การพิมพ์หนังสือราชการ ด้วย คอมพิวเตอร์

กรมป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย กระทรวงมหาดไทย

สำนักงานป้องกันและบรรเทาสาธารณภัยจังหวัดสุราษฎร์ธานี

นายบุญเรือง หลงละลวด

หัวหน้าสำนักงานป้องกันและบรรเทาสาธารณภัยจังหวัดสุราษฎร์ธานี

การพิมพ์หนังสือราชการ

การพิมพ์หนังสือราชการ

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่มา : สำนักนายกรัฐมนตรี (www.opm.go.th)

รูปภาพประกอบ

วิดีโอประกอบ

ไฟล์ข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง

การพิมพ์หนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

การพิมพ์หนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

สำนักงานเลขาสำนักนายกรัฐมนตรี ด่วนที่สุด ที่ นร 0506/ว 164 ลงวันที่ 13 กันยายน 2553
ซึ่งเห็นชอบให้หน่วยงานภาครัฐทุกหน่วยดำเนินการติดตั้งรูปแบบตัวพิมพ์(ฟอนต์) สารบรรณ
และรูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) อื่นๆ โดยอาศัยอำนาจตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

**********************

    หนังสือราชการเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการ ระหว่างกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานอื่นทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณมีอยู่ด้วยกัน 6 ชนิด ดังนี้ 

    1. หนังสือภายนอก             หมายถึง     หนังสือที่ใช้ติดต่อราชการทั่วไป 

    2. หนังสือราชการภายใน   หมายถึง     หนังสือที่ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

    3. หนังสือตราประทับ          หมายถึง     หนังสือที่ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

    4. หนังสือสั่งการ                 หมายถึง     หนังสือ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

    5. หนังสือประชาสัมพันธ์    หมายถึง     หนังสือ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว

    6. หนังสือที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ    หมายถึง    หนังสือรับรอง รายงาน การประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๆ

หมายถึง : หนังสือทั้ง 6 ชนิด ที่กล่าวมา 3 ชนิดแรกเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการ คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา

    ลักษณะของหนังสือภายนอก

    หนังสือภายนอก หมายถึง หนังสือติดต่อราชการเป็นพิธีการ ต้องใช้กระดาษตราครุฑเขียนเป็นหนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น กำหนดการให้การวางตำแหน่งของครุฑเขียนเป็นหนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น กำหนดการให้การวางตำแหน่งของครุฑไว้กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ เว้นระยะกั้นหน้ากระดาษ 3 เซนติเมตร เว้นระยะกั้นหลังกระดาษ 2 เซนติเมตร

         หนังสือภายนอก ใช้ในกรณีติดต่อราชการระหว่าง กระทรวง กรม หรือส่วนราชการใด กับกระทรวงอื่น กรมอื่น จังหวัดอื่น หรือหน่วยงานอื่น หรือกับบุคคลภายนอก

หลักการพิมพ์หนังสือราชการ (ภายนอก) จะต้องมีส่วนประกอบ ดังนี้

๑. ที่                         ประกอบด้วย อักษรย่อของกระทรวง เลขประจำกรม เลขประจำกอง ตัวอย่าง ที่ ศธ. ๖๕.๑๒ ศธ. หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ เลข ๖๕ หมายถึง สถาบันการอาชีวศึกษาภาคกลาง๑.๑๒ หมายถึง                                       ลำดับเลขของที่วิทยาลัย /๑๒๕ หมายถึง เลขทะเบียนหนังสือส่งออก

๒. ส่วนราชการ        พิมพ์บรรทัดเดียวกันกับที่ออกหนังสือ ปลายเท้าครุฑ ให้ลงชื่อส่วนราชการ

    เจ้าของหนังสือ    สถานที่ราชการ ที่ตั้ง

                                ตัวอย่าง          วิทยาลัยเทคนิคราชบุรี

                                                        ถนนศรีสุรินวงศ์ อำเภอเมือง จังหวัดราชบุรี ๗

๓. วัน เดือน ปี         พิมพ์ตัวเลขของวันที่ กึ่งกลางตัวครุฑ ห่าง 3 ระยะบรรทัด เว้น 2 เคาะพิมพ์ชื่อ เต็มของเดือน เว้น ๒ เคาะ พิมพ์เลขของ พ.ศ. ที่ออกหนังสือ

๔. เรื่อง                   พิมพ์เรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือ ห่าง ๓ ระยะบรรทัด

๕. คำขึ้นต้น            ให้คำนึงถึงฐานะของผ้รับหนังสือ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ

๖. อ้างถึง                เพื่อการค้นหาเรื่องเดิมได้ง่าย พิมพ์ห่าง ๓ ระยะบรรทัด

๗. สิ่งที่มาส่งด้วย   ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือ พิมพ์ห่างอ้างถึง ๓ ระยะบรรทัด

๘. ข้อความ             พิมพ์ห่างจากสิ่งที่ส่งมาด้วย ๓ ระยะบรรทัด ย่อหน้าเข้าไป ๑๐ ตัวอักษร

๙. จุดประสงค์ที่มี   พิมพ์ห่างจากข้อความ ๓ ระยะบรรทัด ย่อหน้าเข้าไป ๑๐ ตัวอักษร

      หนังสืออกไป

๑๐.คำลงท้าย          พิมพ์ห่างจากข้อความ ๓ ระยะบรรทัด ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ

                                ตามที่กำหนดในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ

                                ตัวอย่าง ขอแสดงความนับถือ

๑๑. ลงชื่อและ         พิมพ์ห่างจากคำลงท้าย ๕ ระยะบรรทัด

       ตำแหน่ง            

๑๒. ส่วนราชการ     พิมพ์ห่างจากลงชื่อและตำแหน่ง 3 ระยะบรรทัด พิมพ์ชิดซ้าย

       เจ้าของเรื่อง

๑๓. หมายเลขโทรศัพท์

หมายเหตุ : ๑. การตั้งระยะบรรทัดให้คำสั่งรูปแบบ และย่อหน้า Format Paragraph แล้วตั้งระยะห่างก่อนหน้า หรือหลังจาก และคลิกที่ปุ่มเลือก

                   ๒. ระยะห่าง ๖ pt (Point) เท่ากับครึ่งบรรทัด

โครงสร้าง หนังสือภายนอก ประกอบด้วยส่วนคำสัญ 4 ส่วนคือ

หนังสือ

เหตุผลที่มี

หนังสือไป

จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

ท้ายหนังสือ

ตัวอย่าง โครงสร้างหนังสือภายนอก

ตัวอย่าง การวางตำแหน่งหนังสือภายนอก

แสดงตัวอย่างที่ 1

แสดงตัวอย่างที่ 2

การพิมพ์หนังสือราชการมากกว่าหนึ่งหน้า

    การพิมพ์หนังราชการมากกว่า 1 หน้า หน้าแรกเป็นกระดาษตราครุฑ หน้าถัดไปให้ใช้กระดาษขาวที่มีคุณภาพเดียวกันกับกระดาษตราครุฑในหน้าแรก

    การพิมพ์หนังสือราชการในหน้าแรก ให้เว้นระยะขอบประมาณ 1 นิ้วฟุต และนำข้อความที่เริ่มพิมพ์ในหน้าถัดไปด้วยประโยคสั้น ๆ ใส่ไว้ท้าย 3 บรรทัด ชิดขอบของขอบกระดาษ

แสดงตัวอย่างที่ 3

แสดงตัวอย่างที่ 4

ลักษณะของหนังสือภายใน

    หนังสือภายใน หมายถึง หนังสือติดต่อราชการภายในกระทรวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันโดยปกติไม่ค่อยพิถีพิถันในการพิมพ์มากนัก ที่หัวกระดาษมีรูปครุฑเล็กที่แสดงให้เห็นชัดเจนคือ การตีเส้นของ ๓ บรรทัดแรก ควรใช้เส้นประ และมีหัวข้อเป็นช่องว่างให้กรอกข้อความ

ตัวอย่าง การวางตำแหน่งหนังสือ 

โครงสร้าง หนังสือภายในมีโครงสร้างประกอบด้วยสำคัญ 4 ส่วนคือ 

หัวหน้งสือ

เหตุที่มี

หนังสือไป 

จุดประสงค์ที่มี

หนังสือไป

ท้ายหนังสือ 

หมายเหต : 1. ส่วนราชการ ให้พิมพ์ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  เหมือนส่วนท้ายหนังสือภายนอก

                   2. หนังสือภายใน ไม่มีคำลงท้าย เหมือนการเขียนหนังสือภายนอก

ตัวอย่าง  การวางตำแหน่งหนังสือภายใน

แสดงตัวอย่างที่ 1 

แสดงตัวอย่างที่ 2 

แสดงตัวอย่างที่ 3 

ลักษณะหนังสือประทับตรา

    หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือกรมเป็นผู้รับผิดชอบ และลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตรา ใชได้ระหว่างส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการและกับบุคคลภายนอก

        หลักการพิมพ์หนังสือประทับตรา จะต้องมีส่วนประกอบ ดังนี้

๑. ที่                    ประกอบด้วย อักษรย่อของกระทรวง เลขประจำกรม เลขประจำกอง/ฉบับที่

๒. ถึง                  ให้พิมพ์ชื่อหน่วยราชการ หน่วยงาน หรือบุคลลที่หนังสือถึง

๓. ข้อความ         ให้ข้อความที่เป็นสาระสำคัญให้ชัดเจนเข้าใจง่าย

๔. ชื่อส่วนราชการที่หนังสือออก ให้พิมพ์ชื่อของส่วนราชการที่มีหนังสือออก

๕. ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราส่วนราชการด้วยหมึกแดง และผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา

๖. วัน เดือน ปี      พิมพ์ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่มีหนังสือออก

๗. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อหน่วยราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยราชการที่หนังสือออก

๘. หมายเลขโทรศัพท์ ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์เจ้าของเรื่อง

    วิธีการพิมพ์หนังสือประทับตรา

๑. พิมพ์เลขหนังสือออกชิดซ้ายให้ตรงกับตำแหน่งตีนครุฑ

๒. พิม์คำขึ้นต้นจากคำว่า ถึง เป็น เรียน ตามด้วยหน่วยงานของผู้รับ

๓. พิมพ์ข้อความแบบเดียวกับหนังสือราชการภายนอก

๔. พิมพ์ชื่อของหน่วยราชการที่ออกกหนังสือให้ต่ำกว่าข้อความ ๖-๘ บรรทัด จากกึ่งกลางให้เยื้องไปข้างหน้า ๑๐ ตัวอักษร

๕. พิมพ์ วัน เดือน ปี ให้พิพม์ต่ำกว่าส่วนราชการที่มีหนังสือออก ๓ ระยะบรรทัด

๖. พิมพ์ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ต่ำกว่าวันที่ออกหนังสือ ๓.๕ บรรทัดชิดขอบซ้าย

๗. พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ แบบเดียวกับหนังสือราชการภายนอก

หมายเหต ประทับตราส่วนราชการที่ออกหนังสือกำกับไว้

โครงสร้างหนังสือประทับตรา ประกอบด้วย 4 ส่วนคือ

หัวหนังสือ

เหตุที่มี

หนังสือไป

จุดประสงค์ที่มี

หนังสือไป

ท้ายหนังสือ

ตัวอย่าง หนังสือตราประทับ

                                                                                                                                       ตัวอย่าง หนังสือตราประทับ