จะแจ้งให้ทราบโดยเร็วที่สุด ภาษาอังกฤษ

เพื่อน ๆ วัยทำงานหลายคนน่าจะต้องเคยเจอกับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษกันอยู่บ้างใช่ไหมคะ? หากใครที่ไม่ค่อยได้ใช้ภาษาอังกฤษก็คงรู้สึกว่าการเขียนอีเมลเป็นเรื่องที่ยากไม่ใช่น้อย เพราะนอกจากต้องเขียนให้ถูกตามหลักแล้ว บางครั้งก็ควรเขียนเป็นแบบทางการ (Formal) เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย 

สำหรับใครที่ไม่รู้ว่าการเขียนอีเมลต้องใช้ประโยคแบบไหน อย่างไรบ้าง วันนี้ Globish ได้รวบรวม 11 ประโยคให้เพื่อน ๆ นำไปใช้ #เขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ให้ดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นมาฝากกันค่ะ

ประโยคเปิดเรื่อง

I hope this email finds you well. ฉันหวังว่าคุณคงสบายดี 

It was a pleasure to meet you yesterday. ฉันดีใจมากที่ได้พบคุณเมื่อวาน 

Thanks for getting back to me. ขอบคุณที่ติดต่อฉันมา (ใช้ในกรณีตอบกลับ)

แจ้งจุดประสงค์

I am contacting you to inform… ฉันติดต่อคุณมาเพื่อแจ้งว่า… 

Just to update you on… ฉันอยากอัปเดตให้ทราบเกี่ยวกับ...

I’m writing to follow up on… ฉันเขียนมาเพื่อถามเกี่ยวกับ...

ยืนยันนัด

Could you please let me know your availability? รบกวนแจ้งฉันได้ไหมคะว่าคุณว่างเมื่อไหร่
I'd like to schedule a meeting on (day) if you are available then. ฉันอยากประชุมในวัน… หากคุณสะดวก
I'm afraid I can't make it on (day). How about...? เกรงว่าวันนั้นฉันไม่สะดวก ถ้าเป็นวัน… จะได้ไหมคะ

ประโยคทิ้งท้าย

Thanks in advance. ขอบคุณล่วงหน้า
Keep me informed of any updates. แจ้งให้ฉันทราบด้วยนะคะหากมีอะไรอัปเดต
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. หากต้องการข้อมูลใดๆ เพิ่มเติม ติดต่อฉันมาได้เสมอนะคะ 

อยากพูดอังกฤษได้อย่างคล่องแคล่ว มั่นใจ และเป็นธรรมชาติ คุณเองก็พัฒนาได้ที่ Globish สถาบันสอนภาษาอังกฤษออนไลน์ พิสูจน์แล้วจากผู้เรียนกว่า 10,000 คน ว่าพูดได้จริง ไม่ใช่แค่ท่องจำ

หากกำลังส่งอีเมลสำคัญและกระตือรือร้นที่ต้องการคำตอบ ก่อนจะลงท้ายในอีเมลว่า “I look forward to hearing from you” (หวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณ)

ซึ่งก็ดูเหมือนประโยคปกติทั่วไป ทว่ามันแฝงไปด้วยความรู้สึกทางลบเหมือนเราไปเร่งเร้าเอาคำตอบจากอีกฝ่าย แต่ถ้าต้องการใช้ “Looking Forward to Hearing From You” เราก็มีเทคนิคในการใช้ให้ฉลาดมาฝากกัน

 

 

อย่างไรก็ตามการใช้ประโยคนี้ในการลงท้ายอีเมลก็ขึ้นอยู่กับบริบทและวัตถุประสงค์ในข้อความ

ข้อดี

-เป็นมิตรและสนิทสนม

-ทำให้ผู้รับทราบว่าคุณต้องการคำตอบ

 

ข้อเสีย

-เป็นดูดาษดื่น ใครๆ ก็ใช้กัน ดังนั้นผู้รับอาจเพิกเฉยได้

-ในบางบริบทสื่อไปทางลบ เหมือนบังคับกลายๆ

-ให้ความรู้สึกเหมือนคุณเอาแต่รอคอยไม่เคลื่อนไหวไปข้างหน้า จนกว่าจะได้รับคำตอบ

 

 

7 ตัวเลือกในการใช้ “I Look Forward to Hearing From You”

1. ใช้ call-to-action

หมายถึงการกระตุ้นให้ผู้รับตอบสิ่งที่เราเสนอ การสื่อสารทางอีเมลที่ดีต้องช่วยลดการคาดเดาของผู้รับ และการใช้ “I Look Forward to Hearing From You” ผู้รับคงเดาไม่ออกว่าคุณต้องการได้ยินหรือทราบอะไร ดังนั้นเปลี่ยนมาใช้ประโยคที่มีความชัดเจนแทน เช่น

I plan to hand off this graphic to our design team by Friday. Would you please send me your feedback by Wednesday? (ฉันวางแผนที่จะส่งต่อ ภาพกราฟฟิกนี้ให้ทีมออกแบบของเราภายในวันศุกร์ คุณกรุณาส่งข้อเสนอแนะของคุณถึงวันพุธนี้หรือไม่?)

Would you like me to send you our research when it’s finalized? (คุณต้องการให้ฉันส่งงานวิจัยของเราให้เมื่อเสร็จแล้วหรือไม่?)

 

2. I’m eager to receive your feedback.

หากคุณไม่มีเวลาที่ตายตัว การลงท้ายอีเมลด้วยความกระตือรือร้นต้องการคำตอบก็สามารถใช้ได้อย่างเหมาะสม และการลงท้ายเช่นนี้ดูนุ่มนวลกว่าการร้องขอโดยจำกัดเวลาสำหรับผู้รับ

อีกหนึ่งการลงท้ายอย่างไม่เป็นทางการนักคือ “I value your feedback, so let me know what you think!” (ฉันให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณ ดังนั้นกรุณาแจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดเห็นอย่างไร!)

 

3. I appreciate your quick response.

สามารถใช้ประโยคนี้ได้หากต้องการการตอบกลับที่รวดเร็วทันใจแต่ไม่มีข้อกำหนดเวลาที่ตายตัว และสามารถกระตุ้นผู้รับอีเมลได้มากกว่าการใช้ “I look forward to hearing from you.”

 

4. Always happy to hear from you.

หรืออีกนัยหนึ่งหมายความว่า  “Hey, my inbox is always open!” (กล่องข้อความฉันเปิดทำการอยู่ตลอดเวลา) เป็นการใช้ที่ไม่เป็นทางการและเหมาะสำหรับผู้รับอีเมลที่ค่อนข้างสนิทกัน

 

5. Keep me informed…

หากบางครั้งต้องการคำตอบที่ชัดเจนและเน้นยำถึงเรื่องที่พูดในข้อความ ใช้ย้ำถึงเรื่องนั้นต่อท้ายอีกที เช่นต้องการติดตามความคืบหน้าของโครงการ ก็ใช้คำว่า “Keep me informed of any updates.”

 

6. I await your immediate response.

เก็บประโยคปิดท้ายแบบนี้ไปใช้ในกรณีที่ผู้รับอีเมลตอบกลับล่าช้า แต่ระวังด้วยว่าเพราะการใช้คำลงท้ายเช่นนี้ให้น้ำเสียงในโทนกรุ่นโกรธ

 

7. Write soon!

ใช้ในอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ สำหรับการสื่อสารที่เป็นมิตร เช่น ใช้กับเพื่อน หรือญาติสนิท แต่ดูไม่เหมาะนักหากใช้ในอีเมลธุรกิจ