงานเซรามิก
การเขียนรายละเอียดการจัดทำโครงการดังกล่าวขึ้นมาก่อนที่จะทำโครงการใดๆ เป็นการวางแผนในขั้นต้น ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องในโครงการทั้งหมดมีความชัดเจนในดำเนินงาน ทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนในประเด็นที่กำลังจะจัดการ พร้อมทั้งมีแนวทางไปในทิศทางเดียวกัน การเขียนแบบรายละเอียดนี้ต้องอาศัยทั้งความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ของทีมงาน หากเริ่มดำเนินโครงการช่วงแรก อาจต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกบ้าง เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินงานต่อไป
การกำหนดเป้าหมายของโครงการ ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ในระยะเวลาโครงการ ไม่ยากจนเกินไปที่จะทำให้ท้อเมื่อดำเนินการไปแล้วไม่เห็นผล หรือไม่ง่ายจนเกินไปโดยที่ไม่ได้ท้าทายอะไรเลย และต้องสามารถวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม การวัดผลอาจอยู่ในรูปของการเปรียบเทียบกับ
ผลการดำเนินงานปัจจุบัน โดยวัดผลงานที่ดีขึ้นเป็นอัตราส่วนเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นจำนวนวัดที่เป็นปริมาณ หรือเป็นจำนวนเงินก็ได้ ตัวอย่างการมีตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมเช่น ต้องการลดปริมาณสินค้าคงคลังลงให้ได้ 20% ภายในสิ้นเดือนธันวาคม 2551 เมื่อเปรียบเทียบกับสิ้นเดือนมิถุนายน 2551 คือตอนที่เริ่มดำเนินโครงการ หรือต้องการเพิ่มความสามารถในการขนส่งเที่ยวกลับของรถบรรทุกสินค้าให้ได้อย่างน้อยเดือนละ 10 เที่ยว ก็เป็นเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมชัดเจนและวัดผลได้
บุคลากรที่มีบทบาทสำคัญในโครงการได้แก่ ประธานโครงการผู้กำหนดหัวข้อโครงการ อันเป็นประเด็นที่ต้องการให้ปรับปรุง กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน อาจเป็นผู้กำหนดเป้าหมายของโครงการด้วย ให้การสนับสนุนโครงการในการอนุมัติเงินทุนและเวลาที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินการ เป็นผู้แต่งตั้งผู้จัดการโครงการ ซึ่งมีภารกิจหลักในการผลักดันให้โครงการประสบความสำเร็จ ติดตามความคืบหน้าของโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เป็นผู้นำในการประชุมและมอบหมายงานต่างๆ ให้กับคณะทำงานในโครงการ โดยที่คณะทำงานในโครงการปรับปรุงระบบโลจิสติกส์นี้ควรประกอบด้วยตัวแทนจากหลายหน่วยงานที่มีบทบาทเกี่ยวข้องกับกระบวนการ ซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ ทั้งฝ่ายการขายและตลาด ฝ่ายสนับสนุนการขาย ฝ่ายวางแผน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายโลจิสติกส์ ฝ่ายคลัง ฝ่ายจัดส่ง รวมทั้งฝ่ายบัญชีการเงิน การมีตัวแทนมาจากหลายหน่วยงานทำให้สามารถครอบคลุมถึงประเด็นต่างๆ อย่างทั่วถึง ช่วยกันจัดหาข้อมูลมาวิเคราะห์ร่วมกันอย่างรอบด้าน และสามารถตกลงร่วมกันได้ในการเปลี่ยนแปลงซึ่งอาจเกิดขึ้นจากการประชุมของโครงการ ประธานโครงการและผู้จัดการโครงการต้องให้ความสำคัญกับการคัดเลือกบุคลากรเข้ามาร่วมในการดำเนินโครงการ หากส่วนประกอบนี้มีความถูกต้องเหมาะสมก็จะสามารถทำให้การดำเนินการโครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น เนื่องจากประเด็นปัญหาด้านซัพพลายเชนและโลจิสติกส์ มีความเกี่ยวเนื่องกันระหว่างกระบวนการของหน่วยงานต่างๆ และมีผลกระทบต่อกันเสมอ
คณะทำงานที่ถูกแต่งตั้งขึ้นมาทำงานในโครงการถือเป็นทีมเฉพาะกิจเพื่อปฏิบัติภารกิจพิเศษให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด ส่วนใหญ่มักเป็นบุคลากรในสายงานประจำ เช่นเป็นหัวหน้าฝ่ายคลังสินค้า เป็นผู้จัดการฝ่ายขาย เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายแผนโลจิสติกส์เป็นต้น ซึ่งไม่ว่าจะมีหน้าที่หลักในตำแหน่งอะไร เมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นคณะทำงานในโครงการดังกล่าว จำต้องเปลี่ยนบทบาทของตนเองเข้าทำหน้าที่ในคณะทำงานตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม คณะทำงานทุกคนต้องใช้ความรู้ ทักษะ ประสบการณ์จากสายงานที่ตนทำงานอยู่ให้เป็นประโยชน์ต่อทีมงานในโครงการอย่างเต็มที่ ได้แก่การให้ข้อมูล การช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงาน การร่วมวิเคราะห์ข้อมูล ให้ความเห็นตามบทบาทของตน ช่วยเหลือผลักดันให้ได้ข้อสรุปที่ดีในการทำแผนการปรับปรุงระบบการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ของบริษัท และนำแผนที่ตกลงกันนี้ไปทดลองปฏิบัติอย่างจริงจัง ร่วมสรุปบทเรียนและควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามที่ได้ตกลงกันไว้
เพื่อเพิ่มความเชื่อมั่นในการดำเนินโครงการให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ผู้รับผิดชอบโครงการควรจัดให้มีการถ่ายทอดองค์ความรู้ที่จำเป็นแก่ผู้จัดการโครงการและคณะทำงานในประเด็นที่เกี่ยวข้องเสมอ เช่นการจัดการโครงการ เป็นการพัฒนาบุคลากรของบริษัท ให้สามารถใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการโครงการ การฝึกทักษะในการทำงานร่วมกัน สร้างความร่วมมือในแต่ละหน่วยงาน บุคคลที่รับหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการก็จะมีโอกาสฝึกทักษะความเป็นผู้นำด้วย
ในการดำเนินโครงการ ทักษะที่สำคัญยิ่งของคณะทำงานคือความสามารถในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ มีการวางแผนการประชุมที่ดี มีวาระการประชุม วัตถุประสงค์ กำหนดนัดหมายล่วงหน้า กำหนดบุคคลที่ต้องเข้าร่วมประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมต้องปฏิบัติตามกฎกติกาของการประชุม เพื่อช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุดได้แก่
- ศึกษาวาระการประชุม และเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้การประชุมรวดเร็วขึ้นและดำเนินไปได้ มีการตัดสินใจที่ดีขึ้น แทนที่จะต้องมอบหมายให้ไปเก็บข้อมูลมา เพื่อมาใช้ในการประชุมครั้งถัดไป
- มาถึงที่ประชุมตรงเวลาหรือก่อนเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงการที่ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นต้องมาเสียเวลาคอย สมมุติถ้ามีการประชุมร่วมกัน 50 คน เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานที่เข้าร่วมประชุมคนละ 10,000 บาท คำนวณมูลค่าของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเท่ากับชั่วโมงละเกือบ 3,000 บาท การให้คนจำนวนมากมารอคอยจึงมีต้นทุนเสียเปล่าโดยไม่เกิดประโยชน์อะไร
- เข้าร่วมเสนอความเห็น พิจารณาประเด็นจากที่ประชุม มีทักษะการเป็นนักฟังที่ดี ช่วยกันหาข้อสรุปจากที่ประชุม ใช้เวลาในการประชุมให้คุ้มค่าที่สุด
- แบ่งเบาภาระจากที่ประชุมในการรับงานที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุมกลับไปทำ
โดยในแต่ละครั้งที่มีการประชุม สิ่งที่ควรจต้องได้จากการประชุมคือ
- ข้อตกลงที่เป็นบทสรุปจากที่ประชุม
- ประเด็นตกค้างที่ต้องมีการประชุมในวาระอื่นต่อไป
- ภารกิจ หรือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม
- พยายามจัดทำรายงานประชุม พร้อมรายการ 3 ข้อข้างต้นนี้ แจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมให้เร็วที่สุด เพื่อให้ผู้ได้รับมอบหมายให้ไปทำงานจะได้เริ่มงานได้ทันที ไม่ต้องรอถึงการประชุมคราวหน้าถึงค่อยเห็นรายงานการประชุม อย่างที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้
- นัดหมายการประชุมครั้งต่อไป การตกลงได้จากที่ประชุมเพราะทุกคนอยู่พร้อมหน้าแล้ว จะช่วยลดภาระผู้ประสานงานต้องมาทำการนัดหมายโดยติดต่อทุกคนทีละคน ซึ่งใช้เวลามากในการจะได้วันประชุมที่ทุกคนเห็นพ้องกันหมด
-----------------------------------------------
ข้อมูลเพิ่มเติม
ภาพรวมอุตสาหกรรมเซรามิกและกิจกรรมโลจิสติกส์ (Overview of the ceramic industry and logistics activities)
การประเมินศักยภาพด้านโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก (Assessment of logistics potential in the ceramic industry)
แนวคิดเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพโลจิสติกส์ในอุตสาหกรรมเซรามิก (Concepts for improving logistics efficiency in the ceramic industry)
-----------------------------------------------