MS Word รองรับการใส่เลขหน้าที่หลากหลาย ด้วยเทคนิค Section & Page Break เช่น หน้าแรกของเอกสาร ไม่ระบุเลขหน้า หน้าที่ 2 เป็นต้นไปให้เริ่มต้นเลข 1 และหน้าที่ 8 ไม่ต้องระบุเลขหน้า เป็นต้น
การสร้างเอกสารด้วยหลักการข้างต้น จะต้องใช้ความสามารถของ Section โดยหน้าแรก จะเป็น Section ที่ 1 หน้าที่ 2 ถึงหน้าที่ 7 เป็น Section ที่ 2 และหน้าที่ 8 เป็น Section ที่ 3
เริ่มด้วยการพิมพ์เนื้อหาในหน้าที่ 1 ทั้งนี้จะต้องระวังไม่ให้ขึ้นหน้า 2 เพราะการขึ้นหน้า 2 จากตัวอย่างนี้ จะต้องขึ้นแบบ Section ใหม่ ด้วยคำสั่ง Page Layout, Breaks, Next Page (ตัวอย่างคำสั่ง MS Office Word 2013)
การขึ้นหน้าที่ 2 ด้วยคำสั่งดังกล่าว จะเป็นการขึ้นหน้าแบบ Section ใหม่ ซึ่งสามารถตรวจสอบได้จากแถบสถานะ Status ของ MS Word
กรณีที่ไม่แสดงข้อมูล Section ในแถบสถานะ ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ในแถบสถานะ แล้วเลือก Section
ตั้งแต่หน้า 2 ถึงหน้า 7 สามารถพิมพ์งานและขึ้นหน้าใหม่ได้ตามปกติ แต่ในหน้าที่ 8 ให้ขึ้นหน้าใหม่ด้วยคำสั่ง Page Layout, Breaks, Next Page ซึ่งจะได้ Section 3
ด้วยคำสั่ง Page Layout, Breaks, Next Page แสดงว่าเอกสารนี้มี Section ทั้งสิ้น 3 Section นั่นเอง แต่ละ Section จะสามารถใส่เลขหน้าได้อิสระแตกต่างกันออกไป โดยจะต้องเริ่มควบคุมจาก Section สุดท้าย คือ Section 3 เปิดการทำงาน Header/Footer
จากนั้นสังเกตุในส่วนควบคุม Header/Footer จะพบปุ่ม Same as Previous ซึ่งจะต้องปิดส่วนนี้ โดย่จากแถบเมนู Design ให้คลิกปุ่ม Link to Previous (หากใส่เลขหน้าในส่วน Header จะต้องปิด Link to Previous ในส่วน Header และหากใส่เลขหน้าที่ส่วน Footer ก็ปิด Link to Previous ในส่วน Footer)
ตัวอย่างการปิด Link to Previous ในส่วน Header
ทำซ้ำจนครบทุก Section จากนั้นจึงเริ่มใส่เลขหน้า โดยเริ่มจาก Section ที่ 2 โดยเลื่อน Cursor ไปหน้าที่ 2 ซึ่งเป็นหน้าแรกของ Section 2 คลิกในโหมด Header เลือกคำสั่ง Insert, Page Number จะพบว่าแสดงเลข 2 (แต่ถ้าเลื่อนไปดูหน้าแรก จะไม่พบเลขหน้า) สามารถแก้ไขเป็นเลข 1 ได้โดยคลิกเลขหน้าที่ใส่ไว้ จากนั้นเลือกเมนูคำสั่ง Insert, Format Page Number ระบุว่า Start at เป็น 1
เนื่องจากหน้า 8 เป็น Section ที่แตกต่างและได้ปิด Link to Previous ไปก่อนหน้า จึงไม่ปรากฏเลขหน้าในหน้า 8 นั่นเอง เพียงเท่านี้ก็สามารถระบุเลขหน้าที่หลากหลายได้แล้วครับในไฟล์เพียงไฟล์เดียว
ใครที่ทำรายงานบ่อยๆ ก็จะรู้ว่าสิ่งที่ขาดไม่ได้อีกหนึ่งอย่างในการทำเอกสารก็คือ ‘หมายเลขหน้า’ เพื่อจะได้เปิดไปตามหมายเลขหน้านั้นๆ ที่ระบุไว้ในสารบัญ แนะนำวิธีใส่เลขหน้าใน Word แบบกำหนดเองให้เว้นปก คำนำ สารบัญ ทำยังไงมาดูเลย
1.จะใส่เลขที่หน้า 4 ให้คลิก บรรทัดสุดท้าย ของหน้า 3
2.เลือก Page Layout (เค้าโครง) > เลือก Breaks (ว่าง) > เลือก Next Page (หน้าถัดไป) จะสังเกตเห็นว่าจะเริ่มที่หน้าถัดไป
3.เลือก Insert (แทรก) > เลือก Page Number (เลขหน้า) ตามแบบที่ต้องการ
4.คลิกคลุมเลขหน้าที่ต้องการให้เริ่มนับ (ตัวอย่างเริ่มนับ 1 ที่หน้า 4) แล้วกด Link to Previous (เชื่อมโยคไปก่อนหน้า) กดเอาออก
5.เลือก Insert > เลือก Page Number > เลือก Format Page Numbers
6.เลือก Start at จากนั้นใส่เลข 1 เพื่อเริ่มต้นหมายเลขหน้า ที่หน้า 4 เสร็จแล้วคลิก OK
7.จะได้หมายเลขหน้าที่เริ่มนับ 1 ในหน้าที่ 4
8.เลื่อนขึ้นไปลบเลขหน้าที่เราไม่ต้องการใส่ออกได้
Tags: ใส่เลขหน้า Word Word จัดหน้าเอกสาร
และมักจะได้รับคำแนะนำที่คลาสสิคมากๆ ก็คือ การให้แยกแต่ละส่วนเป็นคนละไฟล์กัน แยกพิมพ์ทีละส่วนแล้วค่อยเอามารวมกันอืมม...ก็เป็นวิธีที่แก้ปัญหาได้ (ขนาดบิลเกตต์ยังทึ่งเลย) และคนส่วนใหญ่จะใช้วิธีนี้ เห็นได้จากพวกที่พิมพ์รายงานหรือวิทยานิพนธ์นั่นไง ถ้าอยากดูบทที่ 1 ต้องเปิดไฟล์นี้ แต่ถ้าจะดูบทที่ 5 ต้องเปิดอีกไฟล์หนึ่ง แก้ไปแก้มา ปรากฏว่ามีเลขหน้าซ้ำกันบ้าง โดดข้ามไปบ้าง เสียเวลาต้องมาแก้ใหม่อีก
บางคนยิ่งกว่านั้น คือใช้วิธีพิมพ์เลขหน้าลงไปเอง ทีแรกก็พิมพ์ไว้บรรทัดบนสุด พิมพ์ไปพิมพ์มา เลขหน้าหายไปอยู่หน้าไหนก็ไม่รู้ บางทีก็ไปโผล่อยู่กลางหน้าก็มี นอกจากนี้ ยังมีเทคนิคแบบภูมิปัญญาไทยๆ อีกมากมาย ที่คงจะกล่าวถึงได้ไม่หมดในที่นี้ ฮ่าๆๆๆ
มาแบ่งส่วน (Section) เอกสารกันเถอะ
ปัญหาการใส่เลขหน้า ดังที่ยกตัวอย่างข้างต้น สามารถแก้ไขได้โดยการ แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ (Section) ก็คงมีแนวคิดคล้ายๆ กับการแยกเป็นคนละไฟล์นั่นเอง แต่การแบ่งส่วนนั้น เอกสารยังคงเป็นไฟล์เดิม โดยวิธีการมีดังนี้
1. เลื่อนเคอร์เซอร์ไปหน้าตำแหน่งที่ต้องการแบ่งส่วน เช่น หน้าคำว่า บทที่ 1 2. เข้าเมนู Insert > Break > ติ๊กเลือก Next page (ดังรูปที่ 1) แล้วคลิก OK
จะเห็นว่าส่วนที่เป็นบทที่ 1 จะขึ้นไปอยู่หน้าใหม่ ซึ่งเป็นส่วนที่ 2 (Section 2)
หมายเหตุ การขึ้นหน้าใหม่โดยการเข้าเมนู Insert > Break > แล้วคลิก OK หรือการกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Enter นั้น จะเป็นเพียงแค่การขึ้นหน้าใหม่ แต่ยังคงเป็น Section เดิมอยู่ ซึ่งจะใช้ไม่ได้กับกรณีการแยกส่วนที่เรากำลังพูดถึงอยู่นี้
การใส่เลขหน้าเฉพาะในส่วนที่ต้องการ
หลังจากที่แบ่งส่วนเอกสารแล้ว ให้ไปยังหน้าแรกของส่วนที่ 2 ซึ่งในที่นี้ก็คือ หน้าซึ่งเป็นบทที่ 1 นั่นเอง จากนั้นเข้าเมนู View > Header and Footer จะปรากฏเป็นลักษณะ ดังรูปที่ 2 พร้อมกันนี้จะมีแถบเครื่องมือ Header and Footer ขึ้นมาโดยอัตโนมัติเช่นกัน
ให้สังเกตตอนท้ายของเอกสาร หน้าซึ่งอยู่ก่อนหน้าบทที่ 1 จะปรากฏคำว่า Footer -Section 1- (ท้ายกระดาษ -ส่วนที่ 1-) และในหน้าซึ่งเป็นบทที่ 1 (หรือหน้าแรกของส่วนที่ 2) ทางด้านซ้ายจะปรากฏคำว่า Header -Section 2- (หัวกระดาษ -ส่วนที่ 2-) ส่วนทางด้านขวาจะปรากฏคำว่า Same as Previous