การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ppt

           บัตรเครดิต  หมายถึง  วงเงินพร้อมใช้ไว้เสริมสภาพคล่องหรือหากจะหมายถึง  หนี้พร้อมก่อที่ต้องชำระทุกเดือน  ก็มองได้แล้วแต่ว่าจะมองในมุมไหน  แต่ในการบริหารการใช้เงินเราจะนิยามบัตรเครดิตเป็นหนี้พร้อมก่อนที่ต้องชำระทุกเดือน  ดังนั้น  การจำทำบัญชีรายรับรายจ่าย  เราจึงกำหนดช่องในการบันทึกรายการไว้ให้สอดคล้องกับการนิยามดังนี้

คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักร อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์ ในด้านการคิดคำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลขและตัวอักษรได้ เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป  นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์ การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้
จากความหมายของทั้งสองคำข้างต้น อาจกล่าวได้ว่าการบัญชีกับคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่มีพัฒนาการคู่ขนานกันไป อย่างไม่สามารถแยกออกจากกันได้


รูปแบบการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี
          การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ

1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจกับงานบัญชี เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet)
   ซึ่ง มีหลายบริษัทที่พัฒนาขึ้นใช้ในธุรกิจ ทั้งชนิดที่เป็นโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน excel เป็นต้น
   แต่ การเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งาน โปรแกรมในระดับดี จึงจะสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น
2. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี เป็นการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาเพื่อจำหน่าย
   พัฒนา โปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่า นั้นก็ได้ ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับ ดี ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น    ข้อแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยมือกับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
   การทำบัญชีด้วยมือการทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์
   • ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
   • ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
   • บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า
   • คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง
   • ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะตัวเลข
   • คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่
   • ขั้นตอนในการผ่านบัญชีมีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากัน การแก้ไขตัวเลขยุ่งยากและเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง
   • ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที
   • ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง
   
   
   • สามารถออกรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลังก็ได้ 
   
   
   • ต้องบันทึกยอดยกมาก่อน จึงจะมาบันทึกรายการรายวันได้ 
   • บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกเพิ่มได้ภายหลัง
   • งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร
   •  สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร
   • การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ
   •  สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ
   • ไม่สามารถป้องกันข้อมูลบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้
   •  สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน
   • เสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารใช้ตัดสินใจ
   •  สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ทันที
   
   ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ 
   1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
   2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
   3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
   4. การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
   5. ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ